Workflow – Qu’est-ce que c’est ? Exemples concrets

Workflow

Un workflow est un enchaînement d’étapes, consécutives ou simultanées, sur un processus métier dans une entreprise. Autrement appelé flux de travail, les workflows peuvent être informatisés et/ou automatisés avec des logiciels de workflow.

La gestion des workflows ou gestion des flux de travail sont alors une activité importante dans la transformation digitale des organisations.

Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :

Le workflow est une des premières techniques facilement activables pour rationaliser et optimiser une entreprise. Elle permet aux équipes d’être plus performantes, de libérer du temps grâce aux automatisations ou encore de réduire les temps de formation.

Il est maintenant très facile de créer des workflows grâce à des outils et logiciels no-code (sans compétence en développement informatique).

Tableau comparatif des logiciels de workflow

Comment définir un workflow ?

Un workflow est un enchaînement de tâches permettant de réaliser un processus métier. On retrouve des workflows sur toute la chaîne de valeur d’une entreprise : comptabilité, finance, achats, RH, administration des ventes…

Un workflow ou flux de travail ou flux opérationnel peut être composé d’étapes consécutives ou simultanées selon le fonctionnement d’une organisation.

Les worflows sont souvent utilisés pour des validations, des approbations ou collaborations. Néanmoins beaucoup d’autres usages sont possibles, notamment pour des besoins de suivis individuels et opérationnels.

Chaque workflow peut être traité à différents niveaux dans une organisation :

  • Workflow non informatisé et non documenté
  • Flux de travail non informatisé mais documenté avec des procédures
  • Workflow informatisé 100% humain, avec un logiciel de workflow, et non automatisé
  • Workflow informatisé avec quelques étapes pertinentes automatisées

Un workflow informatisé permet notamment de capter de la donnée le long du processus, permettant de comprendre le fonctionnement et d’identifier les possibles optimisations.

En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus

Automatisation des workflow

Exemples de workflow

1. Exemple workflow commercial et sa modélisation

Exemple workflow commercial
Exemple cartographie workflow commercial
Activités commerciales
Activités avant-vente

2. Exemple workflow recrutement et sa modélisation

Exemple processus recrutement
Exemple cartographie processus recrutement
Recrutement

3. Exemple workflow validation d’achat

Exemple workflow achat
Achat entreprise

Pourquoi faire un workflow ?

Les principaux avantages d’un workflow sont ses côtés collaboratifs et reproductibles. Il permet à chacun de connaître les différentes étapes d’un processus et de les comprendre.

Optimisation d’un processus

Le logiciel workflow permet d’éliminer et automatiser les tâches manuelles sans valeur ajoutée et chronophage, les saisies multiples et les erreurs liées à l’utilisation de logiciels alambiqués. Ceci réduit donc les risques d’erreurs et améliore la qualité de la donnée

Meilleure collaboration

Ces outils simplifient la collaboration dans les entreprises. L’enchaînement des tâches et approbations entre les acteurs est plus dynamique. Le climat est amélioré grâce à une communication plus souple et une orchestration automatisée.

Traçabilité et suivi

Grâce au logiciel de workflow vous pouvez mettre en place différents dispositifs de mesure permettant de suivre des indicateurs de performance, délais et l’état d’avancement de différents dossiers ou affaires.

Données et informations de qualité

Il est plus simple pour les collaborateurs de remplir correctement les informations. Les automatisations permettent également d’éviter les erreurs. La recherche d’information est également simplifiée

Digitalisation et automatisation

Les logiciels de workflow sont une bonne entrée en matière pour permettre aux entreprises de tirer parti du numérique en facilitant la conduite du changement auprès des collaborateurs. Les automatisations apportent directement des bénéfices financiers et permettent de financer la suite

Audit simplifié des processus

L’ensemble du processus étant documenté et informatisé cela permet de faciliter l’audit du processus grâce aux données terrain. Les analyses de données sont alors plus simples et plus concrètes. Si vous souhaitez réaliser un audit processus, nous avons détaillé une méthode

BPM vs Workflow : quelle est la différence

La principale différence est liée au niveau de maturité de l’entreprise sur les sujets processus. En effet le terme BPM (Business Process Management) est une pratique nécessitant un certain niveau d’expertise pour l’organisation.

Un logiciel de workflow permet de construire progressivement l’ensemble de ses processus, de les rendre très rapidement testables et opérationnels, pour des premiers résultats rapides. Avec ces logiciels, vous pouvez en no-code (c’est-à-dire sans compétence technique) :

  • Créer les étapes et tâches
  • Les attribuer à des rôles ou collaborateurs spécifiques
  • Créer des automatisations en connectant d’autres logiciels de votre entreprise
  • Suivre des indicateurs grâce à des dispositifs de mesure et des tableaux de bord sur mesure
  • Les dupliquer simplement d’un service à un autre

Un logiciel BPM couvre en général l’ensemble des possibilités que les logiciels de workflow, mais intégre des fonctionnalités d’orchestration, de suivi, de surveillance, de reporting et d’administration plus poussées.

Il permet également de centraliser l’ensemble de la donnée de manière plus simple que les logiciels de workflow (qui le font également mais nécessite plus d’organisation).

Les logiciels BPM nécessitent des compétences techniques assez spécifiques pour le paramétrage et l’administration.

Une autre différence est le coût entre les deux types de logiciels. Les BPM étant plus chers.

Comment créer un worklow ?

Etape 1 – Analyser les processus existants avec des collaborateurs clés

Nous vous conseillons de réaliser un audit du processus pour vous permettre à la fois de comprendre l’existant et également d’intégrer vos collaborateurs à la démarche et donc commencer à conduire le changement.

Etape 2 – Construire le fonctionnement cible et le modéliser

Représenter à l’aide de modélisation le fonctionnement idéal du processus. Cela vous permettra d’avancer plus sereinement dans le projet et de paramétrer plus facilement le logiciel de workflow choisi.

Etape 3 – Choisir le logiciel adéquat

En suivant les critères de choix présentés dans notre article comparatif.

Tableau comparatif des logiciels de workflow

Etape 4 – Paramétrer l’ensemble du workflow

Sur le logiciel de workflow, construisez votre processus. Paramétrez les rôles, les actions, les tâches, les déclencheurs, les conditions, les règles

Etape 5 – Automatiser les tâches pertinentes

Des saisies, recherches d’informations, approbations, consolidations, mise à jour d’autres logiciels… peuvent être simplement automatisés avec ces plateformes. La gestion des connexions entre les logiciels pourra demander certaines compétences techniques de gestion des API

Etape 6 – Tester le processus avec des utilisateurs clés.

Réalisez des ateliers de tests avec des acteurs clés de l’entreprise pour vérifier que le processus fonctionne. N’hésitez pas à traiter des cas réels, c’est toujours plus parlant. N’hésitez pas à faire un pilote auprès d’un périmètre restreint d’utilisateurs pour éviter une erreur au démarrage.

Etape 7 – Conduire le changement auprès de toute l’entreprise

La conduite du changement est un des enjeux principaux de votre projet et c’est elle qui fera de votre projet un succès ou à l’inverse une longue traversée du désert. La conduite du changement passe par de l’assistance au démarrage, des formations, la correction de bugs, la gestion de demandes d’évolutions, la communication auprès des parties prenantes.



Vous savez maintenant tout du workflow. Maintenant c’est à vous de jouer ! À très vite pour plus de contenus !


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