Un workflow opérationnel, également appelé processus, est un enchaînement d’étapes permettant la réalisation d’une activité récurrente ou ponctuelle d’une entreprise. Par exemple : traiter une demande de devis, valider un approvisionnement, recruter un nouvel employé, lancer une commande ou encore gérer la facturation…
Cet enchaînement de tâches peut être individuel ou multi-acteurs, linéaire ou soumis à des conditions -créant des branches de réalisation-, composé de tâches manuelles et/ou automatisées. Par exemple :
- Tâche 1 manuelle : Un collaborateur saisit une demande d’un nouveau client dans un formulaire
- Tâche 2 automatisée : Création d’un nouveau contact, d’une nouvelle entreprise et d’une nouvelle opportunité dans le CRM
- Tâche 3 automatisée : Selon les critères, le calcul d’un scoring du client est réalisé
- Tâche 4 manuelle : Le manager qualifie la demande grâce à l’ensemble des informations collectées et générées automatiquement puis valide le traitement.
- Tâche 5 automatisée :
- Si validée, alors notification automatique au collaborateur ayant initié la demande
- Si refusée, alors envoi automatisé d’un email
Dans cet exemple, nous voyons bien un cas multi-acteurs, mixant tâches manuelles et automatisées, c’est ce que l’on appelle un workflow opérationnel.
Ce dernier peut être réalisé par simple suivi d’une procédure écrite, mais il existe des logiciels de gestion de workflow qui permettent de rationnaliser et centraliser les opérations. Ces logiciels, comme le logiciel Lapala, sont souvent utilisables sans écrire une ligne de code et adaptées aux PME.
Définition d’un workflow opérationnel
Tout est workflow d’une entreprise !
Comme un workflow opérationnel n’est qu’un enchaînement de tâches, on peut dire que toutes les activités d’une entreprise ne sont qu’un ensemble de workflow et processus. Du traitement d’une demande client à la facturation d’un client, en passant par la gestion d’un recrutement ou la production de reporting, ce ne sont que des enchaînements d’étapes.
Les différents types de workflow opérationnel
Il existe différentes façons de faire exister et rendre actionnables les workflows:
- On retrouve tout d’abord les procédures écrites sous format document. Et cela permet à chaque collaborateur de se représenter le fonctionnement du processus et de suivre, point par point, les différentes tâches demandées. Néanmoins, ces documents sont souvent oubliés, ils sont source d’erreurs par habitude, ils ne sont pas simples à mettre à jour et donc plusieurs versions d’une même procédure peut facilement exister.
- Pour résoudre ces problèmes, des logiciels de gestion de workflow ont émergé. Leur but est de créer, via l’utilisation d’une application intuitive, des expériences guidées et actionnables par les collaborateurs. Des interfaces de saisies guidées et des circuits d’approbation permettent de réaliser simplement les tâches manuelles et des automatisations basiques sont incluses permettant de ré-afficher des données précédemment saisies, de rechercher facilement des données et de réaliser automatiquement les attributions et les passages de relais entre les collaborateurs.
- Enfin, certains logiciels ont été au-delà, en ajoutant à ces fonctionnalités, des fonctionnalités d’automatisation avancée. Elles permettent d’intégrer vos logiciels existants dans votre entreprise -ERP, CRM, SIRH…-. Une fois connectée, à n’importe quelle étape du workflow opérationnel vous pouvez choisir d’afficher des données de ces logiciels et de récupérer leurs informations. Vous pouvez également créer ou mettre à jour automatiquement de la donnée dans ces logiciels sans y avoir à s’y connecter. Finies les tâches sans valeur ajoutée et répétitives.
Des solutions no-code utilisables sans avoir à écrire une ligne de code
Avant ces logiciels de workflow nécessitaient des compétences techniques en code et donc l’appui d’un service informatique. Cela empêchait les PME de s’équiper avec ces outils. Maintenant, c’est du passé, les logiciels de workflow, comme Lapala, sont no-code, n’importe quel employé pourrait créer un processus en quelques clics.
Des solutions qui permettent d’y aller à son rythme et de manière itérative
Que vous souhaitiez y aller progressivement ou transformer tout un processus d’un coup, les logiciels de workflow ont l’avantage de facilement prendre du recul sur ce qui a été créé et de mesurer différents indicateurs de fonctionnement du processus.
Si vos équipes remontent qu’une étape guidée du workflow opérationnel pourrait être améliorée, il vous suffit de modifier en quelques minutes l’étape et de la republier. En un rien de temps, vous avez rationnalisé votre processus. Vous pouvez donc partir d’une version relativement avancée et la peaufiner au fur et à mesure des remontées des équipes.
Modélisation d’un workflow opérationnel
Les logiciels pour workflow opérationnel intègrent des outils de modélisation du processus, leur avantage est qu’il est toujours à jour car il est structurel du workflow utilisé par les équipes en temps réel. Par ailleurs, comme vous pouvez le voir ci-dessus, ils permettent de visualiser les étapes, les acteurs, les automatisations, les logiciels connectés, les règles métier, les données saisies. Le diagramme accessible dans ces outils a tout de même de nombreux avantages.
Néanmoins dans certains cas, il est possible que vous ayez besoin de créer d’autres visions de ce processus. Il existe donc un grand nombre de modélisations possibles d’un processus : dessin sur une feuille de papier, logigramme simple, diagramme SIPOC, VSM, BPMN… A vous de choisir le plus adapté à vos contraintes ou d’utiliser directement les concepteurs de processus des logiciels de gestion de workflow.
Un logiciel de gestion de workflow opérationnel est rapidement sources de gains métier : efficacité, réduction des délais, augmentation des marges…
Rationalisation des opérations
Les logiciels de workflow offrent une visibilité sur tous les processus et aident àidentifier les sous-optimisations et le chaos. Ils peuvent ensuite être supprimés ou réduits.
Responsabilisation des équipes
Il n’est pas rare que certaines étapes passent sous les radars et quand il y a un problème, aucune personne se manifeste par manque de clarté sur les responsabilités.
Meilleur suivi de l’avancement
Il est plus simple pour les managers de suivre l’état des opérations. Les tableaux de bord permettent en un coup d’oeil de connaître les avancements ou de traiter des problèmes.
Meilleure efficacité
Grâce aux logiciels de workflow se sont les bonnes tâches, aux bonnes personnes, aux bons moments sans clics inutiles. Les délais dans l’attribution des tâches est réduits.
Confort au travail
Les recherches d’information peuvent être sources de frictions, de climats délétères. Les saisies sans valeur ajoutée sont rébarbatives et peu valorisantes.
Qualité et conformité des data
Grâce aux expériences guidées, les données sont saisies sans effort et sans erreur. La qualité du workflow opérationnel est alors améliorée dans l’entreprise.
Finis les Excels dispersés
De nombreux tableurs Excel existent pour la réalisation d’une opération, son suivi ou le reporting. Les logiciels de workflow les suppriment en créant un outil de gestion unique
Moins de contrôle plus de qualité
Les logiciels de workflow créent des expériences guidées et encadrées pour les équipes. Il n’y a plus de problème de vérification et contrôle que les instructions ont bien été suivies, c’est automatique.
Satisfaction client
Les clients ont des délais de réponses plus rapides et les demandes sont traités plus rapidement. L’image de l’entreprise est alors mieux valorisée. Les logiciels de workflow améliorent la qualité de traitement
Un logiciel de workflow peut également être appelé logiciel BPM
Il n’est pas rare de lire les mots logiciels appelés BPM pour Business Process Management. Dans le passé, il y avait une réelle différence avec un logiciel de workflow, mais aujourd’hui leurs fonctionnalités convergent vers une utilisation similaire. Lorsque vous choisissez un outil, l’important est qu’il soit adapté à vos besoins et contraintes.
Grâce à leur fonctionnalité 100% personnalisable et no-code, une PME peut facilement décrire ses règles métiers et ses principes de fonctionnement. Par ailleurs, en quelques clics, il est possible de mettre en place des automations comme du ré-affichage automatique de données internes au logiciel ou externes, la distribution automatique des tâches, la création et mise à jour d’informations dans vos logiciels existants.
Les 4 fonctionnalités d’un logiciel de gestion de workflow opérationnel
Workflow 100% personnalisé
Créez des workflows opérationnels simples ou complexes en intégrant des tâches manuelles et des automatisations
Suivi opérationnel
L’avancement des processus et des tâches est suivi et permet aux managers de suivre le bon déroulement des opérations et d’accéder à des tableaux de bord
Circuit d’approbation
Distribution automatique de la bonne tâche / information à la bonne personne, au bon moment et sans clic inutile pour gagner en efficacité
Intégration des logiciels
Les logiciels existants sont connectés et communiquent rapidement des données au logiciel de workflow sans effort de recherche des équipes.
5 exemples de workflow opérationnel
Un workflow opérationnel est composé de tâches manuelles et de tâches automatisées. Il permet de gérer de bout en bout un processus et d’en tirer une optimisation rapidement. Nous allons vous présenter dans cette partie 5 exemples de workflows opérationnels construits sur le logiciel de gestion des workflow Lapala.
Exemple 1 – Workflow d’approbation des achats
Les workflows opérationnels d’approbation des achats permet de réduire les délais de validation et éviter le chaos d’un communication faite de mails, d’appels téléphoniques et parfois de documents papier. L’automatisation offre également une meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses engagées et facilite le respect des règles de conformité. En éliminant les tâches manuelles rébarbatives comme la ressaisie des données ou la recherche complexe d’informations, les équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Exemple 2 – Automatisation de la gestion des interventions
Le workflow de traitement d’intervention augmente l’efficacité grâce à l’amélioration de la planification des ressources, un suivi en temps réel de l’avancement et la satisfaction des clients. Par ailleurs, la dématérialisation des rapports d’intervention et leur centralisation dans une plateforme unique facilitent l’analyse des données historiques. En automatisant les tâches administratives comme la création de bons d’intervention, la mise à jour des plannings ou l’envoi de notifications, les équipes peuvent consacrer davantage de temps aux interventions elles-mêmes et à la résolution des problèmes techniques complexes.
Exemple 3 – Automatisation des opérations liées à la gestion des factures fournisseurs
L’automatisation du circuit de validation permet d’assurer une parfaite traçabilité des opérations tout en garantissant le respect des procédures internes, notamment grâce à l’application systématique des règles de contrôle et des seuils d’autorisation définis par l’entreprise. La centralisation des factures sur une plateforme unique, couplée à l’extraction automatique des données clés, offre une vision consolidée des engagements financiers et facilite les opérations de clôture comptable. Les équipes sont libérées de tâches sans valeur ajoutée et les erreurs sont supprimées.
Exemple 4 – Automatisation des saisies d’une note de frais
La digitalisation des factures fournisseurs réduit les erreurs et accélère leur traitement. L’automatisation garantit le respect des procédures de validation. La centralisation et l’homogénéité des pratiques permettent un gain de productivité et une amélioration du suivi financier et la productivité.
Exemple 5 – Gestion des demandes administratives automatisées
Le workflow opérationnel de demandes administratives offre aux clients un suivi en temps réel de leurs requêtes. L’attribution des tâches est automatisée permettant un gain en efficacité et une accélération des temps de traitement du dossier. Enfin, un système centralisé renforce la qualité du service et la satisfaction client, tout en améliorant le confort des équipes.
Comment simplement automatiser un workflow opérationnel ?
La digitalisation des processus d’entreprise connaît une véritable révolution. Fini le temps où seules les grandes entreprises pouvaient se permettre d’investir dans des solutions complexes nécessitant une expertise technique pointue. Les PME peuvent désormais accéder à des outils performants et abordables, permettant à leurs équipes d’automatiser leurs tâches quotidiennes sans connaissances en code.
Voici une méthodologie en quatre phases pour réussir votre projet d’automatisation d’un workflow opérationnel :
Phase 0 – Comprendre le fonctionnement du processus actuel
Si vous lisez cet article, peut-être que cette phase est déjà réalisé, vous pouvez donc passer à la phase suivante. Si ce n’est pas le cas, voici quelques instructions simples pour le faire rapidement.
Commencez par dresser un état des lieux détaillé de vos processus en réunissant les acteurs clés du workflow opérationnel. L’objectif de cet atelier est :
- La documentation de chaque étape du processus
- L’identification des intervenants et leurs rôles
- Le partage des points de friction et des opportunités d’amélioration
- Si besoin, la liste des logiciels et données nécessaires
- La liste des règles métier et conditions spécifiques
Cette analyse préliminaire est importante car elle permet d’éviter de reproduire les inefficacités existantes dans le nouveau processus automatisé. En savoir plus.
Phase 1 – Concevoir le workflow opérationnel sur votre logiciel de workflow
Une fois votre processus analysé, vous pouvez le modéliser dans votre logiciel BPM. Privilégiez une approche progressive . Ce n’est pas grave si la première version n’est pas parfaite, vous pourrez l’améliorer en quelques clics pendant la phase de tests.
Commencez par modéliser le processus standard le plus fréquent, puis enrichissez-le avec les cas particuliers. Par ailleurs, veillez à bien découper chaque action en tâches unitaires distinctes pour faciliter les modifications ultérieures.
Pour ceux qui préférent un format vidéo, je vous invite à regarder cette vidéo
Étape 3 – Créer l’expérience guidée et les automatisations dans chaque tâche
Cette étape consiste à configurer ce qui sera demandé à l’utilisateur à chaque tâche :
- Pour les tâches manuelles, vous pourrez alors construire un parcours intuitif avec des formulaires de saisies, des circuits d’approbation, des règles et conditions métiers, des reprises et des affichages de données.
- Pour les tâches automatisées, vous pourrez choisir le type d’actions à lancer comme des notifications, des communications, des créations de données, des mises à jour de données, des stockages de documents…
L’objectif est de créer une expérience fluide pour les utilisateurs tout en garantissant le respect de vos processus.
Etape 4 – Tester avec ses équipes et ajuster son workflow digital
Avant un déploiement général, organisez une phase pilote avec un groupe restreint d’utilisateurs. Leurs retours permettront d’identifier les ajustements nécessaires. Les solutions modernes permettent de modifier facilement les processus sans intervention technique.
Après le déploiement, mesurez régulièrement la satisfaction des utilisateurs et les gains obtenus. Ces données vous permettront d’améliorer continuellement vos processus.
La clé du succès réside dans l’implication des équipes à chaque étape et dans une approche itérative privilégiant des améliorations progressives plutôt qu’une transformation radicale.
Vous savez tout sur un workflow opérationnel ! Maintenant c’est à vous de jouer !
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