Le workflow management ou gestion des flux de travail permet de digitaliser et automatiser en no-code les opérations et processus internes des entreprises. Ces processus représentent un enchaînement de différentes tâches ou contributions sur un périmètre opérationnel précis dans une entreprise.
Le workflow management a de nombreux avantages comme réduire les délais de traitement, gagner en performance, améliorer les marges opérationnelles, supprimer les erreurs, collecter de la données, documenter le savoir-faire de l’entreprise…
Cet article et les ressources que nous vous partageons vous permettront d’obtenir les connaissances de base et les outils pour mettre en place un workflow management efficace.
Comment définir un workflow ?
Définition workflow
Un workflow ou flux de travail correspond à une série d’activités réalisées par différents participants dans une certaine contrainte de temps, entraînant la transformation ou le traitement de dossiers ou de produits. Le workflow est considéré comme la digitalisation et l’automatisation d’un processus métier.
Les participants à un workflow peuvent être des collaborateurs, des clients, des fournisseurs ou même des automatisations.
Les workflows peuvent être de différentes natures : séquentiels, simultanés, soumis à des conditions ou nécessitant des validations
Exemple workflow management – Approbation d’achat
Dans cet exemple, utilisant en partie la norme BPMN, vous voyez l’ensemble des étapes qui permet la réalisation d’un achat dans une entreprise. On retrouvre :
- Les tâches et actions dans les rectangles blancs
- Les acteurs et collaborations sur les pastilles de couleur : Collaborateur, Directeur, Responsable Achat et Responsable financier
- Les conditions représentées par les losanges avec la lettre « x »
- Les actions simultanées représentées par les losanges au symbole « + »
- Les données opérationnelles collectées à tout moment du workflow
A noter qu’il existe de nombreuses façons de modéliser un workflow : logigramme simple, BPMN, SIPOC, VSM…
Qu’est-ce que sont les systèmes de workflow management ?
Un système de workflow management est un logiciel ou une plateforme construite autour d’un moteur de workflow. Ces solutions sont également appelé BPM pour Business Process Management.
Grâce à ce moteur, une entreprise peut répliquer la fonctionnement actuelle d’un processus d’entreprise (au plus proche de l’existant) sur un workflow 100% personnalisé. Ce workflow prend en compte les étapes simultanées, les conditions, les validations et les automatisations.
Ces logiciels amènent donc une meilleure collaboration entre les équipes, supprime les erreurs et réduit les délais.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de workflow management
Un concepteur graphique ou moteur de workflow pour créer des processus 100% personnalisés.
Un concepteur de formulaires qui serviront à l’expérience utilisateurs pour la saisie de données.
Des automatisations pour libérer les collaborateurs de certaines tâches sans valeur ajoutée, réduisant les erreurs.
L’intégration et la connexion des logiciels existants d’une entreprise : CRM, ERP, SIRH, solutions métier
Une plateforme de travail collaborative pour permettre à chacun de découvrir les tâches à effectuer et d’être notifié
Des tableaux de bord et reporting permettant le suivi de l’avancement des tâches sur les différents processus
L’administration des utilisateurs, des rôles, des responsabilités et tout autre paramétrage lié aux accès à la donnée
Avantages d’un système de workflow management
Amélioration des processus
En éliminant et en automatisant les tâches manuelles longues et sans valeur ajoutée, ainsi qu’en limitant les erreurs liées à l’usage de logiciels complexes, les systèmes de workflow management contribuent à l’amélioration des processus. Ainsi, la qualité des données est accrue et les risques d’erreurs réduits.
Meilleure collaboration
Ces outils aident à renforcer la collaboration entre les membres d’une entreprise. L’enchaînement des activités et des validations devient plus fluide entre les différents acteurs. Une meilleure communication et une gestion automatisée favorisent un environnement de travail agréable.
Traçabilité et suivi
Avec l’aide des plateformes workflow management, il est possible de mettre en place divers solutions pour contrôler et suivre les indicateurs de performances, les délais d’exécution et l’évolution de différents projets ou dossiers.
Fiabilité des données et des informations
Remplir les informations de manière précise devient plus simple pour les collaborateurs. De plus, les processus automatisés contribuent à réduire les erreurs. La recherche d’informations s’en trouve ainsi facilitée.
Digitalisation et automatisation
L’utilisation des systèmes workflow management permet aux entreprises d’adopter plus simplement le numérique grâce à une simplification de la conduite du changement. Les bénéfices financiers obtenus grâce aux automatisations permettent de financer la suite
Audit simplifié des processus
Comme les processus sont totalement documentés et numérisés, l’audit de ces derniers devient plus aisé grâce aux données collectées. Les analyses de ces données sont ainsi rendues plus simples et plus concrètes. Si vous souhaitez réaliser un audit processus, nous avons détaillé une méthode
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Différences entre workflow management, processus métier, process, procédure ?
Dans le monde de l’entreprise, plusieurs termes sont couramment utilisés pour décrire un enchaînement d’étapes dans un contexte et un domaine d’activité spécifiques. Ainsi, on peut rencontrer des mots tels que « Processus », « Process », « Workflow », « Flux », « Activité » ou « Procédure ». Bien qu’ils aient théoriquement des significations distinctes, en pratique, ils se réfèrent essentiellement à la même chose : un enchainement ou un circuit de tâches successives, et parfois effectuées simultanément.
Ce qui différencie véritablement ces termes repose sur plusieurs aspects :
- Le domaine d’activité concerné
- La collaboration : les étapes peuvent être réalisées par une seule personne ou plusieurs individus, en collaboration ou non
- La documentation associée à la séquence d’étapes
- L’utilisation de logiciels ou de plateformes spécialisées pour informatiser ou numériser le processus.
Définition processus métier : C’est l’enchaînement de différentes actions, tâches ou contributions sur un périmètre précis dans une entreprise.
Définition process : Un processus est un anglicisme générique et courant pour définir de nombreux moyens d’organisation d’une entreprise. Il peut être utilisé pour nommer un processus, une procédure, un workflow, une méthode, un mode opératoire, une action…
Définition procédure : Une procédure est un outil de documentation d’un processus. Cette spécification peut inclure des modélisations (logigramme, BPMN, SIPOC, VSM…) la description des données, la présentation des logiciels, des ressources, des responsabilités…
Définition workflow : Un workflow ou flux de travail est l’outil opérationnel et informatique portant un processus métier
Comment créer un worklow automatisé ou non ?
Etape 1 – Analyser les processus existants avec des collaborateurs clés
Il est conseillé d’effectuer un audit des processus existants afin de les comprendre et d’impliquer les collaborateurs concernés dans la démarche, favorisant ainsi la gestion du changement.
Etape 2 – Définir le workflow cible et le cartographier
Illustrez le fonctionnement idéal du processus à l’aide d’une cartographie. Cela facilitera la gestion du projet et la configuration du logiciel de workflow sélectionné.
Etape 3 – Choisir le logiciel de workflow management / BPM adéquat
Etape 4 – Paramétrer l’ensemble du workflow
Utilisez le logiciel de workflow pour créer et paramétrer votre processus, en définissant les rôles, les actions, les tâches, les déclencheurs, les conditions et les règles.
Etape 5 – Automatiser les tâches pertinentes
Les saisies, la recherche d’informations, les validations, les consolidations et les mises à jour d’autres logiciels peuvent être facilement automatisées grâce à ces plateformes. La gestion des connexions entre les logiciels peut nécessiter certaines compétences techniques en matière d’API.
Etape 6 – Tester le processus avec des utilisateurs clés.
Organisez des sessions de test avec les acteurs clés de l’organisation pour vérifier le bon fonctionnement du workflow. Traitez des cas réels pour une meilleure compréhension. N’hésitez pas à mettre en place un projet pilote pour un groupe restreint d’utilisateurs afin d’éviter d’éventuelles erreurs au lancement.
Vous savez maintenant tout sur le workflow management. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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