Workflow exemple – Présentation de 4 exemples de workflow

Exemple de workflow

Si vous avez cherché « workflow exemple » sur Internet, c’est sûrement pour découvrir des cas d’usage fréquents d’utilisation de workflow et chercher des logiciels de workflow qui pourraient convenir à votre entreprise.

À travers cet article vous allez découvrir des exemples de workflow détaillés par métier. Par exemple : gestion des achats, avant-vente et devis, conformité, processus de recrutement, validation d’un document …

Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :

Tout est possible et imaginable avec les workflows. Nous allons vous donner des exemples mais sachez que les logiciels de workflow vous permettent de tout personnaliser et de construire des processus sur mesure.

Tableau comparatif des logiciels de workflow

Définition workflow : qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow est un enchaînement de tâches permettant de réaliser un processus métier. On retrouve des workflows sur toute la chaîne de valeur d’une entreprise : comptabilité, finance, achats, RH, administration des ventes…

Un workflow ou flux de travail ou flux opérationnel peut être composé d’étapes consécutives ou simultanées selon le fonctionnement d’une organisation.

Les worflows sont souvent utilisés pour des validations, des approbations ou collaborations. Néanmoins beaucoup d’autres usages sont possibles, notamment pour des besoins de suivi opérationnel.

Chaque workflow peut être traité à différents niveaux dans une organisation :

  • Workflow non informatisé et non documenté
  • Flux de travail non informatisé mais documenté avec des procédures
  • Workflow informatisé 100% humain, avec un logiciel de workflow, et non automatisé
  • Workflow informatisé avec quelques étapes pertinentes automatisées

Un workflow informatisé permet notamment de capter de la donnée le long du processus, permettant de comprendre le fonctionnement et d’identifier les possibles optimisations.

En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus

Automatisation des workflow

Workflow exemple – Des illustrations de processus métier

Introduction aux exemples de workflow

Un workflow peut avoir des formats multiples sur de nombreuses activités. Il peut être mono-acteur ou collaboratif.

Un workflow peut comprendre une validation, un travail collaboratif, la saisie d’information, la réalisation de tâches en suivant une procédure… Sans vous en rendre compte, votre entreprise comprend déjà de nombreux workflows possiblement non informatisés et non documentés.

L’utilisation d’un logiciel de workflow a donc de nombreux avantages :

  • Optimiser les processus internes d’une entreprise
  • Améliorer la collaboration
  • Permettre un meilleur suivi et traçabilité
  • Collecter des données et informations de qualité
  • Digitaliser et automatiser des tâches

Workflow exemple des demandes d’achats

Processus d'achats
Modélisation processus demande d'achats

C’est un des workflows les plus fréquents dans les entreprises. Afin de réaliser un achat de matières premières, de produits semi-finis ou de fournitures, un collaborateur doit réaliser certaines tâches plus ou moins complexes (selon les entreprises ou encore selon le montant de l’achat)

Pour débuter ce processus d’achat, le collaborateur peut saisir sa demande dans un fourmulaire ou un logiciel dédié. Selon le montant, cet achat peut être approuvé par un directeur avec une étape d’approbation.

Selon les entreprises, le collaborateur ou le service achat peut solliciter directement le fournisseur pour recevoir un devis ou mener une phase de mise en concurrence auprès de plusieurs candidats.

Une fois le devis validé ou le fournisseur sélectionné :

  • Les produits ou services sont commandés,
  • La livraison réceptionnée et vérifiée
  • La facture réceptionnée, payée par le service comptable et le logiciel comptable mis à jour
  • Les logiciels de gestion des stocks sont mis à jour

Grâce à un logiciel de workflow : l’ensemble des demandes d’achats peut être suivi et tracé, la collaboration est améliorée, des tâches peuvent être automatisées comme le traitement et le rangement de la facture ou encore la mise à jour des données dans les différents logiciels de l’entreprise.

Workflow exemple commercial administration des ventes (du devis à la facture)

Cartographie processus commercial
Cartographie qualification en rendez-vous
Cartographie production d'une proposition / d'un devis
Cartographie processus de vente

Le workflow commerical est très spécifique à chaque entreprise, il représente en partie son savoir-faire et son identité. Selon les entreprises, leur taille et leur marché, on retrouve différentes étapes dans le workflow exemple :

  • La collecte des besoins des prospects
  • La mise-à-jour du CRM
  • Le chiffrage et la rédaction d’une proposition, d’un devis avec de potentiels validations par des managers ou directeurs
  • La présentation au client et la négociation
  • La facturation et les relances pour paiement par le service financier

Grâce à un logiciel de workflow : les saisies et mises-à-jour du CRM, de l’ERP et du logiciel comptable peuvent-être automatisées, des tâches comme les relances et l’archivage peuvent également être automatisées. Le logiciel de workflow libère donc les commerciaux des temps administratifs pour leur laisser plus de temps pour prospecter.

Workflow exemple recrutement

Processus de recrutement RH
Cartographie processus de recrutement
Process recrutement

Le recrutement est une des activités phares d’un service des ressources humaines, voire d’une entreprise. Son objectif est d’attirer de nombreux candidats qualifiés et d’embaucher les meilleurs talents.

Ce processus des Ressources Humaines demande du temps et de la méthode. Elle est, par ailleurs, un outil de notoriété et d’image de marque pour une entreprise. En effet, une fiche de poste d’une qualité moyenne, des entretiens de mauvaises qualités, des oublis de réponses impacteront directement l’image de l’entreprise et feront renoncer les meilleurs talents.

Selon les entreprises et les types de recrutement, nous pouvons retrouver différentes étapes dans le workflow de recrutement :

  • Formalisation du besoin de recrutement et sa validation par la direction
  • Rédaction de la fiche de poste et la mise en oeuvre du plan de communication du recrutement
  • Réception des candidatures via mail ou via un formulaire dédié, leur qualification, la planification des entretiens et des interviewers, puis l’envoi des invitations pour entretien ou l’envoi de refus
  • Réalisation des entretiens
  • Phase d’offre et de négociation

Un logiciel de workflow permet : un meilleur suivi des actions, l’automatisation de nombreuses tâches chronophages comme une partie de la qualification, l’envoi des mails, le classement des dossiers de candidatures, la réduction des délais…

Workflow exemple SAV / gestion des réclamations / des demandes / ticketing / support client / support informatique

Wokflow exemple ticketing

Dès qu’il y a un problème, une entreprise peut garantir un certain niveau de support. La gestion de ces demandes sur un unique tableur excel peut vite devenir infernal à gérer. Certaines demandes peuvent être oubliées, d’autres non attribuées… réduisant alors la satisfaction des clients

Un logiciel de workflow pour le support client permet notamment : de mieux piloter l’activité et la performance, de s’assurer du niveau de qualité de la résolution de problème, d’automatiser certaines tâches comme répondre à des demandes simples, attribuer les demandes aux bons collaborateurs, relancer les gestionnaires… Il facilite la collaboration entre les agents et les clients grâce aux communication et au partage d’information en temps réel…

Comment créer un workflow ?

Etape 1 – Analyser les workflows existants avec des collaborateurs clés

Nous vous conseillons de réaliser un audit du processus pour vous permettre à la fois de comprendre l’existant et également d’intégrer vos collaborateurs à la démarche et donc commencer à conduire le changement.

Etape 2 – Construire le fonctionnement cible et le modéliser le worklfow

Représenter à l’aide de modélisation le fonctionnement idéal du processus. Cela vous permettra d’avancer plus sereinement dans le projet et de paramétrer plus facilement le logiciel de workflow choisi.

Etape 3 – Choisir le logiciel workflow adéquat

En suivant les critères de choix présentés dans notre article comparatif.

Tableau comparatif des logiciels de workflow

Etape 4 – Paramétrer l’ensemble du workflow

Sur le logiciel de workflow, construisez votre processus. Paramétrez les rôles, les actions, les tâches, les déclencheurs, les conditions, les règles

Etape 5 – Automatiser les tâches pertinentes

Des saisies, recherches d’informations, approbations, consolidations, mise à jour d’autres logiciels… peuvent être simplement automatisés avec ces plateformes. La gestion des connexions entre les logiciels pourra demander certaines compétences techniques de gestion des API

Etape 6 – Tester le workflow avec des utilisateurs clés.

Réalisez des ateliers de tests avec des acteurs clés de l’entreprise pour vérifier que le processus fonctionne. N’hésitez pas à traiter des cas réels, c’est toujours plus parlant. N’hésitez pas à faire un pilote auprès d’un périmètre restreint d’utilisateurs pour éviter une erreur au démarrage.

Etape 7 – Conduire le changement auprès de toute l’entreprise

La conduite du changement est un des enjeux principaux de votre projet et c’est elle qui fera de votre projet un succès ou à l’inverse une longue traversée du désert. La conduite du changement passe par de l’assistance au démarrage, des formations, la correction de bugs, la gestion de demandes d’évolutions, la communication auprès des parties prenantes.



Vous connaissez des exemples de workflow. Maintenant c’est à vous de jouer ! À très vite pour plus de contenus !


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