Qu’est-ce qu’un workflow digital, peut-il être automatisé ?

workflow digital

Un workflow digital est un processus où l’ensemble des étapes est réalisé reporté ou automatisé via l’utilisation d’un logiciel. Finis les saisies multiples, les recherches complexes d’information, les flux manuels, les oublis méthodologiques ou les procédures papier qui ne sont pas à jour… Les workflows guident les équipes dans la réalisation des tâches et apportent la bonne information à la bonne personne, au bon moment et sans clic inutile. Les logiciels de workflow digital permettent donc de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée et éliminent le chaos.

Workflow digital et automatisé

La frontière entre la digitalisation et l’automatisation est fine. Par automatisation, nous entendons la réalisation d’une tâches sans intervention humaine qui permet de supprimer les tâches rébarbatives comme les mises à jour de logiciels, les envois de mails génériques, la génération d’un document PDF, les relances et autres tâches sans valeur ajoutée.

Par ailleurs, en plus d’avoir l’avantage de rendre plus efficace et productive l’organisation, un workflow digital permet d’améliorer la collaboration dans une entreprise et le confort au travail. En effet, des frictions sur un processus peuvent créer des tensions inutiles entre employées et manager.

Enfin, par le passé, les logiciels de workflow étaient réservés aux grandes entreprises ou aux organisations ayant un service informatique et donc rendait difficile la transformation numérique des PME. Aujourd’hui, une nouvelle vague de solutions intuitives, comme Lapala, ont repensé les fonctionnalités, l’ergonomie et les tarifs pour permettre aux PME de tirer parti de cette technologie no-code, même sans compétence technique.

Transformez vos processus en workflows guidés

Qu’est-ce qu’un workflow digital ?

Tout est workflow dans une entreprise ! Le traitement d’une demande de devis, la saisie des temps, l’onboarding d’un client, l’arrivée d’un nouvel employé, la gestion des achats… sont tout simplement des enchaînements d’étapes ou de tâches consécutives, individuelles ou collaboratives, linéaires ou soumise à des conditions. Donc il n’y a pas une activité qui n’est pas un processus dans une entreprise.

Néanmoins, et heureusement, tous les workflows n’ont pas besoin d’être digitaux ou automatisés et peuvent rester manuels. D’ailleurs ce sont les trois types de workflows.

Workflow digital type

Workflow « Document »

Ce sont les traditionnelles procédures papier, PDF ou tableur qui sont de très bons outils de communication. Néanmoins ils ont tendance à ne pas être lus et suivis, à vite être oubliés. Ils sont également sources d’erreur par excès de confiance. Ils sont difficiles à mettre à jour et de nombreuses versions peuvent involontairement coexister et être sources de chaos dans le processus.

Workflow Digital

Un workflow digital supprime tous les problèmes des procédures écrites. Il permet par l’intermmédiaire d’un logiciel simple à utiliser de distribuer la bonne tâche au bon moment, à la bonne personne et sans clic inutile. Dans chaque tâche, le collaborateur est guidé dans ce qu’il doit faire grâce à des champs de formulaire, de saisie, des circuits de validation. Par ailleurs les informations saisies voyagent automatiquement et sans effort d’une étape à l’autre.

Workflow automatisé

C’est un mélange entre un workflow digital et des étapes en partie automatisée. En effet, ces logiciels permettent de se connecter à vos logiciels existants. Par exemple, pour éviter les copier-collers multiples, vous pouvez directement afficher les données d’un CRM ou ERP… Par ailleurs, les nouvelles données saisies peuvent être transmises automatiquement à vos logiciels sans effort superflux. Cela libèrent donc les équipes des tâches rébarbatives.

Digitalisez et automatisez vos processus

Exemples de workflow digital

Un workflow digital peut être utilisé dans tout secteur et toute activité d’une entreprise. De l’administration des ventes à la comptabilité en passant par la gestion des approvisionnements et les ressources humaines… les logiciels de workflow sont 100% personnalisables selon vos cas d’usage et votre savoir faire.

Gestion des approvisionnements et achats

Processus demande d'achat ou approvisionnement
Conçu avec le logiciel de workflow Lapala

Un workflow digital est toujours très utile pour les processus d’achat et d’approvisionnement. Il permet de facilement réaliser une demande d’achat, de pouvoir sélectionner une commande précédente ou de démarrer de zéro. Il est particulièrement précieux pour animer le circuit d’approbation de l’achat entre les différents acteurs, managers et directeurs. Enfin, une fois validée, il permet de lancer automatiquement le processus de commande.

Case management ou gestion des interventions ou ticketing

Processus intervention
Réalisé avec Lapala

La gestion des demandes, des interventions, le ticketing ou encore le case management sont particulièrement adaptés aux workflows digitaux. La collecte d’information, l’attribution pour traitement, les circuits de validation, la planification… tout peut être paramétré simplement dans un logiciel de workflow.

Gestion d’un recrutement

HR process

Un workflow digital permet de collecter simplement l’ensemble des CV grâce à un formulaire externe. Le logiciel peut qualifier automatiquement les candidats selon des filtres, conditions et mots clés utilisés. Les étapes suivantes sont tout autant optimisées : la planification des entretiens, le partage des trames d’entretien, les mails automatiques de refus ou de relances, l’onboarding des nouveaux arrivants.

Pré-comptabilité et gestion des factures

Créé avec Lapala

Ce workflow digital de validation d’une facture lié à la vérification de la conformité de la commande permet de gagner en temps de traitement. Cela fortifie la collaboration entre les métiers et la comptabilité. Selon la conformité, différents scénarios liés à des conditions peuvent s’appliquer et faciliter la résolution de problèmes.

Comment mettre en place un workflow digital ?

Dans cette partie, nous allons vous partager une méthode s’appuyant sur notre logiciel de workflow. Libre à vous d’en utiliser un plus pertinent selon vos besoins.

Etape 0 – Choisir avec les parties prenantes le workflow le plus prioritaire

Digitaliser tous vos processus d’un seul coup est trop ambitieux. Il est pertinent de commencer par un ou deux workflows. Pour identifier les plus pertinents, nous vous conseillons de choisir parmi les activités que vous réalisez le plus fréquemment, le processus qui fait perdre le plus de temps aujourd’hui à vous et à vos équipes. Par exemple, les tâches répétitives, les saisies multiples, les circuits de validation.

Si vous en avez le besoin, il est également possible de réaliser un audit de processus. Un audit n’est pas forcément une démarche longue, il existe des méthodes permettant en quelques heures ou jours, d’y voir plus clair sur son organisation.

Pour ceux qui préférent un format vidéo, je vous invite à regarder cette vidéo

Créer un workflow digital

Etape 1 – Construire le processus sur le logiciel de workflow Lapala

Workflow digital de gestion des interventions
Créé avec le logiciel Lapala

Avec Lapala, en quelques clics et sans écrire une ligne de cade, vous pouvez créer la structure de votre processus ! Tout est possible et 100% personnalisable selon le savoir-faire. Vous pouvez, définir les acteurs, créer des chemins dépendants de conditions ou encore créer des boucles itératives.

Vous pouvez suivre ces conseils pour gagner en efficacité :

  • Une étape = une tâche, s’il y a plusieurs tâches alors cela correspond à plusieurs étapes.
  • Commencez par construire le workflow dans sa totalité pour les cas les plus fréquents, puis dans un second temps les différents scénarios.
  • Enfin sélectionnez les bons acteurs.

Etape 2 – Créer l’expérience guidée dans chaque étape du workflow digital

Création expérience guidée
Création d’une étape avec Lapala

Vous pourrez créer une expérience guidée pour vos collaborateurs depuis l’interface de modification d’édition de chaque étape. Dans l’exemple, pour l’étape « Qualifier la demande », nous pouvons retrouver différents éléments et notamment le réaffichage automatique des données saisies précédemment.

Etape 4 – Tester avec ses équipes et ajuster son workflow digital

Avant de définitivement mettre en place le workflow digital, il est important de tester ce que vous avez créé avec des collaborateurs clés du processus. Et les logiciels de workflow comme Lapala ont l’avantage de pouvoir facilement prendre en main l’outil et d’itérer en quelques clics si besoin, sans avoir à passer par une demande au service informatique. En effet, ce sont des outils dit no-code, c’est-à-dire sans avoir à écrire une seule ligne de code.

Par la suite, dans les premiers mois d’utilisation, n’hésitez pas à mettre en place des dispositifs d’écoute et de mesure vous permettant de vérifier que les utilisateurs sont satisfaient et de collecter les demandes d’évolution sur le workflow digital.

La bonne tâche au bon moment avec Lapala

Avantages d’un workflow digital

Un workflow digital permet de simplement transformer votre équipe grâce à la création de processus et d’expériences guidées et automatisées pour vos collaborateurs. Finies les saisies multiples, les recherches alambiquées d’information, les tensions et suspicions… Un logiciel de workflow comme Lapala permettra de rendre vos équipes plus efficaces dans un environnement sain et transparent.

Optimisation du processus

L’avantage d’un workflow digital est qu’il permet de supprimer rapidement un certain nombre de frictions et donc de rationnaliser / homogénéiser les processus métier. C’est un gain simple et rapide en temps et en ressource pour votre entreprise.

Gain de temps

Un workflow digital grâce aux reprises de données, à l’interconnexion avec les logiciels existants (CRM, ERP…) et aux automatisations. Libère les équipes des tâches sans valeur ajoutée. Ils peuvent se concentrer sur le savoir-faire.

Confort de travail

Au delà de la suppression des tâches rébarbatives, les équipes n’ont plus à se concentrer sur le suivi d’instructions parfois complexes. Lapala pousse la bonne tâche à faire au bon moment. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur métier.

Traçabilité des données

Un workflow digital permet de mettre en place des dispositifs de mesure stables et efficaces. Les données peuvent ensuite être traitées et analysées pour prendre des décisions éclairées. Ils peuvent également servir au pilotage de l’activité

Suivi simplifié temps réel

Les managers peuvent suivre en temps réel l’avancement des équipes sur les différents dossiers ou demandes. Ils peuvent être alertés en cas de blocage ou demande d’aide. Le reporting est alors simplifié et permet de leur faire gagner du temps.

Sans compétence technique

La nouvelle génération des logiciels de workflow digitaux sont no-code, c’est-à-dire que n’importe quel chef de projet pourrait concevoir un workflow sans avoir à écrire une seule ligne de code. C’est très avantageux pour les PME sans service informatique.

Meilleure satisfaction client

Les clients ont des délais de réponses plus rapides et les dossiers sont traités plus rapidement. L’image de l’entreprise est alors mieux valorisée. Les logiciels de case management workflow permettent également d’améliorer la qualité du traitement des dossiers et demandes.

Fin des tableurs Excel cloisonnés

Par manque d’outil de case management, il est fréquent d’utiliser des tableurs Excel pour suivre l’avancement des dossiers, leur attribution, les reportings opérationnels et financiers. Les logiciels de case management workflow apportent de nouveaux outils collaboratifs simples d’utilisation.

Différence entre workflow digital, BPM et BPA

Gestion des workflows, BPM Business Process Management et BPA Business Process Automation sont des sémantiques relativement proches. D’ailleurs des logiciels comme Lapala, incluent les trois dans un seul et même outil. Cela permet donc de faire interagir tâches manuelles et tâches automatisées dans un processus unique. Cette automatisation se fait par connexion et intégration de vos logiciels existants (CRM, ERP, SIRH…)

Par exemple, imaginons un processus de gestion des demandes de devis. Vous pouvez créer une tâche de collecte du besoin :

  • Si le client existe dans votre CRM alors le collaborateur peut afficher la liste des contacts, les données pertinentes et le sélectionner.
  • Si le client n’existe pas, Lapala peut le créer automatiquement dans le CRM

Les Workflows digitaux, les BPM et BPA apportent donc un environnement 100% personnalisable pour vos processus métier. Et permet de libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée.

Libérez vos équipes des tâches sans valeur ajoutée

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