Les circuits de validation, d’approbation ou de signature sont fréquents dans les organisations et sont souvent sources de frictions. Par exemple, goulots d’étranglement, retards de validation, recherches difficiles d’informations, rematérialisations, demandes perdues ou oubliées, tâches rébarbatives, saisies répétitives… Ces problèmes provoquent ensuite des conséquences sur la productivité et la satisfaction clients. Mettre en place un workflow de validation avec des logiciels modernes permet de mieux gérer les flux opérationnels et de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée.
Dans cet article, nous vous donnerons les clés pour mettre en place simplement des logiciels modernes permettant d’optimiser vos workflows de validation.
Qu’est-ce qu’un circuit de validation ou workflow de validation ?
Un workflow de validation, également appelé circuit de validation ou approbation ou signature, est une séquence structurée de tâches entre plusieurs acteurs visant à valider une production, une opération ou un document. Ces processus se retrouvent dans tous les départements d’une entreprise, de la comptabilité aux ressources humaines, en passant par les achats et l’administration des ventes.
Un workflow peut être linéaire ou complexe, séquentiel ou parallèle, dépendant de conditions, décisions, de délais et de modes de validation selon les besoins du processus.
On peut distinguer quatre niveaux de maturité dans la mise en œuvre des workflows de validation :
- Informel : Le workflow existe mais n’est ni documenté ni informatisé.
- Workflow Documenté : Le processus est formalisé par des procédures écrites, mais reste non informatisé.
- Workflow Digitalisé ou informatisé : Le workflow est géré par un logiciel de workflow, mais toutes les étapes sont exécutées manuellement.
- Processus Semi-automatisé : Certaines étapes du workflow informatisé sont automatisées pour gagner en efficacité.
L’informatisation des workflows présente un avantage majeur : la collecte de données tout au long du processus et un gain d’efficacité. Cette visibilité accrue permet aux entreprises d’analyser précision l’avancement, d’identifier les goulots d’étranglement et de mettre en œuvre des améliorations.
Exemples de workflow de validation
Les circuits de validation sont souvent utilisés dans des cadre de dématérialisation mais de nombreux autres usages sont possibles.
Chiffrage
devis
Validation de documents
Transactions bancaires
Factures fournisseurs
Réception commande
Demande d’interventions
Recrutement candidats
Prévisionnel budgétaire
Publication
éditoriale
Gestion des notes de frais
Approbation des achats
Demande
de congés
Signature contrat de travail
Réponse
réclamation
Validation nouveau produit
Pourquoi utiliser un logiciel de workflow ?
Efficacité des équipes
- Suppression des goulots d’étranglement
- Réduction des délais et des temps de recherche de réponses
- Meilleur suivi du workflow de validation
Conformité et qualité
- Contrôle du respect des instructions
- Standardisation et homogénéité de traitement
- Respect des normes et des exigences
Travail et Collaboration facilités
- Les équipes sont guidées, la bonne tâche au bon moment sur le workflow de validation
- Flux et échanges collaborateurs fluides
- Réactivité et confort de travail
Satisfaction client
- Amélioration de l’expérience client
- Simplification des demandes et des échanges avec l’organisation
- Réduction des délais
Gestion des données
- Centralisation de l’information et des données du workflow de validation
- Traçabilité des tâches et de l’avancement
- Analyses et prises de décision simplifiées
Automatisation des tâches
- Suppression des saisies multiples d’une même information dans plusieurs logiciels
- Recherche d’information automatisée
- Relances et envois automatisées
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de workflow de validation
Création de workflow de validation en no-code
Création d’un workflow de validation 100% personnalisable en quelques clics grâce à des concepteurs no-code. Cela permet de paramétrer les acteurs, les rôles, les conditions, les données, les statuts…
Connexion des logiciels et automatisations
Les logiciels de workflow se connectent à vos logiciels existants (CRM, ERP, SIRH, GED). Cela permet d’automatiser les tâches répétitives de saisies et d’afficher directement les bonnes données et informations.
Espaces et outils de travail collaboratifs
Ces plateformes permettent de lancer un processus ou de pousser les tâches au bon moment, à la bonne personne, sans clic inutile grâce à leur espace de travail collaboratif. La collaboration est facilitée, les workflows de validation sont plus rapides.
Comment mettre en place un workflow de validation ?
Etape 1 – Audit du processus de validation
Il est important de comprendre parfaitement le fonctionnement actuel de votre circuit de validation pour éviter des trous dans la raquette. Cette étape est donc essentielle pour :
- Spécifier les tâches, les rôles, les acteurs, les approbateurs et les conditions
- Identifier les inefficacités et les opportunités d’amélioration
- Impliquer vos collaborateurs clés, facilitant ainsi l’adhésion au changement
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Étape 2 – Conception workflow de validation cible
Pour élaborer une vision claire du fonctionnement idéal, nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
- Utilisation d’outils de cartographie pour visualiser le nouveau processus
- Alignement de cette vision avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
- Partager votre vision à toutes les parties prenantes pour faciliter la conduite du changement
Étape 3 – Choix d’un logiciel de workflow adapté
Choisissez un logiciel de workflow qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise :
- Évaluez la flexibilité, l’évolutivité et l’intégration avec vos systèmes existants comme votre GED et votre ERP
- Considérez le retour sur investissement à long terme
Nous vous recommandons bien évidemment de tester la plateforme Lapala.
Etape 4 – Configuration et personnalisation du workflow de validation
Que vous ayez décidé de le faire vous même, de le faire faire à vos équipes ou de le sous traiter à une entreprise, il est important de s’assurer du bon paramétrage du workflow de validation :
- Assurez-vous que les rôles, actions, et règles reflètent votre cible
- Impliquez les collaborateurs dans les phases de tests
- Veillez à ce que le workflow soit aligné avec votre culture d’entreprise et vos objectifs de performance
Étape 5 – Optimisation par l’automatisation
Connectez vos logiciels (CRM, ERP, SIRH, GED…) et identifiez les opportunités d’automatisation. Par exemple la suppression des saisies multiples, l’affichage automatique des informations sans avoir à chercher, automatisation des relances et envoi de mails…
- Ciblez les tâches répétitives à forte valeur ajoutée
- Évaluez l’impact de l’automatisation sur la productivité et la satisfaction des employés
- Assurez-vous de la bonne intégration entre les différents SI existants (APIs)
Étape 6. Validation et déploiement progressif
Assurez-vous de la viabilité du nouveau workflow de validation et conduisez le changement à travers les équipes et les directeurs :
- Organisez des sessions de test avec des collaborateurs clés
- Déployez un projet pilote sur un périmètre restreint pour minimiser les risques
- Mettez en place des dispositifs de mesure et ajustez avant un déploiement à grande échelle
- Assurez-vous du sponsorship des directeurs pour éviter les court-circuits, les rematérialisations…
En suivant cette approche, vous positionnez votre entreprise pour une transformation digitale réussie, améliorant l’efficacité opérationnelle et la compétitivité sur le marché.
Comparatif des 6 principaux logiciels de workflow
Process Street
Process Street est un outil SaaS américain de workflow et de gestion des procédures, permettant aux équipes de créer, suivre et optimiser leurs processus. Il offre des modèles personnalisables, des intégrations avec d’autres outils, et des fonctionnalités d’automatisation, mais peut atteindre ses limites pour des processus complexes. Son prix d’appel est de 100$ par mois pour 10 utilisateurs, avec une version gratuite de 14 jours pour tester le produit. Puis passage à 1 500$ par mois.
Lapala, inclus une version gratuite
Lapala.io est une plateforme française d’automatisation et de workflow, disponible en mode SaaS ou Cloud Privé. Elle permet de créer des workflows automatisés, offre des intégrations avec d’autres outils, et propose des tableaux de bord personnalisés, le tout avec une ergonomie no-code. Lapala propose un accompagnement personnalisé en français ou en anglais. Il propose une version gratuite sans limite de temps puis un premier prix à 39 euros/mois.
Power Automate
Power Automate est une solution de la suite Microsoft 365 qui permet de créer et d’exécuter des workflows automatisés entre diverses applications et services Microsoft. Bien que présenté comme simple, il nécessite un certain niveau de connaissance des produits et architectures Microsoft, ce qui le rend plus adapté aux ETI et grands groupes qu’aux PME. Son prix de base est de 14€/mois par utilisateur, mais des coûts supplémentaires peuvent s’ajouter pour les licences et l’expertise nécessaire
Workato
Workato est une plateforme d’automatisation américaine en mode SaaS, offrant une vaste bibliothèque d’intégrations avec plus de 500 applications métier. Malgré une interface intuitive, la création de workflows automatisés est réservée à des experts, et son prix commence à 10 000$ par an, ce qui le destine principalement aux ETI et grands groupes. Workato propose un accompagnement et des formations, avec une équipe disponible pour le support.
Iterop
Iterop est un logiciel de workflow français, racheté par Dassault Systèmes, qui permet de modéliser graphiquement les workflows selon les normes BPMN. Il offre des fonctionnalités d’automatisation, de suivi des performances, et d’intégration avec d’autres systèmes, le tout avec une administration autonome sans intervention technique. Bien que le prix ne soit pas public, Iterop se destine principalement aux ETI et grands groupes de plus de 500 collaborateurs, avec un accompagnement bienveillant de leurs équipes.
Kissflow
Kissflow est une plateforme indienne de gestion des processus basée sur le cloud, offrant des outils de gestion des workflows, d’automatisation, et d’analyse des performances. Elle s’intègre à de nombreux autres logiciels et propose des fonctionnalités de collaboration d’équipe, avec un premier plan payant à 1 500$ par mois. Kissflow est adaptée aux entreprises de différentes tailles cherchant à simplifier leurs processus, et offre un support technique multicanal ainsi qu’une interface conçue pour être simple à utiliser.
Conclusion
La mise en place d’un workflow de validation efficace est un enjeu majeur pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus. En adoptant une démarche structurée, allant de l’audit des processus existants à l’implémentation d’un logiciel de workflow adaptée, les organisations peuvent considérablement réduire les frictions et les inefficacités dans leurs circuits d’approbation.
L’utilisation de logiciels de workflow modernes offre de nombreux avantages, tels que l’amélioration de l’efficacité des équipes, le renforcement de la conformité, la facilitation de la collaboration et l’augmentation de la satisfaction client.
Pour finir, il est important d’impliquer les collaborateurs clés tout au long du processus pour assurer une transition en douceur vers des workflows de validation plus performants et automatisés, contribuant ainsi à leur transformation digitale.
Vous savez maintenant tout sur le workflow de validation. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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