Une workflow app est un logiciel permettant d’optimiser la distribution et la réalisation de processus et de tâches dans une entreprise. Par le passé, ces solutions étaient réservées aux grandes entreprises et nécessitaient des compétences techniques. Maintenant ces logiciels sont accessibles aux PME qui peuvent alors rationnaliser et automatiser leurs processus sans avoir à écrire une ligne de code.
Les principales fonctionnalités d’une workflow app permettent :
- L’attribution des bonnes tâches, aux bonnes personnes, aux bons moments et sans clic inutile
- La création de tâches guidées et actionnables
- L’automatisation de tâches sans valeur ajoutée.
Dans cet article, nous vous partagerons des conseils et des méthodes pour gérer simplement des processus et workflows complexes. Nous comparons également les 6 meilleurs logiciels de workflow pour vous permettre de découvrir une solution adaptée à votre besoin.
Que fait une workflow app ?
Une workflow app est un logiciel de gestion des processus permettant de guider les équipes dans la réalisation des étapes du workflow et automatisant les tâches sans valeur ajoutée. Ses principaux bénéfices sont de simplifier les processus répétitifs, de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée et d’améliorer le confort des employés.
Grâce à un concepteur de workflow no-code, c’est-à-dire qui ne nécessite pas de compétence technique en écriture de code, une PME peut construire en quelques clics des interfaces intuitives pour réaliser et piloter tous types de processus -aussi bien des processus individuels que collaboratifs, linéaires ou soumis à des conditions et règles métier-
Une fois construite, la workflow app permet l’attribution automatique de tâches, des circuits d’approbation efficaces, la reprise des informations saisies tout au long du processus, la centralisation des données et le suivi de l’avancement pour les managers.
Quelle est la meilleure application pour créer un workflow ? Comparaison des 6 meilleures workflow apps.
Lapala, une workflow app adaptée à toutes les PME
Version gratuite – Puis à partir de $39/mois – Sans limite d’utilisateurs
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Lapala est la seule workflow app 100% accessible aux PME grâce à une simplicité d’utilisation et un modèle tarifaire adapté. Ce logiciel de workflow ne nécessite pas forcément l’intervention d’un service informatique. En effet un collaborateur à l’aide de la documentation, et si besoin des équipes de Lapala, peut construire avec le concepteur de workflow une première application 100% personnalisée selon son savoir-faire.
Certes Lapala est l’outil le plus simple d’utilisation parmi les workflows app, mais il reste un outil puissant qui peut également être utilisable pour des processus plus ou moins complexes.
Avec Lapala, vous transformez un processus en workflow guidé et automatisé. Ce logiciel libère alors vos équipes des tâches sans valeur ajoutée.
Synthèse sur Lapala :
– Simple et no-code.
– Haut niveau de personnalisation.
– Tarifs avantageux.
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Principales Fonctionnalités de Lapala
Concepteur de Workflow no-code
Le concepteur de workflow est visuel et 100% personnalisable. Vous pouvez créer des circuits d’approbation multi-acteurs, des boucles itératives, des chemins soumis à des conditions et inclure dans un même processus des automatisations -en vert sur l’image-. Par ailleurs, chaque donnée saisie devient alors un élément pouvant être transféré tout au long du processus, sans avoir à le ressaisir.
Gestion simplifiées des données
Vous avez le choix dans Lapala de saisir vos données directement sur le logiciel ou alors choisir de stocker vos données sur vos solutions préférées -ERP, CRM, SIRH…-. Encore plus fort, vous pourrez afficher vos données directement dans les tâches guidées manuelles des équipes et donc supprimer les recherches chaotiques d’informations dans un workflow.
Prise en main :
Low-code
No-code limité
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐
Clients :
PME avec service informatique
Grande entreprise
Kissflow est une workflow app avec un panel complet de solutions. Il intègre quelques fonctionnalités no-code mais il est surtout connu pour son positionnement low-code. Ce qui fait de ce logiciel, une plateforme très adaptée aux services informatiques de toutes tailles. Comme Lapala, il intègre un concepteur de formulaire, des automatisations qui permettent des gains rapides en efficacité et en temps.
La gestion des données constitue un autre point fort : les entreprises conservent le contrôle total sur leurs informations, avec la possibilité de les héberger sur leurs propres serveurs ou d’utiliser l’infrastructure Kissflow. Cette flexibilité s’étend jusqu’aux interactions avec les systèmes existants via des API robustes.
Synthèse sur Kissflow :
– Puissant et moderne
– A partir de 1 500 €/mois pour 50 utilisateurs
– Un grand catalogue de fonctionnalités
Concepteur de Workflow no-code
Le concepteur de workflow est visuel et 100% personnalisable pour un service informatique. Il demande un peu de temps à maîtriser mais il reste puissant. Kissflow met également à disposition de nombreux modèles. Néanmoins, ils ne sont pas réutilisables sans avoir besoin de les retravailler pour les adapter à votre fonctionnement.
Comme Lapala, vous pourrez créer des circuits d’approbation, des chemins soumis à des conditions, des boucles de retour en arrière.
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Process Street apporte une approche moderne à la gestion des processus en intégrant l’IA dans son fonctionnement. Sa particularité ? Une interface intuitive accessible sur tous les supports, permettant aux équipes de rester productives même en mobilité.
Son concepteur de workflows privilégie la simplicité avec une approche linéaire, particulièrement adaptée aux processus séquentiels comme le suivi des prospects ou la gestion des réclamations. L’intégration native avec des outils d’automatisation comme Zapier ou Make permet d’étendre considérablement ses capacités sans développement complexe.
Synthèse sur Process Street :
– Spécialisé sur les checklists
– A partir de 100 €/mois pour 5 utilisateurs
– Un grand catalogue de fonctionnalités
Concepteur de Workflow no-code
Le concepteur de workflow s’abtrait des modélisations communes en proprosant des processus monolytiques comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-contre. Cela amène simplicité mais trop de simplicité peut aussi vous amener à ne pas réussir la construction du workflow
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Pipefy se distingue par son approche visuelle inspirée du Kanban, particulièrement pertinente pour les PME et ETI. Cette méthodologie permet une visualisation claire de l’avancement des tâches, que ce soit pour le suivi des candidatures en RH ou la gestion des opportunités commerciales.
La plateforme brille par sa capacité à éliminer les tâches répétitives grâce à des automatisations intelligentes. Les formulaires interconnectés évitent les doubles saisies, tandis que les intégrations avec les outils existants maintiennent la cohérence des données à travers l’organisation.
Synthèse sur Pipefy :
– A partir de 24€/mois par utilisateur
– No-code et moderne
– Approche originale en no-code
Concepteur de Workflow no-code
La particularité de Pipefy est son principe de Kanban. Chaque processus est considéré comme un ensemble de statut à parcourir. Cette structuration fait de lui un outil de gestion de processus linéaire.
Appian, une workflow app pour les grands groupes
Tarifs sur devis à partir de $2 000 /mois – Pas d’essai gratuit
Prise en main :
Low-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐
Clients :
Grande entreprise
Appian s’est imposé comme un leader incontournable dans le domaine de l’automatisation des processus pour les grandes entreprises. Cette plateforme combine puissance et agilité en proposant une approche low-code avancée, particulièrement adaptée aux organisations ayant des besoins d’intégrations complexes.
Cette workflow app se distingue par sa capacité à construire rapidement des applications d’entreprise robustes tout en maintenant les standards de sécurité les plus élevés. Sa forte présence dans les secteurs réglementés, comme la banque ou l’assurance, témoigne de sa capacité à répondre aux exigences les plus strictes en matière de conformité.
Synthèse sur Appian :
– Adapté aux Grandes Entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarif élevé
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Concepteur de Workflow low-code
Le concepteur de workflow est un moteur de processus puissant mais qui peut devenir rapidement complexe. Il demande tout de même à avoir un certain niveau de maîtrise pour déployer tout son potentiel. Comme les autres alternatives de workflow app, il est visuel et permet de gérer les conditions.
Nintex, la Rolls-Royce des workflow apps
Tarifs sur devis entre $1 500 et $2 500 /mois – Pas d’essai gratuit
Prise en main :
Low-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐
Clients :
Grande entreprise
Nintex s’est établi comme un acteur majeur dans l’automatisation des processus d’entreprise, en se concentrant particulièrement sur les besoins des grandes organisations. La plateforme se distingue par sa capacité à automatiser des processus complexes tout en restant accessible aux utilisateurs métiers.
Sa force réside dans sa capacité à orchestrer des workflows sophistiqués à l’échelle de l’entreprise, en s’intégrant parfaitement avec les environnements Microsoft, notamment SharePoint et Office 365, très présents dans les grandes organisations.
Synthèse sur Nintex :
– Adapté aux Grandes Entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarifs Élevés
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Concepteur de Workflow low-code
Nintex permet de digitaliser des processus complexes. Son concepteur amène la sécurité et la robustesse que les services informatiques de grandes entreprises attendent.
Prise en main :
Low-code
No-code limité
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐
Clients :
PME avec service informatique
Grande entreprise
Avec plus de deux décennies d’expérience, ProcessMaker s’est forgé une réputation solide auprès des grandes entreprises. Sa particularité réside dans son approche hybride : les équipes métiers peuvent modéliser leurs processus de façon autonome, avant que les développeurs ne prennent le relais pour les optimisations techniques.
L’outil excelle dans la création d’applications métiers complexes, tout en maintenant une interface accessible aux utilisateurs finaux. Son intégration poussée avec les suites bureautiques populaires (Google Workspace, Microsoft 365) et les principaux CRM facilite son adoption dans les environnements d’entreprise existants.
Synthèse sur ProcessMaker :
– Adapté aux grandes entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarifs Élevés
Concepteur de Workflow low-code
ProcessMaker embarque des fonctionnalités de cartographie BPMN des processus des entreprises. Grâce à son moteur no-code, il est facile de représenter le fonctionnement d’une organisation. La conception totale de la workflow app est demande une maîtrise des technologies no-code.
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Née au Brésil en 2015, la workflow app Heflo se positionne comme un facilitateur de l’automatisation des processus pour les entreprises de toutes tailles. Son respect des normes BPMN (Business Process Model and Notation) en fait un choix pertinent pour les organisations soucieuses de standardisation. Néanmoins cette standardisation, n’est pas obligatoire et peut être trop complexe pour les PME.
Par ailleurs, la plateforme se distingue par sa capacité à transformer rapidement des modélisations théoriques en outils opérationnels. Les tableaux de bord intégrés offrent une visibilité précieuse sur l’efficacité des processus, permettant aux managers d’identifier rapidement les opportunités d’optimisation.
Synthèse sur Heflo :
– Modélisation de processus
– No-code et automatisation simple
– Tarifs inconnus
Concepteur de Workflow low-code
Heflo propose un outil de modélisation 100% personnalisable selon votre savoir-faire. Il suit notamment les normes BPMN. Vous pouvez gérer conditions et processus complexes
Tableau comparatif de workflow app
Lapala
Workflow app visuel, simple à prendre en main et parfaitement adaptée aux PME
À partir de $39/mois sans limite d’utilisateurs
Version gratuite disponible
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐⭐
Kissflow
Panel complet de solutions low-code pour les PME ayant un service informatique
À partir de $1,500/mois pour 50 utilisateurs
Période d’essai de 30 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐
Process Street
Approche workflow par checklist avec intégration IA
À partir de $100/mois pour 5 utilisateurs
Période d’essai de 14 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Pipefy
Approche visuelle basée sur Kanban pour le suivi et la réalisation des tâches
À partir de $24/mois par utilisateur
Période d’essai de 14 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Appian
Solution low-code avancée pour intégrations complexes et haute sécurité
À partir de $2,000/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Nintex
Solution low-code pour les grandes entreprises
Entre $1,500 et $2,500/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Processmaker
Approche hybride permettant modélisation BPMN et optimisation technique
Entre $1,300 et $2,300/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐
Heflo
Modélisation conforme aux normes BPMN
À partir de $90/mois
Période d’essai de 30 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Comment choisir la meilleure workflow app pour votre entreprise ?
- No-code ou low-code. Si vous êtes dans une entreprise sans service informatique ou avec un service informatique peu disponible, il est préférable de choisir une workflow app no-code. Par ailleurs, si vous avez accès à des développeurs informatiques, vous pouvez choisir une solution low-code ou no-code.
- Ergonomie du concepteur de workflow. De nombreuses solutions peuvent être testées en période d’essai gratuite. Il sera important d’évaluer la prise en main des outils de création. Plus l’outil est intuitif, moins le temps de formation sera élevé.
- Facilité d’utilisation au quotidien pour les utilisateurs. Une fois que vous aurez construit un premier processus, il sera dans les mains des équipes. Cet outil est censé leur améliorer le confort au travail et leur faire gagner du temps. Si c’est l’inverse, il y a des questions à se poser.
- Intégration à vos logiciels existants. Assurez-vous auprès de l’entreprise que vos logiciels existants peuvent être connectés à leur workflow app via des connecteurs natifs ou via API Rest.
- Prix adapté. Certaines solutions ont des tarifs progressifs qui vous permet d’aller pas à pas, d’autres ont une barrière à l’entrée plus importante et des prix moins transparents. A vous de choisir le plus pertinent selon vos besoins.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’une workflow app ?
Concepteur Workflow 100% personnalisé
Créez des workflows opérationnels simples ou complexes en intégrant des tâches manuelles et des automatisations
Concepteur de formulaire complet
Les formulaires seront vos interfaces pour simplifier les saisies de vos équipes. Ainsi, vous pouvez faciliter leur travail et les guider.
Ré-affichage de data sur tout le workflow
Vous pouvez à chaque étape des données ayant été saisies précédemment ou des données existantes dans vos logiciels.
Attribution automatique des tâches
Cette automatisation permet de pousser la bonne tâche au bon moment à la bonne personne sans clic inutile
Gestion des données
Les meilleures workflow apps permettent de choisir où sont stockées vos données. Dans le logiciel lui-même ou sur vos logiciels existants
Accès à des modèles
Les modèles peuvent être la base de construction de vos processus. Ils permettent de facilement atteindre de premiers résultats
Suivi et traçabilité
Les managers ont accès à des fonctionnalités de suivi opérationnel pour faciliter les prises de décisions.
Interface de collaboration
Toutes vos équipes ont accès aux expériences guidées en ayant accès à un interface très intuitive ne nécessitant pas de formation
Exemples d’utilisation d’une workflow app
Vous en avez assez des process manuels qui ralentissent votre entreprise ? Découvrez des exemples de transformation d’opérations quotidiennes grâce à des workflow apps.
Exemple 1 – Workflow d’approbation des achats
Votre service achats croule sous les emails de validation ? Vos équipes attendent des jours pour faire approuver leurs commandes ? Plus maintenant. Avec un workflow d’achat automatisé, chaque demande suit un circuit clair : le bon acheteur est notifié immédiatement, les validations se font en quelques clics, et tout est archivé automatiquement. Résultat : des achats validés en quelques heures au lieu de plusieurs jours.
Exemple 2 – Workflow de gestion des interventions
Imaginez : vos techniciens reçoivent leurs missions directement sur leur téléphone, avec toutes les infos nécessaires. Ils peuvent remplir leurs rapports en direct, photos à l’appui. Pendant ce temps, vos clients suivent en temps réel l’avancement de leur intervention. Plus besoin de jongler entre les appels et les emails : tout est centralisé et accessible en un clic.
Exemple 3 – Opérations liées à la gestion des factures fournisseurs
Terminé les factures qui traînent sur les bureaux ! Aujourd’hui, dès réception, vos factures sont scannées, les données importantes sont extraites automatiquement, et le bon valideur est notifié. Votre comptable gagne un temps fou, les paiements sont plus rapides, et vos fournisseurs sont ravis. En plus, au moment des clôtures, tout est déjà classé et organisé.
Exemple 4 – Workflow de saisies d’une note de frais
Plus besoin de garder ses tickets froissés pendant des semaines : vos collaborateurs les prennent en photo avec leur smartphone, et la magie opère. Les montants sont reconnus, les catégories sont remplies automatiquement, et la note part directement en validation. Votre service comptable peut enfin se concentrer sur des tâches plus importantes que la vérification de tickets de parking.
Exemple 5 – Gestion des demandes administratives en partie automatisées
Un workflow pour rationaliser la façon de traiter les demandes administratives externes ou internes à votre entreprise. Les tâches sont distribuées sans effort inutile. La recherche d’information est efficace et sans friction. Les temps de traitement sont accélérés et la qualité améliorée. Cela augmente par ailleurs la satisfaction client.
Pour résumer
Les workflow apps représentent aujourd’hui une solution simple et très efficace pour les PME souhaitant optimiser leurs processus. La démocratisation de ces outils, notamment grâce aux solutions no-code, permet d’accéder à des fonctionnalités autrefois réservées aux grandes entreprises.
Le marché offre une grande variété de solutions, allant des plus simples aux plus sophistiquées, avec des positionnements et des tarifs adaptés à différents besoins. Des solutions comme Lapala se distinguent par leur accessibilité et leur simplicité d’utilisation, tandis que d’autres comme Appian ou Nintex ciblent les besoins plus complexes des grandes organisations.
Le choix d’une workflow app doit se faire en fonction de critères clés tels que les besoins en matière de personnalisation, les compétences techniques disponibles en interne, la facilité d’utilisation, les possibilités d’intégration avec les systèmes existants, et bien sûr le budget. L’objectif final reste le même : automatiser les tâches répétitives, fluidifier les processus et permettre aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Vous savez tout sur les workflow app, maintenant c’est à vous de jouer !
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