Workato : intégration des logiciels & automatisation des processus

7 minutes
Workato

Workato est une plateforme d’automatisation des processus métier qui intègre tous les logiciels pertinents de votre entreprise (ERP, CRM, SIRH, gestion de projet, ticketing…).

La plateforme Workato utilise des concepteurs no-code et low-code permettant, sur le papier, à des profils non techniques de pouvoir créer leurs propres automatisations. Néanmoins, même s’il n’y a pas besoin de savoir coder pour l’utiliser, Workato est tout de même destiné aux collaborateurs d’une DSI.

Sans directement parler d’efficience opérationnelle, rentabilité, résilience ou encore productivité, cet article vous permettra de savoir si Workato est fait OU NON pour votre entreprise.

Découvrir les alternatives à Workato

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Présentation de Workato

Workato est une société américaine créée en 2013 à San Francisco. L’analyste Gartner le classe dans la case IPaaS (Integration Platform as a Service). Néanmoins, vous verrez que Workato propose des fonctionnalités beaucoup plus larges comme l’automatisation de tâches et de workflows.

Vidéo de présentation de Workato

3 exemples de cas d’usage

Administration des ventes

En connectant tous vos outils commerciaux et marketing. Vous pouvez enrichir votre CRM, générer des devis issus de vos outils de chiffrage, les envoyer automatiquement au prospect, les ranger, les renommer dans un drive, mettre à jour le statut dans le CRM, relancer le prospect et tout cela sans effort. Le commercial pourra se concentrer sur ce qui a le plus de valeur : la relation avec les clients et la construction de l’offre.

Processus d’achat

En intégrant vos logiciels de suivi des stocks, de planification des opérations et vos outils comptables, vous pourrez créer un circuit dynamique d’approbation d’achats, déclenché par un certain niveau de stocks ou de commandes. De plus, Workato pourrait traiter la gestion et le pilotage des fournisseurs tout au long du processus, ainsi que le traitement du paiement de la facture fournisseur.

RH

Suite à un processus de recrutement qui peut également être géré avec Workato. Vous pouvez automatiser de nombreuses tâches de l’onboarding d’un nouveau collaborateur comme la génération du contrat, sa signature, la commande d’un ordinateur, la création de comptes dans les différents logiciels de l’entreprise, la programmation des formations métier et toute autre étape pertinente.

Ses 3 principales fonctionnalités

Le logiciel Workato se compose de 3 fonctionnalités majeures :

  • L’intégration des applications et logiciels d’une entreprise via des connecteurs natifs ou des API. Vous pouvez alors connecter des logiciels comme Salesforce, Slack, Google Sheets, Excel, Sage, Zendesk, SAP, Hubspot, Jira, Netsuite, Docusign…
  • L’automatisation de tâches dans des processus internes à une organisation. Une automatisation se décompose en 2 parties :
    • Un unique déclencheur (ou trigger). Par exemple la réception d’un email dont l’objet du mail contient le mot « Demande ».
    • Un ensemble d’actions qui s’enchaînent de manière linéaire sans retour en arrière possible. Des conditions et filtres sont tout de même possibles pour créer des cheminements différents selon des critères paramétrables. Par exemple, si la demande contient le mot logistique alors la demande est envoyée à Marc, sinon une transaction est créée dans l’outil de ticketing de l’entreprise
  • La création et la gestion de base de données et d’applications ou d’interfaces utilisateurs pour permettre de digitaliser simplement certaines activités.

Ses fonctionnalités sont gérées grâce à des concepteurs no-code et low-code qui permettent de créer facilement et sans compétence en code des applications pour couvrir les besoins internes à la DSI ou ceux des directions métiers.

Pour quel type d’entreprises est conçu Workato

A l’instar de Microsoft Power Automate, Workato est un outil pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs ayant une DSI en interne, ou ayant les moyens (budget et temps) de faire appel à des prestataires Workato.

En effet, même si les concepteurs sont no-code et low-code (donc ne nécessite pas ou peu de compétences en développement informatique). Le travail d’automatisation des processus demande tout de même un certain niveau de connaissance et de compétence. Cette contrainte est notamment liée à la complexité d’architecture du SI, la maintenance du système et à la gestion des évolutions fonctionnelles.

Si vous avez moins de 500 collaborateurs, nous vous conseillons de regarder du côté d’outils comme Lapala ou Zapier. Nous avons d’ailleurs écrit un article comparatif de tous les logiciels d’automatisation.

Quels sont les avantages de Workato

Le principal avantage et défaut : son prix et son retour sur investissement

Les inconvénients de Workato

Exemples d’automatisation et digitalisation

Workato permet de couvrir de nombreux périmètres de l’administration des ventes à la logistique, en passant par les achats, les RH, le service client…

Administration des ventes

  • Création, envoi, relance et signature de devis
  • Idem pour des factures
  • Idem pour des contrats
  • Reportings commerciaux automatisés

Comptabilité

  • Pilotage des paiements
  • Relance des paiements
  • Suivi des encaissements
  • Import des factures dans le logiciel comptable
  • Gestion des notes de frais

Marketing / Ventes

  • Identification automatique d’opportunités
  • Qualification des demandes dans le CRM
  • Collecte d’informations
  • Prise de rendez-vous

Service client

  • Qualification des demandes
  • Traitement de certaines demandes clients
  • Envoi de questionnaires
  • Reporting
  • Suivi d’indicateurs de qualité

Gestion production

  • Alerte et relance
  • Collecte de données
  • Saisies automatisées
  • Mise au propre des notes
  • Planification

Achats

  • Suivi des stocks
  • Alerte et notification
  • Saisies de commandes
  • Pilotage du circuit de validation

RH

  • Notifications liées au processus de recrutement
  • Gestion du processus de demande de congés
  • Gestion de l’onboarding

Systèmes d’information

  • Qualification des demandes d’assistance
  • Traitement de certains tickets
  • Alertes de sécurité informatique

La première prise en main de l’outil

Si vous pensez que Workato n’est pas fait pour vous, laissez-nous vous présenter Lapala

Voici un exemple de cas d’usage sur l’administration des ventes dans Lapala.

Sa prise en main est simple, intuitive et no-code. Son paramétrage n’est pas dépendant d’équipes techniques ou de la DSI.


Vous savez maintenant tout sur Workato. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !

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