Workato est une plateforme d’automatisation des processus métier qui intègre tous les logiciels pertinents de votre entreprise (ERP, CRM, SIRH, gestion de projet, ticketing…).
La plateforme Workato utilise des concepteurs no-code et low-code permettant, sur le papier, à des profils non techniques de pouvoir créer leurs propres automatisations. Néanmoins, même s’il n’y a pas besoin de savoir coder pour l’utiliser, Workato est tout de même destiné aux collaborateurs d’une DSI.
Sans directement parler d’efficience opérationnelle, rentabilité, résilience ou encore productivité, cet article vous permettra de savoir si Workato est fait OU NON pour votre entreprise.
Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article sur Workato
Workato est en général utilisé par les entreprises de plus de 500 collaborateurs. Si c’est votre cas, vous êtes au bon endroit pour découvrir Workato. Si vous êtes moins de 500, il existe d’autres alternatives que nous avons listées dans un article comparatif.
Contactez-nous si vous pensez que nous avons commis une erreur dans cet article
Présentation de Workato
Workato est une société américaine créée en 2013 à San Francisco. L’analyste Gartner le classe dans la case IPaaS (Integration Platform as a Service). Néanmoins, vous verrez que Workato propose des fonctionnalités beaucoup plus larges comme l’automatisation de tâches et de workflows.
3 exemples de cas d’usage
Administration des ventes
En connectant tous vos outils commerciaux et marketing. Vous pouvez enrichir votre CRM, générer des devis issus de vos outils de chiffrage, les envoyer automatiquement au prospect, les ranger, les renommer dans un drive, mettre à jour le statut dans le CRM, relancer le prospect et tout cela sans effort. Le commercial pourra se concentrer sur ce qui a le plus de valeur : la relation avec les clients et la construction de l’offre.
Processus d’achat
En intégrant vos logiciels de suivi des stocks, de planification des opérations et vos outils comptables, vous pourrez créer un circuit dynamique d’approbation d’achats, déclenché par un certain niveau de stocks ou de commandes. De plus, Workato pourrait traiter la gestion et le pilotage des fournisseurs tout au long du processus, ainsi que le traitement du paiement de la facture fournisseur.
RH
Suite à un processus de recrutement qui peut également être géré avec Workato. Vous pouvez automatiser de nombreuses tâches de l’onboarding d’un nouveau collaborateur comme la génération du contrat, sa signature, la commande d’un ordinateur, la création de comptes dans les différents logiciels de l’entreprise, la programmation des formations métier et toute autre étape pertinente.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Ses 3 principales fonctionnalités
Le logiciel Workato se compose de 3 fonctionnalités majeures :
- L’intégration des applications et logiciels d’une entreprise via des connecteurs natifs ou des API. Vous pouvez alors connecter des logiciels comme Salesforce, Slack, Google Sheets, Excel, Sage, Zendesk, SAP, Hubspot, Jira, Netsuite, Docusign…
- L’automatisation de tâches dans des processus internes à une organisation. Une automatisation se décompose en 2 parties :
- Un unique déclencheur (ou trigger). Par exemple la réception d’un email dont l’objet du mail contient le mot « Demande ».
- Un ensemble d’actions qui s’enchaînent de manière linéaire sans retour en arrière possible. Des conditions et filtres sont tout de même possibles pour créer des cheminements différents selon des critères paramétrables. Par exemple, si la demande contient le mot logistique alors la demande est envoyée à Marc, sinon une transaction est créée dans l’outil de ticketing de l’entreprise
- La création et la gestion de base de données et d’applications ou d’interfaces utilisateurs pour permettre de digitaliser simplement certaines activités.
Ses fonctionnalités sont gérées grâce à des concepteurs no-code et low-code qui permettent de créer facilement et sans compétence en code des applications pour couvrir les besoins internes à la DSI ou ceux des directions métiers.
Pour quel type d’entreprises est conçu Workato
A l’instar de Microsoft Power Automate, Workato est un outil pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs ayant une DSI en interne, ou ayant les moyens (budget et temps) de faire appel à des prestataires Workato.
En effet, même si les concepteurs sont no-code et low-code (donc ne nécessite pas ou peu de compétences en développement informatique). Le travail d’automatisation des processus demande tout de même un certain niveau de connaissance et de compétence. Cette contrainte est notamment liée à la complexité d’architecture du SI, la maintenance du système et à la gestion des évolutions fonctionnelles.
Si vous avez moins de 500 collaborateurs, nous vous conseillons de regarder du côté d’outils comme Lapala ou Zapier. Nous avons d’ailleurs écrit un article comparatif de tous les logiciels d’automatisation.
Quels sont les avantages de Workato
- Meilleure maîtrise et interconnexions simplifiées de tous les logiciels utilisés dans une entreprise.
- Sortir des ergonomies alambiquées des logiciels pour créer une expérience utilisateur centrée sur l’essentiel en cumulant mini applications dédiées, tableaux de bord, formulaires, workflows, bases de données et tâches automatisées.
- Workato propose des modèles packagés pour permettre de prendre en main plus facilement l’outil
- Réaliser des projets informatiques beaucoup plus rapidement, facilitant l’innovation dans les directions métiers. C’est une réelle alternative aux développements spécifiques réalisés sur les couvrir les manquements fonctionnels entre les logiciels existants, ERP, CRM, SIRH… Workato communique sur une réduction par 4 du temps de mise en production.
- Des concepteurs intuitifs (no-code et low-code).
- Une plateforme sécurisée (SOC 2 Type 2) avec des fonctionnalités de gouvernances poussées.
Le principal avantage et défaut : son prix et son retour sur investissement
Sur le site de Workato, vous ne trouverez pas son prix. Néanmoins, nous pouvons trouver des informations sur internet sur les différents tarifs. Le premier prix de Workato est de 10 000 euros par an (soit environ 800 euros). Mais sachez que ce n’est que le prix d’appel avec des fonctions limitées. Les autres pricings ne sont pas publiques.
Néanmoins le prix est dans certains cas un non sujet. En effet, le principal avantage de Workato est son côté ROIste, c’est à dire centré sur le retour sur investissement. Par exemple si un processus Workato vous permet de faire gagner 1 jour par mois à toute l’entreprise. Si un jour de salarié coûte 100 euros à une entreprise de 500 personnes. Alors Workato fait gagner 50 000 euros par mois. Pour calculer le ROI, il faut ensuite identifier combien a coûté la mise en place du processus (travail de la DSI, conduite du changement aux équipes…) et prendre en compte le coût mensuel de l’outil.
Les inconvénients de Workato
- Workato est à la fois un outil qui permet l’agilité grâce à des temps de développement plus courts. Néanmoins selon l’organisation de la DSI, sa disponibilité, voire la relation de la DSI avec les métiers, cette agilité peut disparaître. Rien que la semaine dernière, un client de Workato m’a partagé devoir attendre 6 mois avant que la DSI ne puisse étudier son besoin d’automatisation.
- Plus un risque qu’un inconvénient : Certes les temps de mise en production sont beaucoup plus courts mais la DSI, selon les choix de paramétrage, peut vite s’enlisser dans une relative complexité technique et passer plus de temps à maintenir qu’à faire évoluer
- Ce n’est pas vraiment fait pour les entreprises de moins de 500 collaborateurs. Tant en terme de compétence pour gérer Workato qu’en terme de prix.
Exemples d’automatisation et digitalisation
Workato permet de couvrir de nombreux périmètres de l’administration des ventes à la logistique, en passant par les achats, les RH, le service client…
Administration des ventes
- Création, envoi, relance et signature de devis
- Idem pour des factures
- Idem pour des contrats
- Reportings commerciaux automatisés
Comptabilité
- Pilotage des paiements
- Relance des paiements
- Suivi des encaissements
- Import des factures dans le logiciel comptable
- Gestion des notes de frais
Marketing / Ventes
- Identification automatique d’opportunités
- Qualification des demandes dans le CRM
- Collecte d’informations
- Prise de rendez-vous
Service client
- Qualification des demandes
- Traitement de certaines demandes clients
- Envoi de questionnaires
- Reporting
- Suivi d’indicateurs de qualité
Gestion production
- Alerte et relance
- Collecte de données
- Saisies automatisées
- Mise au propre des notes
- Planification
Achats
- Suivi des stocks
- Alerte et notification
- Saisies de commandes
- Pilotage du circuit de validation
RH
- Notifications liées au processus de recrutement
- Gestion du processus de demande de congés
- Gestion de l’onboarding
Systèmes d’information
- Qualification des demandes d’assistance
- Traitement de certains tickets
- Alertes de sécurité informatique
La première prise en main de l’outil
Si vous pensez que Workato n’est pas fait pour vous, laissez-nous vous présenter Lapala
Lapapa, la plateforme d’automatisation centrée sur l’humain
Sa prise en main est simple, intuitive et no-code. Son paramétrage n’est pas dépendant d’équipes techniques ou de la DSI.
Vous savez maintenant tout sur Workato. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
Laisser un commentaire