La gestion des achats en entreprise est en pleine mutation. Les entreprises cherchent à obtenir un meilleur contrôle de leurs dépenses, une collaboration saine avec leurs fournisseurs et une meilleure efficacité opérationnelle. Par ailleurs, il n’a jamais été aussi simple de mettre en place des logiciels Achats, quelle que soit leur taille, de nouvelles solutions ont émergé, offrant flexibilité, ergonomie et tarifs adaptés pour leur client, même pour les PME qui n’ont pas d’équipe informatique. La transformation des Achats est donc désormais au cœur de la stratégie de compétitivité des organisations, grandes ou petites.
La transformation des Achats est alors un levier d’optimisation fort permettant de réduire les coûts, d’améliorer la qualité et de gagner en contrôle et visibilité.
Dans cet article, nous vous présenterons la théorie autour de la transformation des Achats, les raisons de se transformer, les bonnes pratiques et les tendances du marché comme l’utilisation du logiciel Achats Lapala.
Qu’est-ce que la Transformation des Achats ?
La transformation des Achats est un processus stratégique consistant à digitaliser et automatiser les activités achats dans une entreprise. Cette transformation a alors un impact sur les méthodes, les outils, les relations avec les fournisseurs, le suivi de la consommation des budgets.
La transformation des achats est en général décidée lorsque l’entreprise arrive à saturation des processus manuels et de perte de productivité dans les saisies, les recherches d’information, le suivi et le contrôle des opérations. Lorsque les échanges verbaux, par mail, les formulaires papier ou les tableurs Excel ont fait leur temps. Lorsque les goulots d’étranglement sont trop nombreux à cause de doublons, d’oublis d’approbation, de manque de communication…
Cette transformation se traduit principalement par l’adoption d’un logiciel de gestion des Achats qui permet de gagner en efficacité, traçabilité et collaboration pour les employés, les dirigeants et les fournisseurs.
Par ailleurs, ces nouvelles solutions induisent naturellement un renforcement du suivi et du pilotage que les managers et directeurs apprécient particulièrement. En effet, en temps réel, ils ont accès à des indicateurs financiers et opérationnels qui leur permettent de prendre les bonnes décisions.
Pourquoi la Transformation des Achats est-elle importante ?
Réduction des coûts et amélioration de la rentabilité
La transformation des Achats permet de détecter les opportunités : expérience guidée et automatisations pour la saisie des demandes d’achat et la gestion des commandes, circuit d’approbation efficace, rationalisation du panel fournisseurs, meilleure négociation des contrats-cadres, mutualisation des achats entre différentes entités…
Maîtrise des risques
Les ruptures de stock, les défaillances fournisseurs ou encore les fraudes coûtent cher à une organisation. Les logiciels Achats permettent la mise en place de dispositifs de surveillance automatisés. Quand les processus sont digitalisés, il devient plus simple de traquer des anomalies, de suivre en temps réel les évolutions de prix ou de repérer un risque de surstock.
Innovation et création de valeur
La transformation des Achats peut devenir un moteur d’innovation. De plus en plus d’entreprises commencent leur transformation digitale complète par les achats car elle est une transformation relativement simple, rapide en retour sur investissement et fédératrice auprès des équipes grâce au confort de travail qu’elle apporte.
Transparence et contrôle
Un logiciel de gestion des achats centralisent l’ensemble des demandes d’achat, des commandes et des factures. Cela permet d’avoir une visibilité forte sur le processus achat et de gagner en contrôle. Le suivi et la recherche d’information devient simple et saine dans les équipes alors qu’elles pouvaient être sujet à des tensions.
Les piliers de la Transformation des Achats
La vision et la gouvernance
- Démarche qui doit partir des dirigeants et managers
- Définir des objectifs clairs
- Mettre en place une gouvernance adaptée : circuit de décisions, reporting régulier, implication de la direction générale.
La digitalisation et l’automatisation
- Digitaliser le processus de demande d’achat et de gestion des commandes
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (relances, saisies multiples, recherches d’information).
- Connecter ERP, logiciel comptabilité…
Pénurie des équipes informatiques
Veiller à ne pas être dépendant des équipes informatiques ou intégrateurs pour votre transformation des achats. Il existe maintenant des logiciels modernes et puissants qui permettent une personnalisation no-code
Conduite du changement
Impliquer tôt les équipes, communiquer les bénéfices et mettre en place un accompagnement au changement. Par chance, la nouvelle génération des logiciels Achats sont très ergonomiques et réduisent fortement les temps de formation.
La collaboration avec les parties prenantes
- Impliquer les équipes internes pour éviter le cloisonnement.
- Renforcer le partenariat avec les fournisseurs.
- Gérer la relation client-fournisseur de manière plus horizontale et transparente.
Amélioration continue
- Mettre en place des indicateurs financiers
- Suivre les indicateurs non financiers.
- Auditer régulièrement les processus pour repérer de nouveaux axes d’optimisation et adapter la feuille de route.
Principaux défis et solutions de la transformation des achats
- Silos et problèmes de communication
Les activités Achats sont liés à la finance, la production, la logistique, le juridique… Sans communication fluide, impossible d’aligner les objectifs. Une plateforme de gestion des achats centralisée comme lapala, peut casser ces silos et partager l’information en temps réel. - Complexité des systèmes et intégrations
Les services Achats utilisent parfois plusieurs outils (ERP, logiciel comptabilité, tableurs Excel, bases de données fournisseurs…). Relier ces outils est souvent complexe et coûteux. Un véritable plan d’intégration doit être anticipé dès le début de la transformation. - Manque de leadership et de sponsor en interne
Pour réussir, un projet de transformation a besoin d’un sponsor au niveau de la direction, capable de porter le sujet, d’allouer les ressources et de faire respecter les décisions en cas de réticences internes.
Les étapes d’une transformation réussie
Voici un canevas pour conduire la transformation des Achats :
- Diagnostic et définition de la stratégie
- Audit des processus existants
- Identification des points de friction : délais, coûts, insatisfaction interne, erreurs de commande, manque de traçabilité, etc.
- Définition d’objectifs mesurables (KPI opérationnels et financiers).
- Sélection d’un sponsor interne et constitution d’une équipe projet.
- Choix d’un logiciel de gestion des achats et implémentation
- Comparer les éditeurs de logiciel Achats
- Réaliser les connexions avec le SI existant : ERP, logiciels financiers, systèmes logistiques.
- Paramétrer l’expérience guidée d’achat et les workflows d’approbation en fonction de la politique interne.
- Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025
- Accompagnement du changement
- Organiser des sessions de formation ou de sensibilisation pour les équipes. Certains logiciels Achats modernes et ergonomiques ne nécessite quasiment pas de formation.
- Communiquer sur les bénéfices attendus (efficacité, confort au travail, gain de temps…), répondre aux craintes.
- Piloter la performance et ajuster en continu
- Mettre en place des tableaux de bord accessibles, assurant un suivi des gains réalisés.
- Gérer des itérations : si un point du processus n’atteint pas les objectifs, le corriger immédiatement. Grâce aux logiciels modernes no-code, cette phase peut être très rapide.
- Auditer régulièrement la chaîne d’approvisionnement pour identifier de nouveaux leviers.
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025
Les tendances actuelles de la transformation des achats
Approche orientée « Expérience Utilisateur »
On constate que les directions cherchent désormais des solutions simples et intuitives pour les utilisateurs internes. Un employé qui fait une demande d’achat ponctuelle ne doit pas se retrouver perdu dans un logiciel trop complexe. Simplifier l’expérience et automatiser l’enchaînement des tâches (workflow) sont donc des points cruciaux.
Focus sur la durabilité
La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) devient un critère central dans la sélection et la collaboration avec les fournisseurs. L’acheteur ne recherche plus uniquement le meilleur prix, mais aussi un impact positif sur la société et l’environnement.
Intelligence Artificielle (IA) et Data Analytics
Certains logiciels permettent déjà de détecter des anomalies dans les demandes d’achat, de prévoir l’évolution des prix des matières premières ou de suggérer des pistes d’optimisation. L’IA facilite aussi le traitement de gros volumes de données (factures, historiques de commande…) et améliore la précision des prévisions.
Collaboration et écosystème
La transformation n’est plus centrée sur l’entreprise seule, mais sur l’écosystème dans lequel elle s’inscrit : fournisseurs, sous-traitants, partenaires, clients. Les outils collaboratifs et les plateformes basées sur le cloud facilitent cet échange en temps réel des données.
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel Achats comme Lapala
Dans l’écosystème des solutions logicielles, un outil comme Lapala se démarque pour digitaliser de bout en bout le parcours Achats et l’automatiser sans avoir à mobiliser d’importantes ressources techniques.
1. De la demande d’achat à la facturation, un parcours fluide
- Centraliser les demandes d’achat : Lapala propose un formulaire en ligne, directement connecté à votre ERP ou logiciel financier, évitant ainsi la multiplication des e-mails et fichiers Excel dispersés.
- Automatiser les circuits d’approbation : selon le montant ou la catégorie d’achat, le workflow sollicite automatiquement un manager, un directeur ou un responsable Achats. Les validations sont tracées, les données consolidées sans effort.
- Gérer le cycle de vie de la commande : Une fois validée, la demande devient un bon de commande. Lapala envoie automatiquement la commande au fournisseur, range les documents (devis, contrat, bon de réception), et met à jour l’ERP. Puis la gestion de la réception, de la vérification de la commande et du paiement de la facture est également incluse dans le processus Lapala.
2. Contrôle budgétaire et performance en temps réel
- Tableaux de bord personnalisés : Les directeurs et managers peuvent suivre en direct l’état des dépenses, identifier où se situent les plus gros leviers de réduction des coûts et repérer d’éventuels risques (budget dépassé, anomalies de commande).
- Notifications et alertes automatisées : Avec Lapala, c’est la bonne tâche, au bon moment, à la bonne personne, sans clic inutile.
- Analyse croisée : Sur la plateforme, on peut exploiter les données Achats, Facturation et Comptabilité pour évaluer la rentabilité de chaque fournisseur ou de chaque catégorie de dépense.
3. Conformité et traçabilité
- Histoire d’audit claire : Chaque demande, chaque étape de validation, chaque pièce jointe est historisée. Plus besoin de courir après les e-mails et les signatures papier.
- Réduction du risque de fraude : Le circuit de validation paramétrable évite les dérives (un employé qui passe commande sans autorisation). La traçabilité totale limite les risques de factures fictives.
4. Évolutivité sans code
- Adaptation aux spécificités de chaque entreprise : Contrairement à des solutions trop rigides, Lapala propose une approche no-code. On peut créer, modifier ou supprimer des champs, des étapes, des règles de validation en quelques clics, sans recourir à un service informatique externe.
- ROI rapide : La mise en place est rapide. Les formations sont légères car l’interface est intuitive. Les équipes adoptent plus facilement l’outil puisqu’il est conçu pour elles, et non l’inverse.
5. L’impact sur les équipes
- Recentrement sur la valeur ajoutée : Les équipes ne font plus de ressaisies dans Excel ou dans l’ERP, elles se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée
- Collaboration renforcée et climat sain : Les services peuvent déposer leurs besoins, suivre l’état d’avancement en temps réel, commenter ou remonter un problème. Il n’y a plus de frustrations.
- Alignement stratégique : La direction et les managers peuvent comparer en temps réel la performance opérationnelle (respect des délais, qualité) et financière (coût, marge). Ce suivi facilite la prise de décision et l’adaptation de la stratégie.
Conclusion – Transformation des achats
La digitalisation joue un rôle moteur dans la transformation des achats. Les solutions de Procure-to-Pay, l’analytique et l’IA sont autant de facteurs de différenciation. Leur adoption permet de gagner en visibilité, de sécuriser les opérations et de réduire drastiquement les délais.
Par ailleurs, l’innovation technologique doit être pensée de manière globale. En digitalisant et automatisant en partie les processus Achats de bout en bout (demandes d’achat, bons de commande, factures, paiements), on fluidifie toute la chaîne de la création de valeur jusqu’au client final.
Avec un logiciel Achats comme Lapala, il devient envisageable, même pour une PME, de bénéficier rapidement d’un degré de maturité numérique élevé sans investissement lourd en ressources techniques. Les équipes s’approprient facilement l’outil, les workflows sont construits sur-mesure, et la gouvernance Achats s’en retrouve grandement améliorée.
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