Les tâches administratives sont des activités nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Du traitement des demandes entrantes, à la gestion des devis/ factures en passant par l’archivage, la saisie et la mise à jour de logiciels et tableurs, elles impactent toute l’organisation. Porté directement par les métiers ou par un assistant administratif, l’optimisation de ces tâches est donc clé pour une entreprise.
Dans cet article, nous vous partagerons des conseils et des automatisations qui libèreront vos équipes des tâches répétitives, chronophages et rébarbatives, pour leur permettre de se concentrer sur le plus important. Ces optimisations permettront d’améliorer simplement la rentabilité et la satisfaction client.
C’est quoi les tâches administratives ?
Définition – Tâches administratives
Les tâches administratives représentent toutes les activités supports aux tâches métier. La principale différence est qu’elles n’ont pas une valeur ajoutée direct pour le client mais sont nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise.
Par exemple, l’archivage de documents, le suivi des factures et de paiement ne sont pas obligatoires pour satisfaire un client. Mais sans ces tâches, une organisation ne pourrait pas fonctionner de manière efficace et rentable.
Quelles sont les activités administratives ?
Une activité est un ensemble de tâches. Ces activités peuvent être réalisées par un assistant administratif ou par des responsables métier selon les contextes d’organisation.
Administration des ventes
- Gestion des devis
- Contractualisation
- Gestion des factures
Relation avec les organismes sociaux
- Déclaration d’activités
- Déclaration des mouvements de personnel
- Demande de subventions
Administration du personnel
- Gestion dossiers du personnel
- Gestion des visites médicales
- Suivi des contrats de travail
Gestion des locaux et matériel
- Entretien des locaux
- Gestion des assurances
- Gestion des contrats de maintenance
Administration des Ressources humaines
- Administratif nouvel arrivant
- Gestion de la Paie
- Gestion des absences et congés
Autres activités administratives
- Gestion des courriers
- Gestion des achats
- Archivages
Exemples de processus et leurs tâches administratives
Gestion des factures fournisseurs
- Réception de la facture
- Vérification auprès de l’acheteur
- Imputation
- Paiement au fournisseur
- Archivage, dématérialisé ou non
Traitement du courrier
- Réception et tri
- Dématérialisation (si existant)
- Distribution
- Traitement
- Archivage
Gestion de la paie
- Établissement des fiches de paie
- Déclaration des charges sociales
- Paiement des salaires
- Gestion des remboursements des notes de frais
Gestion des congés
- Demande de congés
- Validation du congé
- Communication de la validation
- Saisie du congé dans le logiciel RH
- Mise à jour sur la fiche de paie
Administration des ventes
- Facturation
- Encaissement des acomptes
- Gestion des relances
- Encaissement des soldes
- Mise à jour CRM, ERP
Le rôle d’assistant administratif
Pour aider les métiers dans la réalisation des tâches administratives, une entreprise peut faire appel à un ou plusieurs assistant administratif ou opérateur administratif. Selon le secteur et la taille de l’entreprise (TPE, PME, ETI), divers rôles de supervision et d’organisation peuvent être portés par l’assistant administratif.
Quelles avantages à recruter un assistant administratif ?
Quels que soient son niveau (expérience précédente, formation, études supérieures – Bac Pro, CAP, BTS, DUT…) et ses compétences (maîtrise technique, prise en main de logiciels, bon relationnel, capacité d’organisation…), déléguer ses tâches administratives à un assistant administratif a de nombreux avantages.
Efficacité et optimisation
Un assistant administratif permet un gain de productivité, de réduction des délais et de gestion du temps. S’il est formé, il peut identifier des sous-optimisations et permettre des réductions de coûts.
Savoir-faire de l’entreprise
Certes, un assistant administratif peut arriver avec une expertise. Mais étant impliqué dans l’ensemble du fonctionnement d’une entreprise, l’assistant administratif est source du savoir-faire de l’entreprise.
Recherche d’information simplifiée
Un des rôles de l’assistant administratif est de maintenir à jour les référentiels de données et dossiers. Il peut mettre en place des dispositifs de recherche simplifié pour les opérationnels.
Pourquoi NE PAS externaliser les tâches administratives
Il peut être facile de déléguer ou d’externaliser des tâches administratives à une entreprise prestataire. Cette dernière vous vendra gain de performance, réduction des coûts, optimisations des processus… Dans certains cas, cela peut-être pertinent mais en général il faut éviter de le faire avant de vérifier quelques points d’attention (partie suivante).
En effet, dans la majorité des cas, externaliser ce n’est pas résoudre le problème sous-jacent, c’est poser un pansement sur une jambe de bois en maintenant son problème sans le résoudre.
Par exemple, vous avez un problème de recouvrement de factures. Vous trouvez que votre assistant passe trop de temps à suivre les paiements et à faire les relances manuellement. Votre objectif opérationnel est donc de « Centraliser les paiements et supprimer les relances manuelles ». Si vous choisissez d’externaliser, ce n’est pas résoudre le problème, le prestataire réalisera exactement le même schéma sans le résoudre, alors que de simples digitalisations et automatisations auraient suffi et auraient coûtés beaucoup moins chers (quitte à externaliser pour 10% des paiements les plus litigieux).
La grille pour identifier si vous avez raison d‘externaliser des tâches administratives
- L’externalisation résout-il un problème ? Si « NON » pas besoin d’externaliser, si « OUI » question suivante
- Le problème est-il une cause ou une conséquence ? Si « Conséquence » alors il faut re-évaluer le problème, si « Cause » continuez
- L’externalisation résoudra-t-elle réellement cette cause profonde ? Si « NON » pas besoin d’externaliser, si « OUI » continuez sur les questions de la colonne suivante
- L’externalisation est-elle la seule solution à ce problème ?
- Réponse « C’était un choix pris par manque de temps et d’expertise sur les autres solutions », alors l’externalisation n’est pas forcément la bonne solution
- Réponse « Nous n’avons pas étudié d’autres solutions », alors l’externalisation n’est pas forcément la bonne solution
- Réponse « C’était le meilleur choix, le plus simple et le moins cher », alors c’était la bonne décision
Les 7 astuces pour identifier qu’une tâche administrative peut être optimisée
Dans le domaine de l’optimisation des processus administratifs et dans le quotidien d’un assistant administratif, on identifie généralement sept principales sources de perte d’efficacité qui n’apportent aucune valeur au client final :
- Déplacements superflus : Cela concerne les mouvements non essentiels de personnes, d’informations ou de matériels. Par exemple, un processus d’approbation d’achat excessivement long et complexe.
- Surstock : Il s’agit de l’accumulation d’éléments en attente ou en cours de traitement. On peut citer comme exemple l’empilement de dossiers en suspens.
- Gestes inutiles : Ce sont les mouvements évitables des employés dus à un environnement de travail mal conçu ou mal équipé. Prenons le cas d’un employé devant fréquemment utiliser une agrafeuse située à l’autre bout du couloir car partagée entre plusieurs services.
- Temps mort : Cela englobe les périodes d’inactivité forcée, comme l’attente d’une réunion, d’une décision, d’un document ou d’un collègue pour accomplir une tâche.
- Excès de production : Il s’agit de produire en quantité trop importante ou trop rapidement par rapport aux besoins réels des clients.
- Procédures excessives : Cela consiste à ajouter des étapes superflues ne répondant pas aux attentes des clients. Un exemple serait la multiplication des phases de vérification dans le traitement d’un dossier.
- Erreurs et défauts : Ce sont les altérations d’un produit ou service résultant d’équipements défectueux, d’un manque d’entretien, de logiciels inadaptés ou d’une formation insuffisante du personnel.
Le numérique comme solution pour les tâches administratives
Les 3 façons d’informatiser des tâches administratives
Format écrit en mode liste de tâches
Il s’agit de documents écrits au format numérique (PDF par exemple), stockés sur un ordinateur, un cloud ou un logiciel spécialisé.
Cependant, il existe un risque réel que ces documents deviennent rapidement obsolètes ou soient oubliés dans les méandres de votre système de stockage.
Tâches digitalisées
Cette approche va au-delà du simple document statique. Elle intègre l’ensemble de l’enchaînement des tâches administratives dans un logiciel spécialisé, rendant la procédure véritablement fonctionnelle pour les employés. Cette méthode utilise une combinaison d’éléments interactifs tels que des formulaires de saisie, des circuits d’approbation, des systèmes de notification et de relance, ainsi que des outils de suivi. Généralement, ces solutions sont développées en no-code.
Automatisation partielle des tâches administratives
Cette étape franchit un cap supplémentaire par rapport à la simple digitalisation. Elle vise à libérer les collaborateurs de certaines tâches répétitives et chronophages.
Cela peut inclure l’élimination des saisies multiples de la même information dans différents systèmes, l’automatisation de la recherche et de l’affichage d’informations provenant de diverses sources, ou encore la gestion automatisée des alertes.
Cette approche repose sur l’interconnexion des différents outils déjà utilisés dans l’entreprise, tels que les CRM, les ERP, les SIRH, les logiciels de gestion ou les tableurs…
15 exemples d’automatisations possibles des tâches administratives
Centralisation des demandes entrantes
Que ce soient des sollicitations téléphoniques, mails, formulaires sur site internet, courriers, les automatisations permettent de réduire les saisies d’informations par un assistant administratifs. Toutes les demandes seront automatiquement sous le même format, hiérarchisées et dispatchées vers le bon interlocuteur métier. Des réponses automatiques peuvent être également envoyées.
Contrôles et vérification de comptabilité
En collaboration avec votre expert comptable ou votre service comptabilité, les automatisations permettent de réaliser des rapprochements bancaires, l’archivage de pièces comptables et fiscales, le suivi de trésorerie, le suivi des factures. Il est également possible de gérer le traitement de données pour la construction de reporting et tableaux de bord financiers.
Recouvrements partiellement automatisés
Les tâches administratives de suivi des règlements et des délais de paiement peuvent être en partie automatisées. Les relances, alertes, les générations de documents et de dossiers peuvent être portés par des logiciels dédiés. Certes cela ne couvrira pas 100% des litiges mais facilitera grandement le travail de l’assistant administratif.
Produire et valider des documents
Les assistants administratifs ont souvent des rôles de production de divers documents. Ils animent également « souvent physiquement » des circuits de validation du dossier, puis son archivage. Les automatisations génèrent une bonne partie voire la totalité d’un documents. Les validations sont poussées automatiquement au bon moment, à la bonne personne et l’archivage se fait par simple connexion à un espace de stockage.
Suivi commercial et administration des ventes et factures
Un processus commercial contient forcément des tâches automatisables comme le chiffrage, les saisies et mises à jour de données dans le CRM, la création automatisée d’un devis, l’envoi de mails et les relances des prospects… 30% du temps des collaborateurs peut facilement être gagné pour se concentrer sur des tâches ayant plus de valeur ajoutée.
Réponses automatiques à certaines réclamations
Certaines demandes ou réclamations ne concernent pas votre entreprises ou sont récurrentes. Pour communiquer votre positionnement ou votre refus, des réponses automatiques peuvent être envoyées. Cela améliorera le temps de prise en compte des demandes et la qualité du service après-vente.
Archivage documentaire automatisé
Les tâches administratives liées au classement, renommage et archivage de documents sur votre Cloud ou espace de stockage est simplement réalisable grâce à des automatisations.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Planification de rendez-vous et réunions
Des logiciels de prise de rendez-vous existent et vous permettent d’organiser facilement un rendez-vous en connectant votre calendrier et agenda digital. Cette solution prend en compte vos disponibilités, les temps inter-réunions…
Gestion des processus de recrutement
Ecriture de l’offre, réponses et annonces automatisée aux candidatures, réceptions des CV et lettres de motivations, première qualification, organisation des entretiens, circuit de validation… Beaucoup de tâches administratives liées au recrutement sont automatisables.
Onboarding et intégration des nouveaux arrivants
Avec des logiciels d’automatisation, vous pouvez créer des circuits d’intégration comprenant la collecte des pièces d’identité, l’organisation des formations, la commande et transmission des équipements informatiques, la mise à disposition d’un véhicule…
Gestion des achats et des commandes
Tous les processus d’approvisionnement, de validation, d’approbation, de sélection de fournisseur sont gérables à travers des enchaînements intelligents de tâches. Fini les ruptures de stocks, le sur-stockage, les multiples saisies dans les logiciels.
Pilotage et suivi de l’avancement d’un dossier ou projet
Les tâches administratives de coordinations des activités et des projets comme l’organisation de réunions, les communication, la planification, le suivi de l’avancement et le reporting peuvent être automatisés en quelques clics.
Gestion d’un appel d’offre
Contacter les fournisseurs pertinents, communiquer une demande, collecter leurs offres et annexes, animer un circuit d’approbation, réceptionner et payer la facture… Les assistants pourront être libérés de toutes ces tâches administratives.
Mise à jour des logiciels et tableurs
Fini les mises à jour rébarbatives des logiciels ou la saisie d’une même information dans de multiples logiciels. Avec Lapala, dites-le une seule fois sans avoir à utiliser des logiciels alambiqués et complexes.
Création de contrats
Les logiciels d’automatisation permettent de personnaliser votre processus contractuel : édition de contrat, validation, itération, signature, archivage, relance et alertes automatiques
Choisissez une solution d’automatisation des tâches administratives personnalisable, flexible et permettant de se connecter à vos logiciels
Face à la diversité des outils de digitalisation et d’automatisation, il est crucial de bien définir vos besoins :
- Recherchez-vous une application dédiée ou une solution plus généraliste ?
- Quelles sont les limites de votre budget et de votre infrastructure technique ?
- Privilégiez-vous une mise en œuvre rapide avec possibilité d’évolution progressive, ou envisagez-vous un déploiement complet dès le départ ?
- Quelle compatibilité avec vos logiciels existants (CRM, ERP, SIRH, GED, etc.) ?
N’hésitez pas à explorer différentes options. Certains éditeur de logiciel, à l’instar de Lapala, proposent des versions d’essai gratuites et illimitées dans le temps pour un volume défini de tâches. Ces offres vous permettent non seulement d’évaluer l’outil, mais aussi de bénéficier d’un support pour implémenter vos premiers cas d’usage.
En adoptant cette démarche méthodique, vous optimiserez les chances de réussite, tout en facilitant l’adaptation de vos collaborateurs.
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