Qu’est-ce qu’une Stratégie des achats ? Optimisation et logiciel

Mettre en place une stratégie des achats n’est plus une spécificité des grandes entreprises. Grâce à l’évolution technologique des dernières années, les PME peuvent améliorer relativement simplement leur processus d’achat. En effet, des éditeurs de logiciels Achats ont trouvé des moyens de créer des solutions adaptées qui répondent aux problèmes de pénuries de compétences informatiques et d’ergonomie. Elles offrent donc des outils intuitifs, modernes et pouvant être mis en place par des équipes non technique.

Dans cet article, nous détaillerons quelle stratégie des achats peut opérer une entreprise et nous vous présenterons Lapala, un de ces logiciels modernes de gestion des achats.

Qu’est-ce-qu’une stratégie des achats ?

La question sur la mise en place d’une stratégie des achats revient souvent lorsqu’on cherche à centraliser les demandes, les approbations d’achat et standardiser le cycle de vie d’une commande, de l’émission du bon de commande au paiement de la facture. De prime abord, on pourrait définir la stratégie des achats comme un ensemble de pratiques et de méthodes visant à optimiser la manière dont une organisation identifie, sélectionne, négocie et réceptionne ses achats, tout en permettant à l’entreprise de gagner en contrôle et en visibilité.

Il ne s’agit donc pas d’acheter juste le meilleur produit au meilleur prix, mais bien de contribuer à la performance globale de l’entreprise, tant sur le plan financier (réduction des coûts, sécurisation des approvisionnements, transparence) que sur le plan qualitatif (innovation, confort au travail, gestion des risques).

Différence clé avec l’achat traditionnel
Contrairement aux approches d’achat plus « tactiques » ou « transactionnelles », où l’on se focalise essentiellement sur la passation de commandes, la comparaison rapide des prix et la gestion artisanale des commandes et du paiement des factures. La stratégie des achats construit un processus d’achat standard et centralisé. De la demande d’achat au paiement, elle offre une expérience guidée, traçable et en partie automatisée des flux d’achat.

Elle implique de mettre en place un logiciel achats, de sensibiliser les équipes et d’instaurer des principes d’amélioration continue pour faire progresser naturellement une entreprise. Finis les recherches complexes d’information, les saisies multiples dans les tableurs, les longs échanges par mail… tout est centralisé dans un outil unique de collaboration autour des achats.

Pourquoi une stratégie des achats digitalisée est importante ?

1. Réduction des coûts et optimisation budgétaire
   Les achats représentent une part importante des dépenses de l’entreprise (matières premières, fournitures, prestations de services, etc.). En adoptant une démarche stratégique, on se donne les moyens d’optimiser les coûts, non seulement par une amélioration du processus d’achat, mais aussi via la digitalisation, l’automatisation et la rationalisation du panel fournisseurs.
2. Amélioration de la qualité et de la fiabilité
   En se concentrant sur les fournisseurs stratégiques et grâce aux fonctionnalités d’analyse des logiciels Achats, on tend à mettre l’accent sur la sélection de partenaires capables d’offrir une qualité conforme (voire supérieure) et des délais de livraison maîtrisés. Ainsi, la production ou la prestation de services en aval bénéficie d’une meilleure stabilité.
3. Renforcement de l’innovation
   Il est fréquent que les entreprises débutent une transformation digitale par les achats. En effet, les activités achats sont multi-services et les gains sont reçus à tout niveau : les employés sont libérés des tâches sans valeur ajoutée, les managers ont un meilleur suivi de l’avancement, les directeurs accèdent à des tableaux de bord pour les aider à prendre de meilleurs décisions et mettre en place des optimisations.
4. Gestion des risques
   L’anticipation des ruptures, la gestion des tensions sur les marchés, la conformité réglementaire ou encore la maîtrise des risques de fraude font partie intégrante de la stratégie des achats et des avantages des logiciels achats. En mode réactif, il est trop tard lorsque survient un problème majeur. En mode proactif et stratégique, on identifie les leviers de résilience et l’on met en place des plans de contingence.

---

Comment mettre en place une stratégie des achats

Les étapes peuvent varier d’une entreprise à l’autre, cependant on retrouve souvent un tronc commun :

Étape 1: Centraliser les demandes d’achat et commandes grâce à un logiciel Achats

Grâce à un logiciel de gestion des Achats, vous pouvez simplement centraliser l’ensemble de vos demandes d’achats et commandes. Les logiciels offrent aux employés des expériences guidées et intuitives de la demande jusqu’au paiement. Au bout de quelques semaines, vous pourrez analyser l’ensemble des données et prendre des décisions efficaces.

Par ailleurs les logiciels Achats permettent d’intégrer les logiciels existants ERP, logiciel comptabilité… Ces fonctionnalités permettent d’automatiser les tâches sans valeur ajoutée et de faire gagner du temps aux équipes.

Étape 2 : Analyser les dépenses

L’analyse se porte sur les points suivants :

• Recenser tous les achats par familles d’achats, par fournisseurs, par typologies de produits/services.
• Identifier les volumes de commandes, les montants de facturation, la récurrence des achats.
• Détecter les éventuels doublons ou dépenses inutiles.

C’est aussi à ce stade qu’on identifie les « zones de risque » (fournisseur unique, fortes variations tarifaires, dépendance technologique…).

Étape 3 : Étude de votre référentiel de fournisseurs, mise en place d’une relation fournisseur et gestion des contrat

Pour chaque constat provenant de l’analyse des achats, le panel de fournisseurs actuel est-il pertinent et adapté. Cette étude peut se faire en fonction des tendances, des fluctations commerciales, de la politique interne de l’entreprise.

Le but est de détecter les opportunités d’optimisation (nouveaux fournisseurs, sourcing géographique différencié) et de gérer les risques (en évitant l’exclusivité involontaire, par exemple).

La sélection des fournisseurs ne se limite pas au prix, mais intègre des critères de qualité, de santé financière, de respect des normes et de capacité d’innovation. En mode stratégique, on cherche à instaurer une relation de confiance, de communication fluide et de projets conjoints. On organise également des jalons de contrôle de la bonne relation :

• Mise en place d’évaluations périodiques
• Partage d’objectifs (réduction de coûts, délais, RSE…)
• Co-développement éventuel

L’analyse des achats permet d’identifier les dépenses mutualisables et la mise en place d’un contrat avec certains fournisseurs. La négociation vise à obtenir un accord équilibré :

• Équilibré : qui couvre les objectifs de l’acheteur (prix, délais, qualité, clauses de pénalité) et protège aussi les intérêts légitimes du fournisseur.
• Gestion des contrats : suivi des clauses, révision périodique, ajustements liés à l’évolution du marché ou du projet.

Étape 4 : Suivi de la performance et amélioration continue

Après avoir déployé le processus d’achats stratégiques, il faut mesurer la performance. Quelques indicateurs couramment suivis :

• Économies réalisées (réduction du coût total d’acquisition)
• Niveau de qualité (non-conformités, taux de retours…)
• Respect des délais de livraison
• Innovation ou propositions de valeur ajoutée par le fournisseur
• Conformité RSE (empreinte carbone, conditions de travail…)

La démarche ne s’arrête pas une fois les contrats signés. L’itération permanente est au cœur du concept de stratégie des achats pour :

• Analyser régulièrement les retours terrain, les évolutions du marché ou de la technologie
• Ajuster la liste des fournisseurs, les clauses contractuelles, les seuils de validation
• Accompagner les fournisseurs (formations, audits) pour élever le niveau de la chaîne d’approvisionnement

Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025

Les principaux défis de la mise en place d’un stratégie des achats

En pratique, de nombreuses entreprises font face à des difficultés courantes :

1. Manque de données fiables
   Sans un bon système d’information, il est difficile d’avoir une vision exhaustive des dépenses et de la gestion des achats de la demande au paiement. Les tableurs Excel dispersés et les e-mails échangés à tout va peuvent freiner l’implémentation d’une stratégie cohérente.
2. Résistance au changement
   Les équipes internes peuvent être réfractaires si elles perçoivent la stratégie des achats comme un simple « contrôle supplémentaire ». Les fournisseurs peuvent se méfier d’une remise en question trop brusque des pratiques établies.
3. Sous-estimation de la gestion des risques
   Certaines organisations continuent d’agir en mode pompier : elles ne détectent les risques que lorsqu’il est trop tard. Or, un sinistre, une rupture critique ou une non-conformité réglementaire peut avoir des conséquences lourdes (financières, légales, réputationnelles).
4. Manque d’outils digitaux adaptés
   Se reposer sur le tout-papier ou le tout-Excel ne permet pas de gérer aisément la volumétrie, la complexité, les règles d’approbation, ni la consolidation de tous les indicateurs. Un outillage moderne est indispensable pour un pilotage efficace.

Bénéfices à utiliser un logiciel de gestion des achats et des commandons

1. Réduire et maîtriser les coûts
   Les économies réalisées sur une période donnée peuvent représenter un levier de compétitivité majeur. Par exemple, la centralisation des volumes d’achat auprès d’un fournisseur clé peut favoriser l’obtention de tarifs préférentiels.
2. Visibilité renforcée sur la chaîne d’approvisionnement
   On sait exactement qui fournit quoi, à quel coût, avec quel niveau de performance. Cela réduit les angles morts et facilite les arbitrages.
3. Améliorer la qualité et l’innovation
   En collaborant étroitement avec des fournisseurs sélectionnés pour leur expertise, on peut développer de nouveaux produits plus rapidement, résoudre des problèmes techniques plus efficacement et innover en continu.
4. Accroître la conformité et la durabilité
   Les enjeux de RSE (comme la baisse de l’empreinte carbone, le respect des conditions de travail) font désormais partie intégrante de la stratégie des achats. En choisissant des fournisseurs certifiés ou soucieux de leur impact environnemental, on limite les risques et on gagne en image de marque.
5. Gain de temps pour les équipes
   Les processus stratégiques, une fois structurés et soutenus par des outils performants, fluidifient le quotidien des acheteurs : moins de tâches répétitives, plus de valeur ajoutée dans l’analyse et la négociation, plus de collaboration avec les autres services.

Les principaux indicateurs d’une stratégie des achats

Comment savoir si la stratégie des achats porte ses fruits ? Plusieurs indicateurs peuvent être suivis. Bien évidemment, selon votre niveau de maturité, commencez par en choisir un ou deux et une fois maîtrisé augmenter le niveau de suivi. Voici les principaux :

• Taux d’économies réalisées : Évolution du coût total d’acquisition sur une période donnée.
• Retour sur Investissement (ROI) des projets achats : Mesure directe de la création de valeur.
• Taux de disponibilité des articles critiques : Réduction des ruptures de stock, respect des délais.
• Taux de réclamation ou de non-conformités : Indicateur de qualité de la chaîne d’approvisionnement.
• Indice de satisfaction interne : Les équipes en aval (production, logistique, commercial) sont-elles satisfaites du service rendu ?
• Performance RSE : Mesures liées à l’impact environnemental et social, audits éthiques, etc.
• Innovation ou co-développement : Nombre de projets collaboratifs avec des fournisseurs, rapidité de mise sur le marché, différenciation produit…

Ces KPI doivent être discutés et mis à jour régulièrement pour vérifier la pertinence de la démarche. L’idée n’est pas d’avoir une vision statique, mais de s’ajuster en continu.

Stratégie des achats : Quoi, Pourquoi, et Comment ?

Nous retrouvons ici une synthèse de tout ce qui précède :

1. Quoi : Il s’agit d’une approche proactive et transversale de la gestion des Achats, qui vise à aligner les décisions d’approvisionnement sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
2. Pourquoi : Les enjeux sont multiples : réduction des coûts, suppression des tâches sans valeur ajoutée, meilleurs contrôle et visibilité, innovation, durabilité et alignement global.
3. Comment : Via un processus d’achat structuré et centralisé, l’utilisation d’un logiciel Achats, une gestion fine des relations fournisseurs…

Permettre de mettre en place Stratégie des Achats grâce au logiciel Lapala

Pour illustrer concrètement l’impact de la transformation digitale, prenons l’exemple d’une PME qui décide de rompre avec ses tableurs Excel éparpillés et ses processus papier pour adopter le logiciel de gestion des achats Lapala.

1. De la demande d’achat à la facturation, un parcours fluide

• Centraliser les demandes d’achat : Lapala propose un formulaire en ligne, directement connecté à votre ERP ou logiciel financier, évitant ainsi la multiplication des e-mails et fichiers Excel dispersés.
• Automatiser les circuits d’approbation : selon le montant ou la catégorie d’achat, le workflow sollicite automatiquement un manager, un directeur ou un responsable Achats. Les validations sont tracées, les données consolidées sans effort.
• Gérer le cycle de vie de la commande : Une fois validée, la demande devient un bon de commande. Lapala envoie automatiquement la commande au fournisseur, range les documents (devis, contrat, bon de réception), et met à jour l’ERP. Puis la gestion de la réception, de la vérification de la commande et du paiement de la facture est également incluse dans le processus Lapala.

2. Contrôle budgétaire et performance en temps réel

• Tableaux de bord personnalisés : Les directeurs et managers peuvent suivre en direct l’état des dépenses, identifier où se situent les plus gros leviers de réduction des coûts et repérer d’éventuels risques (budget dépassé, anomalies de commande).
• Notifications et alertes automatisées : Avec Lapala, c’est la bonne tâche, au bon moment, à la bonne personne, sans clic inutile.
• Analyse croisée : Sur la plateforme, on peut exploiter les données Achats, Facturation et Comptabilité pour évaluer la rentabilité de chaque fournisseur ou de chaque catégorie de dépense.

3. Conformité et traçabilité

• Histoire d’audit claire : Chaque demande, chaque étape de validation, chaque pièce jointe est historisée. Plus besoin de courir après les e-mails et les signatures papier.
• Réduction du risque de fraude : Le circuit de validation paramétrable évite les dérives (un employé qui passe commande sans autorisation). La traçabilité totale limite les risques de factures fictives.

4. Évolutivité sans code

• Adaptation aux spécificités de chaque entreprise : Contrairement à des solutions trop rigides, Lapala propose une approche no-code. On peut créer, modifier ou supprimer des champs, des étapes, des règles de validation en quelques clics, sans recourir à un service informatique externe.
• ROI rapide : La mise en place est rapide. Les formations sont légères car l’interface est intuitive. Les équipes adoptent plus facilement l’outil puisqu’il est conçu pour elles, et non l’inverse.

5. L’impact sur les équipes

Alignement stratégique : La direction et les managers peuvent comparer en temps réel la performance opérationnelle (respect des délais, qualité) et financière (coût, marge). Ce suivi facilite la prise de décision et l’adaptation de la stratégie.

Recentrement sur la valeur ajoutée : Les équipes ne font plus de ressaisies dans Excel ou dans l’ERP, elles se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée

Collaboration renforcée et climat sain : Les services peuvent déposer leurs besoins, suivre l’état d’avancement en temps réel, commenter ou remonter un problème. Il n’y a plus de frustrations.

6. Résultats concrets

Avec ce type de plateforme de gestion des PME, nombre de PME observent :

• Un gain de temps de 50% des équipes dans la gestion des demandes d’achats et des commandes
• Une baisse de 30 % du délai moyen de validation d’une demande d’achat
• Un alignement plus rapide de l’offre fournisseur sur les besoins réels (car la boucle de communication est facilitée)
• Moins d’erreurs et moins de stress dans les échanges (tous les documents sont centralisés)
• Un reporting fiable pour la direction, qui peut alors mieux définir la stratégie des achats
• Une meilleure collaboration entre services : production, logistique, finances, etc.

Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025

Conclusion

La stratégie des achats n’est plus un simple concept réservé aux grands groupes. Dans un monde en évolution rapide – pénuries de composants, hausse des prix de l’énergie, évolution des réglementations, impératifs de durabilité – les entreprises de toutes tailles se doivent d’adopter une démarche structurée pour sécuriser leurs approvisionnements, générer des économies et innover.

Points clés à retenir :

• L’adoption d’outils digitaux est souvent indispensable pour maîtriser la complexité croissante des opérations.
• La démarche stratégique se fonde sur une analyse rigoureuse des dépenses et du marché fournisseurs, puis sur l’établissement de relations durables et co-bénéfiques.
• La conduite du changement, l’adhésion des équipes et la communication transparente sont des clés pour la réussite du déploiement.

En investissant dans une telle stratégie, les entreprises ne se contentent pas de réduire leurs coûts ou d’optimiser la qualité de leurs approvisionnements. Elles se dotent aussi d’un réel levier de compétitivité pour innover, mieux gérer les risques et s’adapter plus vite aux aléas du marché.