Source to pay – Définition, processus Achat, différence avec P2P

Il n’a jamais été aussi facile pour les entreprises, et notamment les PME, d’optimiser des processus, ce phénomène est dû à l’arriver d’une nouvelle génération de logiciel qui permet aux équipes de toute taille de prendre en main la solution sans compétence technique et sans écrire une ligne de code. Ces logiciels dits no-code proposent par ailleurs des interfaces intuitives et intègrent des automatisations qui libèrent les employés des tâches sans valeur ajoutée et facilitent leur travail. Ces logiciels sont également très présents pour améliorer les activités Achats d’une entreprise, des logiciels Source to Pay permettent de demander, approuver, commander et contrôler les approvisionnements en toute facilité.

Finies les demandes d’achat répétitives et non-centralisées, les recherches d’information interminables, les validations longues et les erreurs, les entreprises gagnent en contrôle, gagnent du temps, réduisent les coûts tout en renforçant la collaboration entre les différents acteurs.

De nombreuses organisations, ainsi que des PME qui souhaitent se structurer et se moderniser, s’intéressent de près à la digitalisation et l’automatisation du Source to Pay. Mais qu’est-ce que le Source to Pay ? Quelles étapes composent ce processus d’achat ? Quels sont ses bénéfices, et comment s’assurer d’une mise en œuvre réussie ?

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Qu’est-ce que le Source to Pay (S2P) ?

Définition du Source to Pay (S2P)

Le Source to Pay, S2P, est un processus d’achat qui couvre l’ensemble des étapes depuis l’identification du besoin et la recherche des fournisseurs (sourcing/appel d’offre) jusqu’à la réception de la commande et le paiement effectif des factures. Il englobe donc à la fois la partie Source ou Appel d’offre (trouver, sélectionner et négocier avec le fournisseur) et la partie « Pay » (passer commande, gérer les livraisons, réceptionner la facture, effectuer le rapprochement et initier le paiement).

Le Source to Pay inclut alors la sélection, l’évaluation et la contractualisation avec les fournisseurs au parcours d’achat, ce qui lui confère une portée plus stratégique et non seulement opérationnelle.

La différence entre Source to Pay et d’autres processus comme Procure-to-Pay

Dans une démarche Procure-to-Pay (P2P), le cycle commence là où le fournisseur est déjà pré-sélectionné et a déjà proposé un devis, il se concentre ensuite sur l’approbation de ce devis, gestion du cycle du bon de commande et se termine sur la réception de la facture et son paiement. On ne s’attarde pas particulièrement sur le moment ni la manière dont le fournisseur est choisi ni comment le contrat est établi.

Ainsi, le Source to Pay va plus loin, en amont, en intégrant la recherche de fournisseurs, le sourcing, l’appel d’offre la négociation et la signature du contrat ou de l’accord-cadre.

Les étapes du processus Source to Pay

Pour comprendre comment optimiser un processus de Source to Pay, il est important de détailler chacune de ses étapes. Même si les entreprises peuvent avoir leurs spécificités, on retrouve généralement le découpage suivant :

1. Identification des besoins et cadrage de l’achat
2. Recherche, appel d’offre et sélection des fournisseurs (Sourcing)
3. Négociation et contractualisation
4. Passation de commande et gestion des livraisons
5. Rapprochement des factures et validation
6. Paiement du fournisseur
7. Évaluation du fournisseur et amélioration continue

Étape 1 – Identification des besoins et cadrage de l’achat

La première phase consiste à comprendre clairement les besoins internes de l’entreprise : quels produits ou services doit-on acquérir ? Dans quelle quantité ? Avec quelles spécifications précises ? De plus, il faut fixer les objectifs budgétaires et cadrer l’achat (priorité aux fournisseurs locaux, objectifs RSE, politique de volumes, etc.).

À ce stade, on prend en compte :

• Les besoins exprimés par les départements internes (production, R&D, marketing…).
• Les contraintes budgétaires et financières.
• Les critères de qualité, délai ou innovation recherchés.

Cette étape peut également inclure un circuit d’approbation auprès de différentes parties prenantes internes selon différents critères : montant estimatif de l’achat, urgence, service concerné…

Étape 2 – Recherche, appel d’offre et sélection des fournisseurs (Sourcing)

Une fois les besoins clarifiés et approuvés, on entre dans la phase de sourcing, c’est-à-dire la recherche de fournisseurs potentiels. Cette étape inclut :

• L’étude du marché et l’identification des fournisseurs pertinents.
• L’appel d’offre incluant, la demande d’informations (RFI) et la demande de propositions (RFP).
• L’évaluation de la fiabilité, de la qualité et de la compétitivité de chaque fournisseur.

Étape 3 – Négociation et contractualisation

Une fois les fournisseurs présélectionnés, on passe à la négociation des termes et conditions. Cela inclut :

• Les prix et remises.
• Les modalités de livraison et les délais.
• Les clauses liées à la qualité, à la pénalité en cas de retard ou non-conformité, etc.

Cette étape aboutit à la signature d’un contrat ou d’un accord-cadre, qui constituera la base légale et opérationnelle pour la commande ou les commandes futures.

Étape 4 – Passation de commande et gestion des livraisons

Une fois le contrat signé, on passe à la phase plus opérationnelle, parfois appelée Procure. Cette étape comprend :

• L’émission du bon de commande (PO) depuis l’ERP ou le logiciel d’achats et son envoi au fournisseur
• Le suivi de la livraison : respect des délais, suivi des transporteurs, vérification de la conformité à l’arrivée (quantité, qualité, etc.).

Lorsque la livraison est reçue, on effectue un contrôle qualité et on enregistre la réception dans le système. Dans une démarche Source to Pay digitalisée, toutes ces actions sont tracées automatiquement, et les informations (quantité, référence, date) sont rapprochées en temps réel. Des alertes peuvent être paramétrées en cas de retard ou de non-conformité.

Étape 5 – Rapprochement des factures et validation

Cette phase concerne les différentes factures émises par le fournisseur selon les conditions de paiement. Pour sécuriser la transaction, on effectue un rapprochement avec le bon de commande et la commande réceptionnée.

Le but est de vérifier que les montants, quantités et prix correspondent à ceux négociés et validés. En cas de différence, des workflows de validation supplémentaires s’enclenchent, et l’on peut exiger un avoir du fournisseur ou ajuster la facture.

Étape 6 – Paiement du fournisseur

Une fois la facture validée, la direction financière ou le service comptabilité lance le règlement. Selon les conditions établies dans le contrat :

• Paiement immédiat ou à échéance (30, 45, 60 jours…).
• Paiement fragmenté en plusieurs acomptes (par exemple un pourcentage à la commande, un pourcentage à la réception).

L’automatisation du paiement peut être connectée à la banque ou à un système de paiement électronique. On met ainsi à jour les comptes fournisseurs et la comptabilité. Dans un flux Source to Pay digitalisé, cette étape est grandement facilitée par un rapprochement et une visibilité en temps réel. Les risques d’erreur de saisie et de retards de paiement sont également diminués.

Étape 7 – Analyse et amélioration continue

Enfin, la dernière phase du Source to Pay est l’analyse des données et la recherche d’amélioration continue. Cela inclut :

• L’évaluation des performances fournisseurs (délais, qualité, réactivité).
• L’analyse de la rentabilité (comparaison des prix obtenus vs budget).
• Le contrôle du respect des normes légales, sociales, environnementales.

Grâce à des indicateurs clés (KPI), l’entreprise peut identifier les goulets d’étranglement, négocier de meilleurs tarifs lors d’un prochain contrat ou réévaluer la pertinence de certains fournisseurs.

Les avantages d’un processus d’achat Source to Pay (S2P) efficace

Mise en œuvre d’un processus Source to Pay digitalisé comme Lapala

Pourquoi digitaliser et automatiser son Source to Pay ?

Comme mentionné, l’intérêt majeur de la digitalisation (passer du papier, d’Excel et d’emails dispersés, à un logiciel Achats centralisé comme Lapala) est de fluidifier la chaîne, réduire les erreurs et fiabiliser la data. Quelques bénéfices :

• Moins de saisies manuelles et d’erreurs : l’outil gère les flux de données, rapproche automatiquement les commandes et les factures, etc.
• Suivi en temps réel : tout le monde voit l’état d’avancement (devis, commandes, factures…) et les éventuels blocages.
• Respect automatique des règles internes : certaines validations ne s’enclenchent que si le montant dépasse un certain seuil, ou si le fournisseur est nouveau, etc.
• Contrôle budgétaire précis : on compare à tout moment le réalisé vs le budget.
• Aide à la décision : en regroupant données financières et opérationnelles, on peut mieux analyser la rentabilité de chaque catégorie d’achat.

Comment choisir le logiciel Achats adaptée

Aujourd’hui, il existe une variété de solutions pour l’automatisation du processus Source to Pay. Le choix dépend de plusieurs critères :

• Taille d’entreprise : les PME peuvent rechercher une solution simple et modulable, tandis que les grandes entreprises optent pour des solutions plus complexes et intégrées.
• Budget et modèle de facturation : licence utilisateur, abonnement à la transaction, coûts d’implémentation et d’intégration. Tout est possible !
• Fonctionnalités cibles : gestion des demandes d’achat, catalogues, appels d’offres, génération de bons de commande, rapprochement facture/commande, etc.
• Interopérabilité avec vos logiciels : connecteurs natifs ou API permettant de relier la plateforme aux ERP, CRM, logiciel comptable. Vérifiez donc que vous puissiez connecter vos logiciels existants.
• Ergonomie et no-code : la simplicité d’usage est cruciale pour l’adoption. Lapala, par exemple, propose une interface intuitive, ce qui réduit les besoins de formation technique. Ce point aura un fort impact dans la conduite du changement.

Vous devrez contacter chaque logiciel pour collecter ces informations.

Connecter les autres logiciels de votre entreprise (ERP, comptabilité, CRM…)

Avoir un processus Source to Pay connecté à vos logiciels, c’est gagner énormément de temps en synchronisation des outils et libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée

• ERP : pour la gestion des stocks, la comptabilité analytique, la planification (Production, Approvisionnement).
• CRM : même si c’est plus centré clients, il peut s’avérer utile pour certains achats spécifiques liés à un projet client.
• Logiciel de facturation et de comptabilité : pour générer les factures et suivre les règlements.
• Autres : SIRH, solutions de signature électronique, archivage de documents, etc.

Exemples de fonctionnalités d’un logiciel Source to Pay

De nombreuses solutions logicielles aident à digitaliser le Source to Pay. Parmi elles, Lapala se distingue par sa simplicité d’usage et sa personnalisation no-code. En d’autres termes, sans écrire de code, on peut façonner un processus Source to Pay sur mesure :

• Formulaires de demande d’achat : adaptation selon chaque type d’achat ou de service.
• Circuit d’approbation conditionnel : si montant > 10 000 €, validation par la direction ; si achat lié à un appel d’offres, validation par le service achats…
• Automatisation : enrichissement de l’information, mise à jour des logiciels existants, classement de documents, notification et envoi de mails automatisés
• Gestion du cycle de vie du bon de commande : Lapala envoie le bon de commande (PO) et le range dans l’ERP ou le Drive, tout en informant le fournisseur. Il gère ensuite le suivi de la réception de la commande
• Rapprochement commande – réception – facture : en connectant Lapala avec la comptabilité ou l’ERP, on assure un matching automatique. En cas d’écart, le paiement est bloqué et le fournisseur est alerté.
• Tableaux de bord et reporting en temps réel : l’équipe financière suit l’état des dépenses, identifie les retards de livraison, contrôle la consommation budgétaire…

Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025

Les facteurs clés de réussite pour un processus Source to Pay performant

Implication de la direction et des équipes métier

La transformation d’un processus achats Source to Pay nécessite l’engagement de tous. La direction doit soutenir la démarche, car il peut y avoir des réticences au changement. Les équipes achats, finance, logistique, etc. doivent aussi se coordonner et partager leurs attentes pour que la solution adoptée corresponde à leurs besoins réels.

Clarification des processus et des responsabilités

Avant même d’implémenter un logiciel, il faut s’assurer que le processus d’achat (S2P) soit défini clairement. Qui émet la demande ? Qui valide ? Comment s’effectue la négociation ? Quelle autorité pour le choix final du fournisseur ? Formaliser un RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) peut être utile.

Intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM, etc.)

Le Source to Pay touche à des données critiques comme la liste des fournisseurs, les budgets, les commandes, les factures… Il doit donc être interconnecté avec les autres systèmes (ERP, Comptabilité, CRM) afin d’éviter les multiples ressaisies ou les silos d’information. Vérifiez que votre solution Source to Pay dispose d’API ou de connecteurs pour faciliter ces échanges.

Formation et accompagnement au changement

Un nouveau logiciel, ou un nouveau processus, peut déstabiliser les collaborateurs. Il est donc important de prévoir :

• Des formations simples, idéalement courtes et sur-mesure. A savoir que de nombreux logiciels comme Lapala, grâce à leur ergonomie ne nécessite pas de formation
• Des supports de documentation, voire des tutoriels.
• Un accompagnement initial pour que les utilisateurs soient opérationnels rapidement.

Mesure des performances et amélioration continue

Le Source to Pay n’est pas figé ; il doit évoluer en permanence. Définissez des KPI (délais de validation, pourcentage d’écart facture-bon de commande, taux de satisfaction fournisseurs, etc.) et suivez-les régulièrement. Ajustez si nécessaire les règles, le paramétrage, ou identifiez de nouveaux projets d’amélioration (ex. la facturation dématérialisée, la gestion encore plus fine du stock, l’analyse des risques fournisseurs…).

Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025

Conclusion – Le Source to Pay, une digitalisation stratégique pour l’entreprise

Le Source to Pay ne se limite pas à un simple processus d’achat. C’est un levier stratégique qui permet de créer de la valeur à chaque étape, depuis la sélection du fournisseur jusqu’au paiement. En adoptant une démarche S2P, l’entreprise gagne en visibilité, en efficacité opérationnelle et en maîtrise financière. Elle renforce la collaboration entre les équipes internes et externes, réduit les risques d’erreur ou de fraude, et devient plus agile face à un contexte économique incertain.

Aujourd’hui, la digitalisation du S2P est presque devenue incontournable. Les outils modernes comme Lapala apportent la flexibilité nécessaire pour :

• Automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.
• Assurer la traçabilité et la conformité réglementaire.
• Connecter facilement un ERP, un CRM, un logiciel comptable ou un SIRH.
• Paramétrer des workflows et circuits d’approbation selon les règles internes.
• Analyser la performance achat en temps réel.