SchĂ©ma processus de recrutement – Les Ă©tapes obligatoires

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11 minutes
Schéma processus de recrutement

Dans cet article, nous allons vous donner tous les outils pour produire simplement un schĂ©ma processus de recrutement. Nos conseils vous permettront de dessiner un schĂ©ma, autrement dit une cartographie, sous forme de logigramme. Cette reprĂ©sentation sera Ă  la fois exhaustive tout en Ă©tant facilement partageable et comprĂ©hensible par d’autres collaborateurs.

Nous illustrerons notre méthode avec des exemples que vous pourrez réadapter selon votre contexte et vos besoins.

Dans une premiĂšre partie introductive, nous prĂ©senterons les principales Ă©tapes d’un processus de recrutement (agrĂ©mentĂ©es de conseils). Et dans une deuxiĂšme partie, nous vous donnerons la mĂ©thode pour produire le schĂ©ma d’un processus de recrutement.

Vous trouverez ci-dessous un extrait. Le schĂ©ma complet se trouve en fin d’article.

Exemple de cartographie de processus de recrutement
Extrait de la réception et qualification des candidatures

Quelles sont les Ă©tapes d’un processus de recrutement ?

Le recrutement est une des activitĂ©s phares d’un service des ressources humaines, voire d’une entreprise. Son objectif est d’attirer de nombreux candidats qualifiĂ©s et d’embaucher les meilleurs talents.

Ce processus des Ressources Humaines demande du temps et de la mĂ©thode. Elle est, par ailleurs, un outil de notoriĂ©tĂ© et d’image de marque pour une entreprise. En effet, une fiche de poste d’une qualitĂ© moyenne, des entretiens de mauvaises qualitĂ©s, des oublis de rĂ©ponses impacteront directement l’image de l’entreprise et feront renoncer les meilleurs talents.

Les Ă©tapes d'un processus de recrutement

Étape 1. Pourquoi recruter un candidat à ce moment ?

Il est fréquent que des responsables identifient des problÚmes opérationnels et pensent trop rapidement que la meilleure solution est de recruter. Cependant, trÚs rapidement, ils se rendent compte que cela ne change pas grand chose voire que la situation empire.

Identifier clairement son besoin et les solutions possibles

Il est donc trÚs important de bien cerner son problÚme et surtout les problÚmes sous-jacents. Une fois son besoin correctement formalisé, se pose alors la question de la solution.

Ce besoin doit ĂȘtre ensuite transcrit en objectif. Par exemple, l’objectif “Augmenter le nombre de ventes” rĂ©pond au problĂšme “Je ne gĂ©nĂšre pas assez de ventes”.

Pour rĂ©pondre Ă  cet objectif, de nombreuses solutions peuvent exister et il est important de les lister de maniĂšre exhaustive. Dans notre exemple, pour “Augmenter le nombre de ventes” diffĂ©rentes solutions sont possibles comme :

  • 1Ăšre Solution – LibĂ©rer le temps des commerciaux
  • 2Ăšme Solution – Embaucher de nouveaux commerciaux
  • 3Ăšme Solution – Sous-traiter en partie la gĂ©nĂ©ration de ventes
  • etc.

Une fois les solutions dĂ©finies, il est important de les confronter avec les exigences et les contraintes de l’organisation.

Nous avons présenté dans un de nos guides, une méthode simple pour identifier clairement les problÚmes et des solutions. Nous vous conseillons donc de lire ce guide : Comment choisir la bonne solution ? (les premiÚres parties du guide sont générales et ne sont pas orientées logiciel).

Si la meilleure solution s’avĂšre ĂȘtre le recrutement, il faut ensuite le cadrer

Le manager Ă  l’aide du responsable RH devra produire un document rĂ©pondant Ă  des questions prĂ©cises. Exemples de questions de cadrage :

  • Quel profil ?
  • Quelles compĂ©tences et qualitĂ©s ?
  • Quels rĂŽles et responsabilitĂ©s ?
  • Quel salaire ? Si besoin quel dĂ©cideur convaincre pour avoir plus de budget ?
  • Quelle adĂ©quation avec le salaire des autres collaborateurs ?
  • Quelle capacitĂ© d’Ă©volution ?
  • Etc.

Étape 2. Écrire DEUX fiches de poste : Une pour le recrutement RH et une opĂ©rationnelle

Que le poste concerne un remplacement ou une crĂ©ation, il est nĂ©cessaire de produire ou mettre Ă  jour une fiche de poste. Elle sera votre principal outil d’attrait des futurs candidats.

ÉlĂ©ments Ă  faire figurer dans une fiche de poste :

  • Description de l’entreprise,
  • Description de la direction/service,
  • ModalitĂ© de travail (lieu, horaires…),
  • RĂ©sumĂ© du poste (cf les rĂ©ponses aux questions de la partie prĂ©cĂ©dente)
  • Exigences (expĂ©riences, compĂ©tences…),
  • Contraintes (Ă  la diffĂ©rence des exigences une contrainte est un aspect qui s’impose Ă  l’entreprise, non nĂ©gociable et rĂ©dhibitoire pour certains talents),
  • Optionnel – la RĂ©munĂ©ration et les avantages.

Par ailleurs, nous vous conseillons grandement de produire deux fiches de poste :

  • Une fonctionnelle, complĂšte et exhaustive pour vos besoins opĂ©rationnels en interne
  • Une attractive, et peut-ĂȘtre plus concise, Ă  distribuer pour le recrutement. Les meilleurs talents sont trĂšs sollicitĂ©s, la clartĂ© de votre fiche de poste permet un meilleur filtrage de leur cĂŽtĂ©.

Étape 3. Établir un plan de recrutement RH et le suivre

Choisir les bons canaux

De nombreux canaux de recrutement RH existent, à vous de choisir le ou les plus adaptés.

Exemples de canaux pour les Ressources Humaines :

  • Site institutionnel de l’entreprise
  • Sites et plateformes dĂ©diĂ©s au recrutement des Ressources Humaines (Linkedin, Indeed, France Travail…)
  • RĂ©seaux sociaux gĂ©nĂ©ralistes (Facebook, Instagram…) ou spĂ©cialisĂ©s comme Linkedin
  • CommunautĂ©s physiques ou digitales mĂ©tier ou de Ressources Humaines. De nombreux groupements existent : des associations, des forums, des groupes Slack, des groupes Facebook…
  • PrĂ©sence aux salons dĂ©diĂ©s Ă  l’emploi
  • Visite d’Ă©tablissements d’enseignement supĂ©rieur
  • Sous-traitance Ă  des chasseurs RH
  • Bouche Ă  oreille ou recommandations

Il est bien Ă©videmment conseillĂ© d’Ă©tablir un plan de recrutement pour chaque embauche. Ce plan est simplement un document formalisant :

  • les canaux que vous avez choisis,
  • les messages choisis pour chaque canal (il est important d’adapter le message pour chaque canal pour avoir plus de chance de rĂ©ussir son effort RH)
  • les actions sous-jacentes, les dates et les acteurs.

Relativement aux canaux testĂ©s, n’hĂ©sitez pas Ă  expĂ©rimenter et partager un retour d’expĂ©rience aux autres services de votre entreprise pour ne pas rĂ©inventer la roue Ă  chaque nouveau recrutement.

Étape 4. RĂ©ception des candidatures et qualification des candidats

Cette Ă©tape nĂ©cessite d’avoir les bons outils pour recevoir les candidatures, pour faciliter leur traitement et leur qualification.

Avoir les bons outils pour votre processus de recrutement RH

Je ne vous fais pas un dessin, mais si vous recevez 200 dossiers de recrutement et que vous devez chercher le CV Ă  un endroit puis la lettre de motivation dans un autre puis noter vos commentaires dans un Excel non collaboratif et que votre collĂšgue essaye d’utiliser l’Excel au mĂȘme moment et qu’un conflit est crĂ©Ă©… le traitement devient alors un vĂ©ritable enfer.

L’important est d’avoir des outils qui centralisent automatiquement les candidatures, que les documents soient facilement consultables et rendant la collaboration possible avec d’autres collĂšgues Ă©valuateurs.

Si vous en cherchez, nous connaissons des solutions qui peuvent parfaitement faire l’affaire, n’hĂ©sitez pas Ă  nous contacter.

Qualification des candidats en deux temps

La sĂ©lection des candidats pour la phase d’entretien peut se faire en un ou deux temps :

  • Premier temps : Évaluation et choix / disqualification des candidats sur la base des documents reçus + observation profil Linkedin
  • Second temps : Si besoin, pour Ă©claircir des points, un court appel tĂ©lĂ©phonique de 10 minutes peut permettre d’Ă©viter de perdre du temps avec un candidat lors des entretiens ou Ă  l’inverse de passer Ă  cĂŽtĂ© d’une pĂ©pite.

N’oubliez pas de tenir informĂ© tous les candidats. Qu’ils soient sĂ©lectionnĂ©s ou non, ou tout simplement si vous avez du retard dans le traitement du dossier. Ne pas recevoir de nouvelles pendant des semaines s’avĂšre ĂȘtre frustrant pour les talents (Source : Welcome to the Jungle)

Sachez que les communications aux candidats peuvent ĂȘtre facilement personnalisĂ©es et automatisĂ©es si votre processus de recrutement RH est bien Ă©tabli grĂące Ă  des plateformes d’automatisation comme Lapala.

Étape 5. L’Ă©tape du processus RH la plus reprĂ©sentative du savoir-faire d’une entreprise

Chaque entreprise a son savoir-faire relatif au recrutement. Ce savoir-faire est donc son identitĂ©, qui a fait ce qu’elle est. Le processus RH doit strictement ĂȘtre support Ă  ce savoir-faire et non l’inverse.

Qu’il y ait 1 entretien ou 5 entretiens par candidat, c’est Ă  vous de dĂ©finir les rĂ©sultats que vous souhaitez obtenir Ă  chaque Ă©tape. Par exemple :

  • Si vous voulez Ă©valuer la qualitĂ© de rĂ©daction d’un candidat, demandez-lui d’Ă©crire une note de quelques lignes.
  • Pour ses qualitĂ©s de rĂ©solution de problĂšme, donnez-lui une Ă©tude de cas.
  • Concernant les interactions avec d’autres personnes, invitez un collaborateur et faites les travailler ensemble.
  • Si vous voulez voir comment il rĂ©agit au stress, faites lui appeler un client externe ou interne.
  • Etc.

Tout est possible et imaginable selon vos besoins.

Demander des références et les appeler

Lorsque vous avez une liste bien réduite de candidats, les derniÚres disqualifications peuvent se faire en vérifiant les références que les talents vous auront transmises.

Cette Ă©tape n’est souvent pas simple car les rĂ©fĂ©rents ne sont pas toujours disponibles pour vous rĂ©pondre. Il faut imaginer des façons simples pour que les rĂ©fĂ©rents vous aident gracieusement.

Par exemple en ciblant une question simple à répondre en quelques minutes :

  • Si vous deviez amĂ©liorer une chose chez « Antoine » que changeriez-vous ?
  • Quand est-ce qu’ »Antoine » vous a le plus surpris ?
  • Est-ce qu’ »Antoine » vous a dĂ©jĂ  mis dans le pĂ©trin ?

Étape 6. Faire une offre et nĂ©gocier

Un bon candidat peut avoir plusieurs offres en mĂȘme temps. S’il a besoin de temps pour rĂ©flĂ©chir, n’hĂ©sitez pas Ă  le guider de maniĂšre indĂ©pendante dans ce processus en identifiant ses rĂ©serves.

Les candidats ne pourront qu’apprĂ©cier votre aide. Cette derniĂšre poussera d’ailleurs dans certains cas le candidat Ă  ne pas vous rejoindre mais vous l’aurez aider Ă  faire un meilleur choix de carriĂšre et peut-ĂȘtre qu’un jour, il vous le rendra. Vous aurez donc gagner en notoriĂ©tĂ©.

Par ailleurs lors d’une nĂ©gociation, si un candidat a trop d’attentes, il ne faut pas hĂ©siter Ă  aller jusqu’Ă  la rupture si cela dĂ©passe vos exigences.

Comment produire le schéma processus de recrutement ?

Le schéma processus de recrutement se constuit en équipe

Pour créer un schéma processus de recrutement, vous devez travailler avec les collaborateurs qui exécutent ces processus. Si leur nombre est élevé, interagissez avec un échantillon représentatif de ce groupe.

Choisir les bons outils pour créer le schéma processus de recrutement

Choisir les bons outils pour créer le schéma processus de recrutement

Crayon et papier : c’est un des meilleurs moyens pour initier le schĂ©ma processus de recrutement. Il permet de mieux dĂ©finir la structure et les interactions avant de passer sur d’autres outils.

Logiciels de bureautique tels que les tableurs, PowerPoint ou Google Slides : ils sont faciles Ă  partager et Ă  utiliser en collaboration. De plus, ces outils sont largement connus. La limitation de l’espace sur une diapositive peut ĂȘtre contraignante, mais cela peut aussi ĂȘtre bĂ©nĂ©fique pour mieux structurer les processus.

Logiciels de design comme Canva, Figma, Miro ou Lucidchart (liste non exhaustive) : ils offrent les mĂȘmes avantages que les outils de bureautique, mais avec un espace de travail illimitĂ© ! Une formation rapide est nĂ©cessaire pour les utiliser (quelques vidĂ©os sur Youtube suffisent). Leur principal atout rĂ©side dans l’intĂ©gration de modules spĂ©cifiques de crĂ©ation de processus.

Logiciels de cartographie de processus comme Viflow, Visio ou Camunda (liste non exhaustive) : ces logiciels spĂ©cialisĂ©s dans la reprĂ©sentation des processus sont trĂšs performants. Cependant, leur apprentissage demande un investissement en temps relativement important. Ils sont caractĂ©risĂ©s par leur rigueur : si une information non prĂ©vue par le logiciel doit ĂȘtre ajoutĂ©e, il peut ĂȘtre difficile de la faire apparaĂźtre.

Il est important de noter que ces solutions ne sont PAS présentées comme des niveaux de maßtrise (de débutant à expert). Chacune présente des avantages spécifiques à utiliser en fonction des besoins et des utilisations :

Pour le premier jet, utilisez un crayon et une feuille.
Pour la collaboration, utilisez un logiciel de bureautique.
Si vous avez besoin d’ĂȘtre trĂšs exhaustif, utilisez un logiciel de design.
Si vous devez respecter des normes et des exigences, utilisez un logiciel de cartographie.

Produire le schéma du processus de recrutement

Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous un exemple de schéma processus de recrutement :

Schéma processus de recrutement
Processus réception des candidatures
Schéma processus recrutement - Réalisation des entretiens

Il faut voir la cartographie comme une carte routiùre d’un processus permettant d’identifier :

  • ÉvĂ©nements (dĂ©but, fin, intermĂ©diaire) symbolisĂ©s par des cercles rouges.
  • Acteurs reprĂ©sentĂ©s par des pastilles colorĂ©es.
  • ActivitĂ©s (tĂąches, processus) reprĂ©sentĂ©es par des rectangles.
  • DĂ©cisions, conditions et actions simultanĂ©s (appelĂ©s passerelles) sous forme de losanges.
  • Flux de sĂ©quences et les flux de messages qui lient les diffĂ©rents Ă©lĂ©ments.

En parallÚle de cette cartographie, sur un autre document ou sur une autre cartographie dédiée, vous pourrez suivre pour chaque processus :

  • Les outils et logiciels utilisĂ©s
  • Les actions faites Ă  l’oral, sur papier, sur un logiciel.
  • Des procĂ©dures
  • Le dĂ©lai du processus de recrutement
  • La durĂ©e de chaque action
  • Sa rĂ©currence
  • Les niveaux de stocks Ă  chaque Ă©tape
  • La satisfaction des collaborateurs relative Ă  chaque action
  • Les problĂšmes et les manquements Ă  chaque niveau

Si vous voulez aller plus loin dans la modĂ©lisation des processus, nous vous invitons Ă  lire cet article : ModĂ©lisation des processus – Accompagnement pas Ă  pas.

Rendre opérationnel votre schéma et optimiser votre processus grùce à une fiche processus

Votre schĂ©ma du processus de recrutement sera un bon point de dĂ©part pour optimiser votre fonctionnement. Cependant si vous arrivez Ă  rendre cet outil vivant et utilisĂ© par d’autres collaborateurs dans leur quotidien alors vous aurez rempli votre mission Ă  200%.

Un des outils les plus accessibles pour réussir cette mission est la fiche de processus. Nous avons écrit un article sur ce sujet : Fiche Processus : Guide, étapes et exemples concrets pour réussir


Vous savez maintenant tout de la production d’un schĂ©ma processus de recrutement. Maintenant c’est Ă  vous de jouer ! A trĂšs vite pour plus de contenus !

Si vous cherchez Ă  lire d’autres articles sur les processus RH, nous vous invitons Ă  lire les articles que nous avons Ă©crits Ă  leur sujet :

Le plan d'action pour choisir un logiciel. Le guide concret et pratique de la transformation

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