Schéma processus de recrutement – Les étapes obligatoires

Dans cet article, nous allons vous donner tous les outils pour produire simplement un schéma processus de recrutement. Nos conseils vous permettront de dessiner un schéma, autrement dit une cartographie, sous forme de logigramme. Cette représentation sera à la fois exhaustive tout en étant facilement partageable et compréhensible par d’autres collaborateurs.

Nous illustrerons notre méthode avec des exemples que vous pourrez réadapter selon votre contexte et vos besoins.

Dans une première partie introductive, nous présenterons les principales étapes d’un processus de recrutement (agrémentées de conseils). Et dans une deuxième partie, nous vous donnerons la méthode pour produire le schéma d’un processus de recrutement.

Vous trouverez ci-dessous un extrait. Le schéma complet se trouve en fin d’article.

Quelles sont les étapes d’un processus de recrutement ?

Le recrutement est une des activités phares d’un service des ressources humaines, voire d’une entreprise. Son objectif est d’attirer de nombreux candidats qualifiés et d’embaucher les meilleurs talents.

Ce processus des Ressources Humaines demande du temps et de la méthode. Elle est, par ailleurs, un outil de notoriété et d’image de marque pour une entreprise. En effet, une fiche de poste d’une qualité moyenne, des entretiens de mauvaises qualités, des oublis de réponses impacteront directement l’image de l’entreprise et feront renoncer les meilleurs talents.

Étape 1. Pourquoi recruter un candidat à ce moment ?

Il est fréquent que des responsables identifient des problèmes opérationnels et pensent trop rapidement que la meilleure solution est de recruter. Cependant, très rapidement, ils se rendent compte que cela ne change pas grand chose voire que la situation empire.

Identifier clairement son besoin et les solutions possibles

Il est donc très important de bien cerner son problème et surtout les problèmes sous-jacents. Une fois son besoin correctement formalisé, se pose alors la question de la solution.

Ce besoin doit être ensuite transcrit en objectif. Par exemple, l’objectif “Augmenter le nombre de ventes” répond au problème “Je ne génère pas assez de ventes”.

Pour répondre à cet objectif, de nombreuses solutions peuvent exister et il est important de les lister de manière exhaustive. Dans notre exemple, pour “Augmenter le nombre de ventes” différentes solutions sont possibles comme :

• 1ère Solution – Libérer le temps des commerciaux
• 2ème Solution – Embaucher de nouveaux commerciaux
• 3ème Solution – Sous-traiter en partie la génération de ventes
• etc.

Une fois les solutions définies, il est important de les confronter avec les exigences et les contraintes de l’organisation.

Si la meilleure solution s’avère être le recrutement, il faut ensuite le cadrer

Le manager à l’aide du responsable RH devra produire un document répondant à des questions précises. Exemples de questions de cadrage :

• Quel profil ?
• Quelles compétences et qualités ?
• Quels rôles et responsabilités ?
• Quel salaire ? Si besoin quel décideur convaincre pour avoir plus de budget ?
• Quelle adéquation avec le salaire des autres collaborateurs ?
• Quelle capacité d’évolution ?
• Etc.

Étape 2. Écrire DEUX fiches de poste : Une pour le recrutement RH et une opérationnelle

Que le poste concerne un remplacement ou une création, il est nécessaire de produire ou mettre à jour une fiche de poste. Elle sera votre principal outil d’attrait des futurs candidats.

Éléments à faire figurer dans une fiche de poste :

• Description de l’entreprise,
• Description de la direction/service,
• Modalité de travail (lieu, horaires…),
• Résumé du poste (cf les réponses aux questions de la partie précédente)
• Exigences (expériences, compétences…),
• Contraintes (à la différence des exigences une contrainte est un aspect qui s’impose à l’entreprise, non négociable et rédhibitoire pour certains talents),
• Optionnel – la Rémunération et les avantages.

Par ailleurs, nous vous conseillons grandement de produire deux fiches de poste :

• Une fonctionnelle, complète et exhaustive pour vos besoins opérationnels en interne
• Une attractive, et peut-être plus concise, à distribuer pour le recrutement. Les meilleurs talents sont très sollicités, la clarté de votre fiche de poste permet un meilleur filtrage de leur côté.

Étape 3. Établir un plan de recrutement RH et le suivre

Choisir les bons canaux

De nombreux canaux de recrutement RH existent, à vous de choisir le ou les plus adaptés.

Exemples de canaux pour les Ressources Humaines :

• Site institutionnel de l’entreprise
• Sites et plateformes dédiés au recrutement des Ressources Humaines (Linkedin, Indeed, France Travail…)
• Réseaux sociaux généralistes (Facebook, Instagram…) ou spécialisés comme Linkedin
• Communautés physiques ou digitales métier ou de Ressources Humaines. De nombreux groupements existent : des associations, des forums, des groupes Slack, des groupes Facebook…
• Présence aux salons dédiés à l’emploi
• Visite d’établissements d’enseignement supérieur
• Sous-traitance à des chasseurs RH
• Bouche à oreille ou recommandations

Il est bien évidemment conseillé d’établir un plan de recrutement pour chaque embauche. Ce plan est simplement un document formalisant :

• les canaux que vous avez choisis,
• les messages choisis pour chaque canal (il est important d’adapter le message pour chaque canal pour avoir plus de chance de réussir son effort RH)
• les actions sous-jacentes, les dates et les acteurs.

Relativement aux canaux testés, n’hésitez pas à expérimenter et partager un retour d’expérience aux autres services de votre entreprise pour ne pas réinventer la roue à chaque nouveau recrutement.

Étape 4. Réception des candidatures et qualification des candidats

Cette étape nécessite d’avoir les bons outils pour recevoir les candidatures, pour faciliter leur traitement et leur qualification.

Avoir les bons outils pour votre processus de recrutement RH

Je ne vous fais pas un dessin, mais si vous recevez 200 dossiers de recrutement et que vous devez chercher le CV à un endroit puis la lettre de motivation dans un autre puis noter vos commentaires dans un Excel non collaboratif et que votre collègue essaye d’utiliser l’Excel au même moment et qu’un conflit est créé… le traitement devient alors un véritable enfer.

L’important est d’avoir des outils qui centralisent automatiquement les candidatures, que les documents soient facilement consultables et rendant la collaboration possible avec d’autres collègues évaluateurs.

Qualification des candidats en deux temps

La sélection des candidats pour la phase d’entretien peut se faire en un ou deux temps :

• Premier temps : Évaluation et choix / disqualification des candidats sur la base des documents reçus + observation profil Linkedin
• Second temps : Si besoin, pour éclaircir des points, un court appel téléphonique de 10 minutes peut permettre d’éviter de perdre du temps avec un candidat lors des entretiens ou à l’inverse de passer à côté d’une pépite.

N’oubliez pas de tenir informé tous les candidats. Qu’ils soient sélectionnés ou non, ou tout simplement si vous avez du retard dans le traitement du dossier. Ne pas recevoir de nouvelles pendant des semaines s’avère être frustrant pour les talents (Source : Welcome to the Jungle)

Sachez que les communications aux candidats peuvent être facilement personnalisées et automatisées si votre processus de recrutement RH est bien établi grâce à des plateformes d’automatisation comme Lapala.

Étape 5. L’étape du processus RH la plus représentative du savoir-faire d’une entreprise

Chaque entreprise a son savoir-faire relatif au recrutement. Ce savoir-faire est donc son identité, qui a fait ce qu’elle est. Le processus RH doit strictement être support à ce savoir-faire et non l’inverse.

Qu’il y ait 1 entretien ou 5 entretiens par candidat, c’est à vous de définir les résultats que vous souhaitez obtenir à chaque étape. Par exemple :

• Si vous voulez évaluer la qualité de rédaction d’un candidat, demandez-lui d’écrire une note de quelques lignes.
• Pour ses qualités de résolution de problème, donnez-lui une étude de cas.
• Concernant les interactions avec d’autres personnes, invitez un collaborateur et faites les travailler ensemble.
• Si vous voulez voir comment il réagit au stress, faites lui appeler un client externe ou interne.
• Etc.

Tout est possible et imaginable selon vos besoins.

Demander des références et les appeler

Lorsque vous avez une liste bien réduite de candidats, les dernières disqualifications peuvent se faire en vérifiant les références que les talents vous auront transmises.

Cette étape n’est souvent pas simple car les référents ne sont pas toujours disponibles pour vous répondre. Il faut imaginer des façons simples pour que les référents vous aident gracieusement.

Par exemple en ciblant une question simple à répondre en quelques minutes :

• Si vous deviez améliorer une chose chez « Antoine » que changeriez-vous ?
• Quand est-ce qu’ »Antoine » vous a le plus surpris ?
• Est-ce qu’ »Antoine » vous a déjà mis dans le pétrin ?

Étape 6. Faire une offre et négocier

Un bon candidat peut avoir plusieurs offres en même temps. S’il a besoin de temps pour réfléchir, n’hésitez pas à le guider de manière indépendante dans ce processus en identifiant ses réserves.

Les candidats ne pourront qu’apprécier votre aide. Cette dernière poussera d’ailleurs dans certains cas le candidat à ne pas vous rejoindre mais vous l’aurez aider à faire un meilleur choix de carrière et peut-être qu’un jour, il vous le rendra. Vous aurez donc gagner en notoriété.

Par ailleurs lors d’une négociation, si un candidat a trop d’attentes, il ne faut pas hésiter à aller jusqu’à la rupture si cela dépasse vos exigences.

Comment produire le schéma processus de recrutement ?

Le schéma processus de recrutement se constuit en équipe

Pour créer un schéma processus de recrutement, vous devez travailler avec les collaborateurs qui exécutent ces processus. Si leur nombre est élevé, interagissez avec un échantillon représentatif de ce groupe.

Choisir les bons outils pour créer le schéma processus de recrutement

Crayon et papier : c’est un des meilleurs moyens pour initier le schéma processus de recrutement. Il permet de mieux définir la structure et les interactions avant de passer sur d’autres outils.

Logiciels de bureautique tels que les tableurs, PowerPoint ou Google Slides : ils sont faciles à partager et à utiliser en collaboration. De plus, ces outils sont largement connus. La limitation de l’espace sur une diapositive peut être contraignante, mais cela peut aussi être bénéfique pour mieux structurer les processus.

Logiciels de design comme Canva, Figma, Miro ou Lucidchart (liste non exhaustive) : ils offrent les mêmes avantages que les outils de bureautique, mais avec un espace de travail illimité ! Une formation rapide est nécessaire pour les utiliser (quelques vidéos sur Youtube suffisent). Leur principal atout réside dans l’intégration de modules spécifiques de création de processus.

Logiciels de cartographie de processus comme Viflow, Visio ou Camunda (liste non exhaustive) : ces logiciels spécialisés dans la représentation des processus sont très performants. Cependant, leur apprentissage demande un investissement en temps relativement important. Ils sont caractérisés par leur rigueur : si une information non prévue par le logiciel doit être ajoutée, il peut être difficile de la faire apparaître.

Il est important de noter que ces solutions ne sont PAS présentées comme des niveaux de maîtrise (de débutant à expert). Chacune présente des avantages spécifiques à utiliser en fonction des besoins et des utilisations :

• Pour le premier jet, utilisez un crayon et une feuille.
• Pour la collaboration, utilisez un logiciel de bureautique.
• Si vous avez besoin d’être très exhaustif, utilisez un logiciel de design.
• Si vous devez respecter des normes et des exigences, utilisez un logiciel de cartographie.

Produire le schéma du processus de recrutement

Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous un exemple de schéma processus de recrutement :

Il faut voir la cartographie comme une carte routière d’un processus permettant d’identifier :

• Événements (début, fin, intermédiaire) symbolisés par des cercles rouges.
• Acteurs représentés par des pastilles colorées.
• Activités (tâches, processus) représentées par des rectangles.
• Décisions, conditions et actions simultanés (appelés passerelles) sous forme de losanges.
• Flux de séquences et les flux de messages qui lient les différents éléments.

En parallèle de cette cartographie, sur un autre document ou sur une autre cartographie dédiée, vous pourrez suivre pour chaque processus :

• Les outils et logiciels utilisés
• Les actions faites à l’oral, sur papier, sur un logiciel.
• Des procédures
• Le délai du processus de recrutement
• La durée de chaque action
• Sa récurrence
• Les niveaux de stocks à chaque étape
• La satisfaction des collaborateurs relative à chaque action
• Les problèmes et les manquements à chaque niveau

Si vous voulez aller plus loin dans la modélisation des processus, nous vous invitons à lire cet article : Modélisation des processus – Accompagnement pas à pas.

Découvrir un logiciel de gestion des processus RH

Rendre opérationnel votre schéma et optimiser votre processus grâce à une fiche processus

Votre schéma du processus de recrutement sera un bon point de départ pour optimiser votre fonctionnement. Cependant si vous arrivez à rendre cet outil vivant et utilisé par d’autres collaborateurs dans leur quotidien alors vous aurez rempli votre mission à 200%.

Un des outils les plus accessibles pour réussir cette mission est la fiche de processus.

Automatiser le processus de recrutement

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Vous savez maintenant tout de la production d’un schéma processus de recrutement. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !