La saisie des temps est un usage répandu dans les entreprises mais soulève de nombreux sujets. Par exemple, il est fréquent de retrouver des saisies manuelles ou papier pour les chefs d’équipe, des ressaisies de la donnée par des opérateurs, des saisies multiples de la même information dans différents logiciels, des erreurs de saisie… Ces problèmes peuvent venir de nombreuses causes et nous allons vous présenter des solutions dans cet article.
Par ailleurs, cet outil de suivi a une utilité forte dans une entreprise. Il permet de mesurer la performance et d’identifier les budgets restants à consommer sur une affaire, un projet en calculant leur rentabilité.
Sans oublier que cet indicateur est utilisé dans de nombreux logiciels comme des SIRH, des logiciels de paie, des ERP, des logiciels de gestion de projet qui ne sont pas forcément connectés entre eux…
Qu’est-ce que la saisie des temps ?
Définition saisie des temps et différence avec badgeage
Qu’elle soit informatisée ou non, la saisie des temps est souvent considérée par les collaborateurs comme un outil de contrôle de leur temps au travail. De la même façon que le fait de badger (à l’arrivée et au départ), les équipes peuvent penser qu’ils sont traqués. Or le suivi des temps n’a rien à voir avec le badgage !
- Le badgage est le comptage précis du nombre d’heures voire de minutes passés sur site ou à son poste de travail. Son objectif principal est de s’assurer du nombre d’heures réalisé par un collaborateur et de calculer les heures supplémentaires. C’est une mesure quotidienne et RH.
- La saisie des temps est un dispositif de mesure opérationnel et financier, à la maille supérieure comme le quart de journée, la demi journée ou la journée. Son objectif est de pouvoir piloter l’évolution du budget alloué à une affaire, un projet ou une activité et donc de calculer sa marge. Les temps peuvent être saisis une fois par jour, par semaine ou par mois selon le contexte de l’entreprise.
Le suivi des temps est donc une saisie déclarative pour s’assurer du respect du planning et de la rentabilité des affaires.
La gestion des temps commence par la conduite de changement et une histoire de posture
Ce point est important car les feuilles de temps peuvent être désapprouvées par les collaborateurs. On le rappelle, le suivi des temps est un outil métier (opérationnel et financier) et non un outil RH. Si un collaborateur prend 15 pauses cafés par jour, c’est un problème RH important mais ce n’est pas un sujet à traiter dans le cadre de la saisie des temps.
N’hésitez donc pas à mettre en place différents dispositifs pour que les équipes se rappellent des objectifs de la saisie des temps :
- Rappels en réunion opérationnelle
- Rappels aux managers de proximité et chef d’équipe
- Affichage lié aux bonnes pratiques et leurs objectifs
- Présentation lors de l’intégration / onboarding de nouveaux collaborateurs.
Astuce bonus
Vous sentez qu’il y a un problème sur la saisie des temps dans votre entreprise ? Commencez par demander à vos employés comment ils la perçoivent. Envoyez-leur alors un questionnaire à réponse anonyme qui vous permettra d’y voir plus clair.
Les différents problèmes de la saisie des temps ou le cauchemar des feuilles de temps Excel
Les conséquences :
- Des saisies longues et pénibles pour les équipes.
- Des ressaisies d’informations dans différents logiciels, ERP, SIRH… qui demandent beaucoup de temps, de clics, de copier-coller.
- Réalisation de beaucoup de relances et communications aux différentes équipes pour qu’elles pointent (et cela prend du temps).
- Des erreurs de saisie.
- Trop d’erreurs de saisie qui demandent beaucoup de corrections.
- Cela mène à des indicateurs de performance non précis, voire faux, et donc des difficultés à prendre des décisions.
Les causes liées aux outils :
- Des fonctionnalités de saisies des temps très peu ergonomiques et agréables à utiliser qui ne donnent pas envie aux équipes de les utiliser ou qui mènent à des erreurs..
- Utilisation de feuilles de temps Excel peu intuitives, complexes et remplies de règles facilitant le travail des fonctions support mais rendant difficile celui des opérationnels
- Des problèmes d’équipements non performants voir obsolètes, par exemple : devoir se connecter. au réseau de l’entreprise via un VPN très peu performant ou ne pas pouvoir faire ses pointages sur un smartphone. Cela rend très désagréable la saisie.
- Manque de personnalisation des logiciels ERP et SIRH, les entreprises sont contraintes de faire comme le logiciel dit, sans prendre en compte le savoir-faire de l’entreprise. Cette dernière est obligée de compléter la démarche avec des tableurs Excel qui apportent une complexité supplémentaire à la démarche
- Impossibilité d’exporter les données du logiciel de saisie pour réaliser ses propres analyses spécifiques à son entreprise
Les causes organisationnelles
- Manque de communication, de standardisation et de maîtrise des règles de pointages
- Voir le suivi des temps comme un outil d’évaluation de la productivité individuelle et avoir tendance à sous-estimer une activité en faveur d’une autre pour des raisons personnelles et non pragmatiques.
- Manque de rythme de saisie et oublis de pointage. C’est comme l’entraînement, si c’est fait de manière récurrente, il est plus bénéfique que de manière ponctuelle. Sans oublier que l’on peut avoir du mal à se rappeler ce que l’on a fait plusieurs semaines avant le pointage.
Les avantages d’utiliser des outils modernes et performants pour la saisie des temps
Ergonomie et accès simplifiant la saisie
Le formulaire de saisie est accessible rapidement sur n’importe quel outil et est performant. Cela rassure vos équipes vis-à-vis de la rapidité et la simplicité des saisies
Interconnexion avec les autres logiciels
En connectant les logiciels pertinents, ERP, SIRH, CRM, logiciel de paie, une entreprise s’évite de nombreuses ressaisies et des erreurs de saisie.
Processus 100% personnalisé
Votre entreprise à des spécificités que les fonctionnalités de saisies doivent prendre en compte : forfait, heures supplémentaires, heures de nuits, repos, durée maximale, absences, interventions…
Des automatisations côté collaborateur
Les solutions de suivi de saisie intègrent des automatisations. Par exemple, l’affichage automatique de données métier de l’ERP ou du SIRH en parallèle de la saisie. Ou encore le pré-remplissage de certains champs en s’appuyant sur d’autres données.
Des automatisations côté responsable
Toutes les règles, calculs, relances, rapports, prévisions et contrôles peuvent être automatisés et des circuits de validation « humains » peuvent être ajoutés pour respecter le savoir-faire. Les données sont transmises d’un logiciel à un autre sans effort. Les équipes sont libérées de ces tâches répétitives.
Logiciel paramétrable sans une ligne de code (no-code)
Les logiciels modernes sont en général 100% paramétrables sans écrire une ligne de code (no-code). Vous pouvez concevoir votre outil et le mettre à disposition des équipes sans ressources expertes des SI.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Selon les entreprises de nombreux autres avantages et nouveaux usages peuvent être possibles à moindre effort. Par exemple :
- La planification automatisée des activités
- La visibilité en temps réel des indicateurs de performance
- La répartition des ressources grâce au réalisé
- Le dimensionnement en temps de nouveaux projets ou activités
- Le calcul des variables et des heures supplémentaires
- L’automatisation des calculs de rentabilité, les itérations et atterrissages des budgets alloués.
- Les analyses poussées et le reporting à la direction
Des saisies des temps 100% personnalisées, connectés à tous vos logiciels avec la solution Lapala
Dans cet exemple, nous avons défini un certain enchaînement d’étapes. Il faut savoir que sur la plateforme Lapala tout est 100 %personnalisable : la forme des formulaires de saisie, les différentes tâches « administratives » supplémentaires, les automatisations, les logiciels à connecter.
- Chaque case représente une étape, attribuée à un acteur (Initiateur, Manager, Directeur, Assistant, responsable RH). Au moment voulu, chaque acteur reçoit des informations et un formulaire pour saisir d’autres informations.
- Certaines tâches sont automatisées comme les alertes, les tâches de mise à jour d’ERP, SIRH ou logiciels métier, la compilation et calculs...
- Des conditions permettent selon les cas d’activer d’autres étapes
Description du processus de suivi des temps
Etape 1 – Démarrer la saisie : Cette étape permet aux collaborateurs de commencer le processus de saisie des temps. Elle peut d’ailleurs être poussée automatiquement aux équipes selon la récurrence souhaitée
Selon votre savoir-faire, vous pouvez décider :
– de communiquer les règles de saisie,
– d‘afficher des données et des analyses pertinentes provenant d’autres logiciels (ERP, SIRH, logiciel métier) permettant aux collaborateurs de réaliser facilement leurs saisies.
Etape 2 – Saisir les temps : Cette étape permet aux collaborateurs de saisir leurs temps. Plusieurs façons sont possibles :
– soit directement sur Lapala grâce à un formulaire
– soit via votre propre logiciel de saisie des temps ou tableur Excel existant. Lapala extraira ensuite l’ensemble de la donnée pour la suite du processus
Etape 3 – Réalisation de consolidations et calculs : Cette étape permet de traiter et transformer automatiquement les données pour qu’elles soient opérables par les équipes administratives.
Elle permet également de faire vivre des règles liées à votre métier et de réaliser des contrôles automatiques
Etape 4 – Contrôle humain de la saisie des temps : Tout n’est pas automatisable ! Cette étape permet un contrôle humain supplémentaire de la part des responsables avant de continuer le processus. Il permet d’identifier de possibles erreurs.
Un ensemble de tâches simultanées :
Etape 5a – Mettre à jour automatiquement l’ERP : Cette étape permet de saisir automatiquement des données dans un logiciel métier sans aucune intervention humain. Cela réduit les temps de traitement, les saisies multiples et les erreurs.
Etape 5b – Mettre à jour automatiquement SIRH : Idem tâche précédente.
Etape 5c – Informer sur la consommation des budgets alloués à une activité ou affaire. Cette étape automatisée permet d’informer par mail chaque responsable d’activités ou de projet du niveau de consommation sur chaque élément.
Etape 6 – Alerte : S’il y a un potentiel dépassement sur une affaire, la plateforme Lapala prévient automatiquement le responsable.
Découvrir la plateforme Lapala en 1 minute
Vous savez maintenant tout sur la saisie des tempsI. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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