RACI, comment optimiser ses projets et définir les rôles ?

Une des raisons d’un problème opérationnel dans une entreprise est souvent un manque de responsabilité ou de clarté dans les rôles liés à une tâche. Pour résoudre ce sujet, le RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), un outil d’analyse et de communication, permet d’identifier clairement les différents rôles dans les opérations.

L’acronyme à la française est Réalisation, Approbateur (celui qui a la responsabilité), Consulté, Informé.

Qu’est-ce que le RACI ?

Définition de RACI

Le RACI est une matrice permettant d’attribuer des rôles à des acteurs sur les différentes tâches d’un projet ou d’une activité. Cet exercice facilite la compréhension claire des responsabilités et évite les trous dans la raquette.

En effet, le manque de clarté dans la définition des rôles peut faire atterrir sur des blocages étonnants et souvent légitimes. Par exemple :

• Celui qui réalise la tâche peut savoir qu’il y a un problème mais ne pas savoir à qui le remonter
• Alors que le responsable de la tâche s’attend à une remontée de la part du réalisateur pour traiter les problèmes
• Ou alors que le véritable responsable de la tâche peut légitimement ne plus se souvenir qu’il est responsable
• Etc.

Définir clairement qui est responsable d’une sous-optimisation dans une entreprise permet donc de réduire les frictions et le manque de réaction à un problème opérationnel.

La lettre R pour Responsible c’est-à-dire Réalisateur (et surtout pas responsable)

C’est la partie la plus étonnante de cet article sur le RACI ! Certes la traduction du mot Responsible est bien le mot « responsable » mais il y a une différence sémantique. Les anglophones utilisent le mot responsable pour la réalisation de la tâche. La traduction la plus pertinentes est donc Réalisateur. Oufff on garde le R de Raci.

Si une tâche est collaborative entre plusieurs collaborateurs, avec une répartition équilibrée des réalisations, il faudra alors inscrire plusieurs R dans la matrice RACI. Au contraire, si la répartition dans la réalisation est déséquilibrée, le collaborateur majoritaire sera le R et les autres seront des C (pour consultés ou contributeurs).

A de RACI pour Accountable donc le vrai Responsable, autrement appelé Approbateur

C’est ici que l’on détermine le véritable Responsable de l’action, celui qui a l’autorité sur la tâche, qui doit tout faire pour que la tâche soit réalisée de manière optimale et dans le cas contrairement mettre en place les améliorations nécessaire.

C’est également lui qui est garant et porte le sujet face aux directeurs d’une entreprise. Une fois le responsable défini, il est donc de sa responsabilité qu’il n’y ait aucune défaillance et non du réalisateur.

Pour avoir une organisation plus efficace et transparente, il est en général fortement déconseillé que le réalisateur soit la même personne que l’approbateur.

Pour en revenir à la sémantique, la traduction d’Accountable est le mot Responsable. Mais pour ne pas casser la logique de l’acronyme RACI, les francophones utilisent Approbateur.

La lettre C pour Consulted soit Consulté ou Contributeur

Pour les tâches collaboratives et si les réalisations sont hétérogènes, plusieurs C peuvent être placée dans la matrice. Ce rôle est un apport ponctuelle à une tâche, on l’appelle donc consulté ou contributeur.

Derrière ce rôle du RACI s’assoit souvent une expertise sur un sujet précis de l’entreprise. Il rappelle qu’avant toute décision, il est important de consulter cette personne. Et qu’à la moindre sollicitation la personne consultée à la « responsabilité » d’agir en répondant à la consultation.

Néanmoins ce n’est pas parce que le « consulté » a une certaine responsabilité qu’il faut omettre les relances et les alertes. Le réalisateur, dans un premier temps et l’approbateur dans un second temps, se doivent de garantir la bonne réalisation du processus.

La lettre I de RACI pour Informed soit Informé

Ce sont les collaborateurs qui n’ont pas de production à faire sur la tâche mais qui ont une nécessité à être informés. Ces équipes ont d’ailleurs le droit de demander des comptes au A de la tâche s’il y a un manquement du R.

A noter qu’il faut uniquement mettre dans les I du RACI, les collaborateurs qui ont une véritable valeur ajoutée pour le client à avoir cette information. Mettre dans cette boucle un chef à plume d’un autre service qui n’a rien à voir, serait une erreur et impacterait la gouvernance de l’activité ou du projet.

Le RACI-VS ou le RASIC pour enrichir le RACI

Pour RACI-VS, les lettres V et S peuvent être ajoutées pour préciser certains rôles :

• V pour vérificateur par exemple pour les processus de qualité ou de conformité
• S pour signataire par exemple la validation finale d’un processus ou la signature d’un contrat

Pour RASIC, le R,A,I,C correspondent au même concept. Le S apporte une notion de support dans la réalisation de la tâche.

Comment faire un RACI sur un projet ou une activité ?

A) Définir un chef du RACI

Comme pour les différentes tâches d’un RACI, le RACI doit être fait par un responsable et validée pour les différentes parties prenantes d’une activité. Cet acteur devra alors lister les collaborateurs, identifier les tâches, définir les rôles et faire valider le RACI auprès des différentes parties prenantes.

B) Réalisation un mini audit ou diagnostic d’une activité ou d’un projet pour identifier les tâches

Pour identifier les tâches et les acteurs, le chef du RACI devra alors s’assurer auprès des collaborateurs de l’enchaînement précis des tâches. Le faire seul sans demander le quotidien des autres soulève deux risques :

• Oublier des tâches et donc faire un RACI incomplet
• Ne pas fédérer les équipes dans la mise en place de ce nouvel outil et atterrir sur un rejet du RACI

La construction du RACI est donc une tâche collaborative qui mène potentiellement à une transformation organisationnel. Il est donc important donc important de mettre en place un dispositif de conduite du changement.

Par ailleurs, faire le tour des équipes permettra au chef du RACI d’identifier des sous-optimisations et des propositions d’améliorations ou automatisations.

C) Modéliser le fonctionnement avec un diagramme ou une cartographie

Les logigrammes sont des outils puissants et collaboratifs pour modéliser le fonctionnement d’une activité. Ils permettent de représenter visuellement les événements, les tâches, les acteurs, les flux de données, les conditions… En savoir plus sur la modélisation

D) Construire la matrice RACI

A noter que selon votre contexte, vous pouvez faire deux types de RACI :

• Un à maille fine, pour un usage opérationnel, qui décrit très clairement chaque tâche.
• Un plus macro pour les directeurs de l’entreprise ou pour divers reportings stratégiques.

Les étapes pour construire une matrice RACI :

1. Ligne par ligne, lister les différentes tâches. Vous pouvez les décomposer par phase, par processus, par groupe de tâches.
2. Lister ensuite les rôles sur une activité ou un projet. Par exemple : Directeur métier ou responsable métier ou support, Opérateur, Commercial, Ingénieur, Développeur, Analyste et même si nécessaire des ressources externes comme des prestataires, des fournisseurs ou encore des clients.
3. Remplir les cases de la matrice RACI avec les lettres R, A, C ou I. A noter que seule la lettre A doit être unique, les autres peuvent être multiples.

En complément de ce RACI, il peut être important de fournir d’autres livrables :

• La liste des collaborateurs sur chaque rôle. Cela permet notamment de rendre plus concret cet outil pour les équipes
• La formalisation des règles de fonctionnement, même celles tacites.

E) Le partager et le faire valider par les parties prenantes

Un manque de communication ou une attribution autoritaire sans conduite du changement mènera à des dysfonctionnements et à un rejet de la démarche.

Prenez le temps à chaque étape de l’approche RACI de fédérer les équipes en leur montrant les avantages et la valeur ajoutée pour eux.

Exemple de valeur ajoutée pour un opérateur : Ne plus courir derrière différents acteurs supports au métier pour savoir où en est la commande

Exemple de valeur ajoutée pour le manager : Mieux anticiper les ruptures de stocks ou ne plus avoir à sur-contrôler des tâches.

Valeur ajoutée pour un directeur : Réduire les délais, éviter les manquements et les erreurs.

Quelle forme et outils pour le RACI : un tableur Excel ou un logiciel de workflow ?

Vous avez deux choix dans le format du RACI, vous pouvez :

• Utiliser un document « écrit », un Excel, un PDF, un slide présentant la matrice. Pratique en début de la démarche mais qui a forte chance d’être oublié dans un tiroir ou au fin fond d’un serveur de fichier.
• Utiliser un logiciel de workflow qui permettra de digitaliser le RACI et d’automatiser certaines tâches.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple de RACI digitalisé avec un logiciel de workflow :

• Chaque case représente une étape, attribuée à un acteur (Initiateur, Manager, Directeur, Responsable Achat, Comptable). Au moment voulu, chaque acteur reçoit des informations et un formulaire pour saisir d’autres informations.
• Certaines tâches sont automatisées comme prévenir les « Informés », les tâches de mise à jour d’ERP ou logiciels métier, le rangement de factures...
• Des conditions permettent selon les cas d’activer d’autres étapes

Description étape par étape de l’exemple

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Vous savez maintenant tout sur la matrice RACI. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !