Il n’a jamais été aussi simple pour une entreprise quelle que soit sa taille, et notamment une PME, de pouvoir optimiser ses achats. En effet de nombreux logiciels Achats ont émergé permettant de gérer, contrôler et optimiser tout le processus d’achat. Les forces de cette nouvelle génération de logiciel Achats : Tarifs adaptés, Interfaces intuitives et Gestion simple des données. Il n’y a plus besoin d’un responsable informatique pour mettre en place un logiciel, les solutions allient simplicité et puissance grâce au no-code. Dans cet article, nous vous présenterons qu’est-ce qu’un logiciel Achats et les concepts de base sur un logiciel achats, parfois appelé logiciel de gestion des achats ou Procure-to-Pay. Puis nous vous présenterons les 7 meilleurs logiciels Achats.
Qu’est-ce qu’un logiciel Achats ?
Un achat débute par l’identification interne d’un besoin jusqu’à la réception d’un produit ou service et son paiement. Un logiciel Achats est une plateforme permettant de digitaliser, d’automatiser et de centraliser l’ensemble du processus d’achats au sein d’une organisation. Au sens large, il englobe :
- La demande d’achat : un employé formalise un besoin via un formulaire en ligne intégré au logiciel Achats
- Le circuit d’approbation : managers, service achats, direction… validant les demandes selon le budget, le type d’achat, l’urgence, etc. Les approbations voyagent automatiquement d’un acteur à un autre grâce aux fonctionnalités de gestion des conditions des logiciels Achats
- Le lancement de la commande : génération d’un bon de commande formel, envoyé au fournisseur.
- La réception de la commande : contrôle de la livraison et si besoin retour
- La réception de la facture et la paiement : rapprochement bon de commande-facture, règlement selon condition de paiement.
Au-delà de ce cycle d’approvisionnement, un bon logiciel Achats va permettre de piloter finement les demandes, les commandes, les fournisseurs, la négociation, la conformité, et d’offrir un suivi budgétaire en temps réel.
Différence entre un simple tableur Excel et un logiciel Achats
De nombreuses entreprises de taille petite ou moyenne se contentent de formulaires papier, de tableurs Excel ou d’ERP génériques pour gérer tout ou partie de leurs achats. Elles accumulent ainsi :
- Erreurs de ressaisie et un manque de traçabilité.
- Retards d’approbation ou des oublis de validation.
- Des procédures ou fiches qualité rarement mises à jour.
- Des échanges de mails épars pour justifier chaque dépense.
Un logiciel Achats, au contraire, digitalise et automatise ces étapes. Il propose à chaque acteur un parcours guidé et intuitif qui facilite la saisie, la collaboration et évite les doublons ou les écarts de budget. Résultat : un gain de temps estimé en moyenne à 30 % pour les équipes, la réduction des coûts administratifs et la fiabilisation des données (éviter les factures imprévues ou les sur-stocks).
Un exemple simple : la demande d’achat. Plutôt que de remplir un Excel ou d’envoyer un mail, l’employé ouvre un formulaire en ligne (avec un logiciel Achats dédié) où il sélectionne son besoin, indique le budget estimé, la date souhaitée, puis valide. L’ensemble des informations supplémentaires nécessaire sont remplies automatiquement par le logiciel Achats. Le manager reçoit immédiatement une notification, peut approuver en un clic. Si la commande est validée, le demandeur est aussitôt alerté et il peut émettre le bon de commande et la commande est partagée automatiquement au fournisseur choisi en reprenant toutes les informations précédentes. Et tout cela sans effort.
Un autre exemple, il peut être difficile de retrouver l’état d’avancement d’une demande d’achat ou d’un bon de commande. Il est parfois nécessaire de parcourir les bureaux, passer des coups de téléphone, etc. Avec un logiciel Achats, en un clic, un manager recherche et trouve ce qu’il veut.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel Achats
Gestion des demandes d’achat et bons de commande
- Formulaires personnalisables : pour exprimer un besoin, le budget, la quantité.
- Workflows d’approbation automatisés : création de circuits (manager, direction, achats), notifications en temps réel.
- Génération du bon de commande : en un clic, le système formalise un document contractuel reprenant toutes les informations validées.
Base de fournisseurs centralisée
- Référencement fournisseurs : fiches contacts, contrats-cadres, tarifs négociés.
- Évaluation et notation : historique de performance (délais, qualité), gestion de la conformité (documents légaux à jour).
- Suivi de la relation : pilotage des reconductions de contrat, appels d’offres, négociations.
Suivi, pilotage budgétaire et analytique
- Visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, le budget consommé par service ou par projet.
- Tableaux de bord et reporting : temps moyen de validation, nombre de demandes refusées, analyse des fournisseurs, etc.
- Scoring de la performance : comparer le coût prévisionnel vs le coût réel.
Intégration ERP, CRM et comptabilité
- Connecteurs permettant la synchronisation des données : transmission automatique des informations (factures, bons de commande, paiements) vers l’ERP ou la comptabilité.
- Éviter les ressaisies multiples et les risques de doublons ou d’incohérence.
- Faciliter le rapprochement commande-facture et simplifier la validation des factures.
Gestion de la facturation et du paiement
- Rapprochement du bon de commande et de la facture fournisseur.
- Suivi de la réception des marchandises ou services : validation de conformité.
- Automatisation des relances, suivi des échéances de règlement.
Outils de collaboration et communication
- Historique des échanges et pièces jointes centralisées.
- Notifications et relances ciblées.
- Collaboration fluide entre les services achats, finance, comptabilité, direction, équipes opérationnelles.
Automatisations avancées (attributions, conditions…)
- Gestion de règles complexes : validation additionnelle si montant dépassant un certain seuil, par exemple.
- Alertes en cas de dépassement budgétaire, de retard fournisseur, etc.
- Mise à jour de logiciels de comptabilité et ERP
- Affichage de données au bon moment
Reporting et tableaux de bord de suivi
- Tableau de bord de suivi de l’avancement des demandes d’achat et des commandes
- Indicateurs de performance (KPI) sur les temps de validation, les volumes d’achats par catégorie.
- Recherches de données simplifiées
Les avantages d’un logiciel Achats
Réduction des coûts
L’automatisation et la centralisation des achats permettent de réduire les achats « sauvages », de bénéficier de meilleurs tarifs négociés, d’éviter les sur-stocks et de limiter les achats en urgence, souvent plus chers.
Meilleure visibilité et pilotage budgétaire
En un coup d’œil, la direction sait où en sont les commandes et les dépenses, quels centres de coûts consomment le plus et si l’on risque de dépasser le budget.
Diminution des erreurs et des fraudes
Grâce au circuit d’approbation, chaque dépense est validée par les bons acteurs. Les tentatives de facturation abusive ou les doublons passent moins inaperçus, ce qui améliore le contrôle interne.
Collaboration fluide et satisfaction des équipes
Les flux sont tracés de bout en bout. Fini les e-mails multiples, les classeurs Excel disparates. Les données et justifications d’une dépense restent accessibles à tout moment.
Respect de la conformité et archivage centralisé
L’historique des transactions est consultable, permettant un audit plus simple. Les factures, bons de livraison, contrats sont tous centralisés, ce qui facilite grandement la vie de la comptabilité et des auditeurs.
Rapidité et gain de temps
Les workflows automatisés accélèrent la demande d’achat (souvent réduite de plusieurs jours à quelques heures). Les managers ne perdent plus de temps à courir après les budgets ou les signatures.
Adaptation et évolutivité
Les nouveaux logiciels Achats comme Lapala proposent des paramétrages no-code et modulaires, qui s’ajustent aux spécificités d’une PME ou ETI. Pas besoin de recruter un expert technique ou un intégrateur
Comment mettre en place un logiciel Achats ?
1- Définir les objectifs et attentes pour le logiciel Achats
Il est essentiel de clarifier ce que l’on attend : veut-on seulement centraliser la demande d’achat ? veut-on un circuit d’approbation complexe ? veut-on intégrer la facturation ? La réponse déterminera le niveau d’exigence.
2- Choisir le logiciel Achats adapté
Le marché des logiciels Achats se segmentent en plusieurs familles :
- Les solutions lourdes et complètes pour les grandes entreprises
- Les solutions modernes et modulaires, plus adaptée aux PME et ETI
A vous de fixer vos exigences et contraintes comme les fonctionnalités minimums, le prix, la connexion à vos logiciels existants, l’ergonomie pour les utilisateurs, la personnalisation no-code en fonction de votre savoir-faire, le support…
Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025
3- Paramétrer et personnaliser le logiciel Achats avec ou sans l’éditeur de logiciel
En fonction de la solution choisie et des ressources à disposition dans votre entreprise, vous serez plus ou moins accompagné par le fournisseur du logiciel. Lors de cette étape, les tâches suivantes seront réalisées :
- Définir les formulaires de demandes d’achat, les seuils de validation.
- Paramétrer les règles d’approbation conditionnelles : par exemple, si le montant est supérieur à un certain seuil, solliciter la direction.
- Connecter le logiciel Achats à vos ERP, CRM et outil comptable : pour éviter les ressaisies, s’assurer de la cohérence des stocks, etc.
- Créer des tableaux de bord pertinents pour le pilotage (délais de validation, volume de commandes, taux de retards…).
4- Conduite du changement et formation
Ce point dépend fortement du logiciel Achats choisi, certains sont très intuitifs et ne nécessitent quasi aucune formation. D’autres nécessitent des dispositifs de conduite du changement solides.
Néanmoins, même le meilleur logiciel restera sous-exploité si les équipes ne comprennent pas l’intérêt. Il faut communiquer sur :
- Les bénéfices immédiats : moins d’e-mails, moins de tableaux Excel, meilleur suivi budgétaire.
- L’importance de suivre la procédure. Parfois les employés peuvent percevoir l’outil comme un frein ou un « surveillant ». Il faut les rassurer sur l’aspect « facilitateur ».
- L’accompagnement initial : présentations en visioconférence, tutoriels vidéo, FAQ.
5- Amélioration continue
La force d’un processus est qu’il est vivant, il est impératif de faire évoluer le logiciel Achats en fonction des remontées des employés. Les solutions comme Lapala (no-code) permettent de réajuster facilement les règles, d’ajouter de nouvelles étapes ou de nouveaux champs. Cela évite de rentrer dans de lourds cycles de développement.
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025
Trouver le meilleur logiciel Achats parmi les 7 meilleurs
Lapala, logiciel de gestion des achats 100% personnalisable
A partir de 39 €/mois pour toute l’entreprise
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code :
✅
Clients :
PME, ETI
Lapala est un logiciel de Procure to Pay très performants et simples d’utilisation pour les PME. Grâce à ses différentes fonctionnalités, il permet de centraliser toutes les demandes d’achat, de créer des circuits d’approbation très efficace et d’automatiser simplement une partie du processus d’approvisionnement et de commande.
Par ailleurs, il intègre des fonctionnalités d’automatisation qui libèrent vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives. Dans la thématique du confort des équipes, il est également important de noter que ses interfaces intuitives ne nécessitent pas de formation complexe pour les utilisateurs. Le logiciel de gestion des achats Lapala est rapidement adopté par toute l’entreprise.
Synthèse sur Lapala :
– Simple et no-code.
– Haut niveau de personnalisation.
– Tarifs avantageux.
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Tradogram, une plateforme complète pour les PME
A partir de $198 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐
No-code
✅
Clients :
PME, ETI
Pensé pour simplifier la totalité du cycle d’achat, le logiciel de gestion des achats Tradogram regroupe sourcing, bons de commande et suivi budgétaire au sein d’une interface claire. Les PME l’apprécient pour sa flexibilité et ses paramétrages faciles.
Synthèse sur Tradogram :
– Adapté aux PME
– Prix compétitif
– Outil complet
Coupa, acteur historique des logiciels d’achats
Sur devis, à partir de $2 500/mois
Ergonomie :
⭐⭐
No-code
❌
Clients :
PME, grandes entreprises
Coupa vise une gestion unifiée des achats, de la facturation et des paiements, le tout sur une plateforme cloud ergonomique. Son interface intuitive et ses indicateurs temps réel en font un choix apprécié par de nombreux services financiers.
Il existe des paramétrages utilisateur, mais l’intégration à grande échelle peut exiger de l’expertise technique. Coupa est donc recommandé pour les PME ayant un service informatique.
Synthèse sur Coupa :
– Acteur historique
– Haut niveau de prix et de compétences nécessaires
– Outil très complet
Procurify, un logiciel très ergonomique pour les PME
A partir de $23/mois par utilisateur
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Solution conviviale mettant l’accent sur l’automatisation du workflow d’achats, elle propose un suivi budgétaire en temps réel et une intégration aisée à divers ERP. Ses fonctionnalités clés incluent la centralisation des demandes et la rationalisation des approbations.
Procurify est partiellement no-code, certains paramétrages avancés peuvent nécessiter une intervention plus technique.
Synthèse sur Procurify :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Outil complet
Pipefy, la gestion très flexible des achats pour les PME
A partir de $24/mois par utilisateur
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code
✅
Clients :
PME, ETI
Grâce à ses workflows visuels, il rend le circuit de validation plus fluide et plus transparent. Les connecteurs natifs et les alertes automatisées permettent une mise en œuvre rapide dans différents environnements.
Synthèse sur Pipefy :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Très flexible
Precoro, logiciel de gestion des achats pour PME puissant
A partir de $499 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Logiciel de gestion des achats pour PME conviviale mettant l’accent sur l’automatisation du workflow d’achats, elle propose un suivi budgétaire en temps réel et une intégration aisée à divers ERP. Ses fonctionnalités clés incluent la centralisation des demandes et la rationalisation des approbations.
Certaines étapes se configurent en drag-and-drop, mais des paramétrages avancés peuvent nécessiter un accompagnement.
Synthèse sur Precoro :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Très complet
Order, Procure to pay pour PME
A partir de $300 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Order.co se spécialise dans la centralisation des commandes auprès de multiples fournisseurs via une unique interface. Il se distingue par sa volonté de réduire la complexité administrative et d’aider les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses, tout en offrant une gestion centralisée des factures et des paiements.
L’interface simplifie la configuration des flux de commande et de rapprochement, mais certaines personnalisations plus avancées peuvent nécessiter un support technique.
Synthèse sur Order :
– Adapté aux PME
– Prix compétitif
– Très complet
Lors du choix, mieux vaut privilégier le logiciel Achats qui saura réellement épouser vos processus internes (ou vous aider à les rationaliser), plutôt que d’imposer un lourd changement qui risquerait de se heurter à la résistance des équipes. Il faut aussi penser à la pérennité : une PME en forte croissance ne peut pas se permettre de changer de logiciel Achats tous les ans.
Conclusion – Qu’est-ce qu’un logiciel Achats
Qu’est-ce qu’un logiciel Achats ? C’est avant tout le pivot numérique qui réunit la demande d’achat, le circuit d’approbation, le lancement de la commande, la facturation et le pilotage budgétaire. Bien plus qu’une simple transposition d’Excel ou formulaire en ligne, il offre une automatisation et une visibilité globale qui font gagner en efficacité, en traçabilité et en sérénité.
Grâce aux plateformes modernes et adaptables comme Lapala, la digitalisation n’est plus l’apanage des grandes entreprises. Les PME peuvent désormais mettre en place, sans lourdeurs techniques, un système agile pour leurs achats. Résultat : moins de doublons, moins d’erreurs, un meilleur reporting, et une collaboration fluide entre service achats, finances, managers, fournisseurs, etc.
Avec un logiciel Achats moderne, vos équipes n’auront plus à jongler entre tableurs Excel et documents papiers. Elles pourront consacrer leur temps à de véritables missions à valeur ajoutée, comme la négociation fournisseurs, la recherche d’optimisations ou l’analyse stratégique des dépenses. De quoi passer d’une vision réactive (la commande juste pour combler une urgence) à une démarche proactive (une politique d’achat maîtrisée et alignée avec les objectifs de l’entreprise).
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