Procure to pay order to cash – Quelles définitions et différences ?

La fluidité des processus financiers et logistiques est un atout majeur pour toute entreprise. Aujourd’hui, deux grandes familles de flux se distinguent dans la gestion des opérations : Procure to Pay (P2P), centré sur les achats et le règlement des fournisseurs, et Order to Cash (O2C), est plus large et s’étend de la réception des commandes clients et l’encaissement des paiements. Mais quelles différences entre Procure to pay Order to cash ?

Dans cet article, nous allons explorer en profondeur leurs différences, leurs complémentarités et comment la mise en place d’un logiciel de gestion des achats contribue à fluidifier et automatiser ces processus du début à la fin.

Différence Procure-to-Pay Order-to-Cash (P2P vs O2C)

Qu’est-ce que le Procure-to-Pay (P2P) ?

Le Procure-to-Pay, également appelé processus achat, décrit l’ensemble des étapes qui mènent à l’acquisition de biens ou de services jusqu’au paiement des factures associées. De façon générale, le P2P se déroule comme suit :

1. Identification du besoin : Un service de l’entreprise identifie la nécessité d’acquérir un bien (matière première, composant, etc.) ou un service (maintenance, conseil…) pour répondre à une ou plusieurs demandes clients ou internes.
2. Demande d’achat / validation interne : L’entreprise émet une demande d’achat qui passe souvent par un circuit d’approbation (manager, direction, service achat).
3. Sélection du fournisseur : Si nécessaire, suite à un appel d’offres, une négociation ou un référencement, l’entreprise choisit le fournisseur adéquat.
4. Emission du bon de commande : Une fois approuvé, un bon de commande formel est envoyé au fournisseur.
5. Réception des marchandises ou services : L’entreprise vérifie la conformité de la livraison ou de la prestation.
6. Facturation et rapprochement : Le fournisseur émet la facture, qui est rapprochée du bon de commande ou du bon de réception pour contrôle.
7. Paiement : Une fois la facture validée, l’entreprise effectue le règlement.

Les objectifs principaux du Procure to Pay P2P sont d’assurer une maîtrise des dépenses, un bon suivi budgétaire, une bonne collaboration interne et une relation fluide avec les fournisseurs.

Qu’est-ce que l’Order-to-Cash (O2C) ?

Le Order-to-Cash décrit tout le processus allant de la réception d’une commande client jusqu’à l’encaissement final du paiement. Voici les grandes étapes :

1. Réception de la commande : Un client passe commande d’un produit ou d’un service (via un formulaire en ligne, un contrat signé, un échange commercial, etc.).
2. Validation et enregistrement : Le service commercial ou ADV enregistre la commande dans l’ERP ou le CRM et vérifie la disponibilité (stock, planning…).
3. Exécution / Livraison : L’entreprise étudie, produit ou expédie le bien (ou réalise la prestation de service).
4. Facturation : Une facture est émise pour le client, basée sur la commande ou sur l’état d’avancement des travaux.
5. Encaissement et suivi des paiements : Le client règle la facture selon les modalités convenues (virement, chèque, etc.).
6. Relances si besoin : En cas de retard ou d’impayé, le service financier enclenche un processus de relance.

Les objectifs principaux de l’O2C sont d’accélérer l’encaissement, de sécuriser la satisfaction client et de garantir une trésorerie saine.

Les différences fondamentales entre P2P et O2C

	Procure to pay	Order to cash
Flux financier	Flux sortant : L’entreprise est le « payeur », cherchant à optimiser la façon de payer ses fournisseurs.	Flux entrant : L’entreprise est le « récepteur » des fonds, cherchant à mieux encaisser les paiements de ses clients.
Objectifs financiers	Réduction des coûts d’achat, respect des contraintes budgétaires.	Amélioration du cash-flow, réduction des délais de paiement pour encaisser plus vite.
Acteurs internes	Service des achats, direction financière, comptabilité fournisseurs, production	Service commercial, administration des ventes (ADV), comptabilité clients, responsable service client.
Logique de négociation	L’entreprise tente d’avoir le meilleur tarif, négocie les contrats-cadres, organise les appels d’offres.	L’entreprise défend ses prix auprès des clients, cherche à conclure plus vite une vente, tout en vérifiant la solvabilité.
Risque	Le principal risque est une dérive budgétaire, des fraudes, une non-conformité de la facture par rapport au bon de commande, ou encore un surstock.	Le risque essentiel concerne l’impayé client, les litiges qualité, la solvabilité, ou le manque de visibilité sur le stock pour honorer la commande.
Relation contractuelle	Relation orientée fournisseurs, contrats-cadres, budgets alloués.	Relation orientée clients, gestion des commandes, niveaux de service, satisfaction client.

Les enjeux de la digitalisation et de l’automatisation pour le Procure to Pay Order to Cash

Pourquoi remplacer les traitements papier, email, Excel par le Procure to Pay Order to Cash

Le traitement des processus d’achat et de commande par les entreprises est encore principalement réalisé par des flux papier, par email ou gérer sur des tableurs Excel. Ces méthodes de collaboration créent de nombreuses frictions :

• Des ressaisies multiples : On tape plusieurs fois la même information dans différents systèmes ou à différents moments.
• De multiples sources : Chacun à son tableur Excel cloisonné ou divers échanges de mails.
• Un manque de traçabilité en temps réel : Les versions papier ou Excel sont vite obsolètes et insuffisamment complétées.
• Un pilotage plus complexe : Difficile de faire un reporting immédiat ou de générer des alertes automatiques.
• Des risques d’erreurs : Copier-coller, envoi d’emails manuels, oubli de mettre à jour les outils…

De manière globale, les équipes réalisent de nombreuses tâches répétitives et rébarbatives sans valeur ajoutée.

Les bénéfices de la digitalisation et l’automatisation pour le Procure to Pay et Order to Cash

Comment le logiciel Lapala aide à améliorer le Procure to Pay Order to Cash

Que permet la mise en place de la solution Procure to Pay de Lapala ?

Lapala permet de centraliser toutes les demandes et commandes. Et d’allier expérience guidée pour les équipes et forte personnalisation pour être adapté à votre fonctionnement actuel.

1. Demande d’achat : Au lieu d’un mail ou d’une fiche papier, l’utilisateur ouvre un formulaire en ligne personnalisé Lapala pour décrire le besoin, la quantité, le budget.
2. Circuit d’approbation : Selon le montant, Lapala envoie automatiquement la demande au manager ou au directeur pour approbation. Il automatise les saisies pour libérer les employés des tâches sans valeur ajoutée.
3. Sélection fournisseur : Possibilité de stocker les référentiels fournisseurs ou de faire un appel d’offre via Lapala.
4. Gestion du bon de commande : Lapala permet de lancer le processus de commande et de suivre les étapes de réception de la commande et de conformité
5. Réception des factures et facturation : L’outil coordonne la validation de la facture, déclenche les étapes de paiement…

Sur mesure, vous pouvez simplement mettre en place des automatisations comme du stockage de document, des envois de mails, des mises à jour d’ERP, CRM, SIRH…

Enfin le logiciel Lapala donne accès à des tableaux de bord qui permettent aux managers de piloter l’ensemble des demandes d’achat et des commandes.

Mettre en place un flux O2C sur Lapala

1. Création de la commande : Le commercial, via un formulaire Lapala, récupère les infos du prospect, le devis. Lapala crée ou met à jour l’opportunité dans le CRM.
2. Production ou préparation logistique : Si la commande est validée, un workflow se déclenche pour l’atelier ou l’entrepôt : on gère la planification, la sortie de stock ou la production.
3. Facturation automatisée : À l’expédition, Lapala génère la facture, l’envoie au client, et alimente la comptabilité.
4. Relances automatiques : Si le paiement n’est pas reçu à la date d’échéance, l’outil notifie le service financier ou envoie un email de rappel.

Conclusion : Le futur des chaînes financières passe par la digitalisation et l’automatisation

À l’heure où la compétitivité se joue sur la réactivité et la fiabilité, les entreprises ne peuvent plus se permettre de gérer séparément leurs flux Procure to Pay Order to Cash sans une vision globale. Les liens entre approvisionnement, production et livraison sont plus forts que jamais, tout comme ceux entre trésorerie, facturation et satisfaction client.

1. Procure to Pay P2P garantit une bonne maîtrise des coûts et de l’approvisionnement.
2. Order to Cash assure un encaissement rapide et une satisfaction optimale des clients.
3. La digitalisation (avec un logiciel comme Lapala) permet de relier ces deux univers et d’orchestrer leurs multiples interactions.

Au-delà de l’ERP et du CRM, l’automatisation via l’utilisation du logiciel Procure to Pay Lapala offre des expériences guidées pour chaque acteur (opérateur, manager, directeur financier, acheteur, commercial) et supprime un grand nombre de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Plus encore, l’analyse en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI) permet d’identifier les goulots d’étranglement et d’améliorer continuellement le processus.

Questions fréquentes sur P2P et O2C