Processus RH, qu’est-ce que c’est ? Exemples concrets

« Vos employés sont votre atout le plus précieux. Prenez soin d’eux et ils prendront soin de votre entreprise« , citation de Richard Branson. Les ressources humaines sont donc un des leviers de prospérité les plus importants d’une entreprise. Face à cette importance, orchestrer et piloter convenablement ces activités rendent obligatoire la mise en place de processus RH.

Dans cet article, nous partagerons tout ce qu’il faut savoir sur les processus RH. Par ailleurs nous détaillerons la méthode pour les mettre en place et partagerons des opportunités d’amélioration.

Quelles sont les différentes activités RH ?

Avant de rentrer dans les processus des ressources humaines, il est important de comprendre l’ensemble des activités et métiers réalisés par cette fonction. Et il y en a beaucoup !

Donc, face à tant d’activités et pour réduire les tâches à faible valeur ajoutée, une entreprise devra mettre en place des processus RH !

Mais qu’est-ce qu’un processus RH ?

Définition d’un processus RH

Un processus RH permet, par la réalisation de différentes étapes consécutives et parfois simultanées, de couvrir une ou plusieurs activités des ressources humaines présentées ci-dessus.

Un processus commence par un événement d’entrée (par exemple : l’arrivée d’un nouvel employé ou une absence) et se termine par un événement de sortie (par exemple : la réalisation d’une formation ou la validation d’une évaluation annuelle). Pour aller plus loin dans la théorie, voici un lien vers la page Wikipédia

Afin de rationaliser un processus, un responsable RH peut utiliser des logiciels. Ces derniers suivront l’avancement du processus à chaque étape, automatiseront certaines étapes, fluidifieront les interactions, interconnecteront les logiciels existants.

De nombreuses familles de solutions existent (exemple : les SIRH, les logiciels verticaux RH, les logiciels de workflow, les plateformes de travail…) nous en parlerons à la fin de l’article.

Exemple : Les étapes d’un processus de recrutement

De multiples tâches consécutives ou simultanées composent le processus d’accueil d’un nouvel arrivant. Lister ces étapes a de nombreux avantages comme :

• Éviter d’oublier une étape à chaque nouvelle arrivée,
• Avoir une procédure écrite facilement partageable,
• Identifier facilement les étapes qui peuvent être optimisées. Par exemple, la demande d’un PC à la DSI peut-être très simplement automatisée. Autre exemple, la présentation du welcome kit peut être partiellement enregistrée en vidéo et regardée en autonomie par le nouvel arrivant.

Les principaux processus RH

Nous avons réalisé précédemment une liste des activités RH. Un processus RH couvre une ou plusieurs de ces activités.

Pour nous, les 5 processus les plus critiques et impactants pour une entreprise sont les suivants :

• Recrutement de candidats : Le nerf de la guerre dans de nombreux secteurs. Recruter les meilleurs talents est complexe. Un talent qui va chez le concurrent, c’est dommage…
• Développement des compétences des collaborateurs : C’est un travail de rétention qui a un impact sur les savoir-faire de l’entreprise, l’engagement des collaborateurs…
• Gestion de la paie et des avantages sociaux : Des retards de paiement, des oublis d’heures supplémentaires, le manque de transparence sur les augmentations… des problèmes qui n’améliorent pas la marque employeur et le climat dans une entreprise.
• Gestion des absences et des congés : Cette gestion permet de planifier les opérations et de réduire les impacts sur la chaîne de valeur et sur les clients.
• Communication interne : Pour éviter les crises et les climats délétères, le niveau de partage de l’information doit être homogène dans l’entreprise.

Pourquoi les processus RH sont importants ?

« L’entreprise n’est pas constituée de murs, de machines ou d’ordinateurs, mais de personnes. La qualité de leurs relations détermine le succès de l’entreprise. », citation de Simon Sinek.

Gain de temps et performance pour un impact stratégique plus fort

Les processus facilitent clairement la vie des collaborateurs des ressources humaines (chargé, responsable, directeur…). Ils permettent de ne plus perdre de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée (notamment lorsque des automatisations sont mises en place), et de passer plus de temps à gérer des problèmes, fidéliser ou conduire des changements.

Renforcement de sa marque employeur grâce aux processus RH

Lorsque des employés voient que les processus RH sont performants et modernes… ça fait forcément mouche chez les employés. Ils seront heureux et n’hésiteront pas à le communiquer sur la place publique et pourront même ramener sans effort de nouveaux talents dans l’entreprise.

Entre deux entreprises concurrentes qui proposent relativement le même salaire à un candidat, ce dernier se tournera plus facilement vers l’entreprise avec la meilleure marque employeur.

Participation à l’image de marque auprès des clients et prospects

Par ailleurs, la marque employeur sera également gage de qualité pour les activités commerciales. Les clients et les prospects le noteront !

De meilleures relations entre les services et directions

Il est fréquent d’entendre des plaintes plus ou moins légitimes des différents métiers d’une entreprise relativement à la qualité de service des Ressources Humaines. Des processus factualiseront les quiproquos et amélioreront les relations et communications au sein de l’entreprise.

Les processus RH apportent une meilleure sauvegarde du savoir-faire

Les processus permettent de cadrer et homogénéiser certaines tâches qui deviennent, certes obligatoires, mais plus facilement acceptées par les équipes. Par exemple, la formalisation des savoir-faire comme objectif défini lors des entretiens annuels. Le cadrage d’un biseau efficace lors du départ d’un collaborateur…

Comment établir ses processus RH ?

Pour commencer, cadrer la mise en place des processus avec l’équipe dirigeante

Pour rappel, un processus RH a pour objectif de couvrir une ou plusieurs activités citées ci-dessus. Clairement couvrir la totalité des activités des ressources humaines prendra du temps.

Il faut donc préparer, pour les dirigeants, un plan qui présentera une méthode de transformation. Elle inclura :

• La liste des processus à mettre en place. Un processus = Un projet. Il sera important de prioriser les projets selon leur importance et impact pour l’entreprise.
• Pour chaque projet, poser des hypothèses, évaluer de manière macro les besoins à couvrir, définir des budgets, définir un prévisionnel de temps de conception, de construction et de déploiement. Attention à ne pas rentrer dans le micro tant que le projet n’est pas validé.
• Proposer un calendrier de mise en place des projets sur plusieurs mois voire années, selon la complexité de l’organisation.
• Présenter une équipe, les rôles et les responsabilités.
• Proposer des organes de gouvernance.

Attention à ce stade, il est déconseillé de rechercher des solutions ou des logiciels. Il est trop tôt, les besoins sont encore macros. Choisir à ce moment, c’est se fermer des portes et sûrement manquer la meilleure solution.

Une fois, le dossier de cadrage terminé, les dirigeants auront toutes les cartes en main pour valider ou enrichir le plan.

Le plan est validé ! Le projet lié au premier processus RH peut être lancé

Étape 1 : Faire un audit du processus pour lister les activités et faire un état des lieux

Dans cette première étape, le chef de projet listera chaque tâche du périmètre étudié et ira interroger un nombre représentatif de collaborateurs impliqués dans ce processus.

Même s’il les connaît déjà, le chef de projet devra collecter les informations suivantes :

• Les actions et tâches précises réalisées
• Les outils et logiciels utilisés
• Les interactions entre les acteurs
• Des éléments chiffrés comme nombre de fois qu’une action est réalisée par semaine, le nombre de dossier à traiter, le nombre de clics, le temps passé à réaliser une action…

Ces informations collectées, ce sont de l’or en barre. Elles seront la base de l’identification de problèmes et pourront facilement être partagées aux dirigeants (qui sont généralement friands de ces leviers d’amélioration).

Étape 2 : Formaliser le fonctionnement actuel

Une image vaut mille mots. A cette étape un bon schéma est largement suffisant. Voici les règles à suivre :

• Une action ou tâche = Un collaborateur = Un outil = Une case
• Dans chaque case, sujet + verbe + complément
• Faire apparaître les actions simultanées
• Ce schéma représente une cartographie des processus, le chef de projet pourra le faire à la main ou à l’aide de logiciel de cartographie. Pour les premières versions, la faire à la main sur Powerpoint suffit largement.

Par exemple : pour le processus relatif aux congés

Étape 3 : Identifier les optimisations possibles et formaliser le fonctionnement cible

A. Identification des optimisations qui seront traduites en besoin

En faisant l’exercice de schématisation du fonctionnement actuel et en le comparant avec les informations collectées lors de l’état des lieux, le chef de projet verra ce qui fonctionne bien et les points d’amélioration. Des frictions seront factualisées comme les goulots d’étranglement, les tâches répétitives, les inefficacités, les enchaînements alambiqués, les tâches sans valeur ajoutée, etc.

Des optimisations et automatisations seront alors possibles et seront traduites en besoin.

Exemple d’optimisations possibles :

• Digitalisation d’étapes qui sont faites sans outil
• Automatisation des saisies dans les différents outils, des notifications, des relances
• Mise en place de canaux de communication dédiés en interne ou externe
• Analyse automatique des CV et premier tri
• Interconnexion / Intégration entre les différents logiciels
• La mise en place de formulaires en ligne
• Mise en place d’outils de documentation
• Suivi des avancements
• Analyses de données sur le processus RH
• Construction de tableau de bord et reporting

B. Cartographie du fonctionnement cible et idéal

Sans encore rechercher quelle(s) solution(s) logicielle(s) pourront couvrir ces optimisations. Le processus RH cible, idéal et futur pourra être modélisé sous forme de cartographie des processus.

Sur cette cartographie de processus RH apparaîtront les étapes, les acteurs responsables des actions et les besoins d’amélioration. Il ne faut pas hésiter à également faire apparaître les logiciels existants.

C. Validation le fonctionnement cible par l’équipe dirigeante et les collaborateurs pertinents

Sans validation, le processus RH n’a aucune chance d’être mis en place. Par ailleurs la confirmation des besoins débloquera des budgets et la phase de recherche de solutions.

La cartographie ainsi construite a l’avantage d’être facilement compréhensible par n’importe quel collaborateur et d’être évolutive. Elle sera le principal outil pour convaincre les équipes de l’entreprise

Étape 4 : Mettre en place une fiche processus

Automatiser ses processus RH

Vous savez maintenant tout des processus RH. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !