Les entreprises sont continuellement à la recherche de leviers pour optimiser leurs coûts, améliorer la collaboration entre les équipes et sécuriser leurs opérations. De nombreux acteurs se tournent désormais vers l’automatisation du processus Procure to Pay (P2P). Allant de la demande d’achat au paiement de la facture en passant par le cycle de vie d’un bon de commande, ce parcours, souvent perçu comme chronophage, devient une formidable opportunité de gain de temps et de réduction des erreurs dès lors qu’on équipe l’entreprise d’un logiciel d’Achats.
Dans cet article, nous vous proposons un guide complet pour tout savoir sur l’automatisation du processus de Procure to Pay, ses enjeux, ses bonnes pratiques, et nous verrons comment un logiciel de gestion des achats comme Lapala simplifie et automatise cette chaîne de bout en bout.
Qu’est ce que l’automatisation du processus Procure to Pay ?
Qu’est ce que le processus Procure-to-Pay ?
Le procure to pay (P2P) correspond à l’ensemble des étapes qui mènent d’une demande d’achat (ou besoin interne) jusqu’au paiement final au fournisseur. Il inclut la sélection du fournisseur, l’émission du bon de commande, la réception des produits, la validation de la facture et le règlement. L’objectif étant de garantir une parfaite fluidité et traçabilité de chaque achat, mais aussi un respect des contraintes budgétaires et de conformité.
Il est souvent confondu avec des processus connexes, comme le source to pay ou order to cash, mais le procure to pay se focalise exclusivement sur le flux d’achats et de paiements sortants. L’order to cash couvrira plutôt la chaîne de traitement d’une demande client, de la commande à l’encaissement. Le Source to Pay inclut l’identification et la sélection de fournisseur.
Les étapes du processus Procure-to-Pay
Étape 1 : Demande d’achat
Suite à l’identification d’un besoin d’approvisionnement en biens ou services. Un employé saisit une demande d’achat formelle. Cette demande détaille différentes informations qui seront réutilisés pour la suite du processus Procure-to-Pay : Catégorie, Service, Montant, Fournisseur préféré, date de livraison idéale…
La demande d’achat peut également mener au choix d’un fournisseur à travers un appel d’offre.
Étape 2 : Approbation hiérarchique de la demande d’achat
Selon différentes conditions, un circuit d’approbation de la demande achat sera parcouru. Les différents acteurs, managers, directeurs pourront formellement valider la demande ou la rejeter.
Étape 3 : Édition du bon de commande et envoi au fournisseur
Le bon de commande est le document officiel qui formalise la demande d’achat auprès du fournisseur choisi. Il détaille précisément le montant, les conditions d’achat et de livraison, la date de livraison et la quantité
Étape 4 : Gestion de la commande
Une fois réceptionnée, la commande est vérifiée et qualifiée comme conforme ou non. En cas de non-conformité, elle est retournée au fournisseur ou une négociation débute.
Étape 5 : Réception de la facture et réconciliation
Une fois la facture réceptionnée, le service financier de l’entreprise la compare au bon de commande, puis elle est enregistrée et envoyée pour paiement.
Étape 6 : Paiement du fournisseur
Selon les conditions de paiement négociées, les équipes financières planifient et payent le fournisseur.
Étape facultative : Évaluation du fournisseur
Selon le niveau de maturité de l’entreprise, une étape d’évaluation du fournisseur est réalisée. Au delà d’une évaluation sévère, elle permet d’enrichir la relation avec les fournisseurs.
Définition Automatisation du processus Procure-to-Pay
Automatiser le processus Procure to Pay, c’est remplacer les procédures manuelles (tableurs Excel, e-mails dispersés, formulaires papier, signatures manuscrites, vérifications multiples) par des expériences digitales qui guident les collaborateurs, attribuent automatiquement des tâches, valident ou alertent en temps réel, et se connectent avec les systèmes existants (ERP, logiciel de comptabilité, CRM, etc.).
Voici quelques exemples d’automatisation du processus Procure to Pay :
- Aide à la saisie des demandes d’achat : une automatisation permet de saisir plusieurs champs de la demande d’achat. Cela fait gagner du temps
- Attribution efficace : une tâche est envoyée à la bonne personne, au bon moment sans clic ou interaction inutile. L’attribution dépend de conditions paramétrables, par exemple selon le montant, le service, l’urgence…
- Recherche d’information, de la même manière si une étape nécessite la recherche d’information, un logiciel d’achats automatise et affiche automatiquement la bonne information, au bon moment.
- Envoi de mail automatisé
- Classement et archivage de documents bons de commande et factures
- Création d’alertes et notification pour paiement.
- Envoi de données dans le logiciel comptable ou ERP
Pourquoi est-ce important d’automatiser le processus Procure to Pay ?
De nombreuses entreprises gèrent encore leur processus Procure to Pay de façon manuelle. Les raisons sont diverses : habitude, inertie, absence d’investissement ou crainte du changement. Pourtant, le P2P manuel peut se révéler extrêmement coûteux et risqué :
Manque de visibilité et de traçabilité
Chaque employé peut avoir un tableur différent. Les approbations se font par e-mails ou via des piles de papier qui circulent. Cela rend difficile le suivi en temps réel ou l’identification d’un problème précis (ex. dépassement de budget, facture en retard).
Erreur de saisie et ressaisie multiples
Les équipes recopient manuellement des informations (coordonnées fournisseur, référence facture, montant) dans différents outils, multipliant les risques d’erreur. L’oubli d’une ligne de commande ou d’une virgule mal placée peut créer une incohérence financière.
Tâches répétitives et chronophages
La recherche d’informations dispersées dans des e-mails, la ressaisie de factures, la vérification manuelle des stocks… Toutes ces tâches grignotent le temps des équipes et les détournent de missions à plus forte valeur ajoutée.
Non-conformité et risque d’audit
Le manque de traçabilité sur les demandes et les commandes peut poser problème, notamment pour prouver la validité de certaines dépenses en cas d’audit financier, ou pour justifier la sélection d’un fournisseur.
Retards et surcoûts
Un processus Procure to Pay lent, avec de multiples allers-retours manuels, peut engendrer des retards de livraison et de paiement, déclencher des pénalités financières, et dégrader la relation fournisseur.
Manque de contrôle budgétaire
Sans pilotage centralisé, il est difficile de savoir si les dépenses dépassent le budget alloué, ou d’anticiper d’éventuelles surconsommations. Les décideurs financiers manquent d’indicateurs fiables.
Les avantages de l’automatisation du processus Procure to Pay
Réduction des coûts et des délais
En digitalisant et automatisant la collecte des demandes, l’approbation et l’émission des bons de commande, les entreprises constatent souvent une diminution des délais de traitement, parfois divisés par deux ou trois. Les retards sont éliminés, ce qui évite des surcoûts éventuels (livraisons urgentes, négociations de dernière minute…). De plus, la diminution des erreurs de saisie et des doublons se traduit par une baisse de coûts administratifs et de litiges.
Meilleure collaboration et satisfaction interne
Les équipes ont moins de tâches rébarbatives (recopier, renommer des PDF de facture, envoyer des e-mails de relance…). Les managers peuvent se focaliser sur des missions plus stratégiques, comme le sourcing ou la négociation. La direction a en permanence une vue consolidée du budget et des dépenses en cours.
Fiabilisation et traçabilité en temps réel
Un processus Procure to Pay automatisé enregistre chaque étape dans un historique consultable : date de la demande, approbations, accusés de réception, etc. Cela renforce la fiabilité vis-à-vis des équipes de contrôle interne, des auditeurs externes ou des organismes de certification. En un clic, on sait où se situe chaque commande, qui l’a validée, et quel est l’état du stock ou du budget restant.
Sécurisation des paiements et prévention des fraudes
Des contrôles automatiques peuvent être configurés pour éviter une facture fantôme ou un fournisseur non référencé. Les systèmes d’automatisation peuvent comparer la facture à la commande et au bon de réception pour déclencher un règlement uniquement si tout coïncide.
Conformité réglementaire et audits facilités
Comme évoqué, grâce à la centralisation, l’entreprise produit aisément des preuves de conformité, en rendant accessible l’historique, les justificatifs et les validations signées. Les audits financiers sont plus simples, puisque toutes les pièces se trouvent au même endroit et l’historique d’approbation est tracé.
Pilotage et reporting avancés
Grâce à l’automatisation, on obtient des indicateurs de performance (KPI) sur les délais, le taux de non-conformité, la répartition des dépenses par département, la performance fournisseur, etc. Les décideurs peuvent alors opérer des arbitrages plus éclairés. Ainsi, on peut par exemple suivre le volume d’achats non couverts par un contrat-cadre, ou la part de factures reçues à temps.
Étapes et méthodologies pour mettre en oeuvre l’automatisation du processus Procure-to-Pay
Choisir le logiciel Achats adaptée
Aujourd’hui, il existe une variété de solutions pour l’automatisation du processus Procure to Pay. Le choix dépend de plusieurs critères :
- Taille d’entreprise : les PME peuvent rechercher une solution simple et modulable, tandis que les grandes entreprises optent pour des solutions plus complexes et intégrées.
- Budget et modèle de facturation : licence utilisateur, abonnement à la transaction, coûts d’implémentation et d’intégration. Tout est possible !
- Fonctionnalités cibles : gestion des demandes d’achat, catalogues, appels d’offres, génération de bons de commande, rapprochement facture/commande, etc.
- Interopérabilité avec vos logiciels : connecteurs natifs ou API permettant de relier la plateforme aux ERP, CRM, logiciel comptable. Vérifiez donc que vous puissiez connecter vos logiciels existants.
- Ergonomie et no-code : la simplicité d’usage est cruciale pour l’adoption. Lapala, par exemple, propose une interface intuitive, ce qui réduit les besoins de formation technique. Ce point aura un fort impact dans la conduite du changement.
Vous devrez contacter chaque logiciel pour collecter ces informations.
Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025
Mettre en place et personnaliser la solution choisie
Une fois la solution choisie, vous devrez mettre en place et personnaliser le logiciel Achats. Cette étape dépend du logiciel choisi et de vos ressources. Mais sachez que certains éditeurs proposent de vous accompagner, par ailleurs pour certains logiciels la personnalisation est dite no-code, c’est-à-dire personnalisable sans avoir à écrire une ligne de code (donc pas besoin d’une équipe informatique).
Cette mise en place permettra de créer les premières automatisations natives dans les logiciels.
Intégrer les autres logiciels de votre entreprise (ERP, comptabilité, CRM…)
Pour que le processus Procure to Pay automatisé soit fluide, il doit s’interconnecter avec les systèmes en place :
- ERP : pour la gestion des stocks, la comptabilité analytique, la planification (Production, Approvisionnement).
- CRM : même si c’est plus centré clients, il peut s’avérer utile pour certains achats spécifiques liés à un projet client.
- Logiciel de facturation et de comptabilité : pour générer les factures et suivre les règlements.
- Autres : SIRH, solutions de signature électronique, archivage de documents, etc.
Des connecteurs ou des API assurent l’échange automatique de données, éliminant la ressaisie. Ainsi, la commande validée dans le logiciel Procure to pay est directement visible dans l’ERP, et la facture peut être rapprochée sans effort.
Piloter et former les équipes
Le succès repose aussi sur l’adhésion des équipes :
- Sensibiliser : expliquer l’intérêt du P2P automatisé (gain de temps, moins d’erreurs, meilleure traçabilité).
- Former : montrer pas à pas l’utilisation de la plateforme pour créer une demande ou approuver un achat.
- Désigner des référents : choisir des personnes capables de résoudre les questions courantes.
- Communiquer les quick wins : par exemple, démontrer que grâce à l’automatisation, les temps d’approbation sont passés de 7 jours à 2 jours, ou que les erreurs de saisies ont fortement diminué.
Mesurer la performance et optimiser
Une fois le processus Procure to Pay automatisé, on suit les indicateurs clés :
- Délai moyen de validation d’une demande d’achat
- Taux de factures rapprochées sans erreur
- Volume d’achats hors-contrat
- Taux de satisfaction des utilisateurs internes (enquêtes rapides)
Chaque écart repéré permet d’ajuster le paramétrage, de mettre en place de nouvelles règles ou automatisations.
Bonnes pratiques pour réussir son projet d’automatisation du processus Procure to Pay
- Avoir un sponsor interne : L’appui de la direction financière ou générale facilite la prise de décision, assure l’allocation de ressources et une communication transversale.
- Commencer petit et progresser : Plutôt que de viser la couverture intégrale de tous les types d’achats dès le départ, mieux vaut commencer par un périmètre restreint
- Impliquer les utilisateurs : Les opérationnels, les managers, la comptabilité… tous doivent être consultés pour définir le meilleur circuit et les cas d’exception.
- Accompagner le changement : Expliquer clairement la finalité et les bénéfices, organiser quelques sessions de formation, prévoir des supports simples (tutoriels ou mini-guides).
- Définir des KPI : Mesurer au fil de l’eau l’impact sur les délais, l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs.
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025
Le rôle d’un logiciel de gestion de processus Procure to Pay comme Lapala
Présentation du logiciel de gestion des achats Lapala
No-code et ergonomie : Pas besoin de développer une interface complexe ou de faire appel à une équipe IT coûteuse. Les équipes métier peuvent paramétrer elles-mêmes leurs formulaires, champs, règles d’approbation (montant > x = approbation par directeur).
Processus Procure to Pay 100% personnalisable : Chaque entreprise a son fonctionnement, son jargon, ses règles (ex. validation par la direction financière au-dessus d’un certain seuil, circuit exceptionnel pour les achats urgents, etc.). Lapala offre un concepteur visuel de workflow où l’on peut drag-and-drop des étapes, définir des conditions et configurer les notifications.
Interconnexions : Lapala dialogue via API avec les ERP, CRM, SIRH, logiciel de comptabilité pour éviter la ressaisie. Par exemple, lorsqu’une commande est validée, elle est automatiquement créée dans l’ERP ; la facture est transmise à la comptabilité et dans le logiciel comptable.
Reporting et indicateurs en temps réel : Managers ou responsables financier ou directeurs peuvent suivre les demandes d’achat en cours, les commandes validées, le statut de chaque fournisseur, la consommation du budget par service…
Rapidité de déploiement et ROI : De par son approche no-code, Lapala peut être opérationnelle en quelques jours ou semaines. Les équipes constatent rapidement un ROI via la réduction de tâches manuelles, la baisse des erreurs et retards, et un meilleur contrôle des dépenses.
Fonctionnalités de Lapala pour le processus Procure to Pay
Voici une liste non exhaustive de fonctionnalités que vous pouvez retrouver dans le logiciel Lapala pour l’automatisation du processus Procure to Pay.
Formulaire dynamique demande d’achat
Vous pouvez créer en 5 minutes des formulaires personnalisés selon votre savoir-faire. Et définir la suite des évènements.
Circuit d’approbation automatisé
Les enchaînements dépendent de conditions paramétrables selon vos usages et votre fonctionnement actuel.
Gestion complète sur le processus Procure to Pay
Vos équipes vivront des expériences guidées de la demande d’achat à sa réception et au paiement de la facture.
Tableaux de bord de suivi et reporting
Recherchez rapidement des informations grâce au reporting et aux vues Kanban. Gagnez en contrôle et visibilité.
Interfaces intuitives et conviviales
Un logiciel user-friendly pour vos employés facilite l’adoption du logiciel et permet des retours sur investissement rapide.
Automatisation avec ERP et logiciel comptable
Lapala met à jour automatiquement tous vos logiciels et libère vos équipes de ces tâches rébarbatives et répétitives.
Et d’autres automatisations du processus Procure to Pay
Envoi de mail
Les mails sont envoyés automatiquement aux bons moments et avec les bonnes informations
Stockage et rennomage
Les bons de commande, devis et factures sont enregistrés, classés et renommés automatiquement
Rappels et alertes
Les notifications sont automatisées pour tous les acteurs. Les tâches sont distribuées aux bons moments.
Conclusion – Automatisation des processus Procure to Pay
Le processus procure to pay est un rouage essentiel de toute entreprise soucieuse de maîtriser ses coûts, d’assurer une conformité financière et d’éviter les retards ou les litiges avec ses fournisseurs. Or, sa gestion manuelle peut rapidement se transformer en un casse-tête chronophage et source d’erreurs.
Qu’il s’agisse de PME ou de grands groupes, les bénéfices de digitaliser et d’automatiser le processus Procure to Pay sont multiples : réduction des délais, hausse de la productivité, fiabilisation des flux, pilotage budgétaire plus fin, etc.
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