Processus métier – Définition, exemples et gestion

Processus métier

Un processus métier se définit comme un ensemble organisé de tâches ayant pour but la réalisation d’une activité de la chaîne de valeur d’une entreprise. Nous pouvons vous donner en exemples : les processus de vente, les processus d’étude et production, ceux logistiques ou encore ceux de facturation.

Maîtriser ses processus, les rendre comprehensibles et opérationnels pour les collaborateurs est un enjeu important des organisations dans leur transformation digitale. Ils augmentent la performance (meilleurs délais, marges…), la qualité et facilitent la conduite du changement.

Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :

Les processus métier peuvent être informels, documentés ou informatisés. Cette digitalisation se fait grâce à des solutions de gestion des processus appelées BPM (Business Process Management) ou logiciels de workflow. Ces derniers transforment les processus en workflows opérables et en automatisations.

Digitalisez et automatisez vos processus

Définition d’un processus métier

Comment définir un processus métier ?

Toute entreprise, qu’elle l’ait conscientisée ou non, est composée de processus qui permettent de servir et satisfaire des clients. Les processus interagissent alors entre eux, sur des périmètres précis pour traiter de l’information ou transformer des produits. Par ailleurs, par nature, ils respectent les exigences et contraintes opérationnelles et légales de l’entreprise.

Il existe 3 familles de processus :

  • un processus métier (en rose dans l’exemple ci-dessous). Par exemple les process de vente, de production, de livraison…
  • un processus support au métier (en jaune). Par exemple les process RH, de comptabilité…
  • et de direction (en vert). Par exemple, les process de finance, de communication interne, de planification stratégique…
Ensemble des processus d'une entreprise

Chaque processus métier se définit ensuite comme un ensemble organisé de tâches ayant pour but la réalisation d’une activité de l’entreprise. Cet enchaînement d’actions et d’étapes peut être individuel ou collaboratif. Chaque acteur jouant un rôle et ayant des responsabilités précises.

Processus métier collaboratif

Il existe différents niveaux de maîtrise par les entreprises sur ce sujet

  • Les processus informels : les entreprises fonctionnent, de façon légitime, sans structurer leur savoir-faire
  • Les processus documentés : les entreprises formalisent leur fonctionnement à travers des procédures et fiches écrites. Ce stade est néanmoins difficile à tenir car nécessite un certain niveau de communication et de standardisation. Si vous
  • Les processus informatisés (digitalisés) : les entreprises utilisent des logiciels de gestion des processus BPM ou logiciels de workflow. Ces outils de pilotage permettent de faciliter la maîtrise, la prise en main des process par les collaborateurs et d’améliorer la performance de l’organisation. Les outils ont également pour avantages de documenter et mettre à jour automatiquement les processus métier.
  • Les processus automatisés : certaines tâches ou une partie du flux de travail sont automatisées. On retrouve par exemple l’automatisation des saisies multiples, des tâches répétitives nécessitant de multiples copier-coller et clics…

En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus

Automatisation des processus

Exemples de processus métier

Exemple de process commercial / administration des ventes (du devis à la facture)

Cartographie processus métier commercial
Cartographie qualification en rendez-vous
Cartographie production d'une proposition / d'un devis
Cartographie processus métier de vente

Exemple de Processus de recrutement

HR process
Transformez vos processus en workflows guidés

Processus de gestion des demandes clients ou ticketing

Processus de travail de réponse à une demande client
Créé avec Lapala.io

La gestion des processus métier, la première pierre pour réussir sa digitalisation

L’approche processus est un raccourci pour réussir sa transformation numérique. En effet, contrairement à d’autres méthodes, elle se concentre sur votre savoir-faire et votre façon de fonctionner. Cela permet de réduire de possibles erreurs de qualification ou de sélection en partant de vos besoins.

L’autre avantage de cette méthode est de pouvoir y aller progressivement. Une entreprise peut transformer les processus métier un par un, en commançant par ceux qui ont le plus de retour sur investissement. Ainsi, les gains de la première transformation de processus métier permettront de l’auto-financer, voire de financer la transformation du process suivant.

La méthode de cadrage pour digitaliser un processus métier

1) Identifiez et priorisez les processus de l’entreprise en suivant les objectifs stratégiques. Les processus les plus prioritaires seront les premiers à être digitalisés.

2) Auditez les processus métier prioritaires à digitaliser en réalisant un état des lieux et cartographiez les processus en impliquant les acteurs concernés.

En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus

Audit processus

3) Lister les opportunités d’automatisation et de digitalisation, puis priorisez-les selon l’impact potentiel sur l’entreprise. Gardez en tête que toutes les tâches ne peuvent pas être automatisées d’un coup, et il est important de se concentrer sur celles qui auront le plus grand impact positif.

Le choix d’un logiciel de gestion des processus métier BPM ou logiciel workflow

Qu’est-ce qu’un BPM ou logiciel de workflow ?

Un BPM (Business Process Mangement) ou logiciel workflow sont des solutions numériques qui permettent de gérer et automatiser les processus métier et les enchaînement de tâches dans une entreprise. Ces logiciels ne nécessitent généralement pas de compétences en développement informatique (no-code) et offrent une prise en main facile.

Les avantages des logiciels workflow sont notamment le gain de temps, la facilitée de collaboration, une meilleure ergonomie et la possibilité de gérer des processus complexes. Ils sont adaptés à différents secteurs et peuvent être utilisés pour des fonctions telles que les ventes, les achats, la production, la facturation, la comptabilité ou les RH.

Tableau comparatif des logiciels de workflow

Comment choisir un BPM ou logiciel de workflow ?

Voici différents critères à prendre dans votre sélection :

  1. Couverture des besoins : En parcourant leur site internet ou en vous inscrivant à l’abonnement gratuit vous pourrez tester les fonctionnalités pour s’assurer qu’ils répondent à vos attentes.
  2. Prise en main simple : Optez pour des outils ergonomiques et intuitifs afin de faciliter la conduite du changement et réduire le temps de formation.
  3. Intégration avec les logiciels existants : Assurez-vous que le logiciel s’intègre et se connecte avec vos systèmes actuels pour faciliter les automatisations.
  4. Prix du logiciel et du projet : Respectez votre budget et calculez le retour sur investissement en tenant compte des coûts de paramétrage, de conduite du changement et des gains de temps.
  5. Autonomie d’administration et support : Choisissez un logiciel qui vous permet d’être autonome dans la gestion et qui offre un bon support de l’éditeur.
  6. Sécurité et maîtrise des données : Veillez à la sécurité de vos données en vérifiant les protocoles de cryptage, de sauvegarde et de contrôle d’accès ainsi qu’à la capacité de récupérer vos données de manière autonome.
Digitalisez et automatisez vos processus


Vous savez maintenant tout sur les processus métier. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !

Également intéressé par lire d’autres articles sur les processus ?

Processus achat
Processus commercial
Processus RH
Processus comptable
Processus logistique
Processus administratif

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *