Processus de transformation – Les 4 étapes à suivre

Processus de transformation - Étapes simples pour un projet réussi

Faire évoluer une entreprise nécessite un certain processus de transformation. Cette démarche nécessite de la méthode dont un des chantiers est la conduite du changement.

Dans cet article, nous vous donnerons toutes les clés pour réussir votre plan. Après une courte partie introductive, nous présenterons une méthode et des outils concrets pour vous aider dans votre projet de transformation.

C’est quoi la transformation en entreprise ?

Définition d’une transformation

Une transformation implique un changement dans les opérations et la stratégie d’une entreprise. Elle vise notamment à améliorer ses performances ou à s’adapter aux évolutions.

Leurs origines sont :

  • Endogène : projet de nouveaux dirigeants, nouveaux enjeux organisationnels/ opérationnels / salariaux ou volonté d’innover.
  • ou exogène : adaptation aux tendances et transformations technologiques, concurrentielles, sociétales, légales ou réglementaires.

Les transformations mènent à des modifications plus ou moins profondes du fonctionnement de l’entreprise. Ces dernières heurtent naturellement l’organisation et ses collaborateurs. La mise en place de dispositifs de conduite du changement permet donc d’amortir ce choc.

Quelques exemples, non exhaustifs, de processus de transformation

Transformation organisationnelle

La transformation organisationnelle permet de redéfinir la structure et les systèmes de gouvernance d’une entreprise pour l’aider à s’adapter et à mieux répondre à de nouveaux enjeux. Elle peut inclure la redéfinition des rôles et des responsabilités et contributions, la refonte de l’organisation des directions et des services, la mise en place de nouvelles méthodes de travail.

Transformation managériale

La transformation managériale représente l’évolution des pratiques de management au sein d’une entreprise pour suivre les nouvelles tendances et usages de travail. Elle peut inclure des sujets de leadership, l’évolution des compétences des managers, la mise en place de coaching, la redéfinition des circuits de validation, le développement de l’autonomie, la fixation d’objectifs, le format des réunions…

Transformation culturelle

La transformation culturelle implique un changement de valeurs, de croyances ou de comportements au sein d’une entreprise afin de créer un environnement de travail plus sain, dynamique ou encore collaboratif. Elle peut inclure des sujets de responsabilisation des employés, de transparence, de partage d’informations, d’ambiance, de cadre de travail, de liberté d’action, de relationnels.

Transformation numérique

La transformation numérique représente la mise en place de nouvelles technologies et notamment logicielles sur la chaîne de valeur d’une entreprise. Elle implique souvent des enjeux sur des axes organisationnels, culturels, managériaux et processus.

Transformation des processus

Le fonctionnement d’une entreprise est une somme de processus métier ou support aux métiers. La transformation des processus consiste à améliorer, simplifier et automatiser le travail et les procédures internes.

Les étapes d’un processus de transformation

Etape 1. Mesurer l’impact d’une transformation pour les collaborateurs

Que la transformation soit initialement endogène ou exogène, on peut la qualifier selon deux caractéristiques :

  • La temporalité. Est-ce une transformation ponctuelle (par exemple une crise financière ou sanitaire…) ou une transformation progressive (par exemple un changement réglementaire, l’arrivée d’un nouveau concurrent…) ?
  • L’engagement des collaborateurs. Est-ce qu’à l’amorçage, les collaborateurs se sentent obligés de suivre ou sont-ils volontaires ? Il peut bien évidemment avoir différents segments de collaborateurs (on le verra dans un autre paragraphe de l’article).

La combinaison de ces deux caractéristiques donne une première qualification de la transformation. Néanmoins quelle que soit la combinaison, il faudra, selon vos moyens, faire en sorte que le projet de transformation soit le plus progressif possible et le plus fédérateur pour les collaborateurs. Ce mouvement n’est bien évidemment pas naturel et nécessite un processus de transformation adapté.

Etape 2. Analyser l’existant grâce aux collaborateurs de l’entreprise à travers un audit

Il est recommandé d’étudier l’existant avant de se lancer corps et âme dans une solution. L’analyse de l’existant est un processus collaboratif permettant de comprendre précisément le fonctionnement de l’entreprise. Il permet également de collecter les ressentis actuels des collaborateurs.

Cette analyse sera la base de vos recherches de solutions et de dimensionnement de vos dispositifs de conduite du changement. C’est également un outil de communication fédérateur pour les équipes dans ce processus de transformation.

Par ailleurs, elle permet également de cartographier les acteurs et la sociodynamique.

Préparation de l’analyse

Même si vous pensez avoir une bonne vision du fonctionnement de votre entreprise, il est nécessaire d’intégrer le maximum de parties prenantes à cette démarche.

Ce travail collectif a plusieurs avantages : 

  • Avoir une vision plus précise du fonctionnement actuel
  • Collecter des informations opérationnelles
  • Recueillir des ressentis et des frustrations
  • Identifier de nouveaux problèmes corrélés ou non au vôtre qui s’ajouteront à la problématique globale

Pour préparer l’analyse, vous devrez définir des dispositifs d’écoute et de remontées d’informations comme les entretiens individuels, les questionnaires ou les ateliers de groupe. Vous trouverez sur l’image ci-dessous la description et des astuces liées à ces dispositifs.

Idées de dispositifs d'écoute et de remontée d'information pour les processus de transformation

Il sera également nécessaire de construire une grille d’analyse pour votre enquête. Pas la peine de réinventer la roue, il en existe plein sur internet que vous pourrez utiliser à votre guise. De cette grille d’analyse découleront naturellement les guides d’entretiens, les questions du questionnaire en ligne…

Réaliser un audit ou diagnostic

Vous devrez sortir votre plus beau costume d’enquêteur pour rencontrer le maximum de collaborateurs. Attendez-vous à découvrir des fonctionnements que vous ne pouviez même pas imaginer.

4 points très importants de cette démarche :

  • Être exhaustif. Des trous dans la raquette peuvent mener à de très mauvaises surprises plus tard dans votre projet de transformation.
  • Rencontrer les bonnes personnes. Parfois, il sera plus utile de rencontrer un opérationnel que son manager pour connaître le fonctionnement exact d’un service.
  • Ne pas orienter vos questions. Les questions ouvertes, fermées ou semi-fermées ont pour objectif de comprendre et non de valider des convictions.
  • Par ailleurs, et c’est peut-être le point le plus important. L’état des lieux est aussi le premier outil de conduite du changement. Être bienveillant, à l’écoute et pédagogue, ne sera que bénéfique pour la suite du projet (et notamment si c’est un projet qui vise de grands changements organisationnels)

L’analyse et la consolidation des éléments collectés

L’analyse mènera donc à la constitution d’un dossier de cadrage de la transformation. Ce dossier comprendra notamment le listing des différents besoins à couvrir pour réussir votre projet de transformation ainsi que diverses cartographies du fonctionnement de votre entreprise.

La cartographie des acteurs grâce à la sociodynamique

Outil aussi puissant que dangereux, la sociodynamique vous permet d’identifier la facilité d’adaptation des différentes parties prenantes à la transformation.

Dans un projet de transformation, on retrouve à la fois la synergie (ce qui rassemble) et l’antagonisme (ce qui sépare). L’antagonisme inclut le jeu personnel et les procès d’intention, tandis que la synergie englobe le jeu collectif et le crédit d’intention. La cartographie des acteurs sert à positionner chacun selon ces deux axes.

Cette cartographie permettra de mettre en place des stratégies d’alliance et d’identifier le temps à accorder selon les différentes familles. Par exemple, il sera nécessaire de passer plus de temps avec les hésitants qu’avec les opposants. Et, si nécessaire, vous devrez neutraliser les opposants irréductibles.

Attention !!! Cette cartographie doit rester privée et à ne surtout pas communiquer sous peine d’une importante crise sociale. Pour éviter toute trace, faites cet exercice en atelier de vive voix, avec des personnes de confiance et sans aucune formalisation ou note.

Pour réaliser cette étape 2, nous vous conseillons la réalisation d’un audit ou diagnostic

En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener facilement un audit

Audit processus

Etape 3. Priorisation des besoins pour le processus de transformation

Après avoir dressé la liste des besoins à couvrir pour réussir votre projet de transformation, il est donc important de déterminer les plus prioritaires. En effet, s’attaquer à tous les besoins d’un coup peut s’avérer totalement contre-productif.

Pour réaliser la priorisation entre chaque besoin, vous pouvez utiliser une grille de calcul. Par exemple, vous pouvez utiliser l’exemple ci-dessous.

Exemple de grille d’évaluation d’un processus de saisie de bons de commande.

grille d’évaluation d’un processus de saisie de bons de commande

Etape 4 – Trouver des solutions pour votre projet en adéquation avec la stratégie et planifier une feuille de route

Cahier des Charges ERP

N’hésitez surtout pas à vous faire aider sur ces sujets.
Notamment dans l’identification de solutions, d’outils et la rédaction d’un cahier des charges

Jettez un coup d’oeil à
notre guide sur la rédaction
d’un cahier des charges

Comment faire le meilleur plan de transformation possible ?

Quelle que soit la transformation, 7 axes de travail sont très importants lorsque vous construisez le plan de votre projet de transformation :

  • Prérequis organisationnel et RH. Prévoir et mettre en place des évolutions structurelles de l’entreprise. Sans vous faire un dessin, si vous automatisez une tâche, il faut trouver une autre occupation à la personne qui réalisait la tâche…
  • Liste des collaborateurs impactés et leurs habilitations. Dresser la liste des personnes et les segmenter selon leur rôle. Cela permettra de personnaliser les communications selon les différentes familles.
  • Reprise de données, principalement vraie pour les transformations numériques. Selon, l’importance des données de l’existant, pour lesquelles une migration est obligatoire sur le nouveau système. Et bien évidemment, il faut prévoir leur migration dans votre feuille de route.
  • Formations et communications. Pour une bascule progressive de votre projet de transformation, il est important de définir les modalités de formations et communications selon les différents segments de collaborateurs.
  • Intégrations : Les outils historiques nécessitent-ils d’être ajustés voire connectés au nouveau système ?
  • Infrastructures : certaines transformations peuvent nécessiter des prérequis en matière d’infrastructure (bureaux et locayx adaptés, mise à niveau des réseaux, équipements de smartphones, etc.).
  • Assistance au démarrage : L’assistance apportée aux utilisateurs durant les premiers jours qui suivent la transition est essentielle pour garantir leur engagement et repérer les aspects potentiellement perfectibles. Une planification et une organisation minutieuses de ce soutien sont cruciales.
Conduite du changement ERP

Le processus de transformation passe par une excellente communication

Une incompréhension ou un quiproquo peut mettre votre projet de transformation dans les choux. Il sera important, en s’appuyant sur la cartographie des acteurs de proposer des communications adaptées selon le contexte.

Par ailleurs, même si vous deviez rencontrer une crise durant votre projet transformation (ce qui arrive plus souvent qu’on le pense). Une communication, la plus rapide et adaptée possible, sera votre principale alliée pour renverser progressivement la situation et garder la confiance des collaborateurs.

La communication passe par différents leviers :

  • La compréhension de la situation par les collaborateurs : des enjeux, du travail des autres, de la démarche, du calendrier, des objectifs et des impacts sur les quotidiens de chacun
  • Le partage de ressources : comme des kits, des fiches processus, des modes d’emploi…
  • L’exemple des décideurs et manager
  • La mesure régulière des perceptions des collaborateurs, faisant évoluer la sociodynamique

Vous savez maintenant tout des projets de transformation. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !


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