Processus comptable, comment optimiser votre entreprise

Processus comptable ou comment devenir une entreprise éclairée

Un processus comptable, c’est obligatoire ! A la fois réglementairement et pour le développement d’une entreprise. Connaître la réalité économique d’une société ne permet pas forcément de prendre les bonnes décisions… mais au moins d’éviter de prendre les mauvaises.

Lorsque nous allons au-delà de ces fondamentaux, de nombreuses opportunités peuvent être saisies par les entreprises :

  • Automatisation du processus comptable pour gagner du temps, de l’argent et de la fiabilité
  • Interconnexion de vos logiciels métiers à vos logiciels financiers pour capter en temps réel des informations cruciales
  • IA (Intelligence Artificielle) pour une analyse financière puissante

Dans cet article, nous commencerons par présenter les fondements d’un processus comptable puis nous détaillerons pour chaque opportunité : leurs enjeux, cas d’usage et risques. Enfin, nous présenterons les principaux chantiers à mener pour réussir son projet relatif à un processus comptable.

Les fondamentaux d’un processus comptable

Qu’est-ce que le processus comptable ?

« La comptabilité est le moyen par lequel l’information financière est communiquée à ceux qui en ont besoin pour prendre des décisions éclairées. » – Arthur Andersen.

Un processus comptable permet par le traitement de toutes les transactions financières et flux financiers d’une entreprise d’aboutir sur le paysage économique de l’entreprise. Cela est possible grâce à un ensemble d’activités corrélées ou en interactions qui transforme des éléments d’entrée en résultat en sortie.

L’ensemble de ces activités comptables sont les gardes-fous qui assurent une totale conformité de l’information.

Les objectifs de la comptabilité

Comme le disait si bien Warren Buffet, « La comptabilité c’est la langue des affaires« .

La langue de la réglementation des affaires

Sans la comptabilité, les administrations publiques vous rayeront de la surface de la Terre car vous ne serez pas conforme à la fiscalité et à la réglementation.

La langue de la recherche de fonds et de la gouvernance

La comptabilité, c’est la première chose que regarde les investisseurs, les banques, les actionnaires…

La langue de la croissance

Elle vous permet de faire croître votre chiffre d’affaire ou vos marges par des décisions stratégiques fiables grâce aux informations et prévisionnels financiers.

Quelles sont les activités d’un processus comptable ?

1- Identification des transactions

Définition de la nature d’une opération grâce aux factures, contrats et bons de commande et identifications des comptes

2- Enregistrement des transactions

Enregistrement chronologique des transactions dans les journaux comptables de manière chronologique.

3- Publication ou postage au grand livre

Transferts des entrées des journaux sur les comptes correspondants dans le grand livre.

4- Calcul du solde de comptabilisation

Comparaison des sommes des soldes créditeurs et débiteurs pour s’assurer qu’ils soient exacts et équilibrés.

5- Établissement des états financiers

Établissement du compte de résultat, réalisation du bilan de vérification, analyse d’ajustement et présentation des états financiers.

6- Clôture comptable

Comptabilisation des variations des stocks, des pertes de valeur et des provisions.

Réalisation des amortissements.

7- Vérification de l’équilibre du grand livre

Comparaison des sommes des soldes créditeurs et débiteurs pour s’assurer qu’ils soient exacts et équilibrés.

8- L’établissement du bilan comptable final

Saisie des comptes dans le grand livre.

Inscription des comptes de crédit dans la colonne de l’actif.

Les opportunités qui amélioreront le fonctionnement de votre entreprise

Automatisation, interconnexion des logiciels et IA pour processus comptable

L’automatisation des processus comptables

Réduction des tâches à faible valeur ajoutée, couverture des failles et gain de temps

Les tâches répétitives manuelles sur les logiciels ou les saisies multiples de la même information dans différents outils sont sources de perte de temps, d’argent, de motivation de certains employés et représentent un risque fort d’erreurs

Grâce à l’automatisation, elles disparaissent !

Par ailleurs, elle apporte également traçabilité et impartialité pour protéger l’entreprise des fraudes. Tous les flux d’automatisation sont répertoriés.

De nombreux cas d’usage d’automatisation sont possibles

Saisie des Factures

Extraction automatique des données d’une facture papier ou électronique à partir de la technologie d’OCR

Conciliation Bancaire

Comparaison automatique des transactions bancaires avec les enregistrements comptables de l’entreprise.

Gestion des Notes de Frais

Utilisation d’applications mobiles pour collecter en temps réel les reçus des dépenses des collaborateurs et les frais.

Rapprochements Inter-entreprises

Comparaison des mouvements financiers fréquents entre différentes entités ou partenaires commerciaux.

Génération de Rapports Financiers

Consolidation des données financières et génération des rapports personnalisés.

Génération de Rapports Financiers

Consolidation des données financières et génération des rapports personnalisés.

Alertes
et Notifications

Génération d’alertes en cas d’irrégularités financières, de dépassement de budget…

Automatisation du processus d’achat

Automatisation des saisies, génération des circuits d’approbations spécifiques…

Les points d’attention de l’automatisation

  • La stabilité technique de l’automatisation que vous avez mise en place. Attention aux pannes !
  • Même si les ROI peuvent être impressionnants, prenez garde aux coûts initiaux et de maintenance !

En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus

Automatisation des processus

Intégrations de vos logiciels métiers pertinents à votre processus comptable

Imaginez avoir accès en temps réel à vos flux financiers en rapport avec vos activités !

Sans trop rentrer dans les détails car c’est très lié à l’automatisation, en connectant vos logiciels métiers ou ERP, vous envoyez de l’information précieuse pour vos équipes comptables et vous leur éviterez des recherches difficiles d’informations auprès des collaborateurs.

Réciproquement, les différentes directions métiers peuvent recevoir en temps réel des informations financières qui leur permettra de prendre les bonnes décisions à tout moment.

L’Intelligence Artificielle (IA) pour l’analyse financière

L’IA un conseiller qui creusera dans les coins les plus sombres de vos données sans se plaindre

Pour prendre les meilleures décisions, il est important d’améliorer la qualité des prévisions et de fournir des analyses stratégiques approfondies. En intégrant des solutions basées sur l’IA pour la comptabilité et la finance, vous aurez accès à des analyses prédictives, à la détection de tendances, à l’optimisation des décisions financières…

De nombreux cas d’usage impliquant l’IA sont possibles

Prédiction des Tendances Financières

Prévision des performances futures et aide à l’élaboration de prévisions plus précises.

Détection de Fraude

Surveillance des transactions financières à la recherche de modèles suspects, de comportements inhabituels.

Catégorisation des Dépenses

Catégorisation automatique des transactions en fonction de leur nature.

Analyse Prédictive des Flux de Trésorerie

Anticipation des variations futures des flux de trésorerie en analysant les modèles historiques, les tendances saisonnières et d’autres facteurs.

Assistance Virtuelle pour les Utilisateurs

Aide des utilisateurs à résoudre des problèmes comptables, à fournir des informations et à guider les employés dans l’utilisation des systèmes comptables.

Préparation des Rapports Financiers

Agrégation et analyse des données de manière intelligente. Formalisation de versions de travail des rapports.

Points d’attention avec l’Intelligence Artificielle dans un processus comptable

  • L’IA dépend fortement de la qualité des données.
  • Il faut savoir formaliser correctement ses besoins auprès de l’IA.
  • Une mauvaise interprétation des résultats peut conduire à des décisions erronées.
Automatisation processus comptable

Quelque soit l’opportunité que vous souhaitez mettre en place, il y a des points de vigilance à prendre en compte

Tout projet commence par un bon cadrage

Nous vous partageons les principaux points d’attention lors de la mise en place d’une optimisation d’un processus comptable.

Identifier et prioriser vos besoins avec toutes les parties prenantes au processus comptable

Ce n’est pas l’étape la plus joyeuse, mais elle est primordiale ! Vous aurez à sortir votre plus beau costume d’enquêteur et aller rencontrer le maximum de collaborateurs pour croiser les informations. Ces dernières vous permettront notamment de lister vos besoins et cartographier vos processus. Un trou dans la raquette pourra mener à une très mauvaise surprise à la fin du projet.

Il sera important ensuite de prioriser vos besoins pour identifier les plus prioritaires. Donc ceux qui ont auront le meilleur retour sur investissement financier ou non financier (image, ressenti des équipes, conformité…).

Cette phase est appelée « audit des processus » est demande une méthode spécifique. Pour faciliter votre travail, nous avons écrit un article pour vous guider : Audit processus – quelle méthode appliquer ?

Identification des solutions

Prérequis : différence entre solution et outil

Si et seulement si vous connaissez tous vos besoins, vous pourrez étudier des solutions. Attention une solution n’est pas un outil.

En effet, l’erreur fréquemment commise par les entreprises est de réfléchir directement en mode “outil” et donc se désintéresser des autres possibilités qui sont souvent les meilleures.

Rechercher une solution

Dans les étapes précédentes vous avez identifié un besoin. Ce dernier doit être transcrit en objectif. Par exemple, l’objectif “Augmenter le nombre de commandes” répond au problème “Je ne génère pas assez de commandes”.

Pour répondre à cet objectif, de nombreuses solutions peuvent exister et il est important de les lister de manière exhaustive. Dans notre exemple, pour “Augmenter le nombre de commandes” différentes solutions sont possibles comme :

  • Solution 1 – Libérer le temps des commerciaux
  • Solution 2 – Embaucher de nouveaux commerciaux
  • Solution 3 – Sous-traiter en partie la génération de commandes
  • etc.

Ensuite, il est nécessaire de définir vos exigences fonctionnelles et vos exigences techniques.

Attention à ne pas confondre les exigences avec vos contraintes de choix comme le prix, l’impact sur l’organisation, hébergement, stockage, maintenance, sécurité, intégration avec les logiciels existants etc.

Exemples d’exigences fonctionnelles :

  • Relance et notifications
  • Formulaire de saisie
  • Workflow de validation
  • Automatisation des tâches
  • Formation
  • Reprise de données

Exemples d’exigences techniques :

  • Fonctionnement en temps réel
  • Poste de travail et équipement
  • Qualité du réseau
  • Fonctionnement “hors ligne”
  • Hébergement

Une fois les exigences définies et pour chaque solution, définir les outils possibles pour y répondre.

Par exemple, la solution 1 peut-être couverte par :

  • Salesforce
  • Hubspot et Lapala
  • Salesforce et Lemlist
  • Zapier
  • etc.

Par ailleurs, la solution 2 n’a pas besoin d’outils

Tout au long de ce travail, il est important de vérifier l’adéquation des solutions envisagées avec les contraintes de votre entreprise pour éliminer dès que possible celles que vous savez non viables.

Cahier des Charges ERP

N’hésitez surtout pas à vous faire aider sur ces sujets.
Notamment dans l’identification de solutions, d’outils et la rédaction d’un cahier des charges

Jettez un coup d’oeil à
notre guide sur la rédaction
d’un cahier des charges

Identifier le bon outil et les bonnes fonctionnalités

Cette phase met en concurrence différents outils que vous aurez choisies. Ces dernières vous proposeront une liste de fonctionnalités qui couvriront plus ou moins bien vos besoins.

C’est là que votre travail préliminaire de listing et priorisation de vos besoins vous sera le plus utile. Vous pourrez alors choisir parmi les fonctionnalités comptables, celles qui ont le plus d’importances pour vous.

Exemple de fonctionnalités comptables : Facturation, Modèle, Stockage, Intégration, Dématérialisation, Notifications, Alertes, Automatisation, Notes de frais, Protocoles de sécurité, Mise en relation avec expert…

Produire une fiche processus

Exemple Fiche processus

La fiche processus est un outil crucial pour garantir la pérennité d’une activité et assurer une amélioration simplifiée dès que nécessaire. Elle regroupe des informations clés telles que la cartographie des processus et les indicateurs de performance.

La fiche de processus facilitera également la mise en œuvre de nouveaux projets, audits, contrôles et bilans.

Cependant, la frontière entre « disposer d’une fiche de processus utile pour votre entreprise » et « posséder une fiche inutilisée, obsolète et perdu au fin fond de votre espace de stockage » est très fine.

Pour approfondir ce sujet, nous avons rédigé une autre ressource pour vous aider à produire simplement une fiche processus (avec un exemple de fiche processus).


Vous savez maintenant tout des processus comptables. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !

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