Processus Achat – Les 7 étapes pour une année 2024 performante

8 minutes

Améliorez vos processus d’achat avec une stratégie simple et efficace adaptées aux PME. Découvrez les étapes clés d’un processus achat réussi, de l’identification des besoins à la commande auprès du fournisseur.

Nous vous dévoilerons également les clés pour booster votre efficacité et votre rentabilité grâce à l’automatisation.

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Qu’est-ce qu’un processus achat ?

Le processus d’achat d’une entreprise est l’ensemble des étapes menant à l’achat d’un bien ou d’un service auprès d’un fournisseur.

Il peut-être conscient et maîtrisé, ou réalisé de manière plus chaotique et aléatoire. Pourtant, il est très important de s’assurer que ce processus est suffisamment réfléchi et optimisé pour permettre une bonne maîtrise des coûts et garantir un choix de fournisseurs qui offriront les biens et services de qualité dont votre entreprise a besoin.

Maîtriser ses processus achat n’est pas une préoccupation spécifique aux grandes entreprises. Les PME doivent, elles aussi, les concevoir et les suivre attentivement pour rester performantes.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la théorie, suivez ce lien.

Les 7 étapes typiques d’un bon processus achat

Les 7 étapes typiques d'un processus achat

1. Définir son besoin

Point de départ de tout processus achat, la définition d’un besoin clair et détaillé permet d’éviter les incompréhensions. Selon la complexité du besoin, vous pouvez opter pour une simple description écrite respectant une trame. Par exemple :

  • Nature du besoin
  • Motif
  • Délai
  • Budget

Ainsi vous vous assurez de la bonne compréhension de ce besoin pour les acteurs qui interviendront dans le processus. Pour les besoins les plus complexes, vous pouvez opter pour la rédaction d’un cahier des charges complet.

2. Lister des fournisseurs

Une fois le besoin bien défini, vous pouvez aborder la phase de listing (ou « sourcing ») des fournisseurs. Établissez alors une liste de prestataires de services ou de distributeurs susceptibles de vous fournir le bien ou le service attendu.

Pour ce faire, vous pouvez bien entendu passer par internet ou des catalogues qui référencent des fournisseurs, mais le recours au bouche-à-oreille peut être rassurant dans le cas d’un premier achat dans un domaine, surtout si celui-ci est important.

Si vous réalisez régulièrement les mêmes types d’achats, il peut être intéressant de commencer à alimenter une base de données des fournisseurs avec qui vous avez déjà travaillé. Ainsi, vous pourrez simplifier cette étape les prochaines fois, et en profiter pour noter ces différents fournisseurs en fonction de la qualité de leur travail.

3. L’appel d’offre

Cette étape n’est justifiée que dans le cas d’achats volumineux ou complexes. Toutefois, si le besoin concerne l’achat d’un simple bloc-note, vous pouvez bien-sûr ignorer cette étape.

Cependant, cette étape est cruciale dès lors que l’achat à nécessite une étude approfondie des différentes offres.

Concrètement, contactez les différents fournisseurs retenus à l’étape précédente afin d’obtenir des offres de leur part. Une fois ces offres reçues, vous pourrez ensuite les confronter au besoin exprimé à l’étape 1.

Pour que cette étape soit efficace, veillez à exprimer clairement votre demande aux fournisseurs et à bien doser le niveau de travail que vous leur demandez pour vous répondre. Vous devez demander des réponses suffisamment détaillées pour pouvoir les confronter à votre besoin, mais sans trop exagérer afin de ne pas décourager certains fournisseurs, dont certains sont peut-être très demandés. Si votre besoin est très complexe et nécessite des réponses très détaillées, n’hésitez pas à découper cette étape en plusieurs phases.

4. Sélectionner des fournisseurs

Dans cette étape également appelé « short list », vous éliminez un certain nombre des fournisseurs de votre liste initiale. Il se peut que certains fournisseurs aient eux-mêmes décliné votre demande à l’étape précédente, mais pour les autres, vous devez les confronter à votre besoin initial afin de vous assurer que leur offre correspond bien.

Parfois, certains fournisseurs vous surprennent en vous faisant une offre légèrement en décalage par rapport votre expression de besoin, mais qui suscite votre curiosité. N’hésitez pas à retenir, de temps en temps, l’un de ces fournisseurs afin de rester en veille sur d’autres façons de travailler et de résoudre vos problèmes.

Si vous avez des critères RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), par exemple sur l’emprunte carbone de vos fournisseurs, pensez aussi à les analyser.

Idéalement, vous n’avez plus que 2 ou 3 fournisseurs à la fin de cette étape.

5. Négocier

Vous y êtes presque ! Vous avez une poignée d’interlocuteur disposés à travailler avec vous et qui vous semblent correspondre à votre besoin. C’est donc le moment d’entamer les négociations.

Encore une fois, cette étape ne concerne que certains types d’achats et vous n’allez évidemment négocier le prix de ce bloc-note !

Dans les autres cas, votre objectif est d’obtenir les meilleures conditions d’achat possible. Voici une liste non exhaustive des éléments de négociations envisageables :

  • Le prix (évidemment)
  • Le délai de livraison
  • Les conditions de garantie
  • Le niveau de qualité
  • Les conditions de maintenance
  • Des accessoires ou services additionnels

Un conseil, négociez à votre avantage mais évitez de placer votre fournisseur dans une situation difficile à tenir pour lui, la qualité de son travail risquerait d’en pâtir et cela pourrait nuire à vos relations futures. Visez un bon équilibre !

6. Choisir le fournisseur

Ca y est, vous y êtes ! Vous pouvez choisir le fournisseur avec qui vous travaillerez.

Vous disposez normalement de toutes les informations nécessaires pour faire choix éclairé. A ce stade, n’hésitez pas à solliciter différents membres de votre équipe pour arriver à une décision, c’est d’autant plus important si ce sont eux qui vont devoir interagir avec ce fournisseur par la suite.

Maintenant que vous avez choisi votre fournisseur informez-le de votre choix rapidement afin de pouvoir avancer. Pensez aussi à informer les autres candidats qu’ils ne sont pas retenus cette fois-ci, car ils ont certainement travaillé pour vous répondre.

7. Contractualiser

C’est l’étape au cours de laquelle vous passez officiellement commande. Qu’il s’agisse de signer un simple devis ou un contrat plus complexe, c’est maintenant que vous vous engagez avec votre fournisseur.

Selon la complexité de l’opération, il peut être nécessaire de faire appel à votre service juridique ou à un avocat. Veillez à ce que tous les éléments issus de l’offre et de la négociation soient bien repris dans le contrat et que celui-ci ne comporte aucune surprise !

A présent, la prestation de votre fournisseur peut démarrer !

Pourquoi automatiser son Processus Achat ?

Si les achats représentent une activité importante dans votre entreprise, vous pourriez y gagner à en automatiser une partie.

Plusieurs raisons peuvent justifier le recours à l’automatisation dans vos processus achats :

Processus Achat pour les achats récurrents

La première raison pour automatiser ses processus achats concerne les petits achats récurrents.

Imaginons par exemple que vous achetez régulièrement des fournitures de bureau, du café ou d’autres consommables. Il est important que ces petits achats respectent le processus achat que vous avez mis en place, cependant ils peuvent vite devenir chronophages.

En automatisant la formalisation du besoin et la sélection du fournisseur par des formulaires, des tâches planifiées ou encore des événements automatiques, vous ferez gagner beaucoup de temps à vos équipes sans mettre en péril la rigueur dans le suivi et l’organisation de vos achats.

Pour les achats complexes

Si vous effectuez régulièrement des achats complexes, alors vous n’avez pas le droit à l’erreur. Votre processus achat doit absolument être respecté à la lettre au risque de subir d’importantes conséquences.

Par ailleurs, un processus est quelque chose de vivant et il peut arriver qu’il ne se déroule pas de façon linéaire. Par exemple, si aucun fournisseur ne répond à votre appel d’offre, vous devrez repasser de l’étape 3 à l’étape 2. Etc. Dans un processus complexe auquel vous aurez ajouté de nombreuses sous-étapes, cela peut devenir difficile à suivre.

Dès lors, le fait d’automatiser ce processus vous garantit son respect précis. Vous êtes certain que chaque étape est réalisée de manière conforme et validée par les personnes habilitées. Vous pouvez également mieux gérer les données à l’œuvre dans le processus : besoin, demandeur, fournisseur retenu, budget consommé… Grâce à la captation automatique de ces données, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble vous permettant un meilleur pilotage de vos activités d’achat.

Pour connecter le processus d’achat au processus comptable

Il existe de nombreuses opportunités de collaboration entre les services des achats et les services comptable / finance. L’interconnexion entre ces processus permet d’avoir une vision en temps réel et prévisionnelle de la situation économique de l’entreprise (Voir notre article sur les processus comptables)

Équilibrer Automatisation et Intervention Humaine dans le processus achat

Si l’automatisation de votre processus achat peut vous faire gagner beaucoup de temps, d’argent et de sérénité, dans la plupart des cas l’intervention humaine reste cruciale.

Un processus achat bien automatisé c’est un processus qui laisse la main aux humains dès que nécessaire. L’automatisation capte la donnée, effectue les tâches à faible valeur et sollicite les bonnes personnes au bon moment.

Exemples d’étapes réalisées automatiquement

  • Enregistrer la demande d’achat dans un registre
  • Récupérer la liste des fournisseurs référencés
  • Classer les documents de l’appel d’offre
  • Ranger les réponses des candidats dans les bons dossiers
  • Procéder au paiement
  • Etc.

Exemples d’étapes réalisées par des humains

  • Définir précisément le besoin
  • Valider le lancement du processus
  • Valider le choix du fournisseur
  • Négocier les conditions
  • Relire attentivement le contrat
  • Etc.

En répartissant correctement les tâches automatiques et les tâches humaines, vous êtes prêts pour un processus achat ultra-performant quelle que soit la taille de votre entreprise.

Si vous souhaitez automatiser vos processus, vous pouvez tester en quelques clics la plateforme de travail Lapala.


Vous savez maintenant tout des processus achat. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !

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