Power automate c’est quoi ? Microsoft Power Plateform

9 minutes
Power Automate c'est quoi

Les tâches répétitives, les saisies de la même information dans plusieurs logiciels, les clics superflus… De nombreux logiciels comme Power Automate ou encore Lapala permettent de résoudre ces sujets. A la question « Power Automate c’est quoi ? », nous vous répondrons que c’est un outil séduisant d’automatisation pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs.

Si vous êtes moins de 500 dans votre entreprise, ne perdez pas votre temps, Microsoft Power Platform sera bien trop complexe à mettre en place, l’outil Lapala sera beaucoup plus adapté.

Lapala alternative à Power Automate

Dans une première partie, nous vous présenterons globalement Power Automate. Dans une seconde partie, nous vous donnerons les limites de cet outil.

Power Automate appartient à la suite Microsoft Power Platform

Power Plateform est une brique supplémentaire à Microsoft Office 365. Cette brique est spécialisée dans la création d’applications métier Cloud.

Cette brique est principalement composée de :

Power Automate c’est quoi ?

Power Automate la solution d’automatisation du travail de Microsoft sur le Cloud

Le logiciel Power Automate, anciennement Microsoft Flow, est un logiciel d’automatisation des tâches, des processus ou encore de calculs dans des tableurs dans le Cloud. Il est le digne héritier des macros dans Excel. Il gère les différents flux de travail d’une entreprise et permet à des utilisateurs aguerris de créer et d’automatiser leur travail sans l’aide d’un développeur ou de la DSI.

Power Automate peut gérer tout type de workflow, de processus métier ou d’opérations. Des ventes jusqu’à la logistique en passant par la comptabilité ou les services clients, toutes les activités peuvent être intégrées dans Power Automate.

Les avantages à utiliser Power Automate

Gain de temps pour les équipes

Les copiés-collés incessants, les multiples clics dans des interfaces peu ergonomiques… le cauchemar est fini. Power Automate automatise les tâches répétitives et sans valeur ajoutée.

Circulation des données de vos logiciels Cloud

Vous pourrez connecter les logiciels de votre entreprise pour permettre la bonne circulation des données. Que cela soit pour importer ou exporter de la donnée, Power Automate s’en charge.

Réduction des erreurs humaines

Les saisies étant automatisées, les erreurs disparaissent. Envoyer une commande erronée en production n’est donc plus possible. Le processus peut alors suivre son chemin de manière efficace.

Les principales fonctionnalités Power Automate ?

Workflow automatisé

Construisez des workflows et flux de travail automatisés sans utilisation de code. Si les processus métier sont bien formalisés tout roulera, sinon vous n’arriverez pas à vos fins.

Interface de conception graphique

Le concepteur de Power Automate est un concepteur graphique facilitant sa prise en main. L’ajout de fonctions sur le processus comme des déclencheurs, des conditionnements logiques se fait en quelques clics.

Connecteurs vers vos logiciels Cloud

Power Automate possède de nombreux connecteurs à des applications Cloud. Par exemple Outlook, Excel, OneDrive, Sharepoint et les principaux logiciels du marché. Les intégrer demande un peu de pratique mais ne nécessite pas un développement informatique.

Déclencheurs et actions

Chaque automatisation est composée d’un déclencheur et de plusieurs actions. Si vous souhaitez construire un flux avec plusieurs déclencheurs, ce n’est pas possible. Il faudra faire plusieurs flux. De nombreux types de déclencheurs de type webhook existent.

Calculs et règles lors d’un processus

Dans un workflow Power Automate, vous pouvez définir des conditionnements, des règles, des calculs pour permettre à l’automatisation de suivre son parcours indépendamment d’interventions humaines. Comme des macros sur Excel.

Principaux exemples d’utilisation de Power Automate

Automatisation des tâches des entreprises

Administration des ventes

  • Création, envoi, relance et signature de devis
  • Idem pour des factures
  • Idem pour des contrats
  • Reportings commerciaux automatisés

Comptabilité

  • Pilotage des paiements
  • Relance des paiements
  • Suivi des encaissements
  • Import des factures dans le logiciel comptable
  • Gestion des notes de frais

Marketing / Ventes

  • Identification automatique d’opportunités
  • Qualification des demandes dans le CRM
  • Collecte d’informations
  • Prise de rendez-vous

Service client

  • Qualification des demandes
  • Traitement de certaines demandes clients
  • Envoi de questionnaires
  • Reporting
  • Suivi d’indicateurs de qualité

Gestion production

  • Alerte et relance
  • Collecte de données
  • Saisies automatisées
  • Mise au propre des notes
  • Planification

Achats

  • Suivi des stocks
  • Alerte et notification
  • Saisies de commandes
  • Pilotage du circuit de validation

RH

  • Notifications liées au processus de recrutement
  • Gestion du processus de demande de congés
  • Gestion de l’onboarding

Systèmes d’information

  • Qualification des demandes d’assistance
  • Traitement de certains tickets
  • Alertes de sécurité informatique

Intégration avec les logiciels Microsoft

Automatiser Excel avec Power Automate
Envoyer des mails automatiquement
Power Automate classe des documents dans OneDrive
Power Automate et Teams
Power Point et Power Automate
SharePoint et Power Automate
Power BI et Power Automate
Microsoft Dynamics 365 et Power Automate

Office 365

Automatiser les outils de votre quotidien. Avec Power Automate, les logiciels Outlook, Excel, OneDrive, PowerPoint, Word, Teams pourront être plus performants. Par exemple dans la gestion des documents, l’envoi de mails automatisés, la génération de PDF, le rangement et le renommage automatique.

Power Platform

Avec Power Apps, vous pouvez ajouter des exécutions automatiques aux applications métiers que vous créerez.

Avec Power BI, vos reportings se mettront automatiquement à jour grâce à Power Automate. Ce dernier fera circuler les données d’un système à un autre.

Power Automate pourra notamment permettre d’automatiser les analyses de données pour une visualisation plus rapide.

SharePoint

En couplant SharePoint à PowerAutomate, la gestion de vos documents pourra gagner en efficacité. Par exemple pour la gestion des circuits de validation et de signature, la gestion des notifications de modifications, les rappels…

Dynamics 365

La suite Dynamics 365 permet à ses utilisateurs de profiter de fonctionnalités de CRM et d’ERP. Vous pourrez, par exemple, automatiser des processus d’administration de vente, de facturation, de gestion des opérations…

Intégration de vos logiciels et applications Cloud existants

Intégrer Monday à Power Automate
Intégrer SalesForce à Power Automate
Hubspot et Power Automate
Dolibarr
Mailchimp
Slack

Comment utiliser Microsoft Power Automate. Commencez par les modèles

Comment mettre en place Power Automate ?

Avez-vous plus de 500 collaborateurs ?

Je le répète Power Automate n’est pas conseillé pour les entreprises de moins de 500 collaborateurs. Certes, les arguments marketing mettent en avant simplicité et sans besoin de compétence technique.

La réalité est que Power Automate nécessite tout de même un certain niveau de connaissance et de compétence. En effet, la gestion de la complexité fonctionnelle, la gestion des services techniques Microsoft, la maintenance, la gestion des problèmes sans oublier le prix rendent son utilisation impensable pour les petites et moyennes structures.

Si vous avez moins de 500 collaborateurs, nous vous conseillons de regarder du côté de Lapala.

Ce qu’il faut connaître lorsque vous utilisez Power Automate

  • L’éditeur de flux permet de créer un scénario d’automatisation totalement personnalisable. Il commence par la sélection d’un déclencheur (par exemple l’arrivée d’un email). Vous ajoutez ensuite les actions pertinentes reliées ou non aux différents logiciels de l’entreprise. Le workflow peut être soumis à des conditions ou des règles créant des arborescences de décisions. Cela ne nécessite par de compétence en code mais cela reste compliqué à prendre en main.
  • La sécurité doit être prise au sérieux, il est important de paramétrer correctement le workflow pour gérer les autorisations, la protection des données, les tentatives de piratage… et ce n’est pas quelque chose de simple.
  • Automatiser c’est bien, documenter c’est mieux. N’hésitez pas à documenter vos workflows sur des fiches processus accessibles et évolutives simplement en cas de modification.

Power Automate, où est le loup ?

On vous le disait précédemment, Power Automate est fait pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs. Par ailleurs, il existe plusieurs limites à connaître avant de mettre le pied dedans.

Le coût s’avère élevé même si le ROI est bon.

Certes Power Automate permet un retour sur investissement certain grâce aux gains de temps, à la suppression d’erreurs, à la simplification de la collaboration. Néanmoins, son prix par utilisateur peut vite devenir astronomique, attention aux options et aux surprises.

Par ailleurs, on ne sait jamais trop combien cela va coûter au final, c’est assez flou. Il faut faire appel à des experts Microsoft en interne ou en externe pour identifier quel sera le véritable montant de l’abonnement mensuel.

Il faut accepter d’être prisonnier des experts Microsoft qui vous factureront la moindre demande de modification

Le marketing de Power Automate pousse la simplicité mais la réalité ressemble plus à la complexité. Power Automate n’est pas simple à prendre en main pour des personnes non expertes.

Une fois que vous vous serez lancés dans Power Automate avec des experts Microsoft externe à votre entreprise, sachez qu’il sera difficile pour vous de faire évoluer vos automatisations et gérer facilement la maintenance seul. Chaque modification ou gestion de problème nécessitera de faire appel à l’expert Microsoft (demande qui sera forcément facturée par l’expert).

De la même manière, si vous recrutez un expert en interne, il y aura des effets de cloisonnements de la compétence qui doivent être traités de manière consciencieuse.

Conclusion : Et donc Power Automate, c’est quoi ?

Power Automate, c’est quoi ? C’est un outil d’automatisation des tâches conçu pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs.

Il permet de gérer les flux de travail, automatiser les processus métier et réduire les erreurs humaines.

Malgré une interface graphique facilitant la création de workflows automatisés, la connexion les logiciels existants et la gestion des déclencheurs et des actions, Power Automate est relativement complexe à utiliser.

Par ailleurs, son coût d’abonnement, de mise en place et de maintenance peut vite devenir astronomique, notamment à cause de la nécessité de faire souvent appel à l’aide d’experts Microsoft pour sa maintenance.

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