Chaque entreprise a vécu de façon différente l’entrée du numérique dans son quotidien. Quels que soient leur niveau de digitalisation et les stratégies mises en place, on constate que le numérique a certes apporté de nombreuses solutions… mais a aussi amené une certaine contrainte pour les collaborateurs et un certain chaos dans la gestion du SI (système d’information). La plateformisation est une des réponses à ces nouveaux enjeux.
En effet, la plateformisation vise à personnaliser l’expérience utilisateur, automatiser des tâches et diminuer la charge d’administration et de maintenance des logiciels. Elle est donc la nouvelle étape logique dans la longue transformation numérique des entreprises (pas forcément prévue d’ailleurs). Mais elle apporte des retours sur investissement (performance, rentabilité, qualité, confort au travail) qui permettent d’autofinancer rapidement cette nouvelle étape.
Qu’est ce que la plateformisation des entreprises ?
La plateformisation est une transition dans la façon de fonctionner des entreprises en s’appuyant ou non sur les logiciels existants. Elle permet via une plateforme no-code ou low-code d’orchestrer toutes les opérations et toutes les activités de l’organisation. Par exemple : des ventes au RH en passant par la planification de la production.
Les plateformes permettent donc de :
- Connecter les logiciels existants, les tableurs Excel cloisonnés,
- Reproduire sous forme de processus les activités de l’entreprise,
- Automatiser des tâches répétitives, manuelles et chronophages.
- Améliorer l’ergonomie et l’expérience collaborateur dans la réalisation des opérations.
Les plateformes rendent alors opérationnelles et palpables des savoir-faire et procédure « papier ».
A noter que la plateformisation n’est pas une révolution dans les entreprises. Elle met en valeur votre savoir-faire, elle maintient les logiciels pertinents tout en lissant leurs défauts et trous dans la raquette fonctionnelles. Et tout cela, avec un coût marginal et en général, sans une ligne de code.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les avantages de la plateformisation
Opérationnaliser ses processus internes
Que vous ayez ou non, une procédure ou process clair et formalisé sur une activité, la plateforme rend opérationnels et palpables les enchaînements de tâches dans votre entreprise. Les étapes sont disponibles ou poussées au bon moment aux collaborateurs.
Libérer les collaborateurs des tâches répétitives
Grâce aux automatisations, les plateformes suppriment les recherches d’informations dans les logiciels, les saisies multiples dans plusieurs logiciels, les copier-coller répétitifs. Les erreurs sont fortement réduites.
Améliorer la collaboration et les délais
Les plateformisations digitalisent les processus, poussent les étapes au bon moment, permetttent de mettre en place des circuits de validation efficaces et fluides. La collaboration est alors améliorée. Les délais sont raccourcis.
Gagner en performance et en rentabilité
Grâce à la réduction des délais, à l’automatisation des tâches, à la fluidification de la collaboration, la productivité est alors améliorée et les marges et la rentabilité augmentent. Vos premiers projets de digitalisation de processus sur une plateforme financent les suivants grâce aux retours sur investissement.
Simple à mettre en place, progressif et économique
Les plateformes sont généralement no-code dans utilisables par les directions métier. Il est conseillé d’y aller à son rythme processus par processus pour prouver les ROI. Enfin leur modèle économique est une facturation à la consommation et souvent avec un modèle gratuit pour démarrer.
Exemples d’utilisation d’une plateforme
Le cas de l’administration des ventes
Fonctionnement classique
- Collecte des besoins
- Création du prospect et de l’affaire dans un CRM (multiples clics et saisies dont des informations sans valeur ajoutée directe pour le client mais importante pour l’entreprise)
- Chiffrage de l’affaire sur un logiciel dédié (hétérogénéité entre les chiffrages des commerciaux)
- Transposition manuelle des éléments de chiffrage sur un devis (multiples copier-coller et risque d’erreur)
- Transposition manuelle des informations de chiffrage sur le CRM (multiples copier-coller et risque d’erreur)
- Envoi manuel du devis au prospect par email
- Relances manuelles et récurrentes du prospect
- A la fin, mise à jour de l’affaire dans le CRM (multiples clics et saisies dont des informations sans valeur ajoutée directe pour le client mais importante pour l’entreprise)
De manière générale, utilisation de 3 logiciels différents (CRM, logiciel de chiffrage et service email) et de nombreuses navigations
Fonctionnement avec une plateforme
- Collecte des besoins
- Création du prospect et de l’affaire sur la plateforme (un clic pour accéder au processus, saisie uniquement des informations utiles, les autres informations sont saisies automatiquement par la plateforme, la plateforme met à jour automatiquement le CRM)
- Chiffrage de l’affaire sur un logiciel dédié (la plateforme transmet le savoir-faire aux commerciaux et les guide. Homogénéité)
- Transposition automatisée des éléments de chiffrage sur un devis
- Transposition automatisée des informations de chiffrage sur le CRM
- Envoi automatisé du devis au prospect par email
- Relances automatisées et récurrentes du prospect
- A la fin, mise à jour de l’affaire dans le CRM (un clic pour accéder au processus, saisie uniquement des informations utiles, les autres informations sont saisies automatiquement par la plateforme, la plateforme met ensuite à jour le CRM)
La plateformisation facilite et libère les commerciaux des tâches « administratives ». La plateforme orchestre la donnée en se connectant aux différents logiciels existant.
Le cas de la gestion des achats et leur approbation
A noter : que la plateforme utilisée pour la gestion des achats est la même que la plateforme pour l’administration des ventes. Cette mutualisation fait gagner en confort et en productivité pour les équipes
Fonctionnement classique
- Identification du besoin par un collaborateur et validation avec un responsable (temps de recherche dans l’historique des achats pour faire une première estimation du coût, échanges multicanaux avec le responsable, attente jusqu’à la validation du manager)
- Recherche du fournisseur dans l’ERP et choix (si manque de documentation des derniers achats, il est nécessaire de retrouver manuellement les fournisseurs et leur envoyer manuellement le besoin)
- Réception du bon de commande et contrat, mise à jour de la base fournisseur et classement/renommage manuel des documents (multiples clics et saisies dont des informations sans valeur ajoutée directe pour le client mais importante pour l’entreprise)
- Circuit de validation du bon de commande (attente de validation)
- Réception de la commande, mise à jour de l’ERP et vérification de la conformité (selon les opérateurs, hétérogénéité possible)
- Transmission de la facture par l’équipe finance et circuit d’approbation par le responsable de l’achat …
Fonctionnement avec une plateforme
- Identification du besoin par un collaborateur et validation avec un responsable (accès en un clic au processus et à l’historique des achats, échange sur la plateforme et approbation efficace)
- Recherche du fournisseur dans l’ERP et choix (affichage instantanée des données de l’ERP sur la plateforme, sélection en un clic des fournisseurs pertinents et envoi automatique du besoin)
- Réception du bon de commande et contrat, mise à jour de la base fournisseur et classement/renommage automatisé des documents (un clic pour accéder au processus en cours sur la plateforme, saisie uniquement des informations pertinentes, les autres sont automatisées, import automatique des pièces jointes et classement/renommage automatisé)
- Circuit de validation du bon de commande (approbation efficace sur la plateforme)
- Réception de la commande, mise à jour de l’ERP et vérification de la conformité (procédure suivi de manière homogène grâce à la plateforme et mise à jour automatique de l’ERP)
- Transmission de la facture par l’équipe finance et circuit d’approbation par le responsable de l’achat (étapes plus efficaces avec à la plateforme)
La plateformisation facilite la collaboration et réduit les tâches contraignantes des équipes.
Vous savez maintenant tout sur la plateformisation. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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