Outil workflow – Choisir parmi les 6 meilleurs logiciels

Outil workflow

Un outil workflow est une solution de travail et de collaboration très pertinente pour les entreprises. Il permet aux organisations de se centrer sur leur savoir-faire et non sur des tâches répétitives et chronophages.

Un logiciel de workflow a de nombreux avantages. Par exemple : rendre palpable et opérationnel un processus métier par un ensemble d’étapes informatisées et automatisées, réduire les temps de traitement, améliorer l’efficacité et la performance des collaborateurs, permettre des circuits de validation sans couture, augmenter la marge et le chiffre d’affaire

Par ailleurs, les outils de workflow permettent de se connecter à vos logiciels, CRM et ERP existants dans votre entreprise et de s’abstraire de leur complexité d’utilisation, des multiples clics et des saisies multiples.

Sans logiciel de workflow, vous faites de multiples clics et copier-coller. Avec un outil de workflow, vous faites un clic et saisissez une seule fois les informations à haute valeur ajoutée. Le logiciel de workflow s’occupe de compléter automatiquement les informations ayant moins de valeur ajoutée et met ensuite à jour l’ensemble des logiciels (évitant alors les saisies multiples).

Digitalisez et automatisez vos processus
Travail sans plateforme d'automatisation
Travail avec plateforme d'automatisation

Imaginez-vous, fini les copier-coller, fini les logiciels alambiqués, fini les tâches sans valeur ajoutée et récurrentes, fini les erreurs de saisies. Vous êtes libérés des opérations « administratives » et vous pouvez concentrer sur votre métier et votre savoir-faire.

Par ailleurs, un outil workflow, vous amène également :

  • un meilleur suivi de l’avancement des opérations de l’entreprise,
  • une documentation « toujours à jour » de vos processus,
  • une vision analytique de vos activités grâce au reporting,
  • une meilleure capacité de planification des activités.
Processus de travail de gestion des achats
Processus créé sur la plateforme gratuite Lapala – en savoir plus

Les principaux critères de comparaison à prendre en compte lorsque vous choisissez un outil workflow

Nous avons produit un tableau de comparaison en fin de cet article qui résume le positionnement et les principales fonctionnalités des outils de workflow

En résumé, pour choisir le bon outil workflow, vous devez les étudier en fonction de 5 facteurs :

  • La couverture fonctionnelle à vos besoins
  • Le prix
  • L’intégration et la connection avec vos logiciels existants
  • L’ergonomie et la prise en main par les collaborateurs
  • L’autonomie d’administration de l’outil

Quel que soit l’outil workflow, vous retrouverez ces avantages :

  • Optimisation de processus : réduction des tâches manuelles, des erreurs et amélioration de la qualité des données
  • Meilleure collaboration : enchaînement dynamique des tâches et communication simplifiée entre les acteurs
  • Traçabilité et suivi : dispositifs de mesure pour suivre les indicateurs de performance et l’état d’avancement
  • Données et informations de qualité : remplissage des informations facilité, automatisations pour éviter les erreurs
  • Digitalisation et automatisation : adaptation au numérique, conduite du changement et bénéfices financiers directs
  • Outil BPM (Business Process Management) : ce sont des outils de pilotage et opérationnels mutualisables pour toutes les activités d’une entreprise (administration des ventes, production, rh, finance, comptabilité…)
Transformez vos processus en workflows guidés

Outil workflow – Tableau comparatif des 6 principales solutions

CritèresProcess StreetLapalaPower AutomateWorkatoIteropKissflow
Editeur No-code✅ + low code✅ + low-code✅ + low-code✅ + low-code✅ + low-code
Adaptable à des processus complexes
Nombre d’intégrations de logicielsObligation de connecter un logiciel d’automatisation40010001000400500
Gestion de base de données✅ intégré au workflow✅ intégré au workflow✴️ Oui mais non intégré au workflow✴️ Oui mais non intégré au workflow✅ intégré au workflow✅ intégré au workflow
Création d’interactions humaines✅ intégré au workflow✅ intégré au workflow✴️ Oui mais non intégré au workflow✴️ Oui mais non intégré au workflow✅ intégré au workflow✅ intégré au workflow
Nationalité🇺🇸 USA🇫🇷 France🇺🇸 USA🇺🇸 USA🇫🇷 France🇮🇳 Inde
LangueAnglaisFrançais et AnglaisInclus FrançaisAnglaisFrançaisAnglais
Facilité d’utilisation /10886677
DéploiementSaaSSaaS ou Cloud PrivéSaaSSaaS ou Cloud PrivéSaaS ou Cloud PrivéSaaS ou Cloud Privé
Version gratuite14 jours d’essaiOui illimité dans le temps30 jours d’essai30 jours d’essai30 jours d’essai30 jours d’essai
Prix100€/mois si moins de 10 utilisateurs Sinon 1500€A partir de 49€/mois, utilisateurs illimitésSur demandeA partir de 800€/moisSur demandeA partir de 1500€/mois
Client typeToute entrepriseToute entreprise> 500 collaborateurs> 500 collaborateurs> 500 collaborateursToute entreprise
AccompagnementAutonomiePar éditeurPar intégrateurPar intégrateurPar éditeurPar intégrateur


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Process street, l’outil workflow le plus simple pour toutes les entreprises mais qui atteint ses limites pour des processus complexes

Process Street est un outil workflow et de gestion des procédures en mode SaaS. C’est une start-up américaine très populaire.

Elle permet aux équipes et aux entreprises de créer, suivre et optimiser leurs workflow. Elle propose des modèles facilement personnalisables et s’intégrent avec d’autres outils. Process Street améliore la collaboration et l’efficacité au sein des organisations de toutes tailles.

Principales fonctionnalités

  • Création de modèles : Les utilisateurs peuvent créer des modèles de processus réutilisables et personnalisables à l’aide d’un éditeur simple par glisser-déposer.
  • Intégration avec d’autres systèmes : Process Street s’intègre à de nombreux autres outils et applications, pour automatiser les processus et échanger des données entre les différents systèmes.
  • Automatisation : Les utilisateurs peuvent automatiser certaines parties de leurs processus grâce à des déclencheurs basés sur des conditions spécifiques et des actions automatisées, comme l’envoi d’e-mails.
  • Rapports et analyses : Process Street offre des rapports et des analyses pour aider les entreprises à suivre et optimiser leurs processus métiers.

Autres caractéristiques Process Street

Prix
L’outil de workflow Process Street propose une version gratuite de 14 jours pour tester le produit avec des fonctionnalités de base. Le prix d’appel est 100 $ par mois pour 10 utilisateurs. Le plan payant supérieur est à 1 500$ par mois et offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que plus d’utilisateurs, plus d’automatisation, des priorités de support et l’accès à un nombre illimité de modèles.

Entreprises clientes :
Process Street convient aux entreprises de toutes tailles et de différents secteurs, y compris les start-ups, les PME et les grandes organisations.

Accompagnement :
Process Street dispose d’une documentation en ligne complète, d’un support par chat et par e-mail, ainsi que de webinaires et de vidéos de formation pour aider les utilisateurs à prendre en main l’outil. Le support est disponible en anglais.

Il n’y a pas d’accompagnement en tant que tel dans la mise en place de vos premiers workflow, c’est à vous de vous débrouiller

Administration :
L’outil offre une interface intuitive qui ne nécessite aucune compétence technique particulière et permet aux utilisateurs de gérer l’accès, les modèles et les intégrations de manière autonome.

Lapala, l’outil de workflow français pour les entreprises de moins de 500 collaborateurs


Lapala.io est une plateforme d’automatisation des flux de travail et d’intégration de logiciels qui vise à améliorer la communication entre les outils et les équipes. Elle intègre des fonctionnalités puissantes de workflow. Lapala simplifie les processus métier et optimise la productivité au sein des entreprises.

La start-up française Lapala est disponible en mode SaaS ou Cloud Privé.

Principales fonctionnalités

  • Création de workflows automatisés : Lapala.io permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés en utilisant des déclencheurs, des actions et des conditions logiques.
  • Intégrations avec d’autres outils : La plateforme s’intègre à divers outils et applications populaires utilisés par les équipes de vente, de marketing et de support client.
  • Tableaux de bord personnalisés : Les entreprises peuvent construire des tableaux de bord personnalisés
  • Ergonomie no-code : La plateforme est conçue pour être facile à utiliser, avec une interface visuelle pour la création de workflows et la configuration d’intégrations.

Autres caractéristiques Lapala

Prix
La plateforme est gratuite sans limite de temps sous un certain seuil d’exécution. Ensuite les prix sont croissants par palier. Le premier prix débute à 49 euros/mois.

Entreprises clientes :
Tout type d’entreprise, TPE, PME, ETI

Accompagnement :
Les équipes de Lapala vous accompagne à votre rythme, selon vos besoins. Ils vous aideront à créer vos premiers workflows et automatisation. Objectif atteindre rapidement de premiers ROI.

Accompagnement en français ou en anglais.

Administration :
Administration autonome et simple. Maîtrise totale des supports de stockage de la donnée par l’entreprise client

La bonne tâche au bon moment avec Lapala

Power Automate, la puissante plateforme de Microsoft qui demande un certain niveau d’expertise sur les produits Microsoft

Power Automate est une des solutions de la suite Microsoft 365. C’est à la base un service d’automatisation qui intègre des fonctionnalités de workflow. Il permet aux entreprises de créer et d’exécuter des workflows automatisés entre diverses applications et services Microsoft. La gestion des tâches récurrentes est simplifiée et la productivité des équipes sur les outils Microsoft est améliorée.

Certes, les arguments marketing mettent en avant simplicité et sans besoin de compétences techniques. La réalité est que Power Automate nécessite tout de même un certain niveau de connaissance et de compétence sur les produits et les architectures Microsoft.

Principales fonctionnalités

  • Intégration avec Microsoft 365 : Power Automate s’intègre facilement avec la suite Microsoft 365 et d’autres applications et services populaires.
  • Connecteurs préconfigurés : L’outil propose une vaste bibliothèque de connecteurs préconfigurés pour simplifier l’intégration entre différentes applications et services.
  • Automatisation des tâches récurrentes sur Excel : Les utilisateurs peuvent automatiser les tâches récurrentes et les processus métier, économisant du temps et des efforts.
  • Suivi et analyse des performances : Microsoft Power BI peut être utilisé en combinaison avec Power Automate pour suivre et analyser les performances des workflows et des processus métier.

Autres caractéristiques Power Automate

Prix
Même si Power Automate propose une version gratuite pendant 30 jours avec des fonctionnalités de base puis un plan payant de 14€/mois par utilisateur, ce prix ne prend pas en compte certains coûts supplémentaires :

  • Licences Microsoft 365, possible licence d’Entra ID, possible licence power BI
  • Si internalisé, le salaire des équipes de votre DSI qui vont se former, concevoir les workflows et administrer la plateforme qui demande un bagage technique minimal en comparaison aux autres solutions
  • Si externalisé, le coût des prestataires durant les projets et pour maintenir le système.

Entreprises clientes

De part son ergonomie, ses fonctionnalités, son prix et sa communication, Power Automate convient principalement aux ETI et grands groupes. Si vous avez moins de 500 collaborateurs, vous pouvez passer votre chemin.

Accompagnement, support et formation

Microsoft a créé un vaste écosystème de prestataires experts Microsoft qui sont au service des entreprises. Il propose à la fois des prestations de mise en oeuvre, de maintenance et d’administration.

Ces experts proposent également des formations pour former les ressources internes des entreprises si besoin.

Administration

Si vous externalisez la compétence, vous serez dépendants des prestataires externes. Si vous internalisez la compétence dans la DSI, l’administration sera autonome. Les experts Microsoft vous le diront mieux que nous mais l’administration nécessite un certain budget temps en récurrent pour vos ressources internes.

Workato, la puissante plateforme de workflow pour les grandes entreprises

Workato est également une société américaine en mode SaaS.

Cet outil est de base une plateforme d’automatisation mais qui intégre des fonctionnalités de workflow. Cette solution permet aux entreprises de connecter et d’automatiser leurs applications métier. Malgré une interface visuelle intuitive et une vaste bibliothèque d’intégrations prêtes à l’emploi, la création de workflows automatisés est tout de même réservée à des experts en externe ou en interne dans une DSI.

Principales fonctionnalités

  • Vaste bibliothèque d’intégrations : Workato s’intègre avec plus de 500 applications métier populaires, facilitant la connexion et l’automatisation entre différents systèmes.
  • Automatisation des processus : Les utilisateurs peuvent automatiser les processus métier en se basant sur des déclencheurs et des actions prédéfinis, ou en configurant des règles personnalisées.
  • Gestion des données : Workato permet de mapper et de transformer les données lors du transfert entre les différentes applications, assurant la cohérence et la qualité des données.

Autres caractéristiques Workato

Prix
Une fois une démo réalisée avec un de leurs commerciaux, Workato offre une période d’essai gratuite de 30 jours. Après cela, les plans payants commencent à 10 000 $ par an. Ce prix augmente en fonction des besoins et du nombre d’intégrations et d’automatisations requises.

Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités, son prix et sa communication, Workato convient principalement aux ETI et grands groupes

Accompagnement, support et formation
Workato propose un accompagnement au niveau de son prix via certaines de ses ressources ou des partenaires externes. Cet accompagnement se traduit sous forme de projet qui est à prendre en compte dans vos budgets. Ils ont d’ailleurs une équipe française pour vous accompagner.

Workato propose des formations pour former les ressources internes dans votre entreprise.

Administration
Si vous externalisez la compétence, vous serez dépendants des prestataires externes. Si vous internalisez à une compétence dans la DSI, l’administration sera autonome. Les commerciaux vous le diront mieux que nous mais l’administration nécessite un certain budget temps en récurrent pour vos ressources internes.

Iterop, l’outil de workflow français pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs

Iterop est un outil de workflow français qui a été rachetée en 2021 par le groupe Dassault Systèmes. Il est en mode SaaS ou Cloud Privé. Ce logiciel BPM permet de modéliser graphiquement le workflow lors de sa construction, rendant plus simple et efficace la création. La modélisation suit les normes BPMN. Les workflow peuvent intégrer aussi bien des interactions « humaines » que des interactions automatisées.

Principales fonctionnalités

  • Modélisation des processus : Iterop utilise la notation BPMN pour créer et éditer des schémas de processus métiers. Cela facilite la compréhension et la communication des processus complexes au sein de l’organisation.
  • Automatisation des processus : L’outil permet d’automatiser des tâches récurrentes, en déclenchant des actions en fonction de règles définies, ce qui permet de rationaliser les opérations et de gagner du temps.
  • Suivi et analyse des performances : L’outil fournit des indicateurs de performance clés (KPI) et des tableaux de bord pour suivre et analyser les performances des processus et de l’équipe.
  • Intégration avec d’autres systèmes : Iterop peut s’intégrer à d’autres systèmes informatiques et applications, en échangeant des données et en lançant des actions automatisées entre ces systèmes.

Autres caractéristiques Iterop

Prix
Son prix n’est pas public, il faut demander un devis à leurs équipes commerciales. Néanmoins, Iterop propose, après démonstration par ses équipes commerciales, un accès gratuit à la plateforme pendant 30 jours

Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités et sa communication, Iterop se destine principalement pour les ETI et les grands groupes. Si vous êtes moins de 500 collaborateurs, la marche peut être difficile à gravir mais n’hésitez pas à tester tout de même pour vous faire votre propre avis.

Accompagnement, support et formation
Contrairement à certains éditeurs qui laissent leurs clients s’approprier le logiciel seuls (via de la documentation) ou via des partenaires externes. Les équipes d’Iterop sont là pour vous accompagner de manière bienveillante et vous aident dans la mise en place de vos premiers workflows. Elles parlent bien évidemment français.

Administration
Iterop propose une autonomie d’administration sans intervention technique

Kissflow, la très intéressante plateforme de workflow en langue anglaise

Kissflow est une plateforme de gestion des processus indienne basée sur le cloud. La solution offre des outils de gestion des workflows, de création de formulaires, d’automatisation des processus et d’analyse des performances. Elle s’adresse aux entreprises en croissance qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur productivité en créant et en gérant des processus métier personnalisés.

Principales fonctionnalités

  • Automatisation des processus : L’outil permet d’automatiser des tâches récurrentes, en déclenchant des actions en fonction de règles définies.
  • Collaboration d’équipe : Kissflow facilite la communication et la collaboration entre les équipes en intégrant des fonctionnalités de discussion et de partage de contenu.
  • Suivi et analyse des performances : La plateforme fournit des indicateurs de performance clés (KPI) et des tableaux de bord pour suivre et analyser les performances des processus et des équipes.
  • Intégration avec d’autres systèmes : l’outil workflow Kissflow s’intègre à un grand nombre d’autres logiciels et applications populaires. Cela permet d’échanger des données et d’automatiser les processus entre les systèmes.

Autres caractéristiques Kissflow

Prix
Kissflow propose une période d’essai gratuite de 30 jours et ensuite le premier plan payant est à 1 500$ par mois.
Pour les détails sur les plans plus avancés et les options de tarification personnalisées, il faut contacter leur équipe commerciale.

Entreprises clientes
Kissflow est adapté aux entreprises de différentes tailles et secteurs d’activité. En particulier celles qui cherchent à simplifier et à automatiser leurs processus métier avec une plateforme complète. Des entreprises telles que Airbus, McDermott et le groupe Danone font partie des clients de Kissflow.

Accompagnement, support et formation
Kissflow propose une documentation en ligne, des tutoriels vidéo et des formations pour aider les utilisateurs à apprendre et à maîtriser l’outil workflow. De plus, Kissflow offre un support technique par chat, e-mail et téléphone pour assister les clients.

Administration
La plateforme Kissflow est conçue pour être simple à utiliser et permet aux utilisateurs de créer, de déployer et de gérer leurs processus sans connaissance technique particulière.

Libérez vos équipes des tâches sans valeur ajoutée

Quel outil workflow allez-vous choisir ?

En conclusion, l’utilisation d’un outil workflow est une première très bonne base pour accompagner la digitalisation et l’optimisation des processus métiers au sein des entreprises. Ces logiciels de workflow permettent d’automatiser les tâches récurrentes et de simplifier la collaboration entre les équipes, tout en assurant une meilleure traçabilité et suivi des performances.



Vous savez maintenant tout pour choisir un outil workflow. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !


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