La gestion des activités et du temps des collaborateurs en entreprise est une des opérations clés en entreprise. Gagner en efficacité, améliorer la collaboration, hiérarchiser les tâches sont les principaux enjeux des logociels de to-do list. Utiliser un outil gestion de tâches, gratuit ou payant, collaboratif facilitera le travail de chacun.
Par ailleurs, il est important de savoir que certains logiciels de gestion de tâches proposent des automatisations, ce qui permet à vos équipes de se libérer des tâches répétitives et rébarbatives (saisies multiples, recherches d’information, suivi d’instructions, contrôles, mise à jour de logiciels…)
Dans cet articles, nous vous présentons les 8 meilleurs outils de gestion de tâches et nous vous donnerons des conseils pour les mettre en place rapidement pour des ROI rapides.
4 avantages d’un outil gestion de tâches en équipe ?
Optimisation du travail
Les outils de gestion de tâches intègrent suivant des concepteurs de workflow de tâches ou processus. Cette fonctionnalité permet une expérience guidée pour tous les collaborateurs. Ces derniers peuvent alors lancer un processus ou recevoir la bonne action, au bon moment, sans clic ou recherche d’information inutile.
Automatisation des tâches répétitives
Saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels, multiples copier-coller, clics inutiles, relances, mise à jour de CRM, ERP, SIRH. Certains logiciels de tâches vous permettent de construire des workflows automatisés et libérer vos équipes des tâches répétitives, chronophages et rébarbatives.
Facilitation de la collaboration
En configurant vos processus et workflows dans l’outil gestion de tâches, ces dernières sont alors distribuées au bon moment. L’entreprise gagne alors en efficacité et en temps dans les reviews, validation, échanges d’information, lancement d’opérations. Ces outils permettent de visualiser les avancements sur les différents sujets.
Priorisation et hiérarchisation des tâches
A l’aide de différents outils de priorisation comme les plannings, diagramme de Gantt, listing priorisée. Les équipes pourront facilement visualiser quelles tâches sont prioritaires. Certains logiciels permettent même de calculer automatiquement le degré de priorité de chaque tâche ou priorité.
Réduction des délais
Les outils de gestion des tâches permettent de piloter et suivre les réalisations. Les temps d’écoulement, délai de réponse, durée de réalisation pourront être pilotés. Les entreprises peuvent alors constater l’efficacité des différentes automatisations sur les processus de l’entreprise.
Confort et satisfaction collaborateurs
Avec un outil gestion de tâches, fini les tâches sans valeur ajoutée, fini la recherche d’informations éparpillées, fini de devoir se rappeler des protocoles ponctuels à exécuter, fini les multiples reviews avec son manager, fini les procédures papier à suivre. Avec ces logiciels de gestion de tâches, en un simple coup d’oeil, ils vivent une expérience guidée.
Intégration de vos logiciels existants
Connectez tous vos logiciels, comme les outils de collaboration (Gmail, Outlook, Drive, Slack, Teams, Excel, Airtable…), les CRM (Hubspot, Salesforce, Pipedrive…), les ERP (Odoo, Dolibarr, Axonaut, SAP…), les SIRH (Sage, Cegid, Lucca, Payfit…). Grâce à leurs connecteurs natifs ou à leur API génériques, de nombreuses automatisations sont possibles.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Exemples de gestion de tâches collaboratives
Les usages collaboratifs d’un outil gestion de tâches sont presque infinis : planification opérations, gestion des demandes entrantes, review et contrôle des tâches, validation de document, onboarding employés… Quelque soit votre métier, vous pouvez :
- Créer les circuits de tâches pour votre propre organisation individuelle,
- Pour l’organisation de votre équipe en partage individuel du circuit
- Pour l’organisation de la collaboration entre vos collègues.
Comment choisir un outil gestion de tâches ?
4 paramètres sont très importants lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des tâches
1- La structure de votre enchaînement de tâches
Évaluez la capacité de l’outil gestion de tâches à gérer vos processus métier et vos circuits de tâches.
Certains outils ne permettent que des flux linéaires, tandis que d’autres offrent la possibilité de créer des chemins multiples et des boucles de rétroaction. Un système 100% personnalisable s’adapte mieux à vos processus métier sophistiqués.
2- L’ajout d’actions automatisées dans un workflow
Cf schéma ci-contre (le personnage vert représente une automatisation).
Vérifiez si le logiciel permet d’inclure des étapes nécessitant une action humaine au sein d’un processus automatisé. Par exemple, la possibilité d’automatiser un flux sous certaines conditions ou d’obtenir une validation manuelle avant de reprendre le flux.
3- La compatibilité avec vos logiciels actuels
Assurez-vous que la solution d’automatisation choisie dispose des connecteurs nécessaires pour s’intégrer à vos outils existants, qu’il s’agisse de votre ERP, CRM, outils collaboratifs ou SIRH.
4- Le prix ou la gratuité
Les points d’attention relatif au prix et à la tarification :
- Relativement à la gratuité, vérifiez si l’outil est gratuit sans limite de temps ou seulement lors d’une courte période d’essai
- Certains outils facturent au nombre d’utilisateurs. Certes 5€/mois parait peu cher mais si vous multipliez par 40, vous payerez 200€/mois
- Les fonctionnalités bridées sous certains niveaux de tarification. Certains éditeurs de logiciel, on comprit que certaines de leurs fonctionnalités pouvaient tout changer pour leurs utilisateurs. Choisir cette fonctionnalité, c’est facilement ajoutée +10€/mois par utilisateur.
Comparaison des 7 outils de gestion des tâches
Trello, l’outil gestion de tâches visuel et intuitif
Trello est un outil de gestion de projet et de tâches basé sur la méthode Kanban. C’est une solution simple et visuelle qui permet aux petites équipes de collaborer efficacement sur des projets de toutes tailles. Trello utilise des tableaux, des listes et des cartes pour organiser et prioriser les tâches de manière flexible.
Principales fonctionnalités
- Interface Kanban intuitive : Les utilisateurs peuvent créer des tableaux avec des listes et des cartes pour représenter leurs tâches et workflows.
- Options de visualisation : Vue Kanban principale, avec des options de calendrier et de chronologie.
- Fonctionnalités simples de collaboration : Commentaires sur les cartes, mentions, pièces jointes et listes de contrôle.
- Intégrations : Large éventail d’intégrations via les « Power-Ups », notamment avec Slack, Google Drive et Jira.
Autres caractéristiques Trello
Prix
Trello propose une version gratuite. Les plans payants commencent à 5$ par utilisateur et par mois pour le plan Standard, allant jusqu’à 17,50$ pour le plan Enterprise avec des fonctionnalités avancées.
Public cible :
Trello convient pour une utilisation individuelle sur des projets, pour les petites équipes ou pour réaliser un management visuel sur un sujet spécifique pour un plus grand service comme les réunions d’avancement hebdomadaire.
Workflows et automatisations :
Trello n’est pas un outil permettant de créer des workflows d’actions pour vos équipes et les automatisations sont limitées.
Monday.com, l’outil gestion de tâches pour les projets d’entreprise
Monday est une plateforme de gestion de travail visuelle qui permet aux équipes de planifier, suivre et collaborer sur leurs projets. Elle se distingue par sa flexibilité et sa capacité à s’adapter à divers types de projets et d’industries. Elle offre des outils de visualisation des tâches puissants.
Principales fonctionnalités
- Vues personnalisables : Tableaux, calendriers, chronologies, diagrammes de Gantt et plus encore.
- Automatisations simples : Création de workflows linéaires automatisés pour réduire les tâches répétitives.
- Tableaux de bord et rapports : Visualisation des progrès et des performances en temps réel.
- Collaboration simple : Mentions, partage de fichiers, et communication en contexte.
Autres caractéristiques Monday
Prix
Monday.com propose plusieurs plans, dont un plan gratuit pour 2 utilisateurs avec des fonctionnalités limités. Les plans payants commençent à 8$ par utilisateur et par mois pour le plan Basic, allant jusqu’à 16$ pour le plan Pro.
Public cible :
Monday.com s’adresse aux équipes de toutes tailles, des petites startups aux grandes entreprises, dans divers secteurs comme le marketing, les ventes, le développement de produits et les RH.
Workflows et automatisations :
Monday propose des workflows et automatisations simples et linéaires pour votre entreprise
Lapala, l’outil de gestion des tâches pour des automatisations et workflows d’équipe 100% personnalisables
Lapala.io est une plateforme de gestion des tâches complètes proposant la construction d’enchaînement d’actions le plus proches de la réalité. Il est l’outil le plus adaptée à la collaboration et aux automatisations grâce à des fonctionnalités puissantes de workflow.
La start-up française Lapala est disponible en mode SaaS ou Cloud Privé.
Principales fonctionnalités
- Création de workflows automatisés : Lapala.io permet aux utilisateurs de créer des flux de tâches.
- Intégrations avec d’autres outils : La plateforme s’intègre à divers outils et applications populaires utilisés par les équipes de vente, de marketing et de support client.
- Tableaux de bord personnalisés : Les entreprises peuvent construire des tableaux de bord personnalisés
- Ergonomie no-code : La plateforme est conçue pour être facile à utiliser, avec une interface visuelle pour la création de workflows et la configuration d’intégrations.
Autres caractéristiques Lapala
Prix
La plateforme est gratuite sans limite de temps sous un certain seuil. Ensuite les prix sont croissants par palier. Le premier prix débute à 39 euros/mois, puis 189€/mois (nombre d’utilisateurs illimités)
C’est le seul outil à ne pas facturer par utilisateur. Même sa version gratuite peut accueillir autant d’utilisateurs que vous souhaitez.
Public cible :
Tout type d’entreprise, TPE, PME, ETI
Workflows et automatisations :
Tout est possible avec Lapala, construisez en quelques clics, votre circuit de tâches 100% personnalisé. Et poussez les actions au bon moment aux bonnes personnes en affichant sans effort les données de vos autres logiciels.
Asana, l’outil gestion de tâches très proche de Monday
Asana est une plateforme de gestion de projet et de tâches très proches en terme de fonctionnalité de Monday. Elle offre une variété de fonctionnalités pour aider les équipes à suivre leur travail, des simples to-do lists aux projets complexes.
Principales fonctionnalités
- Multiples vues de projet : Listes, tableaux Kanban, calendriers et chronologies.
- Gestion des tâches avancée : Sous-tâches, dépendances, jalons et dates d’échéance.
- Portfolios et objectifs : Suivi des projets et des objectifs stratégiques à l’échelle de l’organisation.
Autres caractéristiques Asana
Prix
Asana propose une version gratuite pour les équipes jusqu’à 10 membres. Les plans payants commencent à 10,99$ par utilisateur et par mois pour le plan Premium, avec des options Business et Enterprise pour les fonctionnalités plus avancées.
Public cible :
Asana convient particulièrement aux équipes de taille moyenne à grande, dans des secteurs variés.
Workflows et automatisations :
Asana propose des workflows et automatisations simples et linéaires pour votre entreprise
Notion, l’espace de travail qui intègre prise de notes et bases de données
Notion est un outil gestion de tâches qui combine gestion de tâches, prise de notes, bases de données, visualisation et collaboration. Elle se distingue par sa flexibilité, permettant aux utilisateurs de créer des outils personnalisés
Principales fonctionnalités
- Espace de travail personnalisable : Pages, bases de données, et vues multiples (tableaux, listes, calendriers, etc.).
- Gestion de tâches intégrée : Possibilité de créer des systèmes de gestion de projet sur mesure.
- Collaboration en temps réel : Édition collaborative, commentaires et mentions.
- Base de connaissances : Création de wikis d’entreprise et documentation de projet.
Autres caractéristiques Notion
Prix
Notion propose une version gratuite pour un usage personnel. Les plans d’équipe commencent à 9$ par utilisateur et par mois, avec des options Enterprise disponibles sur devis.
Public cible :
Notion est apprécié par les startups, les équipes créatives et les entreprises technologiques. Il convient particulièrement bien aux équipes qui recherchent un outil flexible pour combiner gestion de tâches et gestion des connaissances.
Workflows et automatisations :
Notion ne propose pas directement de workflows de travail mais permet de créer des flux à partir de base de données. Il propose de nombreuses intégrations natives à d’autres logiciels.
Process street, le logiciel de gestion des tâches spécialisé pour les workflows.
Process Street est un logiciel de workflow et de gestion des tâches et des procédures en mode SaaS. Il permet aux équipes et aux entreprises de créer, suivre et optimiser leurs workflow. Elle propose de multiples modèles facilement personnalisables.
Principales fonctionnalités
- Création de modèles : Les utilisateurs peuvent créer des modèles de processus réutilisables et personnalisables à l’aide d’un éditeur simple par glisser-déposer.
- Intégration avec d’autres systèmes : Process Street s’intègre à de nombreux autres outils et applications, pour automatiser les processus et échanger des données entre les différents systèmes.
- Automatisation : Les utilisateurs peuvent automatiser certaines parties de leurs processus grâce à des déclencheurs basés sur des conditions spécifiques et des actions automatisées, comme l’envoi d’e-mails.
- Rapports et analyses : Process Street offre des rapports et des analyses pour aider les entreprises à suivre et optimiser leurs processus métiers.
Autres caractéristiques Process Street
Prix
L’outil de workflow Process Street propose une version gratuite de 14 jours. Puis un forfait à 100$ pour 10 utilisateurs. Le plan payant supérieur est à 1 500$ par mois.
Entreprises clientes :
Tout type d’entreprise, TPE, PME, ETI
Vous savez maintenant tout sur le choix d’un outil de gestion de tâches. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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