Un mode opératoire est la formalisation fine de la réalisation d’un processus, c’est-à-dire d’un enchainement de tâches en entreprise. Il permet de s’assurer de l’exécution optimale de chaque tâche, de la répartition des rôles et des responsabilités. Cet outil est parfait pour réduire les erreurs sur de nombreuses activités : de l’industrie, aux ressources humaines en passant par les ventes.
Nous le verrons dans cet article, un mode opératoire peut avoir différents formats : Document, mode opératoire digitalisé et automatisé.
Qu’est-ce qu’un mode opératoire ?
Définition d’un mode opératoire
Les entreprises, qu’elles en soient conscientes ou non, sont composées de processus qui leur permettent de délivrer leur produit ou service à un client. Tout est processus ! De la vente à la livraison en passant par la production, les ressources humaines ou la facturation, de nombreux processus, autrement dit enchaînements de tâches sont réalisées par dans une organisation.
Les étapes d’un processus peuvent être :
- Mono-acteur ou multiples acteurs
- Consécutives ou simultanées
- avec ou sans outil métier
Les modes opératoires sont la formalisation de l’enchaînement de tâches sous forme d’instructions. Ils décrivent alors finement les actions à réaliser avec les outils à utiliser. Ils assurent le respect de règles opérationnelles permettant d’arriver à un certain niveau de qualité, de sécurité et de performance.
Que trouve-t-on dans un mode opératoire ?
Le contenu d’un mode opératoire est relativement libre. Le plus important est qu’il soit compris par les équipes, les nouveaux arrivants et donc qu’il facilement utilisable et opérationnel.
Il contient a minima un descriptif visuel, ou non, des différentes tâches et étapes. Il peut être accompagné de schémas de principe, de cartographies, de diagrammes visuels en norme BPMN.
Progresser en modélisation des processus grâce à notre article dédié
Il peut également contenir des matrices des responsabilités RACI, des évaluations de risques, des commentaires, la liste des acteurs et leurs rôles… Des informations liées à la description du poste de travail et du matériel. En terme de forme, il peut également intégrer des vidéos tutoriels, des présentations de contexte…
Mode opératoire en format document, digitalisé ou automatisé
En mode document
C’est-à-dire un papier, un document écrit pdf sur un ordinateur ou sur un Drive ou stocké sur un logiciel dédié.
Cependant, la frontière entre « disposer un mode opératoire pdf utile pour votre entreprise » et « en posséder un inutilisée, obsolète et perdu au fin fond de votre espace de stockage » est très fine. Des astuces pour éviter en fin d’article.
Un mode op. digitalisé
Un mode opératoire digitalisé : Au delà du document, l’ensemble des étapes sont portées par un logiciel dédié que rendra le processus opérationnel pour les collaborateurs !
Ceci est réalisable grâce à une combinaison de formulaire de saisies, de circuit de validation, notifications, de relances et de dispositifs de mesure. En général, la création de ces outils est no-code.
Automatisation partielle
Au-delà de la digitalisation, les collaborateurs sont libérés de certaines tâches répétitives et chronoghages comme les saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels ou tableurs Excel, la recherche et l’affichage d’information provenant de logiciel, les alertes… Les logiciels métier existants dans l’entreprise, les CRM, ERP, tableurs… sont interconnectés.
Les avantages de la digitalisation d’un mode opératoire
Valorisation du savoir-faire de l’entreprise
Un mode opératoire représente le savoir-faire de votre entreprise. Il permet à chaque collaborateur de se rappeler de la réalisation d’un processus ponctuel. Il permet également aux dirigeants de comprendre facilement le fonctionnement de certaines activités et de pouvoir prendre des décisions éclairées.
Visualisation de sous-optimisations
Les modes opératoires sont des outils formidables dans le cadre de diagnostics ou d’audits. Il permet de visualiser facilement le fonctionnement puis de le comparer avec le terrain. Des constats et des améliorations peuvent être alors facilement trouvés pour augmenter l’efficacité.
Des modes opératoires toujours à jour
Les collaborateurs utilisant de manière continue les modes opératoires construits sur le logiciels dédié, font que ces instructions sont toujours à jour.
Si une modification est réalisée, elle est instantanément active pour toutes les équipes de l’entreprise.
Confort d’utilisation pour les opérateurs
L’usage des modes opératoires papier ou document est très fréquent dans les entreprises mais il est surtout fait dans des démarches qualités et non opérationnelles. La digitalisation amène l’interaction pour un usage plus simple par les collaborateurs sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Automatisation de tâches, moins d’erreurs
En connectant les logiciels existants dans l’entreprise et en automatisant les saisies multiples, la recherche d’informations, les mises à jour, les suivis et contrôles.
Les collaborateurs sont alors libérés et peuvent se concentrer sur les tâches pertinentes.
Amélioration de la performance et de la qualité
En prenant en compte, tous les avantages précédents, la digitalisation des modes opératoires apportent efficacité, conformité et qualité à toute l’entreprise.
Les délais sont raccourcis, les marges améliorées.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Exemples de modes opératoires
Processus de recrutement
De la rédaction de l’annonce d’emploi, en passant par la sélection des candidats, les entretiens, les vérifications des références, jusqu’à l’embauche et l’intégration du nouvel employé
Mode opératoire Gestion des ventes
Du premier contact à la prospection, la négociation, la signature du contrat et le suivi après-vente.
Mode opératoire de Gestion des achats et stocks
De l’identification du niveau des stocks, à la commande, la réception, le stockage des produits ou matériaux.
Mode opératoire de gestion des demandes
Répondre aux demandes des clients, résoudre les problèmes, gérer les plaintes, le service après-vente et assurer la satisfaction des clients.
Autres exemples de modes opératoires :
- Formation des employés
- Procédures de sécurité et de conformité
- Gestion des projets
- Gestion financière : gestion des comptes fournisseurs et clients, la facturation, les paiements, les remboursements, les rapports financiers et la gestion de la trésorerie.
- Maintenance et entretien
Quelle méthode pour créer un mode opératoire ?
Etape 1 : Désignez un responsable de la formalisation du mode opératoire et des contributeurs
La réussite d’une démarche de construction de modes opératoires repose sur la désignation d’un responsable ayant une influence et une crédibilité au sein de l’organisation. Les directeurs ou responsables peuvent assumer ce rôle.
A noter que le responsable n’est pas forcément celui qui produit, en tout cas c’est lui qui tient l’engagement). Et Selon la taille et les besoins de l’entreprise, il est possible de mettre en place des contributeurs pour soutenir le responsable sur différentes productions
Etape 2 : Définir des objectifs et des indicateurs de performance clairs
Pour une communication efficace avec les parties prenantes, il est essentiel de définir des objectifs et des indicateurs de performance pragmatiques. Ces derniers permettent de démontrer les réussites, les échecs et de convaincre les collaborateurs de l’importance des modes opératoires.
Il est recommandé de commencer avec 1 ou 2 indicateurs et de les ajuster au besoin.
Etape 3 : Réaliser un diagnostic ou un audit du processus à documenter
Il est important de confronter la vision du fonctionnement de l’entreprise à la réalité du terrain. Cela peut être réalisé en échangeant avec des collaborateurs clés ou en observant directement les processus sur le terrain.
Cet audit permettra également d’identifier des sous-optimisations et des points d’amélioration implémentables au même moment que la fiche processus.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Etape 4 : Créer votre mode opératoire document, digitalisé ou automatisé avec Lapala
Etape 4 : Impliquez et mobilisez vos équipes
Les démarches de mise en place de mode opératoire peuvent parfois être perçues comme contraignantes, avec une faible valeur ajoutée pour les équipes. Pour surmonter cette perception, il est essentiel de communiquer l’importance de ces documents et comment ils contribuent à l’amélioration de l’entreprise et au confort de travail des collaborateurs.
Favorisez des échanges directs avec les employés et en présence physique pour renforcer l’importance de leur participation au projet. Les audits, les réunions régulières ou ponctuelles contribuent à maintenir l’engagement des équipes et à souligner leur rôle crucial dans l’amélioration continue de l’entreprise.
Vous savez maintenant tout sur la création d’un mode opératoire. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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