Tout est processus dans une entreprise. La création de devis, la saisie des temps, les demandes d’achat… ces enchaînements de tâches linéaires ou conditionnés représentent le savoir-faire de l’organisation. La mise en place d’un management des processus (suivant ou non la norme ISO 9001) permet donc d’exécuter, de piloter et d’optimiser toutes les opérations.
Par ailleurs, certains logiciels de management des processus permettent de digitaliser les activités d’une entreprise grâce à la création de workflow personnalisée, la connexion des logiciels existants et l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée.
Mais comment mettre en place simplement des processus ? Comment faire en sorte qu’ils soient adoptés par tous les collaborateurs ? Dans cet article, après une partie théorique, nous vous dévoilerons des conseils et méthodes pour avancer simplement dans cette approche.
Qu’est-ce que le Management des processus ?
Définition – Processus
Un processus est un ensemble organisé et conditionné de tâches qui permet de réaliser un objectif métier d’une entreprise. Les étapes peuvent être consécutives ou simultanées, individuelles ou collaboratives. A chaque étape sont associés : des ressources, des stocks, des outils, des logiciels, des données.
Une entreprise est donc composée de multiples processus qui couvrent toutes ses activités. Mais comment s’assurer que tous les collaborateurs suivent les instructions, garants de la productivité et la qualité de l’entreprise ?
Définition – Management des processus
Le management des processus est une méthode qui permet de piloter et rendre opérationnels les processus. Sa mise en place permet de cartographier, d’équiper et d’optimiser chaque processus.
Cette approche se concentre sur la satisfaction des besoins clients et l’amélioration continue de la performance. Adopter un système de management des processus permet notamment de s’assurer d’une collecte efficace de données menant à différentes analyses métiers.
Il existe 3 types de management d’un processus : documentation, digitalisation et automatisation.
- Le management par les processus via la documentation. Historiquement, c’était la première étape pour les entreprises qui montaient en maturité sur ce sujet. Cette approche vise à comprendre le fonctionnement exact d’un processus, de le cartographier, puis de le partager aux équipes pour fluidifier les opérations. Ces documents et procédures sont souvent en format papier ou pdf et ont le principal inconvénient d’être difficile à mettre à jour et peu populaires.
- Les deux types suivants, relativement nouveaux, visent à rendre les processus palpables pour les opérationnels. Ils créent une expérience guidée : les bonnes tâches, aux bonnes personnes, aux bons moments. Ils permettent des gains en efficacité rapide :
Management des processus via la digitalisation.
Grâce à des logiciels de gestion des processus, autrement appelés logiciels BPM, chaque processus est conçu sous la forme d’un workflow informatisé et 100% personnalisable. Grâce à des fonctionnalités de formulaires dynamiques, des circuits de validation… le processus évolue efficacement d’un collaborateur à un autre. Les instructions sont alors automatiquement suivies par les équipes. Cela permet donc de ne plus se concentrer sur le suivi des procédures, uniquement sur la qualité ou les délais.
Automatisation partielle du processus
Au delà de la digitalisation, cette approche permet de connecter les logiciels de son entreprise à chaque étape du processus. Une donnée saisie peut être envoyée automatiquement à plusieurs logiciels sans effort. Et réciproquement, des données spécifiques d’un logiciel (par exemple la liste des clients, la liste des factures…) peuvent être automatiquement affichées aux collaborateurs sans recherche complexe. Un processus se construit alors comme un ensemble de tâches « humaines » et « automatisées » permettant de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée.
Objectifs du management des processus
Facilitation du travail pour les équipes
Chaque processus, porté par un logiciel BPM, est rendu opérationnel et exécutable. Les tâches sans valeur ajoutée sont automatisées (comme les saisies, les mises à jour, la recherche d’information). Les équipes vivent alors une expérience guidée et confortable.
Connecter les logiciels de l’entreprise
La connexion des logiciels métiers, CRM, ERP, SIRH, permet de réduire les saisies multiples, les recherches complexes d’information, la désorganisation du travail collaboratif. Ils permettent d’automatiser et de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée.
Pilotage des processus
Le management des équipes est facilité pour les managers, responsables et directeurs. Les logiciels BPM offrent des outils de pilotage et de mesure de l’activité. Les instructions sont suivies, les managers peuvent se concentrer sur la qualité et les délais.
Amélioration de la productivité
Ces plateformes permettent simplement d’optimiser vos processus, d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de casser les silos. Commencez par simplement digitaliser le processus puis corrigez au fil de l’eau chaque sous-optimisation.
Harmoniser les pratiques
Finies les interprétations et raccourcis des instructions par les équipes. Finis les tableurs Excel silotés et individuels. Vous n’aurez plus à contrôler la réalisation des tâches. Passez plus de temps sur la qualité et la réduction des délais.
Traçabilité et contrôle
Les données voyagent parfaitement entre les logiciels existants et les personnes. Les expériences guidées permettent de consolider le savoir-faire de l’entreprise. Les données pertinentes peuvent être analysées pour améliorer le suivi et le pilotage du processus.
Comment mettre en place un management des processus ?
Etape 1 – Comprendre son processus grâce à un audit rapide
Chaque processus nécessite d’être a minima étudié pour s’assurer de la compréhension exacte du fonctionnement avant la digitalisation et l’automatisation. Pour cela nous vous recommandons de faire un audit des processus adapté à votre besoin.
N’hésitez pas à faire participer vos collaborateurs à cet exercice. Cette approche collaborative facilitera la conduite du changement du projet.
Nous dévoilons une méthode simple et guidée pour réaliser un audit des processus dans l’article ci-contre.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Etape 2 – Cartographier votre processus
Une cartographie ou modélisation des processus est un indispensable outil pour votre projet de digitalisation. Il permet de représenter le savoir-faire et de la partager facilement aux équipes.
Un logigramme présente l’ensemble des tâches, des rôles, des outils utilisés sur un processus. Les interfaces entre les équipes et les logiciels sont facilement identifiables
Étape 3 – Choisir le bon logiciel de management des processus (BPM) et mettre en place un premier processus
Même si nous aimerions que vous utilisiez notre logiciel no-code Lapala, nous avons écrit un article comparatif des différentes solutions de management des processus du marché (Nintex, Appian, ProcessMaker, Iterop, Kissflow…). De nombreux facteurs permettent de choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins : le prix, les modalités de mise en oeuvre, les fonctionnalités…
En tout cas, n’hésitez pas à les tester pour vous faire une idée ou à contacter les commerciaux de ces solutions.
Chaque solution vous aide, à leur manière, à créer un premier processus pour prouver l’efficacité de leur logiciel de management des processus.
Étape 4 – Amélioration continue du processus
Les solutions de management des processus présentent un atout majeur : elles mettent naturellement en lumière les opportunités d’optimisation au fil de leur utilisation. La simplicité de ces outils permet d’ajuster les paramètres en toute autonomie, sans nécessiter une restructuration complète de l’entreprise. Cette flexibilité contribue directement à l’amélioration continue des performances.
Il est également recommandé de créer des canaux de communication permettant aux employés de partager leurs retours d’expérience et d’identifier les points de friction dans leurs activités quotidiennes.
Conclusion : Une nouvelle méthode et un nouvel outil qui changera votre entreprise.
La mise en place d’un management des processus, qu’il soit documentaire ou numérique via un logiciel BPM, représente un levier d’optimisation important pour valoriser votre savoir-faire.
Cette approche, déployée de manière progressive et collaborative, permet non seulement d’automatiser les tâches sans valeur ajoutée, mais aussi de connecter efficacement les différents logiciels de l’entreprise tout en garantissant une meilleure traçabilité des opérations.
Laisser un commentaire