Une des premières pierres à poser pour piloter et améliorer le fonctionnement d’une entreprise est de représenter le macro processus de l’organisation. Ce terme peut sembler un peu complexe mais c’est tout simplement la représentation de vos différentes activités et leur enchaînement. Une des façons les plus universelles de les formaliser est de les cartographier / modéliser.
Le but de cet article est de vous donner la méthode pas-à-pas pour représenter le macro processus de votre organisation.
Qu’est-ce qu’un macro processus ?
Un macro processus est un ensemble de processus permettant de comprendre le fonctionnement d’une entreprise.
Donc pour bien comprendre ce qu’est un macro processus, il faut comprendre ce qu’est un processus.
Définition d’un processus
Un processus fait référence à l’enchaînement de différentes étapes, successives et parfois simultanées, pour accomplir une ou plusieurs activités au sein d’une organisation.
Ce processus implique l’exécution de tâches, l’intervention de collaborateurs, l’utilisation de logiciels et d’équipements, la gestion d’informations et de stocks, entre autres.
Ce processus peut être documenté à l’aide de fiche processus. Il peut également être éventuellement orchestré ou automatisé à l’aide d’un logiciel de gestion de processus, également appelé BPM (Business Process Management).
Pour en savoir plus sur la théorie des processus, consultez la page Wikipédia correspondante.
Quels sont les trois types de processus ?
Les processus métier ou opérationnels
Les processus métiers représentent les opérations qui permettent de transformer une demande d’un client en un produit ou service. L’enchaînement de ces opérations s’appelle le chaîne de valeur métier d’une entreprise. Exemples d’opérations : les ventes, la production, la logistique, les achats, la facturation…
Les processus support au métier
Les processus support sont des activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée directe au client final mais qui sont nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, un client lorsqu’il reçoit un produit, il n’évalue pas votre façon de gérer la paie de vos salariés. Par contre s’il y a des frictions sur votre processus de paie, toute votre entreprise va en pâlir et cela va avoir un impact sur la livraison de vos clients. Exemples d’activités support : les Ressources Humaines, les Systèmes d’information, la Comptabilité, l’administratif…
Les processus de direction
Les processus de direction permettent de planifier, organiser, coordonner, contrôler et évaluer les ressources et les actions nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels d’une entreprise. Exemples de processus de direction : la planification stratégique, la gestion de la performance, le pilotage des risques, la gestion des transformations, la communication interne, la gestion des finances.
Définition d’un macro processus
Un macro processus est donc l’ensemble interdépendant des processus métier, support et de direction qui ont un objectif commun au sein de l’entreprise
La méthode pour construire son macro processus
Etape 1 – Lister ses principaux métiers
Nous allons nous appuyer sur un exemple fictif tout au long de l’article : une entreprise industrielle qui produit des fauteuils pour des cinémas.
Dans cet exemple fictif, l’entreprise à deux principales activités :
- Une activité de produit qui est la production de fauteuils et leur livraison pour leur client
- Une activité de service qui est la réparation des fauteuils dans les cinémas au fur et à mesure des années
On pourra cartographier ses activités de la façon suivante (attention ce n’est pas un macro processus)
Si vous voulez en savoir plus sur les modélisations de processus et sur les outils de modélisation, nous avons écrit un article qui vous guide pas-à-pas dans ce sujet.
Etape 2 – Lister les processus des différentes activités
Précision avant de commencer à les lister
Dans notre exemple et à des fins de simplification, nous regrouperons les processus par grande famille. Vous pouvez également le faire de votre côté, néanmoins nous vous conseillons tout de même de lister les différents processus sur une annexe au macro processus.
Par exemple, les activités RH peuvent regrouper un grand nombre de processus :
- Recrutement et intégration des nouveaux arrivants
- Pilotage des carrières
- Gestion de la paie
- Gestion des départs
- Les processus relatifs à la formation
- Les processus de gestion des relations entre collaborateurs
- Conformité Légale
- Gestion de la Diversité et de l’Inclusion
- Gestion de la Santé et de la Sécurité au Travail
- Etc.
Identification des processus
Cartographie des processus de l’activité de production de fauteuils. On retrouve entre autres les phases de ventes, de production, de contrôle, de facturation…
Cartographie des processus de l’activité de service de réparation
La modélisation des familles de processus de direction (comme écrit précédemment, nous vous recommandons de lister dans une annexe les processus et phases inclus dans chaque famille)
Cartographie des familles de processus support (comme écrit précédemment, nous vous recommandons de lister dans une annexe les processus inclus dans chaque famille)
Etape 3 – La cartographie du macro processus
Bon, vous avez fait le plus dur, maintenant il ne vous reste plus qu’à regrouper toutes les séquences (les processus opérationnels, les processus support et les processus de direction) sur une même cartographie.
N’hésitez surtout pas à vous faire aider sur ces sujets.
Notamment dans l’identification de solutions, d’outils et la rédaction d’un cahier des charges
Jettez un coup d’oeil à
notre guide sur la rédaction
d’un cahier des charges
Une fois que vous avez cartographié votre macro processus que pouvez-vous faire ?
Vous avez produit le macro processus et listé l’ensemble des processus de votre entreprise. Il est maintenant important de choisir quels processus vous voulez améliorer.
Une fois choisie, si vous vous posez la question « Mais par quel bout le prendre ? », voici une liste d’étapes complétées par des liens vers des articles guidant dans leur réalisation.
- Réaliser un audit du processus (article : Audit des processus, quelle méthode appliquer ?)
- Modéliser ou cartographier le processus (article : Modélisation des processus, accompagnement pas à pas)
- Identifier des optimisations et des opportunités d’automatisation (article : Automatisation des processus, comment débuter ?)
- Produire une fiche processus (article : Fiche processus, Guide, étapes et exemples concrets)
Vous savez maintenant tout des macro processus. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
Également intéressé par lire d’autres articles sur les processus ?
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