Maîtriser les activités et processus métier au sein d’une entreprise est un défi. Les entreprises cherchent à rationaliser et standardiser leur fonctionnement afin d’être plus productif et efficace. Que des activités soient individuelles ou collectives, un logiciel workflow permet de rendre palpable les enchaînements d’actions entre collaborateurs et permet également d’automatiser les tâches pertinentes (par exemple pour éviter les saisies multiples, les multiples clics dans un logiciel, la recherche d’informations…).
En fin d’article, nous vous présenterons un tableau comparatif des principales solutions comme Iterop, Kissflow, Process Street, Lapala, Power Automate, Workato…
Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :
Nous avons produit un tableau de comparaison dans cet article qui résume le positionnement et les principales fonctionnalités des logiciels de workflow
En résumé, pour choisir le bon logiciel, cela dépend de 5 facteurs :
- La couverture de vos besoins
- Le prix
- L’intégration avec vos logiciels existants
- L’ergonomie et la prise en main
- L’autonomie d’administration
Qu’est-ce qu’un logiciel workflow ?
Un logiciel workflow est un outil numérique conçu pour opérer les enchaînements et les flux de tâches dans une entreprise. Ces tâches peuvent être réalisées directement par des collaborateurs ou via des automatisations. Le workflow (autrement dit processus) est directement paramétré et documenté dans les logiciels. En général, ces derniers sont no-code ou low-code, c’est-à-dire qu’ils ne nécessitent pas de compétence en développement informatique pour les paramétrer. Néanmoins les différents logiciels de workflow ne sont pas égaux dans la prise en main : certains très simples à manipuler d’autres demandes l’appui d’experts.
Ces outils sont généralement très appréciés car ils apportent de nombreux bénéfices :
- Un gain de temps et de productivité. Plus besoin d’être formé (hors compétence métier) pour suivre un workflow, facilitée de collaboration au sein des équipes et autonomie.
- Les outils de workflow sont en général très ergonomiques, intuitifs et se connectent à vos logiciels métier. Cela permet de passer outre certains logiciels d’utilisation alambiquée et complexe.
- Ils permettent de couvrir des processus et flux d’activités très complexes grâce à des règles, des conditions, des déclencheurs, des consolidations et des automatisations
Par ailleurs, toutes les plateformes sont flexibles et indépendantes des secteurs. Vous pouvez alors mutualiser différents cas d’usage dans un seul est même outil. Par exemple l’administration des ventes, les processus d’achat, la production, la facturation, la comptabilité ou encore les RH.
Les avantages d’un logiciel workflow
Renforcez l’efficacité et la qualité de votre organisation grâce à un logiciel de workflow
Élimination des tâches manuelles et des erreurs
Dites adieu aux tâches répétitives et chronophages qui freinent votre productivité ! Le logiciel de workflow automatise ces processus, vous permettant de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Améliorez la précision et la cohérence des données en éliminant les saisies manuelles multiples et les erreurs liées à l’utilisation de logiciels complexes.
Une collaboration fluide et transparente
Facilitez la collaboration entre vos équipes grâce à une communication simplifiée et une orchestration automatisée des tâches et des approbations.
Bénéficiez d’une meilleure visibilité sur l’avancement des projets et renforcez la cohésion entre les collaborateurs.
Un suivi de vos indicateurs clés de performance (KPI)
Obtenez une vue d’ensemble précise des performances de vos processus grâce à des outils de suivi et de mesure intégrés.
Identifiez les goulots d’étranglement et optimisez vos processus en permanence pour une meilleure efficacité.
Un accès à des données fiables et de qualité
Le logiciel de workflow garantit la qualité des données en facilitant leur saisie et en limitant les erreurs.
Simplifiez la recherche d’informations pour vos collaborateurs et améliorez la prise de décision.
Une entrée sereine dans l’ère du numérique
Le logiciel de workflow constitue une étape clé de la digitalisation de votre entreprise en facilitant l’adoption des nouvelles technologies par vos collaborateurs.
Bénéficiez de gains financiers immédiats grâce aux automatisations et financez ainsi la poursuite de votre transformation digitale.
Comment choisir un logiciel workflow ?
Couverture de vos besoins métier
Il est apportant avant de choisir un logiciel workflow de formaliser vos besoins et comprendre le fonctionnement actuel de vos processus. Pour cela, recommandons de réaliser un audit de processus (méthode en suivant le lien). Une fois la liste des besoins réalisée, vous devrez tester sur les versions gratuites des logiciels si les fonctionnalités de ces derniers répondent à votre besoin.
Prise en main simple
Il est vraiment important de choisir des outils simples, ergonomiques et intuitifs pour les collaborateurs. Cela facilitera la conduite du changement et permettra à l’entreprise de tirer plus facilement parti du numérique. Par ailleurs, des logiciels de workflow ergonomique permettent de réduire drastiquement le temps de formation et d’assistance au démarrage.
Intégration avec vos logiciels existants
Il est important de demander à l’éditeur du logiciel workflow ou de tester sur les versions gratuites si l’outil s’intègre et se connecte à vos logiciels existants dans votre entreprise (mails, ERP, SIRH, tableur…). Leur interconnexion permettra de faciliter la mise en place d’automatisation à fort potentiel pour l’organisation.
Prix du logiciel incluant le projet
C’est une contrainte très importante pour votre projet. Soit vous avez un budget que vous devez respecter, soit il sera important de calculer le retour sur investissement de votre projet (incluant les coûts de paramétrage, les coûts de conduite du changement, ainsi que les gains de temps et donc d’argent que vous apportent les logiciels).
Autonomie d’administration et Support de l’éditeur
Une autonomie d’administration vous permettra d’être agile dans la gestion de votre logiciel et de faire de grande économie. En effet, beaucoup de logiciels ne le permettent pas vraiment et chacune de vos demandes et correction auprès de l’éditeur ou intégrateur sont ensuite facturées sans négociation possible.
Sécurité et maîtrise des données
Assurez-vous d’être maître de vos données et de pouvoir récupérer vos données à tout moment et de manière autonome sans passer par l’éditeur. Vérifiez également que les logiciels mettent en place les standards de sécurité comme par exemple le cryptage des données, les sauvegardes, le contrôle d’accès, la double authentification…
Logiciel workflow – Tableau comparatif des 6 principales solutions
| Critères | Process Street | Lapala | Power Automate | Workato | Iterop | Kissflow |
| Editeur No-code | ✅ | ✅ + low code | ✅ + low-code | ✅ + low-code | ✅ + low-code | ✅ + low-code |
| Adaptable à des processus complexes | – | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Nombre d’intégrations de logiciels | Obligation de connecter un logiciel d’automatisation | 400 | 1000 | 1000 | Obligation de connecter un logiciel d’automatisation | 500 |
| Gestion de base de données | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow |
| Création d’interactions humaines | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow |
| Nationalité | 🇺🇸 USA | 🇫🇷 France | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA | 🇫🇷 France | 🇮🇳 Inde |
| Langue | Anglais | Français et Anglais | Inclus Français | Anglais | Français | Anglais |
| Facilité d’utilisation /10 | 8 | 8 | 6 | 6 | 7 | 7 |
| Déploiement | SaaS | SaaS ou Cloud Privé | SaaS | SaaS ou Cloud Privé | SaaS ou Cloud Privé | SaaS ou Cloud Privé |
| Prix | 100€/mois si moins de 10 utilisateurs Sinon 1500€ | A partir de 39€/mois, utilisateurs illimités | Sur demande | A partir de 800€/mois | Sur demande | A partir de 1500€/mois |
| Client type | Toute entreprise | Toute entreprise | > 500 collaborateurs | > 500 collaborateurs | > 500 collaborateurs | Toute entreprise |
| Accompagnement | Autonomie | Par éditeur | Par intégrateur | Par intégrateur | Par éditeur | Par intégrateur |
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Présentation des logiciels de workflow
Process street, le logiciel workflow le plus simple pour toutes les entreprises mais qui atteint ses limites pour des processus complexes
Process Street est un outil workflow et de gestion des procédures en mode SaaS. C’est une start-up américaine très populaire.
Elle permet aux équipes et aux entreprises de créer, suivre et optimiser leurs workflow. Elle propose des modèles facilement personnalisables et s’intégrent avec d’autres outils. Process Street améliore la collaboration et l’efficacité au sein des organisations de toutes tailles.
Principales fonctionnalités
- Création de modèles : Les utilisateurs peuvent créer des modèles de processus réutilisables et personnalisables à l’aide d’un éditeur simple par glisser-déposer.
- Intégration avec d’autres systèmes : Process Street s’intègre à de nombreux autres outils et applications, pour automatiser les processus et échanger des données entre les différents systèmes.
- Automatisation : Les utilisateurs peuvent automatiser certaines parties de leurs processus grâce à des déclencheurs basés sur des conditions spécifiques et des actions automatisées, comme l’envoi d’e-mails.
- Rapports et analyses : Process Street offre des rapports et des analyses pour aider les entreprises à suivre et optimiser leurs processus métiers.
Autres caractéristiques Process Street
Prix
L’outil de workflow Process Street propose une version gratuite de 14 jours pour tester le produit avec des fonctionnalités de base. Le prix d’appel est 100 $ par mois pour 10 utilisateurs. Le plan payant supérieur est à 1 500$ par mois et offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que plus d’utilisateurs, plus d’automatisation, des priorités de support et l’accès à un nombre illimité de modèles.
Entreprises clientes :
Process Street convient aux entreprises de toutes tailles et de différents secteurs, y compris les start-ups, les PME et les grandes organisations.
Accompagnement :
Process Street dispose d’une documentation en ligne complète, d’un support par chat et par e-mail, ainsi que de webinaires et de vidéos de formation pour aider les utilisateurs à prendre en main l’outil. Le support est disponible en anglais.
Il n’y a pas d’accompagnement en tant que tel dans la mise en place de vos premiers workflow, c’est à vous de vous débrouiller
Administration :
L’outil offre une interface intuitive qui ne nécessite aucune compétence technique particulière et permet aux utilisateurs de gérer l’accès, les modèles et les intégrations de manière autonome.
Lapala, le logiciel de workflow français pour les entreprises de moins de 500 collaborateurs
Lapala.io est une plateforme d’automatisation des flux de travail et d’intégration de logiciels qui vise à améliorer la communication entre les outils et les équipes. Elle intègre des fonctionnalités puissantes de workflow. Lapala simplifie les processus métier et optimise la productivité au sein des entreprises.
La start-up française Lapala est disponible en mode SaaS ou Cloud Privé.
Principales fonctionnalités
- Création de workflows automatisés : Lapala.io permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés en utilisant des déclencheurs, des actions et des conditions logiques.
- Intégrations avec d’autres outils : La plateforme s’intègre à divers outils et applications populaires utilisés par les équipes de vente, de marketing et de support client.
- Tableaux de bord personnalisés : Les entreprises peuvent construire des tableaux de bord personnalisés
- Ergonomie no-code : La plateforme est conçue pour être facile à utiliser, avec une interface visuelle pour la création de workflows et la configuration d’intégrations.
Autres caractéristiques Lapala
Prix
La plateforme est gratuite sans limite de temps sous un certain seuil d’exécution. Ensuite les prix sont croissants par palier. Le premier prix débute à 39 euros/mois.
Entreprises clientes :
Tout type d’entreprise, TPE, PME, ETI
Accompagnement :
Les équipes de Lapala vous accompagne à votre rythme, selon vos besoins. Ils vous aideront à créer vos premiers workflows et automatisation. Objectif atteindre rapidement de premiers ROI.
Accompagnement en français ou en anglais.
Administration :
Administration autonome et simple. Maîtrise totale des supports de stockage de la donnée par l’entreprise client
Power Automate, la puissante plateforme de Microsoft qui demande un certain niveau d’expertise sur les produits Microsoft
Power Automate est une des solutions de la suite Microsoft 365. C’est à la base un service d’automatisation qui intègre des fonctionnalités de workflow. Il permet aux entreprises de créer et d’exécuter des workflows automatisés entre diverses applications et services Microsoft. La gestion des tâches récurrentes est simplifiée et la productivité des équipes sur les outils Microsoft est améliorée.
Certes, les arguments marketing mettent en avant simplicité et sans besoin de compétences techniques. La réalité est que Power Automate nécessite tout de même un certain niveau de connaissance et de compétence sur les produits et les architectures Microsoft.
Principales fonctionnalités
- Intégration avec Microsoft 365 : Power Automate s’intègre facilement avec la suite Microsoft 365 et d’autres applications et services populaires.
- Connecteurs préconfigurés : L’outil propose une vaste bibliothèque de connecteurs préconfigurés pour simplifier l’intégration entre différentes applications et services.
- Automatisation des tâches récurrentes sur Excel. Les utilisateurs peuvent automatiser les tâches récurrentes et les processus métier, économisant du temps et des efforts.
- Suivi et analyse des performances : Microsoft Power BI peut être utilisé en combinaison avec Power Automate pour suivre et analyser les performances des workflows et des processus métier.
Autres caractéristiques Power Automate
Prix
Même si Power Automate propose une version gratuite pendant 30 jours avec des fonctionnalités de base puis un plan payant de 14€/mois par utilisateur, ce prix ne prend pas en compte certains coûts supplémentaires :
- Licences Microsoft 365, possible licence d’Entra ID, possible licence power BI
- Si internalisé, le salaire des équipes de votre DSI qui vont se former, concevoir les workflows et administrer la plateforme qui demande un bagage technique minimal en comparaison aux autres solutions
- Si externalisé, le coût des prestataires durant les projets et pour maintenir le système.
Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités, son prix et sa communication, Power Automate convient principalement aux ETI et grands groupes. Si vous avez moins de 500 collaborateurs, vous pouvez passer votre chemin.
Accompagnement, support et formation
Microsoft a créé un vaste écosystème de prestataires experts Microsoft qui sont au service des entreprises. Il propose à la fois des prestations de mise en oeuvre, de maintenance et d’administration.
Ces experts proposent également des formations pour former les ressources internes des entreprises si besoin.
Administration
Si vous externalisez la compétence, vous serez dépendants des prestataires externes. Si vous internalisez la compétence dans la DSI, l’administration sera autonome. Les experts Microsoft vous le diront mieux que nous mais l’administration nécessite un certain budget temps en récurrent pour vos ressources internes.
Workato, la puissante plateforme de workflow pour les grandes entreprises
Workato est également une société américaine en mode SaaS.
Cet outil est de base une plateforme d’automatisation mais qui intégre des fonctionnalités de workflow. Cette solution permet aux entreprises de connecter et d’automatiser leurs applications métier. Malgré une interface visuelle intuitive et une vaste bibliothèque d’intégrations prêtes à l’emploi, la création de workflows automatisés est tout de même réservée à des experts en externe ou en interne dans une DSI.
Principales fonctionnalités
- Vaste bibliothèque d’intégrations : Workato s’intègre avec plus de 500 applications métier populaires. Ils facilitent la connexion et l’automatisation entre différents systèmes.
- Automatisation des processus. Les utilisateurs peuvent automatiser les processus métier en se basant sur des déclencheurs et des actions prédéfinis, ou en configurant des règles personnalisées.
- Gestion des données : Workato permet de mapper et de transformer les données lors du transfert entre les différentes applications, assurant la cohérence et la qualité des données.
Autres caractéristiques Workato
Prix
Une fois une démo réalisée avec un de leurs commerciaux, Workato offre une période d’essai gratuite de 30 jours. Après cela, les plans payants commencent à 10 000 $ par an. Ce prix augmente en fonction des besoins et du nombre d’intégrations et d’automatisations requises.
Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités, son prix et sa communication, Workato convient principalement aux ETI et grands groupes
Accompagnement, support et formation
Workato propose un accompagnement au niveau de son prix via certaines de ses ressources ou des partenaires externes. Cet accompagnement se traduit sous forme de projet. Ce dernier est à prendre en compte dans vos budgets. Ils ont d’ailleurs une équipe française pour vous accompagner.
Workato propose des formations pour former les ressources internes dans votre entreprise.
Administration
Si vous externalisez la compétence, vous serez dépendants des prestataires externes. Si vous internalisez à une compétence dans la DSI, l’administration sera autonome. Les commerciaux vous le diront mieux que nous mais l’administration nécessite un certain budget temps en récurrent pour vos ressources internes.
Iterop, le logiciel workflow français pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs
Iterop est un outil de workflow français qui a été rachetée en 2021 par le groupe Dassault Systèmes. Il est en mode SaaS ou Cloud Privé. Ce logiciel BPM permet de modéliser graphiquement le workflow lors de sa construction, rendant plus simple et efficace la création. La modélisation suit les normes BPMN. Les workflow peuvent intégrer aussi bien des interactions « humaines » que des interactions automatisées.
Principales fonctionnalités
- Modélisation des processus : Iterop utilise la notation BPMN pour créer et éditer des schémas de processus métiers. Cela facilite la compréhension et la communication des processus complexes au sein de l’organisation.
- Automatisation des processus. L’outil permet d’automatiser des tâches récurrentes, en déclenchant des actions en fonction de règles définies, ce qui permet de rationaliser les opérations et de gagner du temps.
- Suivi et analyse des performances. L’outil fournit des indicateurs de performance clés (KPI) et des tableaux de bord pour suivre et analyser les performances des processus et de l’équipe.
- Intégration avec d’autres systèmes. Iterop peut s’intégrer à d’autres systèmes informatiques et applications, en échangeant des données et en lançant des actions automatisées entre ces systèmes.
Autres caractéristiques Iterop
Prix
Son prix n’est pas public, il faut demander un devis à leurs équipes commerciales. Néanmoins, Iterop propose, après démonstration par ses équipes commerciales, un accès gratuit à la plateforme pendant 30 jours
Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités et sa communication, Iterop se destine principalement pour les ETI et les grands groupes. Si vous êtes moins de 500 collaborateurs, la marche peut être difficile à gravir mais n’hésitez pas à tester tout de même pour vous faire votre propre avis.
Accompagnement, support et formation
Contrairement à certains éditeurs qui laissent leurs clients s’approprier le logiciel seuls ou via des partenaires externes. Les équipes d’Iterop sont là pour vous accompagner de manière bienveillante et vous aident dans la mise en place de vos premiers workflows. Elles parlent bien évidemment français.
Administration
Iterop propose une autonomie d’administration sans intervention technique
Kissflow, le très intéressant logiciel de workflow en langue anglaise
Kissflow est une plateforme de gestion des processus indienne basée sur le cloud. La solution offre des outils de gestion des workflows, de création de formulaires, d’automatisation des processus et d’analyse des performances. Elle s’adresse aux entreprises en croissance qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur productivité. Elle permet la création et la gestion des processus métier personnalisés.
Principales fonctionnalités
- Automatisation des processus : L’outil permet d’automatiser des tâches récurrentes, en déclenchant des actions en fonction de règles définies.
- Collaboration d’équipe : Kissflow facilite la communication et la collaboration entre les équipes en intégrant des fonctionnalités de discussion et de partage de contenu.
- Suivi et analyse des performances : La plateforme fournit des indicateurs de performance clés (KPI) et des tableaux de bord pour suivre et analyser les performances des processus et des équipes.
- Intégration avec d’autres systèmes : l’outil workflow Kissflow s’intègre à un grand nombre d’autres logiciels et applications populaires. Cela permet d’échanger des données et d’automatiser les processus entre les systèmes.
Autres caractéristiques Kissflow
Prix
Kissflow propose une période d’essai gratuite de 30 jours et ensuite le premier plan payant est à 1 500$ par mois.
Pour les détails sur les plans plus avancés et les options de tarification personnalisées, il faut contacter leur équipe commerciale.
Entreprises clientes
Kissflow est adapté aux entreprises de différentes tailles et secteurs d’activité. En particulier celles qui cherchent à simplifier et à automatiser leurs processus métier avec une plateforme complète. Des entreprises telles que Airbus, McDermott et le groupe Danone font partie des clients de Kissflow.
Accompagnement, support et formation
Kissflow propose une documentation en ligne, des tutoriels vidéo et des formations pour aider les utilisateurs à apprendre et à maîtriser l’outil workflow. De plus, Kissflow offre un support technique par chat, e-mail et téléphone pour assister les clients.
Administration
La plateforme Kissflow est conçue pour être simple à utiliser. Elle permet aux utilisateurs de créer, de déployer et de gérer leurs processus sans connaissance technique particulière.
Comment créer un worklow ?
Etape 1 – Analyser les processus existants avec des collaborateurs clés
Nous vous conseillons de réaliser un audit du processus pour vous permettre à la fois de comprendre l’existant et également d’intégrer vos collaborateurs à la démarche et donc commencer à conduire le changement
Etape 2 – Construire le fonctionnement cible et le cartographier
Représenter à l’aide de cartographie le fonctionnement idéal du processus. Cela vous permettra d’avancer plus sereinement dans le projet et de paramétrer plus facilement le logiciel workflow choisi
Etape 3 – Choisir le logiciel workflow adéquat
En suivant les critères de choix présentés ci-dessus.
Etape 4 – Paramétrer l’ensemble du workflow
Sur le logiciel de workflow, construisez votre processus. Paramétrez les rôles, les actions, les tâches, les déclencheurs, les conditions, les règles
Etape 5 – Automatiser les tâches pertinentes
Des saisies, recherches d’informations, approbations, consolidations, mise à jour d’autres logiciels… peuvent être simplement automatisés avec ces plateformes. La gestion des connexions entre les logiciels pourra demander certaines compétences techniques de gestion des API
Etape 6 – Tester le processus avec des utilisateurs clés.
Réalisez des ateliers de tests avec des acteurs clés de l’entreprise pour vérifier que le workflow fonctionne. N’hésitez pas à traiter des cas réels, c’est toujours plus parlant. N’hésitez pas à faire un pilote auprès d’un périmètre restreint d’utilisateurs pour éviter une erreur au démarrage.
Vous savez maintenant tout pour choisir un logiciel workflow. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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