Un logiciel de workflow de validation permet de créer des expériences d’approbation guidées, efficaces et confortables pour les équipes. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent simplement et automatiquement pousser la bonne tâche, au bon moment, à la bonne personne et sans clic inutile. Par ailleurs ces logiciels offrent également des fonctionnalités de qualification automatisée de certaines demandes qui permettent d’optimiser le circuit d’approbation -par exemple automatiser une étape de validation si un montant est inférieur à 1000-. Grâce à de puissantes fonctionnalités d’interconnexion, ces plateformes permettent également d’afficher des données historiques ou provenant de vos logiciels existants. Et bien évidemment de mettre à jour automatiquement vos logiciels et bases de données.
Par ailleurs, par le passé, il faut savoir que ces logiciels puissants étaient uniquement réservées aux grandes entreprises et nécessitaient l’appui d’un service informatique. Maintenant, c’est fini ! Une nouvelle génération de logiciel se concentre sur les PME. Ils offrent donc des tarifs adaptés et des fonctionnalités no-code très ergonomiques, sans nécessairement avoir l’appui d’un service informatique.
Dans cet article, vous allez découvrir tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels de workflow de validation et nous vous présenterons un comparatif des meilleures solutions du marché pour les PME et les grandes entreprises.
Tableau comparatif des 6 meilleures logiciels de workflow de validation
Comment choisir un logiciel de workflow de validation ?
Avant de choisir un logiciel, il est important pour vous d’établir vos critères de sélection. Par exemple:
La relation entre le prix et le nombre d’utilisateurs
De nombreux logiciels facturent au nombre d’utilisateurs du logiciel, d’autres facturent de manière plus transparentes en fonction du nombre d’exécutions d’un workflow. Il est donc important de vous projeter à minima dans un fonctionnement optimal et d’éliminer les candidats que ne respectent pas vos exigences. Par ailleurs, certains logiciels peuvent vous paraître chers, mais n’oubliez pas qu’ils vous font gagner énormément en efficacité, en temps et en qualité… des bénéfices qui vous apporterons probablement une augmentation de vos marges ou une réduction des coûts.
100% personnalisable selon vos processus
Il est important qu’un logiciel de workflow de validation vous permettent de personnaliser totalement vos workflows selon votre savoir-faire. En effet certains sont limités ou proposent uniquement des processus linéaires… vous serez alors contraint et cela créera de nouveaux problèmes.
Si vous n’avez pas de service informatique ou qu’ils sont peu disponibles, assurez vous que le logiciel est no-code.
C’est-à-dire qu’il est utilisable sans avoir à écrire une seule ligne de code et donc sans compétence informatique.
Intuitif pour les équipes
Le no-code est pour la personne qui construira le workflow de validation. Néanmoins il est important que les utilisateurs finaux se sentent confortables rapidement sur l’outil, sans avoir à se former longtemps.
Connexion à vos logiciels existants.
Vérifier que le logiciel de gestion des processus s’intègre à vos logiciels existants comme les CRM, ERP, SIRH et outils collaboratifs. Cela vous permettra de faire des automatisations comme des mises à jour, des créations de données, de la recherche d’information…
Enfin n’hésitez surtout pas à tester ou regarder des vidéos de démonstration. Cela permettra de vous faire un avis rapide sur la plateforme.
Tableau comparatif des solutions : Lapala, Heflo, Pipefy, Process Street, Processmaker, Kissflow…
Nous avons décrit plus précisément chaque solution dans une partie dédiée de l’article. Cette synthèse permet de les comparer en un coup d’oeil selon la tarification, l’accès un essai gratuit, le positionnement et la facilité d’utilisation de l’outil.
Lapala
Logiciel de worklow visuel, simple à prendre en main et parfaitement adaptée aux PME
À partir de $39/mois sans limite d’utilisateurs
Version gratuite disponible
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐⭐
Appian
Solution low-code avancée pour intégrations complexes et haute sécurité
À partir de $2,000/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Nintex
Logiciel de workflow low-code pour les grandes entreprises et bien plus de fonctionnalités
Entre $1,500 et $2,500/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Présentation de chaque logiciel : Lapala, Kissflow, Pipefy, Process Street, Heflo…
Lapala, un logiciel de workflow de validation pour les PME
Version gratuite – Puis à partir de $39/mois – Sans limite d’utilisateurs
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Lapala est le logiciel de workflow de validation conçue spécifiquement pour les PME, en cassant les codes traditionnels des logiciels d’automatisation. Sa philosophie ? Rendre la transformation digitale accessible à tous, sans barrières techniques.
Ce logiciel permet à n’importe quel collaborateur, sans compétence informatique préalable, de construire un workflow 100% personnalisée. Grâce à sa documentation claire et au support de ses équipes, la prise en main devient un jeu d’enfant.
Bien que simple d’utilisation, Lapala n’en reste pas moins un outil puissant. Il peut gérer aussi bien des processus basiques que des workflows complexes, s’adaptant à chaque besoin spécifique.
Avec Lapala, transformez vos processus manuels en workflows automatisés et guidés. L’outil libère vos équipes des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
Synthèse sur Lapala :
– Simple et no-code.
– Haut niveau de personnalisation.
– Tarifs adaptés aux PME.
Voulez-vous valider en 30 minutes si Lapala correspond à vos besoins ? Essayez-le gratuitement en toute autonomie.
Principales Fonctionnalités de Lapala
Concepteur de Workflow no-code
Le concepteur de workflow représente le cœur de Lapala. Totalement visuel et personnalisable, il permet de créer des circuits d’approbation sur mesure. Vous pouvez concevoir des boucles itératives, des chemins conditionnels et intégrer des automatisations pour supprimer les tâches sans valeur ajoutée.
La grande innovation ? Chaque donnée saisie devient un élément dynamique, transférable naturellement dans tout le processus, éliminant les ressaisies fastidieuses.
Gestion simplifiées des données
Lapala offre flexibilité dans la gestion des données. Deux options s’offrent à vous : stocker directement sur le logiciel ou connecter vos logiciels existants (ERP, CRM, SIRH).
Vous pouvez également afficher vos données directement dans les tâches guidées, supprimant définitivement les recherches complexes d’informations.
Prise en main :
Low-code
No-code limité
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐
Clients :
PME avec service informatique
Grande entreprise
Kissflow est un logiciel de workflow de validation conçue pour les organisations disposant d’un support informatique. La plateforme combine des fonctionnalités no-code et low-code, offrant une approche hybride de gestion des processus.
La solution intègre un concepteur de workflow et des automatisations permettant des gains rapides en efficacité. La gestion des données constitue un point fort : les entreprises conservent un contrôle total sur leurs informations, avec plusieurs options d’hébergement.
Synthèse sur Kissflow :
– Puissant et moderne
– A partir de 1 500 €/mois pour 50 utilisateurs
– Large catalogue de fonctionnalités
Concepteur de Workflow no-code et low-code
Le concepteur de workflow est visuel et personnalisable, principalement destiné aux services informatiques. Il requiert un temps d’apprentissage mais reste intuitif. Kissflow propose plusieurs modèles prédéfinis, bien que ceux-ci nécessitent généralement des ajustements pour s’adapter aux spécificités de chaque organisation.
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Process Street apporte une approche différente à la gestion des workflows en se spécialisant sur des processus linéaires et sous forme de checklist. Il se distingue par la présence de nombreuses autres fonctionnalités permettant de créer un outil globale pour les PME.
Le concepteur de workflows privilégie une approche linéaire, particulièrement adaptée aux processus séquentiels avec une liberté totale d’utilisation de la part des équipes. L’intégration native avec des outils d’automatisation comme Zapier ou Make permet de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée.
Synthèse sur Process Street :
– Spécialisé sur les checklists
– A partir de 100 €/mois pour 5 utilisateurs
– Large catalogue de fonctionnalités
Concepteur de Workflow no-code
L’outil propose un concepteur de workflow simple et intuitif, facilitant la création de processus standardisés. Les utilisateurs peuvent rapidement mettre en place des workflows séquentiels avec des étapes clairement définies.
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Pipefy se démarque par son approche visuelle inspirée de la méthodologie Kanban. Cette approche permet une visualisation claire de l’avancement des tâches. À ces kanbans sont embarqués des fonctionnalités de formulaires de saisies, des automatisations en vous connectant à vos logiciels existants.
Synthèse sur Pipefy :
– A partir de 24€/mois par utilisateur
– No-code et moderne
– Approche originale en no-code
Concepteur de Workflow no-code
La particularité de Pipefy réside dans son principe Kanban. Chaque processus est considéré comme un ensemble de statuts à parcourir, offrant une structuration linéaire de la gestion de processus.
Prise en main :
Low-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐
Clients :
Grande entreprise
Appian représente une solution technologique de pointe pour l’automatisation des processus d’entreprise. Ce logiciel de workflow de validation répond aux besoins des organisations ayant des enjeux de transformation digitale complexes.
Sa force réside dans sa capacité à construire rapidement des applications métiers robustes, tout en maintenant des standards de sécurité et de conformité élevés. Son expertise est particulièrement reconnue dans les secteurs réglementés comme la finance et l’assurance.
L’outil permet aux entreprises de digitaliser leurs processus internes avec une agilité et une précision remarquables, en minimisant les interventions techniques lourdes.
Synthèse sur Appian :
– Adapté aux Grandes Entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarif élevé
Vous voulez savoir en 30 minutes si Appian est fait pour vous ? Discutez gratuitement avec notre expert.
Concepteur de Workflow low-code
Le moteur de processus d’Appian offre une puissance de configuration avancée. Sa prise en main demande un certain niveau de compétence technique, mais permet de gérer des workflows particulièrement sophistiqués.
Prise en main :
Low-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐
Clients :
Grande entreprise
Nintex est une plateforme d’automatisation des processus métiers dédiée aux organisations complexes. Spécialisée dans l’orchestration de workflows sophistiqués, elle se distingue par son intégration avec l’écosystème Microsoft.
L’outil permet aux entreprises de digitaliser leurs processus internes et les workflows de validation. Sa conception répond aux exigences des services informatiques recherchant des solutions robustes et sécurisées.
Synthèse sur Nintex :
– Adapté aux Grandes Entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarifs Élevés
Vous voulez savoir en 30 minutes si Nintex est fait pour vous ? Discutez gratuitement avec notre expert.
Concepteur de Workflow low-code
Nintex permet de digitaliser des processus complexes avec un niveau de sécurité et de robustesse répondant aux attentes des services informatiques des grandes entreprises.
Prise en main :
Low-code
No-code limité
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐
Clients :
PME avec service informatique
Grande entreprise
Forte de plus de vingt ans d’expérience, ProcessMaker s’est imposée comme une référence dans les logiciels de workflow de validation. Le concepteur de workflow suit les règles du BPMN, cette modélisation est no-code mais nécessite donc de connaître les règles de modélisation. Par le paramétrage nécessite des compétences low-code.
Synthèse sur ProcessMaker :
– Adapté aux grandes entreprises
– Low-code pour les DSI
– Tarifs Élevés
Concepteur de Workflow low-code
ProcessMaker intègre des fonctionnalités de cartographie BPMN pour représenter le fonctionnement organisationnel. Son moteur no-code permet une modélisation simplifiée, bien que la conception complète nécessite une maîtrise des technologies low-code.
Prise en main :
No-code
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐⭐
Clients :
PME
Heflo est destiné aux entreprises de toutes tailles maîtrisant les concepts des normes BPMN. Ces techniques sont tirées de méthode de standardisation des entreprises. Néanmoins cette standardisation, n’est pas obligatoire et peut être trop complexe pour les PME.
Appuyé ou non de consultants, ce logiciel de workflow de validation offre des fonctionnalités no-code de gestion des processus et d’automatisation des tâches sans valeur ajoutée.
Synthèse sur Heflo :
– Modélisation de processus BPMN
– No-code et automatisation simple
Concepteur de Workflow no-code
Heflo propose un outil de modélisation 100% personnalisable. Il suit les normes BPMN et permet de gérer des conditions et processus complexes.
Qu’est-ce qu’un logiciel de workflow de validation ?
Un logiciel de workflow de validation est un outil qui permet de digitaliser et d’automatiser tous types de circuits de validation dans une entreprise. Par exemple validation d’achats, de notes de frais, de congés, de documents, de décisions…
Ces logiciels permettent donc de créer des expériences d’approbation guidées et 100% personnalisables selon votre savoir-faire. Cela apporte donc efficacité et confort pour les équipes sur la réalisation de leurs tâches quotidiennes. Sans clic inutiles, un employé a accès à la bonne information et au bon moment.
De plus, ces logiciels libèrent les équipes de tâches sans valeur ajoutée grâce à des automatisations comme le réaffichage des saisies, les attributions automatiques, la gestion des chemins selon différentes conditions ou tout simplement la mise à jour de logiciel et le classement de documents.
Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel de workflow de validation ?
Workflow builder 100% personnalisable
Le coeur d’un logiciel de workflow de validation. Il permet de personnaliser le logiciel en suivant votre fonctionnement
Interface de collaboration intuitive
Les équipes ont accès à un espace simple pour réaliser leur tâches de validation et les managers ont accès à des tableaux de bord
Gestion dynamiques des workflows
Grâce aux conditions, de boucles itératives, d’embranchements et de synchronisations. Tous vos processus peuvent être gérés
Notifications en temps réel
Avec un logiciel de workflow, c’est toujours la bonne tâche au bon moment. Les équipes sont alertés et les managers informés si blocage
Traçabilité des données
Vous pouvez paramétrez les logiciels de workflow de validation pour qu’ils suivent des indicateurs et données précises à utiliser en cas d’audit.
Ré-affichage de données
De manière automatique et tout au long du workflow, vous retrouvez des données qui ont été précédemment saisies. Finies les saisies multiples rébarbatives
Attribution automatisée
Le logiciel détermine automatiquement la prochaine personne qui devra valider. Et elle sera automatiquement avertie.
Automatisation avec vos logiciels
Toutes les automatisations sont possibles des plus simples (envoi de mails) à la création et mise à jour de données de vos logiciels
Tableaux de bord
Les logiciels de workflow de validation ont des fonctionnalités de suivi pour les managers et de reporting simple.
La liste des avantages d’un logiciel no-code de workflow de validation
Gestion optimal des processus
Grâce au logiciel de workflow, votre processus est formalisé et optimisé. Il peut facilement être amélioré si besoin de modification.
Des outils performants pour les métiers
Grâce au no-code, les directeurs et managers peuvent construire des outils impactants pour les équipes sans avoir de compétence tech.
Réduction des délais et des temps
La distribution des tâches et la recherche d’information sont automatisées. Cela apporte un gain de temps important dans le traitement
Données de qualité
L’automatisation des éléments saisies permet d’avoir des données qui pourront être réutilisées pour des prises de décisions éclairées
Conformité du processus
Les équipes n’ont pas d’autres choix que de suivre le workflow proposé par le logiciel. Par ailleurs, le processus est toujours à jour.
Amélioration du climat
Des circuits de validation sous-optimisés peuvent détériorer les relations entre collègues. Ces outils facilitent la collaboration.
Confort au travail
Les expériences guidées proposées aux équipes et les automatisations facilitent le travail. Ils peuvent se concentrer sur des tâches importantes.
Satisfaction client
Les délais et la qualité sont améliorés. Cela a donc un impact positif sur la satisfaction client et la relation. Leurs demandes sont traitées plus rapidement.
Des workflows évolutifs
Si besoin de modifier un workflow à cause d’un changement organisationnel, cela se fait en quelques clics. Et vos nouveaux employées sont onboardés rapidement.
Vous savez maintenant tout pour choisir le bon logiciel de gestion
Laisser un commentaire