Centraliser ses demandes d’achats, contrôler la consommation du budget et maîtriser le paiement des factures n’a jamais été aussi simple qu’aujourd’hui. Grâce à une nouvelle génération de logiciel de gestion des achats, également appelé Procure to Pau, les entreprises peuvent enfin simplifier le travail de leurs équipes, rendre efficace les circuits d’approbations et optimiser leur processus d’approvisionnement.
Cette nouvelle génération s’appuie sur plusieurs piliers qui leur permettent d’être adaptés à toute taille d’entreprise et notamment aux PME :
- Une mise en place rapide grâce à des fonctionnalités no-code, c’est à dire un paramétrage sans avoir à écrire une ligne de code ou sans avoir à faire appel à un intégrateur technique
- Une personnalisation totale des fonctionnalités pour que le logiciel de gestion des achats soit adapté au fonctionnement de l’entreprise
- Un tarif transparent et adapté à tout type d’entreprise.
Dans ce guide, vous découvrirez un panorama complet pour comprendre pourquoi et comment un logiciel de gestion des achats peut transformer positivement l’efficacité de votre entreprise, tout en éliminant les frictions courantes telles que les ressaisies multiples, les recherches d’information complexes, les erreurs de commandes ou les retards de paiements.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Définition d’un logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay
Un logiciel de gestion des achats (aussi appelé Procure to Pay) est un outil informatique qui permet de :
- Formaliser et centraliser toutes les demandes d’achats,
- Mettre en place un circuit d’approbation clair (responsable, directeur, service achats…) et dynamique en fonction de multiples critères,
- Gérer les commandes, les factures, le paiement et la traçabilité des opérations,
- Consolider et partager en temps réel les données financières, budgétaires ou de performance.
Ce type de logiciel structure l’ensemble du processus d’approvisionnement, depuis la détection du besoin (d’une matière première, d’un service, d’un produit fini) jusqu’au paiement final et à l’archivage des documents.
Une entreprise sans logiciel de gestion des achats
Dans un fonctionnement traditionnel sans digitalisation, on constate :
- Des tâches rébarbatives pour les équipes
- Des feuilles de calcul Excel multiples et pas forcément à jour,
- Des emails dispersés pour valider les approbations,
- Des erreurs de saisie récurrentes,
- Des ralentissements et des frictions dans les circuits d’approbation et la collaboration
- Un manque de visibilité en temps réel sur les stocks ou les commandes.
- Des problèmes de conformité
Le logiciel de gestion des achats offre alors une expérience plus fluide en « guidant » chaque utilisateur à travers les différentes étapes et en automatisant un certain nombre de tâches comme les envois de mail, les classements de documents, les mises à jour d’ERP, CRM…
Pourquoi un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements est-il indispensable ?
Le premier défi est la maîtrise des coûts. Sans vision claire ni processus établi, les achats peuvent dériver : Commandes non optimales, factures imprévues, processus d’appel d’offre bafoué.
Le second enjeu est l’efficacité opérationnelle. Les tâches manuelles (copier-coller de données d’un tableur à un autre, validation par email, ressaisie de factures…) génèrent à la fois une perte de temps et un risque accru d’erreurs.
Enfin, assurer une bonne collaboration entre les équipes : comment s’assurer que les managers, le service achats et la comptabilité disposent toujours d’informations à jour ? Sans outil unifié, on aboutit à des retards, des relances incessantes et une frustration générale.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des achats
Au-delà de la simple création d’une demande d’achat et de gestion des commandes jusqu’à la réception de la facture, un logiciel de gestion des achats moderne regroupe un large éventail de fonctionnalités.
Demande d’achat simplifiée et automatisée
Grâce à des expériences guidées via un enchaînement de formulaires dynamiques, les équipes peuvent simplement saisir une demande d’achat en remplissant uniquement le nécessaire. Grâce à des automatisations, le logiciel Procure to Pay s’occupe du reste.
Toutes les demandes sont donc centralisées pour un meilleur suivi et contrôle
Circuits d’approbation personnalisés
Chaque organisation a son mode de fonctionnement. Certains exigent la validation du directeur pour une dépense supérieure à une certaine limite, d’autres requièrent l’aval du service financier pour tout achat, etc.
Un logiciel de gestion des achats moderne intègre ces circuits d’approbation sous forme de workflow paramétrable (notamment en no-code).
Gestion de la commande jusqu’au paiement
Un logiciel de gestion des achats permet de suivre tout le cycle de vie d’une commande : l’envoi du bon de commande, la réception de la commande, sa vérification, si besoin son retour, la réception des factures d’acompte et de soldes.
D’étapes en étapes, les données sont ressaisies automatiquement pour simplifier le travail des équipes et le rapprochement entre demandes d’achat, commandes et factures.
Intégration ERP, CRM, logiciel comptable…
Le logiciel de gestion des achats n’a de sens que s’il s’insère harmonieusement dans le système d’information de l’entreprise.
Connecté à l’ERP afin de remonter automatiquement les données de stock ou les prix négociés, au CRM pour lier l’information au client, au logiciel comptable pour partager les informations financières.
La donnée est partagée en temps réel entre tous les outils de l’entreprise.
Gestion des fournisseurs
Un logiciel de gestion des achats apporte aussi une dimension de gestion de la relation avec les fournisseurs.
Cela permet notamment : de posséder un référentiel centralisé et à jour des fournisseurs (noms, coordonnées, contrats en cours, notes, historique de performance), de pouvoir mener des évaluations de performance, de qualité (délais respectés, taux de non conformité), de suivre l’avancement de leurs commandes.
Suivi opérationnel et reporting
Un logiciel de Procure to Pay apporte de la visibilité et de la clarté sur les demandes et les commandes en cours. Les managers et directeurs peuvent facilement suivre les opérations et la consommation des budgets.
L’analyse des données permet alors de prendre des décisions éclairées grâce à des données en temps réelles et toujours à jour. Elle est d’ailleurs enrichie grâce à la connexion avec les logiciels existants.
Les avantages d’une bonne gestion des demandes d’achat et des bons de commande
Fiabiliser l’approvisionnement
Éviter les commandes tardives et les tensions sur les délais de livraison. Éviter les majoration de prix et conditions défavorables. Réduire les ruptures de stocks.
Réduire les coûts
Les délais sont réduits, les échanges plus efficaces, les goulots d’étranglement sont supprimés. Les coûts de traitement et les erreurs de commandes sont réduits.
Structurer le processus
S’il n’y a pas de demande claire, il peut y avoir des achats non maîtrisés. Cela entraîne souvent des doublons, du sur-stock, ou des factures inattendues.
Contrôler les budgets
La demande d’achat impose qu’on se questionne sur le coût estimé, la pertinence de la dépense, le centre de coût à impacter, etc.
Eviter les fraudes
Un circuit de validation interne permet d’assurer que chaque dépense est justifiée, en évitant que certains employés commandent sans suivi.
Accroître la transparence
La demande d’achat constitue le premier maillon d’une traçabilité nécessaire pour les équipes financières, le service achats et la direction générale.
Améliorer la collaboration
Homogénéiser les pratiques permet de rendre plus confortable le travail de chacun et d’éviter les recherches d’information complexes et alambiquées.
Respecter la conformité
Respect des contraintes internes et normes externes. Il est plus facile de prouver chaque point d’audit grâce à des outils performants de collaboration et de reporting.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay ?
Les critères de sélection d’un logiciel de gestion des achats :
- Ergonomie et facilité d’utilisation : un outil compliqué à prendre en main sera peu adopté par les équipes. Il faut un logiciel intuitif où les collaborateurs trouvent rapidement leurs repères.
- Personnalisation no-code (workflow, règles, spécificités métier) : chaque organisation ayant ses propres règles, le logiciel doit être paramétrable (idéalement no-code) pour définir des formulaires, des circuits d’approbation, des validations conditionnelles, etc. Grâce à des fonctionnalités no-code, c’est-à-dire sans avoir à écrire une ligne de code, les administrateurs qu’ils soient métiers ou techniques peuvent très rapidement améliorer le processus d’approvisionnement
- Intégration avec vos logiciels existants : la possibilité de se brancher à votre ERP, CRM ou SIRH existant grâce à des connecteurs ou des API.
- Budget et modèle de facturation : certains éditeurs facturent à l’utilisateur, d’autres à la transaction. Évaluez la pertinence pour votre volume d’achats.
- Support et accompagnement : la qualité de l’assistance et de la documentation est primordiale pour résoudre rapidement les éventuels blocages. Certains éditeurs de logiciel vous obligent à commander une prestation supplémentaire auprès d’un intégrateur.
Les étapes de mise en place d’un logiciel de gestion des achats
Après avoir choisi la bonne solution se suit trois phases qui selon les logiciels peuvent être concomitantes.
Installation et personnalisation
Le paramétrage du logiciel de gestion des achats permet d’adapter l’outil à votre fonctionnement : circuit d’approbation personnalisé, formulaires dynamiques, ré-affichage de données, automatisations avec vos autres logiciels, mise en place des tableaux de bord.
Même si le workflow d’approbation est clair, prévoyez des exceptions. Des achats urgents peuvent nécessiter un circuit accéléré (un besoin de réparation immédiate, une commande de dernière minute pour un client vital…).
Les solutions no-code comme Lapala facilitent grandement cette personnalisation sans exiger de compétences informatiques poussées.
Formation
Avec un logiciel ergonomique, la formation est souvent très brève car toutes les manipulations sont guidées et les interfaces sont intuitives. Cependant, il ne faut pas négliger la sensibilisation des équipes :
- Expliquer l’intérêt du logiciel (réduction des tâches sans valeur, suppression des erreurs, gain de temps),
- Rassurer ceux qui craignent un « flicage » ou une complexité supplémentaire,
- Montrer un cas concret : par exemple, la création d’une demande d’achat pour illustrer la rapidité et la facilité.
Mesurer la performance et ajuster
Une fois la solution en place, suivez des indicateurs clés (KPI) :
- Délai moyen de validation : combien de jours s’écoulent entre la demande et l’approbation ?
- Taux de conformité : combien de demandes non conformes sont rejetées ?
- Temps consacré par le service achats : a-t-il baissé depuis la digitalisation ?
Si un indicateur stagne ou se dégrade, cherchez la cause (circuit trop complexe, champs obligatoires mal définis) et ajustez la configuration. L’avantage d’un logiciel de gestion des achats moderne, c’est la souplesse : on peut très vite modifier un champ, une règle, un niveau d’autorisation.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre un logiciel de gestion des achats ?
Le temps dépend de nombreux facteurs :
- La personnalisation grâce aux fonctionnalités no-code est relativement rapide de l’ordre de la semaine.
- La connexion à vos ERP, CRM dépend des API de vos logiciels… cela peut varier du jour à la semaine par logiciel à connecter
- La formation peut être très rapide pour certaines solutions intuitives. Les logiciels les moins intuitifs demanderont une plus lourde conduite du changement.
- Taille des équipes. Selon l’organisation de votre entreprise et les parties prenantes, le déploiement peut prendre quelques semaines à quelques mois. Nous vous conseillons d’y aller service par service en commençant par les services qui font le plus de demandes et donc qui verront plus facilement les gains d’un logiciel de gestion des achats.
Le temps de mise en place dépend surtout du logiciel que vous choisissez, avec Lapala, la mise en place est rapide et permet de premier retour sur investissement au bout de quelques semaines d’utilisation
Conclusion – Vers une meilleure maîtrise des dépenses et une plus grande efficacité opérationnelle
Un logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay n’est plus un luxe, mais un maillon central pour toute entreprise qui veut contrôler ses dépenses, réduire ses risques d’erreurs et gagner en fluidité. En effet, dès lors qu’on dépasse un certain volume d’achats, il devient difficile de gérer manuellement les flux, sans perdre en fiabilité ou en réactivité.
En adoptant cette solution, et en s’appuyant sur les bonnes pratiques, vous pouvez :
- Alléger considérablement la charge administrative,
- Mieux négocier avec vos fournisseurs grâce à une traçabilité et une comparaison facilitée,
- Centraliser vos données pour prendre des décisions fondées,
- Optimiser le circuit d’approbation pour raccourcir les délais,
- Accroître la satisfaction interne (équipe achats, finance, managers) et externe (fournisseurs, partenaires).
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