Il n’a jamais été aussi simple pour des PME de s’équiper de logiciels performants. Par le passé, les outils étaient contraignants, chers, non intuitifs et demandaient des compétences informatiques pour les mettre en place. Les entreprises peuvent maintenant accéder à un logiciel de gestion des achats pour PME spécialement adapté à leurs besoins et fonctionnement. Finies les saisies multiples, les recherches d’information complexes, les tâches sans valeur ajoutée, les PME peuvent saisir de nombreuses opportunités d’optimisation à moindre effort.
L’objectif de cet article est d’aider les organisations à choisir et mettre en place efficacement un logiciel de gestion des achats pour PME. Ces logiciels comme Lapala sont construits sur 3 grands principes :
- Une gamme de prix adaptée,
- Des fonctionnalités no-code pour personnaliser le logiciel -utilisable sans écrire une ligne de code-,
- Des interfaces intuitives pour une prise en main rapide des équipes.
Qu’est-ce qu’un logiciel gestion des achats pour PME ?
Un logiciel de gestion des achats pour PME est un outil numérique conçu pour aider les entreprises à gérer l’intégralité du cycle d’approvisionnement, depuis la demande d’achat jusqu’à la réception de la commande et son paiement. Pour une PME, cela se traduit souvent par :
- La centralisation des demandes d’achats : plutôt que de multiplier les e-mails ou les documents Word/Excel, toute requête de fourniture, de service ou de matière première est initiée dans un outil unique.
- La mise en place d’un circuit d’approbation 100% personnalisé : un manager, un responsable des achats, voire un directeur, peuvent être notifiés pour approuver ou non la demande selon des critères comme le budget disponible, la nature du produit, l’urgence ou encore le montant de la dépense.
- L’automatisation des tâches répétitives : un logiciel de gestion des achats pour PME se connecte aux autres logiciels de l’entreprise (ERP, CRM, comptabilité, paie, etc.) pour éviter les ressaisies. Les équipes sont libérées des tâches rébarbatives
- L’amélioration du suivi et de la traçabilité : qui a demandé quoi, à quel moment, et où en est la commande ? Grâce à un tableau de bord, les équipes peuvent visualiser en temps réel l’avancement des processus d’achat.
- La gestion des fournisseurs pour les achats directs ou les appels d’offre : Évaluation de la performance, contractualisation, consolidation des informations
Pour les petites et moyennes entreprises, un logiciel de gestion des achats représente un gain de temps considérable : réduire les multiples aller-retour entre différents services, éviter des doublons et des erreurs dans la saisie d’informations, mieux anticiper les budgets et les dates de livraison, etc. Au lieu de se contenter d’une gestion artisanale (fichiers dispersés, factures éparpillées, absence d’indicateurs) on professionnalise et on fiabilise les approvisionnements.
Les principaux enjeux d’un logiciel de gestion des achats pour PME
L’objectif principal pour une PME est de s’assurer que l’entreprise obtienne les bons biens ou services, au bon moment, au bon prix, et dans les bonnes conditions. Grâce au logiciel de gestion des achats pour PME :
- Identification rapide des besoins : avoir une interface unique et intuitive où chaque service peut soumettre ses demandes (fournitures de bureau, matériel industriel, prestations de sous-traitance…).
- Circuit d’approbation efficace : s’appuyer sur un workflow flexible. Par exemple, si le montant dépasse un certain montant, il faut l’aval du directeur ; s’il est inférieur, une simple approbation du manager peut suffire.
- Sécurisation du budget : le logiciel de gestion des achats permet de consulter, avant l’approbation, l’état de la ligne budgétaire concernée.
- Optimisation de la collaboration avec les fournisseurs : envoi automatiquement le bon de commande, relance le fournisseur, gère la réception et la facturation des commandes
- Visualisation de données en temps réel : un logiciel de gestion des achats permet de visualiser l’état d’avancement des demandes et des commandes de l’entreprise, en un clic, en temps réel.
Dans une PME, la force d’un tel outil réside dans sa capacité à éviter tout sur-stock, toute rupture imprévue ou tout achat inutile qui grèverait la trésorerie. À long terme, on parle de meilleure rentabilité, de fiabilité accrue et d’une visibilité budgétaire maîtrisée.
Principale fonctionnalité d’un logiciel de gestion des achats pour PME
Un logiciel de gestion des achats pour PME offre un grand nombre de fonctionnalité qui permettent rapidement aux entreprises d’améliorer leurs processus d’approvisionnement :
Formulaires de demande d’achat
Simples, personnalisables, avec possibilité de pièces jointes (devis, factures etc.).
Workflow d’approbation multi-niveaux
Paramétrable en fonction des montants, des typologies d’achat, ou encore de l’urgence.
Gestion du référentiel fournisseur
Fiches fournisseurs, tarifs négociés, délais de livraison, contrats-cadres, historique.
Suivi des commandes et traçabilité
Date de commande, date de livraison, alerte en cas de retard, réception partielle ou totale.
Réconciliation bon de commande et facture
Rapprochement qui facilite la comptabilisation et évite les erreurs de facturation.
Intégration avec d’autres logiciels
ERP, CRM, logiciel de comptabilité ou de gestion de stock, e-mail, etc.
Reporting et tableaux de bord de suivi
Volumes d’achats, dépenses par service, suivi des KPI (délai, taux de litige…)
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des achats pour PME ?
De nombreuses PME hésitent à franchir le pas vers un outil dédié, pensant qu’un tableur Excel ou quelques e-mails suffisent. Toutefois, les avantages sont multiples :
- Limiter les coûts cachés : chaque erreur, chaque retard, chaque oubli de validation peut se traduire par des surcoûts, des pénalités ou des opportunités manquées.
- Gagner en efficacité : en automatisant les tâches répétitives, les équipes se concentrent sur la négociation fournisseur, l’optimisation du processus d’achat ou la résolution de problèmes urgents.
- Renforcer la transparence et la conformité : avec un circuit d’approbation clairement défini, on identifie rapidement qui a validé quoi et pourquoi. L’audit interne ou externe s’en trouve facilité.
- Favoriser la collaboration : l’outil agit comme un point de rencontre central pour tous les acteurs impliqués (service achats, comptabilité, direction, responsables de stock…).
- Mieux négocier : un historique précis des volumes d’achats par période permet d’argumenter pour obtenir de meilleurs tarifs ou conditions auprès des fournisseurs.
Pour une PME, la décision de s’équiper d’un logiciel de gestion des achats se justifie dès lors que le volume d’achats devient trop grand pour être géré « à la main », ou que l’on souhaite professionnaliser la fonction achats afin d’améliorer la rentabilité.
Concrètement quelles sont les étapes d’un processus d’achat réalisées grâce à un logiciel de gestion des achats
Le principe d’un logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay comme Lapala est d’offrir une plateforme unique et collaborative pour les équipes. Cet outil permet d’optimiser rapidement un processus achat existant en réduisant les saisies manuelles, les erreurs et donc en libérant les employés des tâches sans valeur ajoutée. De la demande d’achat au paiement en passant par l’émission d’un bon de commande, l’entreprise accède par ailleurs à un meilleur contrôle des achats et un meilleur suivi des commandes.
Le fonctionnement type d’un logiciel de gestion des achats s’articule en quelques étapes simples :
Demande d’achat
C’est la première étape d’un processus d’approvisionnement. En mettant à disposition un formulaire en ligne dynamique et 100% personnalisable, un employé peut exprimer son besoin d’achat de manière standard, intuitive et sans erreur.
Toutes les demandes sont alors centralisées sans effort.
Gestion du cycle du vie de la commande
Le processus d’achat continue ensuite sur le logiciel de gestion des achats. Les employés peuvent ensuite enregistrer le bon de commande, réceptionner de la commande, vérifier la conformité et la qualité et si besoin la retourner au fournisseur.
Tout au long de ces étapes, les équipes peuvent visualiser l’état d’avancement d’une commande et donc anticiper les flux de stock pour négocier avec le fournisseur en cas de problème.
Gestion et évaluation des fournisseurs
L’ensemble des informations liées à un fournisseur sont présentes dans un logiciel de gestion des achats qui permet de constater les différentes commandes passées, les contrats en cours ou encore les litiges.
Un processus de vérification de conformité, d’audit et d’évaluation du fournisseur est souvent disponible.
Approbation des demandes
Les logiciels de gestion des achats, en fonction de conditions liées aux éléments de la demande d’achat, envoi automatiquement cette dernière pour approbation. Le circuit et les acteurs qui valident dépendent donc de l’approvisionnement.
Les managers et directeurs accèdent ensuite aux informations pertinentes et peuvent rapidement approuver ou refuser la demande.
Le demandeur est ensuite notifié automatiquement de la décision.
Gestion des factures et paiements
Une fois reçues, les factures des fournisseurs peuvent être enregistrées dans le logiciel de Procure to Pay. Les factures sont alors rapprochées des bons de commande. Les écarts peuvent être facilement identifiés et corrigés avec le fournisseur
Analyse des budgets et dépenses
L’ensemble des actions réalisées sur un logiciel de gestion des achats est tracé. Cela permet alors de mener efficacement des analyses budgétaires et financières grâce à des reportings disponibles en un clic.
Les managers et directeurs gagnent alors en visibilité et en contrôle de leurs budgets. C’est un gain de temps considérable pour les équipes.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des achats pour PME ?
Voici quelques critères complémentaires pour bien choisir :
- Personnalisation no-code : si vous devez faire appel à un prestataire externe dès que vous voulez changer un champ du formulaire, cela risque de vous coûter cher et de vous faire perdre en autonomie. Favoriser un logiciel dit no-code, c’est-à-dire personnalisable sans écrire une ligne de code.
- Modèle tarifaire adapté : méfiez-vous des offres qui facturent des montants trop élevés par utilisateur, surtout si vous souhaitez impliquer un large panel de collaborateurs.
- Ergonomie : Pour éviter les longues heures de formation et de conduite du changement, choisissez un logiciel de gestion des achats pour PME user-friendly.
- Support et formation : un éditeur réactif, qui propose tutoriels, FAQ, webinaires, sera un atout pour garantir une mise en place sans heurts.
- Mises à jour et évolutivité : la technologie évolue vite. Optez pour une solution qui s’améliore régulièrement, avec des fonctionnalités de plus en plus pointues.
Les 7 meilleurs logiciels de gestion des achats
Lapala, logiciel de gestion des achats 100% personnalisable
A partir de 39 €/mois pour toute l’entreprise
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code :
✅
Clients :
PME, ETI
Lapala est un logiciel de Procure to Pay très performant et simple d’utilisation pour les PME. Grâce à ses différentes fonctionnalités, il permet de centraliser toutes les demandes d’achat, de créer des circuits d’approbation très efficace et d’automatiser simplement une partie du processus d’approvisionnement et de commande.
Par ailleurs, il intègre des fonctionnalités d’automatisation qui libèrent vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives. Dans la thématique du confort des équipes, il est également important de noter que ses interfaces intuitives ne nécessitent pas de formation complexe pour les utilisateurs. Le logiciel de gestion des achats Lapala est rapidement adopté par toute l’entreprise.
Synthèse sur Lapala :
– Simple et no-code.
– Haut niveau de personnalisation.
– Tarifs avantageux.
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Tradogram, une plateforme complète pour les PME
A partir de $198 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐
No-code
✅
Clients :
PME, ETI
Pensé pour simplifier la totalité du cycle d’achat, le logiciel de gestion des achats Tradogram regroupe sourcing, bons de commande et suivi budgétaire au sein d’une interface claire. Les PME l’apprécient pour sa flexibilité et ses paramétrages faciles.
Synthèse sur Tradogram :
– Adapté aux PME
– Prix compétitif
– Outil complet
Coupa, acteur historique des logiciels d’achats
Sur devis, à partir de $2 500/mois
Ergonomie :
⭐⭐
No-code
❌
Clients :
PME, grandes entreprises
Coupa vise une gestion unifiée des achats, de la facturation et des paiements, le tout sur une plateforme cloud ergonomique. Son interface intuitive et ses indicateurs temps réel en font un choix apprécié par de nombreux services financiers.
Il existe des paramétrages utilisateur, mais l’intégration à grande échelle peut exiger de l’expertise technique. Coupa est donc recommandé pour les PME ayant un service informatique.
Synthèse sur Coupa :
– Acteur historique
– Haut niveau de prix et de compétences nécessaires
– Outil très complet
Procurify, un logiciel très ergonomique pour les PME
A partir de $23/mois par utilisateur
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Solution conviviale mettant l’accent sur l’automatisation du workflow d’achats, elle propose un suivi budgétaire en temps réel et une intégration aisée à divers ERP. Ses fonctionnalités clés incluent la centralisation des demandes et la rationalisation des approbations.
Procurify est partiellement no-code, certains paramétrages avancés peuvent nécessiter une intervention plus technique.
Synthèse sur Procurify :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Outil complet
Pipefy, la gestion très flexible des achats pour les PME
A partir de $24/mois par utilisateur
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐⭐
No-code
✅
Clients :
PME, ETI
Grâce à ses workflows visuels, il rend le circuit de validation plus fluide et plus transparent. Les connecteurs natifs et les alertes automatisées permettent une mise en œuvre rapide dans différents environnements.
Synthèse sur Pipefy :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Très flexible
Precoro, logiciel de gestion des achats pour PME puissant
A partir de $499 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Logiciel de gestion des achats pour PME conviviale mettant l’accent sur l’automatisation du workflow d’achats, elle propose un suivi budgétaire en temps réel et une intégration aisée à divers ERP. Ses fonctionnalités clés incluent la centralisation des demandes et la rationalisation des approbations.
Certaines étapes se configurent en drag-and-drop, mais des paramétrages avancés peuvent nécessiter un accompagnement.
Synthèse sur Precoro :
– Adapté aux PME
– Ergonomique
– Très complet
Order, Procure to pay pour PME
A partir de $300 /mois
Ergonomie :
⭐⭐⭐⭐
No-code
✅ Partiel
Clients :
PME, ETI
Order.co se spécialise dans la centralisation des commandes auprès de multiples fournisseurs via une unique interface. Il se distingue par sa volonté de réduire la complexité administrative et d’aider les entreprises à mieux contrôler leurs dépenses, tout en offrant une gestion centralisée des factures et des paiements.
L’interface simplifie la configuration des flux de commande et de rapprochement, mais certaines personnalisations plus avancées peuvent nécessiter un support technique.
Synthèse sur Order :
– Adapté aux PME
– Prix compétitif
– Très complet
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Conclusion
Adopter un logiciel de gestion des approvisionnements pour PME est devenu un facteur-clé de compétitivité pour les PME : réduction des coûts, meilleure collaboration, gain de temps, réduction des risques de fraude ou de litiges, etc. Les solutions actuelle comme Lapala, Pipefy, Precroro, Order… répondent parfaitement à ces enjeux en proposant des approches intuitives, évolutives et alignées sur les réalités des petites et moyennes structures.
Nous constatons qu’au-delà du simple outil, c’est toute la culture d’entreprise autour de l’achat et de la dépense qui s’améliore. Pour finir, n’oubliez pas la conduite du changement : un processus bien conçu et un logiciel no-code convivial permettront d’engranger des bénéfices durables, tant sur le plan opérationnel que financier.
En pratique, une PME qui bascule d’un système artisanal (Excel, e-mails dispersés) vers un vrai logiciel de gestion des approvisionnements verra, après quelques semaines, une nette amélioration de ses délais de validation, une diminution du risque de sur-stock ou de rupture, et surtout un gain notable dans la précision des achats. Avec le temps, la solution d’achats permet de fiabiliser le budget, d’optimiser la trésorerie et de construire de meilleures relations avec les fournisseurs.
Ainsi, choisir le bon logiciel ne se résume pas à comparer des listes de fonctionnalités : il s’agit de sélectionner un partenaire de croissance, capable d’accompagner la PME dans son évolution, d’offrir de la souplesse, de la rapidité et de la simplicité.
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