La demande d’achat est la première étape du processus d’approvisionnement d’une entreprise. Elle représente un élément clé dans la maîtrise des dépenses, l’optimisation des flux d’achat et la collaboration entre différents services. Lorsque les entreprises ignorent l’importance d’une bonne gestion de ces demandes, elles s’exposent à des risques : surcoûts, incohérences dans les commandes, retards, voire tensions avec les fournisseurs. Utiliser un logiciel de gestion des demandes d’achat est une solution simple pour réduire ces risques et supprimer les saisies multiples, les tâches sans valeur ajoutée et les incompréhensions budgétaires.
Dans la pratique, la demande d’achat consiste à documenter et soumettre aux responsables internes un besoin d’approvisionnement, en décrivant les quantités nécessaires, le fournisseur éventuel, le coût estimé, ainsi que la justification ou l’objectif de l’acquisition. Avant même l’émission d’un bon de commande formel, la demande d’achat est un passage obligé pour valider la pertinence et la conformité d’une dépense. Ainsi elle améliore non seulement la visibilité sur les consommations internes (budgets, inventaires, approbations hiérarchiques) mais facilite également le suivi financier, la négociation avec les fournisseurs et la capacité à centraliser l’information.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est une demande interne que les employés soumettent afin d’obtenir l’autorisation d’acheter un bien ou un service spécifique. Elle n’a pas de valeur légale vis-à-vis du fournisseur : c’est bien l’étape de la validation interne, un mécanisme de contrôle au sein de l’organisation.
- D’un point de vue opérationnel : la demande d’achat clarifie le besoin, décrit les spécifications, identifie la quantité, le budget et les délais escomptés.
- D’un point de vue managérial : le responsable (manager, direction) valide l’alignement avec la stratégie et le budget.
- Point de vue financier : elle offre une transparence sur la dépense prévue, permettant de mieux suivre et d’anticiper les coûts.
Elle peut prendre plusieurs formats selon les entreprises : simple échange verbal ou échange de mails, formulaire papier, formulaire en ligne simple ou intégré à un logiciel de gestion des demandes d’achat. Cette dernière solution permet de suivre le cycle de vie de la demande d’approvisionnement : Approbation, Appel d’offre, Emission Bon de commande, Réception et retour, Conformité, Réconciliation de la facture, paiement… Une plateforme d’approvisionnement apporte alors un véritable suivi, contrôle et traçabilité pour toute l’entreprise.
Les avantages d’une bonne gestion des demandes d’achat
Fiabiliser les achats
Éviter que les commandes tardives et les tensions sur les délais de livraison. Éviter les majoration de prix et conditions défavorables. Réduire les ruptures de stocks.
Réduire les coûts
Les délais sont réduits, les échanges plus efficaces, les goulots d’étranglement sont supprimés. Les coûts de traitement et les erreurs de commandes sont réduites.
Structurer le processus
S’il n’y a pas de demande claire, il peut y avoir des achats non maîtrisés. Cela entraîne souvent des doublons, du sur-stock, ou des factures inattendues.
Contrôler les budgets
La demande d’achat impose qu’on se questionne sur le coût estimé, la pertinence de la dépense, le centre de coût à impacter, etc.
Eviter les fraudes
Un circuit de validation interne permet d’assurer que chaque dépense est justifiée, en évitant que certains employés commandent sans suivi.
Accroître la transparence
La demande d’achat constitue le premier maillon d’une traçabilité nécessaire pour les équipes financières, le service achats et la direction générale.
Améliorer la collaboration
Homogénéiser les pratiques permet de rendre plus confortable le travail de chacun et d’éviter les recherches d’information complexes et alambiquées.
Respecter la conformité
Respect des contraintes internes et normes externes. Il est plus facile de prouver chaque point d’audit grâce à des outils performants de collaboration et de reporting.
La demande d’achat est la première étape du processus d’approvisionnement
Le processus d’approvisionnement ou d’achat est composé des étapes suivantes
1- Identification du besoin : un collaborateur ou un service remarque un manque de ressources (matières premières, services, équipements…).
2- Saisie de la demande d’achat : via un formulaire ou un logiciel de gestion des demandes d’achat dédié, l’employé saisit son besoin en incluant la quantité, le budget, la justification, le fournisseur préféré (s’il y en a un et hors appel d’offre), la date de livraison idéale etc.
3- Approbation hiérarchique : le manager vérifie la pertinence, l’urgence, la conformité budgétaire. Selon des conditions définies, par exemple si le montant dépasse un certain seuil, un circuit d’approbation avec d’autres parties prenantes s’active, incluant parfois un appel d’offres ou la négociation avec plusieurs fournisseurs.
4- Si besoin sourcing et appel d’offre auprès de fournisseur : Sauf si l’achat est direct, un appel d’offre est lancé auprès de plusieurs fournisseurs. Le demandeur peut ensuite sélectionner l’offre la plus adaptée.
5- Conversion en bon de commande : une fois la demande validée et le fournisseur choisi, on émet le bon de commande qui est ensuite transmis au fournisseur et a une valeur contractuelle.
6- Suivi de la réception : réception du produit, contrôle de la conformité, mise à jour éventuelle du stock, retour éventuel ou litige avec le fournisseur
7- Rapprochement facture-bon de commande : s’assurer que la facture envoyée par le fournisseur correspond aux conditions validées.
8- Paiement de la facture : Paiement en respectant les conditions de paiement et la politique interne de l’entreprise
Cette série d’étapes, lorsqu’elle est bien outillée et formalisée, réduit les imprévus, fluidifie la collaboration et permet de mieux négocier les tarifs et conditions. Un logiciel de gestion des demandes d’achat a justement cet objectif de digitaliser et rationaliser l’ensemble du processus d’approvisionnement :
- Les bonnes tâches aux bons moments, à la bonne personne et sans clic inutile
- Recherche d’information performante
- Circuit d’approbation autoguidé
- Vérification obligatoire de la conformité
- Automatisation des tâches sans valeur ajoutée…
Problèmes avec une gestion des demandes d’achat manuelle -mail, tableur Excel, etc-
Il est fréquent que les entreprises aient mis en place des processus de demande d’achat manuels. La demande est alors réalisée en suivant des étapes claires mais avec des outils manuels : échanges de mail, l’utilisation de tableur Excel… C’est déjà une bonne chose, mais ce fonctionnement n’est pas optimal pour l’entreprise. En effet de nombreuses frictions peuvent perturber l’activité de l’entreprise :
- Perte de temps dans la recherche d’information existante ou pour retrouver l’état d’avancement d’une demande en cours
- Manque de visibilité et de contrôle sur les demandes d’achat
- Multiples fichiers Excel avec de multiples versions
- Tensions dans les équipes et climat délétère
- Tâches en double et sans valeur ajoutée
- Etc.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des demandes d’achat ?
Au delà de la création de formulaire en ligne, un logiciel de gestion des demandes d’achat offre une gestion complète sur tout le cycle de vie d’une demande d’achat (Approbation, gestion de la Commande, paiement…) et intègre des fonctionnalités de centralisation, de suivi et de tableaux de bord.
Cette plateforme permet alors de libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et de donner la meilleure visibilité possible aux dirigeants. Cela est possible grâce à des nombreuses fonctionnalités comme les interfaces intuitives, les workflows 100% personnalisables, les automatisations et la connexion aux logiciels existants – ERP, logiciel de comptabilité…-.
Principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des demandes d’achat
- Interface utilisateur simple et intuitive grâce à des formulaires dynamiques : les demandeurs, pas forcément experts informatiques, doivent facilement remplir et soumettre la demande.
- Moteur de workflow d’approbation 100% personnalisable : un logiciel de gestion des demandes d’achat intégre des fonctionnalités de création de circuit de validation sur mesure. Certains nécessite des compétences techniques, d’autres comme Lapala peuvent être paramétrées en no-code, c’est-à-dire sans l’écriture d’une ligne de code.
- Automatisation et Intégration aux autres logiciels : ERP, CRM, logiciel de comptabilité, catalogue de fournisseurs référencés. Des automatisations sont possibles pour simplifier le travail de vos équipes dans la recherche d’information, la mise à jour de base de données, les relances et envoi de mails.
- Suivi et reporting budgétaire : génération d’indicateurs (coûts par service, délais d’approbation, taux de refus) pour contrôler l’efficacité du processus d’achat et avoir une meilleure visibilité sur les budgets et la planification de l’activité.
- Gestion du cycle de vie des commandes : De l’émission du bon de commande, à son paiement, en passant par le contrôle de la réception. Un logiciel de gestion des demandes d’achat vous aidera à y voir plus clair sur vos dépenses et sur l’avancement de vos commandes.
- Gestion des fournisseurs : Intégration des fournisseurs, évaluation des fournisseurs, une plateforme Procure-to-Pay permettra d’améliorer la sélection et la relation avec les fournisseurs.
- Gestion des factures : Les logiciels intègrent des fonctionnalités de réconciliation entre une facture et un bon de commande, gestion des dates de paiement des factures, envoi de données et pièces justificatives automatisé au logiciel de gestion et de comptabilité.
En clair, un logiciel de gestion des demandes d’achat vise à homogénéiser et automatiser les tâches répétitives, tout en apportant de la visibilité aux décideurs.
Les bénéfices d’un logiciel de gestion des demandes d’achat
Automatiser la demande d’achat engendre de multiples bénéfices :
- Élimination des doublons et erreurs : plus besoin de ressaisies d’emails, d’Excel, de fichiers éparpillés.
- Réduction des délais : moins d’allers-retours, des circuits d’approbation clairs, des relances automatiques.
- Gain de temps et de productivité : le collaborateur ou le service achats se concentrent sur la négociation, l’analyse de marché, plutôt que sur des tâches administratives.
- Traçabilité et conformité : chaque validation est horodatée, et la communication entre services est historisée, ce qui facilite les audits.
- Visibilité financière : l’entreprise sait à tout moment quels achats sont en cours, pour quel montant, et quelles sont les implications budgétaires.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des demandes d’achat ?
Pour choisir le bon logiciel de gestion des demandes d’achat, vous pouvez utiliser différents critères :
- Adaptabilité : le logiciel doit pouvoir épouser la structure et les spécificités de l’entreprise (multi-sites, hiérarchie, etc.).
- Compétence informatique ou sans compétence : Certains éditeurs de logicel proposent des solutions qui ne nécessitent pas l’appui de compétences techniques. Donc idéal si vous n’avez pas de services informatiques ou si votre équipe IT n’est pas disponible
- Simplicité d’utilisation : l’adoption par les équipes est très importante, surtout si la demande d’achat concerne la quasi-totalité des services. Favoriser les plateformes intuitives
- Possibilité d’évolutions : un workflow flexible et personnalisable, une intégration facile avec d’autres outils existants.
- Suivi de l’avancement : capables en un clic de trouver une commande ou de visualiser l’état d’avancement de toutes les commandes.
- Coût et modèle de facturation : en mode SaaS, licence, par utilisateur ou par transaction ? Le choix doit s’aligner avec la volumétrie et le budget de votre entreprise.
Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025
Comment mettre en place simplement un logiciel de gestion des demandes d’achat
- Standardiser les formulaires : éviter que chaque service ne crée son propre modèle, ce qui rendrait le système incohérent.
- Sensibiliser les équipes : leur expliquer en quoi la demande d’achat protège à la fois le budget et la qualité de service.
- Mettre en place des indicateurs : temps moyen d’approbation, taux de refus, montant moyen par demande, etc.
- Automatiser au maximum : interconnexion avec l’ERP et le logiciel comptable, notifications automatiques…
- Réviser régulièrement le processus : recueillir les retours des employés pour simplifier ou ajuster les règles et circuits.
En incluant le service financier, la logistique, la production voire le service légal dès le départ, on obtient un processus plus robuste et mieux accepté par tous.
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025
Pourquoi choisir Lapala pour gérer vos demandes d’achat
Au-delà de la simple digitalisation, l’idée aujourd’hui est d’intégrer pleinement la demande d’achat dans une plateforme qui offre :
Une expérience guidée
Plutôt que de laisser un collaborateur jongler entre Excel, emails, validations orales, le logiciel Lapala lui propose un parcours où chaque étape est claire et guidée.
Des automatisations
Lapala connecte vos différents outils (ERP, CRM, comptabilité, messagerie) et supprime les saisies multiples. L’information est récupérée, vérifiée et envoyée.
Personnalisation no-code
Les entreprises configurent elles-mêmes leurs formulaires et règles d’approbation, sans avoir besoin de recourir à un prestataire ou un informaticien dédié.
Un pilotage global
Gestion centralisée des demandes d’achat, des commandes et des paiements, indicateurs en temps réel, meilleure visibilité sur les budgets consommés…
Une mise en place facilitée
Les équipes de Lapala vous accompagne dans une mise en place adaptée grâce aux fonctionnalités de l’outil. Un projet prend 2 fois moins de temps qu’avec un autre logiciel.
Quels économies pouvez-vous espérer avec un logiciel de gestion des demandes d’achat ?
En général, n’importe quel logiciel de gestion des demandes d’achat permet des retours sur investissement rapides :
- Une baisse de 50 % du temps consacré aux tâches administratives autour de la demande d’achat ;
- Une réduction des erreurs de saisie (plus de copier-coller, exit les fichiers mal renommés ou les doublons) ;
- Un contrôle budgétaire renforcé, grâce aux validations à plusieurs niveaux (hiérarchie, service achats, direction…) ;
- Une meilleure marge de négociation avec les fournisseurs, puisque l’entreprise dispose d’une vision plus large et peut regrouper les besoins.
Ces gains en productivité et en fiabilité se traduisent par une amélioration du climat de travail : les managers ne perdent plus un temps fou à retracer qui a commandé quoi, et pourquoi.
Demande d’achat vs bon de commande : quelle est la différence ?
Un écueil fréquent est de confondre la demande d’achat, avec le bon de commande. Voici la différence :
- La demande d’achat est une étape interne, un acte d’approbation et de choix d’un fournisseur à l’intérieur de l’entreprise.
- Le bon de commande, en revanche, est un document contractuel externe, transmis au fournisseur et engageant juridiquement l’entreprise acheteuse.
En d’autres termes, la demande d’achat précède le bon de commande et sert de garde-fou : elle permet de vérifier la conformité du besoin, son adéquation avec le budget, l’existence ou non de solutions internes alternatives. Sans demande d’achat formalisée, un service pourrait potentiellement déclencher un bon de commande sans contrôle préalable, générant des dérives budgétaires ou un manque de cohérence dans les approvisionnements.
| Demande d’achat | Bon de commande | |
|---|---|---|
| Objectif | Permettre à un collaborateur ou un service de demander officiellement un achat, justifier le besoin, transmettre la demande à la hiérarchie ou aux achats. | Émettre un document contractuel qui engage le fournisseur et l’acheteur sur un bien ou service, un prix, un délai de livraison, etc. |
| Statut légal | Document interne, pas de valeur contractuelle vis-à-vis d’un tiers. | Document officiel, engageant la société vis-à-vis du fournisseur. |
| Public cible | Services internes (opérateur, manager, responsable achat). | Fournisseur (externe à l’entreprise). |
| Quand le créer ? | En amont, dès l’identification du besoin, avant toute discussion formelle avec un fournisseur. | Après la validation de la demande d’achat, quand les conditions d’achat et budget sont approuvés. |
| Responsable final | Le demandeur ou le service initiateur, validé par la hiérarchie, et parfois la direction ou le service achats. | Le service achats ou la direction commerciale, selon la structure de l’entreprise. |
| Évolution | Si validée, déclenche le processus vers le bon de commande. | Engendre la commande ferme auprès du fournisseur et enclenche l’acte d’achat. |
Un logiciel de gestion des demandes d’achat intègre également des fonctionnalités de gestion des bons de commandes et du cycle de vie des commandes.
Quelles prochaines évolutions pour les logiciels de gestion des demandes d’achat
Le monde des logiciels de gestion des demandes d’achat évolue rapidement. Plusieurs pistes se dessinent pour les entreprises cherchant à optimiser davantage
- L’intelligence artificielle : analyses prédictives des besoins, détection d’anomalies ou de fraudes, recommandations de fournisseurs.
- L’intégration avec l’IoT : pour certains secteurs (logistique, industrie), les capteurs de stocks pourraient déclencher automatiquement des demandes.
Dans tous les cas, la demande d’achat reste la clé de voûte d’un processus d’approvisionnement maîtrisé.
Conclusion
Pour résumer, la demande d’achat est un pilier incontournable de la gestion des achats et de la maîtrise des dépenses. Trois sujets sont à retenir
- L’importance de la formalisation du besoin : sécuriser la justification et la traçabilité ;
- Les bénéfices d’un workflow bien structuré : contrôle, transparence, gain de temps, réduction des erreurs ;
- La nécessité d’un logiciel de gestion des demandes d’achat pour automatiser et fiabiliser tout le processus.
Que l’on parle d’une petite structure ou d’une multinationale, tout investissement dans un logiciel de gestion des demandes d’achat apporte rapidement un retour sur investissement. Les erreurs s’amenuisent, la collaboration s’améliore et les équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel : la création de valeur.
C’est pour cela que la digitalisation, l’automatisation et l’intégration de la demande d’achat dans un outil comme Lapala s’imposent comme la meilleure manière de :
- Simplifier les tâches administratives
- Donner de la visibilité aux décideurs
- Centraliser toute l’information
- Renforcer la conformité et l’audit
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