Un logiciel de gestion permet à une entreprise de structurer et d’organiser son activité. Leurs fonctionnalités varient selon les besoins. Certains sont simples à mettre en oeuvre ou no-code, d’autres nécessitent une administration avancée ou des développeurs.
Dans cet article, nous vous présenterons différents logiciels de gestion et critères de sélection pour TPE, PME et ETI. L’important dans votre choix est de faire en sorte que l’outil de gestion soit adapté à votre savoir-faire et non l’inverse. En effet, il est fréquent de constater que des entreprises soient totalement contraintes par leur logiciel métier. Ce problème génère souvent de nombreuses sous-optimisations, des tâches sans valeur ajoutée, l’utilisation de tableurs Excel cloisonnés et désorganise le travail des équipes. Nous détaillerons ce problème dans une partie dédiée. Une des solutions simples est de coupler le logiciel de gestion à un logiciel BPM.
Quels sont les logiciels de gestion les plus utilisés ?
Axonaut, l’ERP simple et complet pour les TPE PME
A partir de 69€ /mois par utilisateur – Essai gratuit de 15 jours
Axonaut est un ERP créé en 2017. Ils comptent environ 10 000 clients. Il est connu pour être un outil parfaitement taillé pour les TPE et les petites PME grâce à ces fonctionnalités de CRM, de comptabilité, de ressources humaines, de facturation…
Points forts :
– Génération de devis et factures
– Ergonomie
– Service client réactif
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Pennylane, outil tout-en-un de gestion de comptabilité
A partir de 29€ /mois – Sans Essai gratuit
Pennylane est un logiciel de gestion à succès spécialisé (+200 000 clients), spécialisé dans la gestion des devis, la facturation, la gestion des achats, le suivi de trésorerie, la comptabilité. Ils offrent même la possibilité d’avoir un compte et une carte bancaire professionnelle. Ce logiciel de comptabilité est fortement adapté aux TPE et PME
Points forts :
– Moderne
– Offre financière complète
– Adopté par de nombreux cabinets d’expert comptable
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Cegid, acteur incontournable du monde de l’ERP depuis +30 ans
Tarif sur devis – Sans essai gratuit
Acteur historique du monde des logiciels de gestion, Cegid initialement construit pour les entreprises de grandes tailles a su développer un outil adapté pour les TPE et PME en faisant évoluer l’accès à leur technologie. Avec des ressources techniques compétentes en interne ou en externe vous pourrez utiliser toute la puissant de cet ERP.
Points forts :
– Acteur historique
– Très puissant
– Nombreuses fonctionnalités
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Fegr, acteur spécialisé dans le suivi de trésorerie
A partir de 49€ /mois – Essai gratuit de 7 jours
Fygr a été créé en 2019 et compte déjà plus de 1000 entreprises clientes. Cet outil de gestion est spécialisé dans la compta et la finance pour permettre aux TPE et ETI de suivre parfaitement leur flux de trésorerie.
Points forts :
– Intuitif
– Se connecte à plus de 300 banques
– Multi comptes bancaires
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Sage, ancien acteur spécialisé dans la compta qui se modernise
A partir de 18€/mois – Essai gratuit de 30 jours
Acteur présent depuis des dizaines d’années, le logiciel de gestion Sage s’est modernisé et s’est adapté pour offrir un outil de comptabilité et de gestion commerciale pour les TPE et PME. Ils offrent de nombreuses fonctionnalités à paramétrer
Points forts :
– Nombreuses fonctionnalités de comptabilité
– Acteur historique
– Très puissant
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Odoo, ERP Open source ou en SaaS
Gratuit pour Open source et à partir de 20€/mois pour le SaaS – Essai gratuit sans limite de temps
Odoo est un ERP ultra complet proposant des fonctionnalités multiples de la gestion des ventes, aux opérations, aux RH, au marketing et à la pré-comptabilité. Si vous avez les compétences techniques, vous pouvez utiliser sa version Open Source qui sera donc gratuite. Mais elle reste limitée pour accéder à certaines fonctionnalités (par exemple le module comptabilité).
Points forts :
– Prix compétitif
– De nombreuses fonctionnalités
– Nombreux clients
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Dolibarr, un logiciel de gestion full Open source
Gratuit Open source
Dolibarr est un outil de gestion open source pour les TPE et PME. Il comprend un certain nombre de fonctionnalités comme la gestion commerciale, la gestion des opérations, la pré-comptabilité. Son point fort est d’être gratuit car 100% Open Source. Donc il faut nécessairement faire appel à des compétences dédiés, interne ou externe, pour en tirer parti. Mais le jeu en vaut la chandelle
Points forts :
– Gratuit
– De nombreuses fonctionnalités
– Une forte communauté
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Attention à ne pas être contraint par votre logiciel de gestion
Choisir un logiciel de gestion performant n’est pas signe que tout va être plus simple par la suite. En effet, une entreprise peut rencontrer un certain nombre de blocage :
- Ces logiciels sont difficiles à s’adapter aux processus métiers spécifiques
- Ils communiquent mal avec les autres logiciels existants
- Ils nécessitent de multiples tableurs complémentaires
- Les besoins en formation sont forts car ces outils manquent souvent d’ergonomie
- Et ils désorganisent le travail collaboratif
Un logiciel BPM, Business Process Management, c’est la réponse universelle ces dysfonctionnements. Les logiciels de Business Process Management se sont les bonnes tâches par les bonnes personnes, au bon moment, sans clic inutile et l’automatisation simple des tâches sans valeur ajoutée.
Sans logiciel BPM
Sans logiciel BPM, le collaborateur doit connaître son processus par coeur et trouver les fonctionnalités parmi de nombreux menus.
Avec un logiciel BPM, une expérience guidée
1. Pop-up d’une action ou lancement d’un scénario
2. Recherche d’informations automatisée par le logiciel BPM depuis ERP, CRM, SIRH…
3. Saisie uniquement ce qui est utile grâce aux automatisations
4. Le BPM redistribue automatiquement la donnée sur des interfaces personnalisées et dans les différentes applications et tableurs
Exemple sans et avec logiciel BPM sur le traitement d’une demande de devis
Méthode sans BPM
Cette approche nécessite l’utilisation de multiples logiciels (CRM, logiciel de gestion, outil de chiffrage, messagerie) et implique de nombreuses manipulations.
- Identification des besoins clients
2. Enregistrement des données prospects et opportunités dans le CRM
– Processus chronophage avec de nombreuses saisies manuelles
– Collecte de données parfois superflues pour le client mais essentielles en interne
3. Élaboration des devis via un outil de chiffrage
– Risque d’incohérences entre les estimations des différents commerciaux
4. Report manuel des données du devis vers les documents finaux
– Risques d’erreurs liés aux manipulations répétitives (copier-coller)
5. Mise à jour manuelle des informations dans l’outil de gestion
6. Communication avec le prospect
– Suivi et relances périodiques non automatisées, à ne pas oublier
Méthode avec Business Process Management
Cette approche optimise le flux de travail : Réduction des tâches administratives, orchestration de la donnée entre les différents logiciels…
- Identification des besoins clients
- Centralisation des données sur la plateforme
– Interface simplifiée pour la saisie des informations essentielles
– Automatisation de la collecte des données complémentaires
– Synchronisation en temps réel des données avec le CRM - Assistance au chiffrage
– Guidage des commerciaux pour une cohérence des chiffrages - Génération automatique des devis
– Production instantanée des devis en PDF
– Mise à jour simultanée de l’outil de gestion - Automatisation des processus de communication
– Envoi automatisé des devis
– Gestion automatique des relances
– Mise à jour rapide des données dans le CRM
Guide pour choisir le bon logiciel de gestion
Définition d’un logiciel de gestion
Un logiciel de gestion est un outil permettant d’organiser et piloter les activités majeures d’une entreprise ou d’un service sur un outil unique. Cette solution embarque des fonctionnalités tout-en-un pour gérer les opérations, les ressources, les collaborateurs, la comptabilité ou encore l’administratif.
Selon le secteur de l’organisation, différents types de logiciels de gestion existent et n’incluent pas les mêmes fonctionnalités. Pour certaines entreprises, l’outil de gestion sera un ERP, pour d’autres un CRM, une GMAO (logiciel de gestion des interventions) ou un Case management (logiciel de gestion des dossiers et des demandes).
Ancien monde informatique et nouveaux logiciels de gestion
Il y a 3 grandes générations de logiciels aujourd’hui :
Les logiciels ayant été créé avant les années 2000
On les retrouve encore souvent en entreprise. Ils sont en général spécialisés, robustes et correspondent souvent bien aux entreprises mais manque d’ergonomie, de personnalisation, d’automatisation et de connexion aux autres logiciels. Ils demandent beaucoup de ressources informatiques (internalisés ou externalisés) et donc de budget. Les logiciels et les données sont hébergés sur des serveurs physiques.
Les logiciels de gestion des années 2000 et 2010
Ces outils en mode « SaaS » ont fait entrer le temps réel, le multi-device et la digitalisation dans les entreprises. Ces plateformes accessibles sur des navigateurs internet ont développé les dépenses par abonnement plutôt que l’achat de licences. Il manque néanmoins d’ergonomie et de personnalisation (nécessité de compétences informatiques). Les logiciels et les données sont hébergés sur le Cloud.
Les nouveaux logiciels de gestion
A la différence des deux autres, ces nouveaux logiciels ont été créés sur un principe fort : plus besoin de compétence en développement. Leur administration est simple, l’ergonomie facilite la prise en main des équipes, les éditeurs de logiciel aident les entreprises à la configuration sans besoin d’un développeur. Ces nouveaux outils permettent alors aux TPE, PME et ETI de se digitaliser sans grand effort et sans compétences informatiques.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Exemples de fonctionnalités d’un système de gestion
Chaque famille de logiciel de gestion a sa propre liste de fonctionnalités. Certaines varient selon les rôles, les responsabilités, les services, les droits de lecture et de modification.
Gestion des affaires ou CRM
Cette catégorie incluant un certain nombre de fonctionnalité permettent de gérer la base de données des prospects, des clients, des entreprises. Elle permet de suivre l’ensemble des opportunités et transactions. Certains logiciels incluent des outils de chiffrage, de catalogue de produits, de génération de devis et de factures….
Gestion des stocks et achats (lire l’article dédié)
L’ensemble de vos stocks est centralisé sur un catalogue. Les mouvements sont suivis et pilotés. Les processus d’achat, d’approvisionnement et circuits d’approbation sont digitalisés et automatisés. Il est souvent lié à la planification des commandes et à la gestion comptable.
Gestion comptable
Ces outils permettent de gérer la pré-comptabilité. Ils automatisent la génération de facture, les écritures comptables, les encaissements, les décaissements, les relevés TVA, le suivi des flux de trésorerie. Ils proposent parfois des fonctionnalités de reporting ou a minima la possibilité d’exporter les données au format adéquat.
Gestion des interventions ou GMAO
Ces fonctionnalités offrent la capacité de gérer simplement le traitement des interventions, de la demande, à la réalisation, en passant par le circuit de validation et la planification de rendez-vous. Le pilotage, le suivi, les relances sont alors facilités et en partie automatisés. La parcours est alors plus fluide pour les collaborateurs et pour les clients.
Gestion des dossiers (lire l’article dédié)
Ce type de logiciel de gestion permet de piloter l’ensemble de l’activité des services qui gèrent des réponses à des demandes de clients ou d’usagers. De la réception multicanale de la demande, son attribution, son traitement, son circuit de validation et signature… ces logiciels permettent de réduire les délais grâce aux automatisations et à l’attribution efficace des tâches.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’entreprise ?
Avantages
- Gain de temps et efficacité lié à l’utilisation de fonctionnalités adaptées
- Centralisation des données métiers
- Reporting basique simplifié
- Temps réel et mobilité
Inconvénients sans logiciel BPM
- Le manque de personnalisation des fonctionnalités ajoute des contraintes
- Multiples saisies rébarbatives et répétitives
- Difficulté à se connecter aux autres logiciels
- Formation nécessaire des équipes
Logiciel de gestion + logiciel BPM
- Paramétrage 100% personnalisables des logiciels de gestion
- Automatisation tâches sans valeur ajoutée
- Interconnexion API des logiciels
- Expérience guidée des collaborateurs
Comment choisir un logiciel de gestion ?
On décrit toute notre méthodologie dans un guide que vous pouvez télécharger ci-dessous. Pour synthétiser, nous vous présentons brièvement les différentes étapes de sélection :
Téléchargez notre guide dédié
à la recherche d’optimisation et de solutions
Étape 1 : Cartographier vos processus clés et lister vos besoins en incluant les équipes terrains dans l’état des lieux.
Etape 3 : Identifier des familles de solutions.
Étape 4 : Lister vos exigences et contraintes. Et choisir la meilleure famille de solutions
Étape 5 : Identifier les différents logiciels candidats et évaluez-les.
Les critères d’évaluations sont les suivants :
- Leur couverture fonctionnelle à votre liste de besoins
- Le respect de vos exigences et de vos contraintes
- Les types de logiciel de gestion :
- Logiciel multi-secteur ou spécialisé
- Solution pour TPE, PME, ETI, grand groupe
- Compétences informatiques nécessaires ou solutions no-code
- Prix par utilisateur
Étape 6 : Parmi tous les logiciels, analisez l’apport d’un logiciel BPM. Pour rappel, ces logiciels permettent de :
- Couvrir à moindre coût des manquements de logiciels de gestion
- Créer des expériences guidées, intuitives et opérationnelles
- Automatiser des tâches sans valeur ajoutée
- Interconnecter le logiciel de gestion ou ERP à vos autres logiciels.
D’ailleurs selon vos besoins, un logiciel BPM pourrait même remplacer tout ou partie des fonctionnalités de votre logiciel de gestion ou d’un ERP. Il agit comme un créateur de fonctionnalité et de gestion de la donnée.
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