Les 6 meilleures solutions d’automatisation des tâches sont Zapier, Make, Workato, Power Automate, Lapala, Tray.io. Chaque solution a ses avantages et inconvénients. Choisir le bon logiciel d’automatisation n’est donc pas si simple. Mais cet article vous apportera un bon point de vue.
Ces outils sont tous très puissants : ils permettent d’échanger des flux de données, de générer des documents, de saisir automatiquement, de gérer des workflows de processus… Ils représentent donc un gain de temps, une réduction des coûts ou encore une facilité de maintenance pour votre entreprise, pour tous vos métiers (ventes, production, logistique, comptabilité, RH…).
Ces outils d’automatisation ne demandent aucune compétence en code. Néanmoins, aucune compétence en code ne veut pas dire aucune compétence technique.
Chaque plateforme a sa sauce secrète pour faire monter en compétence ses utilisateurs. Certains accompagnent main dans la main leurs clients, certains mettent à disposition de la documentation et des vidéos, d’autres recommandent des prestataires intégrateurs souvent coûteux.
Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :
Nous avons produit un tableau de comparaison dans cet article qui résume le positionnement et les principales fonctionnalités de ces outils.
En résumé, pour choisir le bon logiciel, cela dépend de 5 facteurs :
- La taille de votre entreprise
- Les logiciels que vous voulez connecter au logiciel automatisation
- La complexité de vos processus à automatiser
- Les interactions humaines nécessaires au bon fonctionnement d’un processus au milieu des tâches automatisées (par exemple une validation d’un responsable relativement à un achat)
- La montée en compétences sur la conception dans l’outil (en interne ou en externe)
Présentation des 6 principaux logiciels d’automatisation
Zapier est un logiciel d’automatisation simple d’utilisation. C’est la solution qui a le plus d’intégrations aux logiciels du marché. Ses nouvelles fonctionnalités de création de base de données et de conception d’interface permettent une meilleure collaboration dans l’entreprise, mais ne sont pas intégrées aux workflows automatisés.
Paramétrage autonome et simple via documentation, vidéo et support
Make offre une interface visuelle puissante et facile à utiliser pour créer des automatisations complexes. Mais Make nécessite une courbe d’apprentissage plus élevée pour les débutants en automatisation.
Paramétrage autonome et simple via documentation, vidéo et support
Lapala, la seule plateforme d’automatisation française. Sa spécificité, mettre l’humain au centre des automatisations. Un outil aussi bien pour les entreprises sans service informatique que pour les entreprises avec DSI.
Accompagnement main dans la main pour le premier paramétrage puis autonomie des équipes
Microsoft Power Automate, ce logiciel d’automatisation est un excellent outil pour les organisations de plus de 500 collaborateurs. Power Automate est moins intuitif pour les non-initiés ou non experts Microsoft.
Paramétrage complexe via expert Microsoft ou internalisation de la compétence
Tray.io outil d’intégration et d’automatisation avec un éventail complet de fonctionnalités. Ce logiciel d’automatisation peut être plus coûteux et complexe pour les PME et les utilisateurs non techniques.
Paramétrage autonome et simple via documentation, vidéo et support
Workato est hautement personnalisable et gère les automatisations non linéaires (Cf explication ci-dessous). Cet outil est néanmoins plus complexe et onéreux.
Paramétrage complexe via expert Workato ou internalisation de la compétence
Kissflow, la plateforme d’automatisation qui prend en compte les interactions humaines. Il est principalement fait pour les DSI.
Tableau comparatif pour trouver le logiciel d’automatisation qui vous correspond
| Critères | Zapier | Make | Power Automate | Workato | Tray.io | Lapala | Kissflow |
| Editeur No-code | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ + low-code | ✅ + low-code | ✅ + low-code | ✅ + low-code |
| Condition logique et filtre | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Regroupement embranchement Action multi-entrée | ❌ (workflow linéaire) | ❌ (workflow linéaire) | ✅ | ✅ | ❌ (workflow linéaire) | ✅ | ✅ |
| Nombre d’intégrations de logiciels | 6000 | 1000 | 1000 | 1000 | 500 | 400 | 500 |
| Intégration de logiciels non standards | ✅ (Basique) | ✅ (Basique) | ✅ (Basique) | ⚛️ (Avancé) | ⚛️ (Avancé) | ⚛️ (Avancé) | ⚛️ (Avancé) |
| Gestion de base de données | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ❌ | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ❌ | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow |
| Création d’interactions humaines | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ❌ | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ✴️ Oui mais non intégré au workflow | ❌ | ✅ intégré au workflow | ✅ intégré au workflow |
| Nationalité | 🇺🇸 USA | 🇩🇪 Allemagne | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA | 🇬🇧 UK | 🇫🇷 France | 🇮🇳 Inde |
| Langue | Anglais | Anglais | Inclus Français | Anglais | Anglais | Français et Anglais | Anglais |
| Facilité d’utilisation /10 | 8 | 7 | 6 | 6 | 7 | 8 | 7 |
| Déploiement | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS ou Cloud Privé | SaaS | SaaS ou Cloud Privé | SaaS ou Cloud Privé |
| Client type | < 500 collaborateurs | < 500 collaborateurs | > 500 collaborateurs | > 500 collaborateurs | Toute entreprise | Toute entreprise | Toute entreprise |
| Accompagnement | Non | Non | Par intégrateur | Par intégrateur | Non | Par l’éditeur | Par intégrateur |
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Comment choisir le bon logiciel d’automatisation ?
4 paramètres sont très importants lorsque vous choisissez un logiciel d’automatisation :
1- La structure d’un processus à automatiser
Le processus est-il linéaire, c’est-à-dire en forme d’arborescence de conditions et d’actions OU les embranchements se séparent et se regroupent tout au long du processus ?
- Un logiciel d’automatisation qui est linéaire ne permet donc pas plusieurs entrées dans une action. Une fois qu’une condition est posée, elle ne pourra jamais se repositionner sur un cheminement voisin.
- Un logiciel linéaire ne permet pas également des boucles rétroactives ou des retours en arrière.
2- L’ajout d’actions humaines dans un workflow automatisé
Cf schéma ci-contre.
Par exemple, si un achat est supérieur à 5 000 euros :
- Envoyer une demande de validation au directeur.
- L’automatisation se mettra en pause le temps de la réponse du directeur
- Puis reprendra une fois l’action réalisée par le directeur.
3- Intégration possible de vos logiciels actuels
Vérifier que vos logiciels existants que vous voulez automatiser soient dans la liste des intégrations.
Que ce soit votre ERP, votre CRM, vos outils de collaboration ou encore votre SIRH, vérifier que les logiciels d’automatisation possèdent les bons connecteurs.
4. La taille de votre entreprise et la montée en compétences nécessaire
- Si vous êtes moins de 500, l’utilisation des logiciels d’automatisation comme Workato et Power Automate peut s’avérer difficile. En effet, ils demandent un niveau d’administration et de paramétrage nécessitant une ressource prestataire externe ou interne (qui demande beaucoup de formations et une implication à quasiment temps plein)
- Par ailleurs si vous êtes plus de 500, Make et Zapier ne seront pas adaptés car leur interface agile ne sera pas en adéquation avec votre gouvernance SI. Make et Zapier laissent leur utilisateur monter en compétence de manière autonome via de la documentation et des vidéos mais la prise en main reste néanmoins simple.
- Kissflow est adaptée à toutes les tailles d’entreprises possédant une DSI. Comme Workato et Power Automate, le paramétrage nécessite une ressource externe ou interne à quasi temps plein.
- Lapala n’a pas de limite de taille et est adapté que vous ayez une DSI ou non. Lapala accompagne toujours, en co-construction ses utilisateurs sur ses premières réalisations.
Découvrez en vidéo la plateforme d’automatisation Lapala
Découverte en 1 minute
Visite guidée de Lapala
- 0:00 à 2:19 – Présentation générale
- 2:20 à 6:24 – Visite guidée des fonctionnalités
- 6:25 à la fin – Démonstration de création d’un premier scénario
Si ces 4 paramètres ne vous permettent pas de trancher, il est alors nécessaire de réaliser un audit
Un audit du processus que vous voulez automatiser sera sûrement nécessaire car des causes et conséquences sous-jacentes ne vous permettent pas d’y voir clair dans votre choix.
Si vous voulez faire l’audit tout seul, nous avons documenté une démarche sur un autre article : Audit des processus.
Sinon, nous proposons une offre accessible d’audit des processus : Découvrir l’offre.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Conclusion : Prenez un logiciel d’automatisation qui vous ressemble
L’automatisation des tâches et des processus est un enjeu majeur pour les entreprises de toutes tailles. Les logiciels d’automatisation no-code tels que Zapier, Workato, Power Automate ou Lapala offrent des solutions puissantes pour gagner du temps, réduire les coûts et améliorer l’efficacité des processus.
Cependant, il est important de choisir le bon logiciel en fonction de la taille de votre entreprise, des logiciels à connecter et de la complexité de vos processus à automatiser.
Dans tous les cas, il est essentiel de tenir compte de la facilité d’utilisation et de l’ergonomie du logiciel choisi pour garantir une adoption réussie et un retour sur investissement optimal.
Vous savez maintenant tout pour choisir un logiciel d’automatisation. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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