Il y a quelques années encore, un logiciel BPM (Business Process Management) était strictement réservé aux grandes entreprises. Depuis peu de temps, de nouveaux éditeurs de logiciels offrent l’accès à cette technologie aux PME et ETI. Cet apport permet alors à ces entreprises de prendre le virage de l’automatisation et de l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Cet article présente une vue d’ensemble des logiciels BPM (Business Process Management) et de leur importance dans le monde de l’entreprise moderne. Il explique comment ces outils permettent d’optimiser les processus métier, d’améliorer la collaboration entre les équipes et d’automatiser les tâches répétitives. Tout cela est possible grâce à leurs fonctionnalités de création de workflow 100% personnalisable, d’intégration des logiciels existants et au no-code. Enfin, vous trouverez également un comparatif des meilleurs logiciels BPM : Kissflow, Lapala, Nintex, Appian, Process Maker, Heflo, Pipefy, Iterop.
Qu’est-ce qu’un outil BPM ?
Définition logiciel BPM – Business Process Management
Un logiciel BPM, c’est la réponse universelle à de nombreux problèmes opérationnels. Ces dysfonctionnements sont souvent liés aux blocages rencontrés à cause des logiciels existants dans les entreprises. Certes les organisations se sont équipées de logiciels métier performants mais ils apportent de nombreuses limites :
- Manque de personnalisation. Ils s’adaptent difficilement aux processus métiers spécifiques
- Manque de connexion avec les autres logiciels. Ils communiquent souvent mal entre eux
- Ils nécessitent de multiples tableurs Excel complémentaires
- Et ils peuvent désorganiser le travail collaboratif
Les logiciels de Business Process Management se sont les bonnes tâches par les bonnes personnes, au bon moment, sans clic inutile et l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée.
Sans logiciel BPM
Sans logiciel BPM, le collaborateur doit connaître son processus par coeur et trouver les fonctionnalités parmi de nombreux menus.
Avec un logiciel BPM, une expérience guidée
1. Pop-up d’une action ou lancement d’un scénario
2. Recherche d’informations automatisée par le logiciel BPM depuis ERP, CRM, SIRH…
3. Saisie uniquement ce qui est utile grâce aux automatisations
4. Le BPM redistribue automatiquement la donnée sur des interfaces personnalisées et dans les différentes applications et tableurs
Les principales fonctionnalités no-code d’un logiciel BPM :
Concepteur de workflow
Améliorer la collaboration grâce à
des processus 100% personnalisables
Automatisations des logiciels
Libérer les collaborateurs
des tâches sans valeur ajoutée
No-code et Low-code
Gagner en rapidité
de mise en oeuvre pour des ROI rapides
Le moteur de workflow ou également appelé concepteur de processus est une fonctionnalité très puissante d’un logiciel BPM. Il permet de paramétrer sans écrire une ligne de code, n’importe quel processus. En quelques clics, vous pouvez créer des formulaires et champs de saisie, des zones d’affichage de données d’autres logiciels, créer des circuits de validation et signature, des conditions et des chemins opérationnels. Les acteurs et les rôles sont également configurables dans cet espace. Le concepteur BPM permet également la modélisation, la cartographie et la documentation du processus sans effort supplémentaire.
Par ailleurs, un outil BPM permet de connecter et intégrer ses logiciels existants directement dans les systèmes. En no-code, grâce à des connecteurs natifs ou des API génériques, il est possible de connecter ses sources de données provenant d’un ERP, d’un CRM, d’un logiciel métier spécifique, d’un SIRH…
Des cas d’usage illimitées et 100% personnalisables avec le BPM
Un logiciel BPM est le berceau des savoir-faire et des processus métier d’une entreprise. Grâce à une configuration des rôles et des droits, les cas d’usage sont mutualisables sur une plateforme unique, un collaborateur spécifique ne voit que les processus qui le concerne.
Par ailleurs, chaque processus mis en oeuvre est nativement documenté sur la plateforme. Cette solution produit une expérience de travail simple et unifiée pour tous les utilisateurs, sans changer leurs logiciels préférés et en masquant la complexité sous-jacente.
Exemples de cas d’usage :
- Administration des ventes (Chiffrages, devis, factures…)
- Diagnostics de conformité (environnement, qualité, rgpd…)
- Approbation des achats
- Gestion des fournisseurs
- Organisation de projets/chantiers/production
- Suppression de tâches administratives et tâches répétitives
- Gestion des interventions
- Traitement des demandes et réclamations
- Ou tout autre cas d’usage RH, financier, comptable, juridique…
Pourquoi utiliser un BPM ?
A partir des flux de travail et des enchaînements de tâches multi-acteurs, un logiciel BPM modélise l’ensemble du fonctionnement d’un process et le rend « vivant » et « utilisable » par tous les collaborateurs. Ceci est possible grâce à des formulaires dynamiques, des circuits de validations, la gestion de conditions et de boucles rétro-actives.
Mais le BPM ce n’est pas que cela, un processus peut à la fois comprendre des tâches réalisables par des collaborateurs ET des tâches automatisables comme l’affichage de données des logiciels métiers, leur mise à jour automatisée, l’envoi de mails, de relances et d’alertes, la génération de document, la transformation en format pdf, l’archivage et le stockage des documents…
Les principaux avantages d’un logiciel BPM
Connaissance parfaite du fonctionnement
La mise en place d’un logiciel BPM nécessite de poser et comprendre ses processus existant pour pouvoir les digitaliser. Elle permet une nouvelle façon de documenter un process, au-delà des documents « papiers » qui sont rapidement obsolètes.
Identifier les problèmes et sous-optimisation
Grâce aux BPM, il est beaucoup plus simple d’identifier les dysfonctionnements dans un processus. Avec la capacité de rapidement le corriger grâce au no-code ou de remplacer une tâche sans valeur ajoutée par une automatisation.
Productivité, qualité et satisfaction des équipes
Sans même parler des automatisations, le fait de pousser la bonne tâche, à la bonne personne, au bon moment apporte un premier gain en efficacité, en qualité de collaboration et en charge mentale. Les automatisations permettent ensuite de libérer beaucoup de temps aux équipes pour passer plus de temps sur la qualité.
Notre article sur l’automatisation des processus
Comparatif : les 7 meilleurs logiciels BPM – Business Process Management
Les logiciels BPM pour les ETI et Grands Groupes ayant une DSI
Nintex, la Rolls-Royce BPM pour les grandes entreprises
Présentation générale
Nintex est une plateforme d’automatisation des processus et de gestion des workflows. Elle est reconnue pour son intégration forte avec l’écosystème Microsoft et pour sa panoplie complète de fonctionnalités.
Principales fonctionnalités
- Automatisation robuste des processus
- Création de formulaires dynamiques
- Gestion documentaire et signatures électroniques
- Intégration forte avec Microsoft 365 et SharePoint
- RPA (Robotic Process Automation) intégré
- Versions on-premise et cloud disponibles
Prix
- Les tarifs ne sont pas publics et sont faits sur devis personnalisés en fonction des fonctionnalités que vous choisissez, du nombre d’utilisateurs, du nombre de processus.
- Les prix de base doivent être compris entre 1 500 et 2 500 dollars par mois.
Entreprises clientes
Fortement destiné aux grandes entreprises ou ETI qui ont des DSI importantes.
Accompagnement, support et formation
- Support technique complet
- Formation en ligne et certification disponibles
- Réseau de partenaires intégrateurs pour l’implémentation et le conseil
Administration
Peut nécessiter une certaine expertise technique pour la configuration.
ProcessMaker, outil BPM pour les DSI
Présentation générale
ProcessMaker est une plateforme BPM low code destinée aux ETI et Grandes entreprises ayant des DSI. Elle est reconnu pour ses fonctionnalités de surveillances des données
Principales fonctionnalités
- Modélisation BPMN de workflow
- Concepteur low code
- Analyse de workflow
- Automatisation des workflows via API REST
- Versions on-premise et cloud disponibles
Prix
- Les prix ne sont pas publics mais il faut surement compter entre 1 300 et 2 300 $ par mois
Entreprises clientes
Utilisé par des DSI d’ETI et grands groupes, avec une forte présence dans les secteurs de la finance.
Accompagnement, support et formation
- Support technique pour les versions enterprise
- Services de conseil disponibles
- Formation en ligne et documentation extensive
Administration
Nécessite une certaine expertise technique pour la configuration.
Appian, un autre mastodonte du BPM pour les grandes entreprises
Présentation générale
Pionner du BPM, avec une création dans les années 90, Appian est un logiciel BPM de gestion des flux de travail pour les grandes entreprises. Grâce au low-code et à ses concepteurs d’applications, ils offrent de nombreuses fonctionnalités aux DSI
Principales fonctionnalités
- Développement low-code d’applications
- Automatisation intelligente des processus
- IA et Machine Learning intégrés
- RPA natif
Prix
- Les prix ne sont pas publics, basés sur le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités utilisées mais il faut sûrement compter environ 2 000 dollars par mois en prix de base.
Entreprises clientes
Utilisé par des DSI des grands groupes
Accompagnement, support et formation
- Support technique complet
- Services de conseil approfondis pour l’optimisation des processus
- Université Appian pour la formation et la certification
Administration
Interface d’administration puissante, nécessitant une certaine expertise technique.
Iterop, le logiciel BPM français pour les entreprises de plus de 500 collaborateurs
Iterop est un outil de BPM français qui a été rachetée en 2021 par le groupe Dassault Systèmes. Il permet de centraliser tous vos processus métier dans un unique unique avec des fonctionnalités puissantes de modélisation en suivant la norme BPMN.
Principales fonctionnalités
- Modélisation des processus BPMN
- Automatisation des processus
- Suivi et analyse des performances
- No code
Prix
Son prix n’est pas public, il faut demander un devis à leurs équipes commerciales. Néanmoins, Iterop propose, après démonstration par ses équipes commerciales, un accès gratuit à la plateforme pendant 30 jours
Entreprises clientes
De part son ergonomie, ses fonctionnalités et sa communication, Iterop se destine principalement pour les ETI et les grands groupes. Si vous êtes moins de 500 collaborateurs, la marche peut être difficile à gravir mais n’hésitez pas à tester tout de même pour vous faire votre propre avis.
Accompagnement, support et formation
Contrairement à certains éditeurs qui laissent leurs clients s’approprier le logiciel seuls ou via des partenaires externes. Les équipes d’Iterop sont là pour vous accompagner de manière bienveillante.
Administration
Iterop propose une autonomie d’administration sans intervention technique
Les logiciels BPM, nouvelle génération,
accessibles à tous
Lapala, le BPM français pour les PME et ETI, même sans DSI
Présentation générale
Lapala est un éditeur de logiciel qui révolutionne le BPM et qui le donne accès aux PME et ETI grâce à des fonctionnalités no-code et des facilités de configuration. Ce logiciel de Business Process Management dispose d’ailleurs d’une version gratuite sans limite de temps
Principales fonctionnalités
- Création de workflows incluants étapes « humaines » et étapes « automatisées »
- Intégrations avec d’autres outils via API REST
- Tableaux de bord personnalisés
- Ergonomie no-code
- Version Onpremise et SaaS
Prix
- La plateforme est gratuite sans limite de temps et d’utilisateurs sous un certain niveau de tâches. Ensuite les prix sont croissants par palier. Le premier prix débute à 39€/mois puis 189€/mois et monte progressivement à 590 €/mois. Le niveau de prix est liée aux nombres de tâches réalisées.
- Contrairement à certains BPM, le prix n’est pas lié aux fonctionnalités ce qui permet à tous les clients de profiter d’outils performants quelque soit leur abonnement.
Entreprises clientes
Sa vocation est de donner accès à la technologie BPM à toutes les entreprises TPE, PME, ETI, même si elles n’ont pas de DSI.
Accompagnement, support et formation
- Les équipes de Lapala vous aident gratuitement dans la mise en place d’un premier workflow simple.
- Puis selon vos envies, vous êtes libres de choisir comment avancer en interne (avec un support basique inclus) ou via des intégrateurs.
- Accompagnement en français ou en anglais.
Administration
Administration autonome et simple. Maîtrise totale des supports de stockage de la donnée par l’entreprise client
Pipefy, la start-up américaine en forte croissance
Présentation générale
Pipefy est une start-up américaine qui propose un logiciel de BPM moderne. Elle est très ergonomique et no-code. Comme Lapala, elle est particulièrement adaptée aux équipes qui cherchent à optimiser leurs flux de travail sans expertise technique approfondie.
Principales fonctionnalités
- Automatisation des processus via API
- Création de formulaires personnalisés
- Tableaux de bord et rapports en temps réel
- Full SaaS
Prix
- Pipefy offre une version gratuite limitée à 10 d’utilisateurs. Les plans payants commencent à 18$/utilisateurs/mois donc 360 $/mois pour 20 utilisateurs
Entreprises clientes
Adapté aux startups, PME et départements de grandes entreprises cherchant une solution agile et facile à utiliser.
Accompagnement, support et formation
- Support client par chat et email
- Base de connaissances et tutoriels en ligne
Administration
Interface d’administration très intuitive, conçue pour être utilisée sans expertise technique particulière.
Kissflow, la solution aux nombreux modèles
Présentation générale
Kissflow est une plateforme BPM de gestion des processus indienne basée sur le cloud. La solution offre des outils de gestion des workflows, de création de formulaires, d’automatisation des processus et d’analyse des performances. Elle s’adresse à toute type d’entreprise ayant une DSI.
Principales fonctionnalités
- Automatisation des processus avec des règles définies
- Collaboration d’équipe intégrée
- Création de formulaires personnalisés
- Intégration avec de nombreuses applications tierces
Prix
- Période d’essai de 30 jours
- Premier plan payant à 1 500$/mois limitée à 50 utilisateurs
Entreprises clientes
Toute entreprise de toute taille ayant une DSI
Accompagnement, support et formation
- Documentation en ligne, tutoriels vidéo et formations disponibles
- Support technique par chat, email et téléphone
- Intégrateurs majoritairement anglophone
Administration
Interface d’administration très intuitive, conçue pour être utilisée sans expertise technique particulière.
Conclusion pour adopter un logiciel BPM
Un logiciel BPM (Business Process Management) joue un rôle important dans la digitalisation des processus métier et l’automatisation des tâches pour les entreprises modernes. Il offre des solutions permettant d’optimiser les workflows, améliorer la collaboration entre les équipes et gagner en efficacité opérationnelle.
Pour faire votre choix, prenez tout d’abord des plateformes adaptées à votre taille d’entreprise et adaptées à votre organisation SI. Pour parmi, les candidats possibles n’hésitez pas à tester ceux qui proposent des essais gratuits. N’hésitez pas à échanger avec les équipes pour avoir une meilleure compréhension de l’investissement à faire pour mettre en place un BPM.
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