La planification des tâches, le respect des instructions et des consignes sont des sujets importants pour les managers, responsables et directeurs en entreprise. Elles permettent de gérer la productivité, l’efficacité et la qualité du travail exécuté. De nombreux outils existent pour gérer les tâches de vos équipes. Dans cet article, nous vous présenterons un outil très simple à mettre en place qui vous permettra de créer une liste de contrôle des tâches digitalisées. Cela peut également inclure des automatisations pour libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée.
En plus de vous faire gagner en efficacité, cet outil facilitera le suivi de l’avancement des tâches pour les responsables. De plus il améliorera le confort de travail des équipes. En effet, ce logiciel créera une expérience guidée et automatisera les tâches les plus rébarbatives (en connectant vos logiciels existants). Le temps gagné vous permettra d’améliorer les délais ou la qualité de vos opérations.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle des tâches ?
Une liste de tâches est ce que l’on appelle un « processus »
Dans une entreprise tout est processus ! En effet, un processus représente tout simplement un enchaînement de tâches qui permet de réaliser un objectif opérationnel précis.
Ces étapes peuvent être consécutives ou parallèles, individuelles ou collaboratives, soumises à des conditions qui modifient la suite des tâches. Par exemple, si le montant du devis est supérieur à 5000€ alors le faire valider par le directeur sinon envoyer directement au client.
Dans l’exemple ci-contre, nous pouvons voir un processus de 5 tâches avec 3 acteurs différents et une condition qui mène à des chemins différents.
Une liste de contrôle des tâches est la représentation palpable et opérationnelle de ce processus
Une liste de contrôle des tâches (autrement appelée checklist ou to-do list par les anglophones) est un outil permettant aux équipes de suivre le processus en fonction des différents contextes et conditions. Avec ce genre de solutions, les équipes n’ont qu’à suivre le déroulé et se concentrer uniquement sur la qualité.
Cette liste de contrôle des tâches peut être « passive » ou « vivante » :
Liste de contrôle des tâches « passive »
Par « Passive », nous entendons un simple document papier, un modèle pdf, une note Word ou un tableau Excel sur ordinateur. C’est en soit efficace mais dès qu’elle est utilisée par plusieurs personnes ou qu’il y a une mise à jour à faire, cela devient rapidement complexe pour gérer les différentes versions. Par ailleurs, les équipes ont tendance à penser les connaître par coeur et donc ne plus les utiliser. Or c’est à ce moment que des oublis ou des erreurs ont lieu, dégradant les opérations
Liste de contrôle des tâches « vivante »
Par « vivante », nous entendons opérationnelle. Des logiciels permettent de créer une expérience guidée à partir de vos listes de tâches. De manière simple et confortable vos équipes suivent les étapes. Les attributions sont automatisées, les saisies multiples sont supprimées, la recherche d’information est sans effort. En parallèle, le manager peut suivre et piloter l’avancement de la liste de tâches. Par ailleurs ces procédures sont vivantes, càd pas elles se mettent à jour automatiquement.
Il existe plusieurs types de liste de contrôle des tâches ou processus
Nous nous sommes déjà attardés sur le premier type dans le paragraphe précédent, nous allons maintenant vous présenter la liste de contrôle des tâches digitalisée et celle automatisée. Ces deux types sont toutes les deux portés par des solutions informatiques appelés logiciel de workflow ou logiciel de gestion des processus (en anglais BPM – Business Process Management). Ces logiciels étaient pendant de nombreuses années réservés aux grands groupes. Mais depuis quelques années, des solutions pour TPE et PME ont émergé pour offrir des outils accessibles et no-code. C’est-à-dire paramétrable sans besoin de compétences techniques en développement informatique).
Ces processus digitaux ou automatisés ont l’avantage d’être toujours à jour pour vos équipes et de distribuer la bonne tâche, aux bonnes personnes, aux bons moments, sans clic inutile.
Liste de tâches digitalisées
Ces logiciels proposent de construire, brique par brique, la liste de contrôle des tâches souhaitées. Ils mettent à disposition des fonctionnalités de conception de formulaires de saisie d’information (avec possibilité de reprendre automatiquement des données d’une étape à une autre pour éviter les saisies multiples), de choix des acteurs, des rôles et des responsabilité, de création de circuit de validation et d’approbation. Une fois le processus construit, il suffit de partager l’expérience guidée à vos équipes en un clic.
Lors de son utilisation par les collaborateurs, un responsable pourra suivre et piloter l’avancement des tâches grâce à un suivi ou reporting automatisé sur le logiciel.
Liste de tâches automatisées
Sur une liste de contrôle des tâches ou processus, une partie des étapes peuvent être simplement automatisée grâce à cette nouvelle génération de logiciels. Par exemple, récupérer une facture dans un mail, le stockage et renommage d’un document, le calcul de montant pour un devis, la mise-à-jour d’un logiciel comme les CRM, ERP, SIRH…
Les logiciels de workflow ou gestion des processus permettent de connecter vos logiciels existants dans votre entreprise et de libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives.
Vous pouvez même afficher les données d’un de vos logiciels directement dans l’expérience guidée et digitalisée. Finis les recherches d’informations longues et complexes
Comment faire une liste de contrôle des tâches digitalisées en 30 minutes ?
Introduction
Nous allons vous détailler en quelques étapes une méthode pour construire une liste de contrôle des tâches grâce à Lapala, notre logiciel gratuit de gestion des tâches spécialisé processus.
Pour la démonstration, nous allons prendre l’exemple d’une liste de tâches générique permettant de « Répondre à une demande client ». Pour information, c’est 100% personnalisable selon votre contexte ou votre utilisation : gestion des achats, gestion RH, processus de production, facturation…
Nous pouvons décomposer le process « Répondre à une demande » en cette liste de tâches :
- Tâche Assistant – Collecte de la demande client
- Tâche Responsable – Qualification de la demande
- Tâche Assistant – Confirmation de la prise en charge ou du refus de prise en charge => Étape pouvant être automatisée
- Tâche Responsable – Attribution de la demande à un collaborateur
- Tâche Collaborateur – Investigation et recherche de solutions => Possibilité d’afficher automatiquement l’historique client
- Si besoin, Tâche Collaborateur – Organisation d’un rendez-vous avec le client
- Puis Tâche Collaborateur – Réalisation du rendez-vous
- Tâche Assistant – Clôture de la demande
- Tâche Assistant – Envoi d’un questionnaire de satisfaction => Étape pouvant être automatisée
Étape 1 – 5 minutes : Créer les étapes dans Lapala
Etape 1.1 – Dans le concepteur de processus du logiciel Lapala, renommez la première étape par « Collecte de la demande » puis cliquez sur le bouton « + » et « Créer une étape sur Chemin par défaut »
Étape 1.2 -Construisez ensuite l’étape Responsable de « Qualification de la demande », l’automatisation « Confirmation de la prise en charge ». Puis cliquez sur « + » puis « Créer une branche » pour créer la condition de « Demande acceptée » ou « Demande refusée ».
Étape 1.3 – Finalisez les différentes étapes sur le concepteur de workflow.
Dans cet exemple, nous retrouvons donc les différentes tâches décrites et les différents acteurs (une couleur représente un acteur). Par ailleurs nous nous sommes permis de paramétrer des automatisations (en vert) pour libérer l’assistant de tâches sans valeur ajoutée comme les envois de mails.
Étape 2 – 20 minutes : Construire le contenu de chaque tâche pour guider le collaborateur
Étape 2.1 – Construisez le formulaire de saisie de la première étape.
- Cliquer sur la première étape puis cliquez sur « Champ + » et choisissez le type de champ de saisie. Par exemple « Texte » (autres possibilités : Nombre, Fichier, Oui Non, choix multiples…)
- A la place de « Nouveau champ » inscrivez le nom de la première information que vous voulez que l’assistant saisisse. Par exemple « Prénom »
Et ainsi de suite pour toutes les données que vous voulez saisir : Téléphone, Adresse, Demande, Description de la demande ….
Alerte super fonctionnalité de Lapala : Il est également possible, si le client existe déjà dans un de vos logiciels existants ou une de vos bases de données, d’afficher ces données directement dans Lapala. Cela permet de faciliter la recherche d’informations et de supprimer les saisies multiples de données. Dans l’exemple ci-dessous, nous affichons les données clients de notre CRM. Le collaborateur peut alors sélectionner le client souhaité et récupérer en un clic toutes ses données.
Étape 2.2 – Créez l’expérience sur chaque étape (exemple pour la 2e étape de qualification de la demande par le responsable)
Alerte super fonctionnalité de Lapala : Dans Lapala, vous pouvez réutiliser d’une étape à l’autre, les données qui ont été saisies dans une étape précédente ! Cela évite les erreurs de saisie.
Réaffichage des données dans la zone « introduction »
Vous pouvez voir ci-dessus des informations surlignées en bleu, elles représentent ce que nous appelons des « Variables » (car elle varie d’une demande à une autre). Pour les insérer, il suffit de cliquer directement sur la variable que vous voulez afficher.
Ou réaffichage dans un champ de saisie
Vous pouvez ensuite créer les champs de qualification et de priorisation grâce à des listes déroulantes et enfin un champ pour « Accepter ou Refuser la demande ».
Continuer à construire tâche par tâche, les champs de saisie et les reprises de données pertinentes.
Si vous avez besoin d’aide, nos abonnements inclus des heures d’aide au démarrage pour vous aider à construire votre premier scénario et à vous former à l’outil.
Étape 3 – 5 minutes : Paramétrer les conditions des différents chemins
Dans notre exemple, nous avions décidé de faire une première condition :
- Si la demande est acceptée par le manager
- Si la demande est refusée par le manager
Pour le paramétrer, c’est très simple ! Dans l’étape précédente, nous avions créé un champ « Accepter ou refuser la demande », nous allons le réutiliser dans les conditions (cf captures d’écran ci-dessous).
Pour le chemin « Demande acceptée », il suffit de configurer dans le champ « Renseignez votre formule ici ». Pour créer la condition : « Champ Acceptée la demande = Oui », il suffit de sélectionner la variable « Acceptée la demande » ! Si vous vouliez créer la condition « Champ Acceptée la demande = Non », il aurait suffit de sélectionner la variable « Acceptée la demande » puis écrire « = false ».
Et voilà ! C’est fini en moins de 30 minutes ! Il ne vous reste plus qu’à partager l’expérience guidée à vos équipes.
Une fois la configuration de la liste de contrôle des tâches terminées, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton en haut à droite « Publier cette version » et d’inviter vos collaborateurs sur Lapala (invitation illimitée d’utilisateurs).
Vous pourrez tester facilement la liste de tâches que vous aurez créés depuis la zone de navigation de Lapala en cliquant sur « Démarrer » (cf image ci-dessous)
Les avantages d’une liste digitalisée de contrôle des tâches
Finis les oublis méthodologiques
Grâce à l’expérience guidée et l’attribution des tâches automatique aux bonnes personnes, aux bons moments, sans clic inutile, vos instructions seront simplement suivis.
Meilleur confort pour les équipes
Avec un liste de contrôle des tâches, les collaborateurs seront libérés des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives. Par ailleurs, les formations seront minimales grâce aux guides.
Amélioration des délais et qualité
Les automatisations, le simplicité d’utilisation vous feront gagner du temps, de la productivité et participera à l’amélioration de votre activité d’entreprise
Meilleur suivi
Un logiciel de liste de contrôle des tâches comme Lapala embarque des fonctionnalités de mesure et de suivi de l’avancement qui permettent aux managers de mieux piloter.
Centralisation des données
Ces logiciels BPM offrent une solution simple pour collecter et analyser des données de qualité qui vous permettront de prendre des décisions éclairées.
Satisfaction client
De manière indirecte, cette nouvelle organisation déteindra sur vos clients qui seront enchantés de l’amélioration des délais et/ou de la qualité.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Vous savez tout sur comment mettre en place une liste de contrôle des tâches. Maintenant c’est à vous de jouer !
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