La gestion des ventes est au coeur des enjeux d’une entreprise. Elle regroupe un ensemble d’activités commerciales comme la stratégie, l’avant-vente, le recrutement, la formation, l’analyse des performances…
Etant le premier point de contact avec un prospect, son rôle est primordial, à la fois dans l’expérience client (création de la relation, collecte des besoins, gestion du budget alloué…) et dans la gestion de l’entreprise (prévision de chiffre d’affaire et de marge, évolution de la trésorerie, gestion du portefeuille client…).
Qu’est-ce que la gestion des ventes ?
La gestion des ventes est l’ensemble des activités liées au commerce dans une entreprise. Elle regroupe de nombreuses actions métier comme la prospection, l’avant-vente et des fonctions support comme le recrutement, la formation et l’analyse des performance.
Les activités métiers de la gestion des ventes
Prospection
- Identification des cibles commerciales
- Création et enrichissement d’une base de données
- Mise en place d’une stratégie de contact multicanal
- Élaboration de campagnes de prospection ciblées
Demande de devis
- Qualification des prospects intéressés
- Analyse des besoins et élaboration de propositions commerciales
- Rédaction et présentation de devis détaillés
- Suivi proactif et relances
- Mise à jour régulière du CRM
Facturation client
- Intégration fluide des données entre le CRM et les outils de gestion financière (ERP, logiciel de facturation)
- Génération et envoi de factures conformes
- Mise en place de relance client
- Réconciliation des paiements et gestion des encours clients
Les activités support
Mise en qualité du CRM
- Définition et application de bonnes pratiques d’utilisation du CRM
- Mise en place de contrôles qualité réguliers des données saisies
- Correction des erreurs et suppression des informations obsolètes ou non pertinentes
- Implémentation de workflows et d’automatisations pour améliorer l’efficacité
Intégration nouveaux arrivants
- Conception d’un programme d’onboarding complet (techniques de vente, méthodologie, culture d’entreprise)
- Suivi personnalisé de la progression
- Évaluation continue des compétences
- Formation sur l’utilisation des outils
Gestion des commerciaux
- Animation régulière des réunions pipeline et revue des opportunités
- Coaching individuel et collectif pour résoudre les problématiques commerciales
- Gestion des situations de crise et médiation en cas de conflit
- Gestion RH de l’équipe et rémunération
Les activités de pilotage de la gestion des ventes
Pilotage des ventes
- Monitoring en temps réel de l’évolution des ventes et du chiffre d’affaires
- Élaboration et coordination des actions commerciales ponctuelles
- Réalisation de prévisions de ventes
- Analyses pour identifier les leviers de croissance
Suivi des indicateurs KPI
- Sélection et définition de KPI pertinents
- Implémentation d’outils de reporting et de tableaux de bord dynamiques
- Collecte, traitement et analyse des données commerciales
- Diffusion régulière des insights et recommandations aux parties prenantes
Définition de la stratégie
- Alignement de la stratégie commerciale sur les objectifs globaux de l’entreprise
- Construction d’un plan d’action détaillé avec des jalons clairs
- Pilotage de projets de transformation commerciale (digitalisation, internationalisation, etc.)
- Définition et ajustement de la politique tarifaire et du portfolio produits/services
Les outils de la gestion des ventes
Selon les cas, la gestion des ventes peut-être portés par des logiciels comme un CRM, un ERP ou un logiciels de chiffrage… Par ailleurs les différents processus peuvent être digitalisés voire automatisés en partie (amenant la suppression des tâches répétitives et sans valeur ajoutée).
Ci-dessous vous trouverez une illustration de 3 niveaux de maturité liés aux processus : documenté, digitalisé et automatisé
Les enjeux stratégiques de la gestion des ventes
Acquisition de clients
La gestion des ventes permet de produire un volume de chiffre d’affaire suffisant ou en croissance, vital pour le bon fonctionnement de l’entreprise. L’effort principal est de trouver des clients dans sa cible.
Fidélisation des clients
En parallèle de l’acquisition, maintenir une bonne relation avec les clients existants permettra d’augmenter le panier moyen ou d’obtenir des recommandations et donc de nouveaux clients.
Adaptation aux marchés
En collaboration avec le marketing, suivre les évolutions, la concurrence et les tendances pour avoir un positionnement et des prix clairs pour les prospects. En mettant en place des processus flexibles et réactifs face à ces changements.
Optimisation de la gestion des ventes
Optimiser ses activités, c’est libérer les commerciaux des tâches rébarbatives, améliorer la marge, le profit, ou encore améliorer la performance des équipes. Grâce à l’automatisation, aux logiciels spécialisés, à la formation.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des tâches
Exemple du processus de vente : 7 étapes clés pour conclure une affaire
Nous avons écrit un article complet sur ce sujet, en voici un extrait.
1. L’art de dénicher des opportunités dans sa cible commerciale
La gestion des ventes commence par l’identification des clients potentiels. Deux approches principales s’offrent aux commerciaux :
- La démarche proactive : aller à la rencontre des prospects via divers canaux (téléphone, e-mail, réseaux sociaux, etc.)
- L’attraction naturelle : créer du contenu pertinent pour attirer spontanément l’attention des acheteurs potentiels
La clé du succès réside dans une connaissance approfondie de sa cible.
2. À l’écoute des besoins : l’entretien de découverte
Cette étape cruciale est une aide à la qualification et doit répondre à ces enjeux :
- Établir un premier contact
- Comprendre en profondeur les enjeux du prospect
- Collecter les informations essentielles pour évaluer l’opportunité
Chaque entretien doit être préparé, avec un niveau d’effort spécifique à votre marché. Exemples de tâches préparatoires :
- Se renseigner sur l’entreprise et son secteur
- Préparer un guide d’entretien structuré
- Consigner les données dans le CRM de l’entreprise
3. Évaluer le potentiel : la qualification de l’opportunité
Il s’agit ici de déterminer si l’investissement en temps et en ressources en vaut la peine. Les critères peuvent inclure :
- L’adéquation avec la cible visée
- La clarté du besoin exprimé
- Le budget disponible
- Le pouvoir décisionnel de l’interlocuteur
Certaines entreprises mettent en place un système de scoring pour objectiver cette évaluation.
4. Concrétiser l’offre : du chiffrage à la proposition
Cette phase comprend plusieurs étapes :
- L’estimation précise des ressources nécessaires via un chiffrage
- La rédaction d’une proposition commerciale détaillée
- L’élaboration du devis correspondant
De nombreuses automatisations sont possibles : comme les devis automatisés
5. L’heure de vérité : la présentation de l’offre
Règle d’or : ne jamais envoyer une proposition sans l’avoir présentée en personne (sauf cas particuliers). Ce moment permet :
- Une explication en détail de la solution proposée
- Un temps de réponses aux questions pour lever les doutes
- Qualifier l’intérêt réel du prospect
6. L’art du compromis : la phase de négociation
Si l’offre suscite de l’intérêt, s’ensuit souvent une période de discussion sur les conditions. Les conseils clés :
- Rester proactif
- Chercher l’équilibre : toute concession doit s’accompagner d’une contrepartie
- Être créatif dans la recherche de solutions gagnant-gagnant
7. Concrétisation et transition vers la production
La dernière étape marque la fin du processus de vente à proprement parler et l’entrée dans la phase opérationnelle :
- Finalisation des aspects juridiques (contrat)
- Lancement des opérations (planification, approvisionnement, etc.)
- Gestion administrative (facturation, suivi des paiements)
Une coordination efficace entre les différents services de l’entreprise est ici primordiale pour une transition en douceur.
Les piliers d’une gestion des ventes efficace ?
Organiser l’équipe commerciale
Que cela soit en terme d’activités de la gestion des ventes ou en terme de connaissance de l’entreprise et de ses offres. Il est impératif de répartir les responsabilités sur différents profils dans l’équipe. Au-delà, des actions de chacun, la montée en compétence, le suivi des indicateurs de performance et la mise en place de procédures et processus de vente sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Les bons logiciels interconnectés
Les principaux logiciels de gestion des ventes sont les CRM, ERP et logiciels de chiffrage. Ils permettent de gérer des volumes importants d’affaires et de clients. Permettant ainsi un pilotage de l’activité commerciale, une prévision des ventes, une centralisation des informations de la relation clients…
Pour éviter de multiples ressaisies de la même information dans plusieurs logiciels ou la recherche d’information, il est possible de connecter les logiciels entre eux
Automatisation des tâches
Grâce aux plateformes d’automatisation, vous pouvez libérer les commerciaux de certaines tâches de la gestion des ventes comme : la mise à jour du CRM, l’import des chiffrages dans le CRM ou le devis, la génération automatique du devis, les circuits de validation avec le directeur commercial, des tâches de qualifications, le reporting commercial automatisé. Ces automatisations permettent de réduire les erreurs et d’obtenir des données homogènes et complètes en temps réel.
Suivre des objectifs de performance
Il est important pour une entreprise de mettre en place des indicateurs de performance (autrement appelé KPI). L’important est d’y aller progressivement, un par un, ce qui vous permettra par exemple de visualiser plus facilement pendant quelques mois des résultats liés à des optimisations du processus commercial.
La mise en place de dispositifs de mesure de ces indicateurs et l’analyse de la data vous permettront de prendre des décisions éclairées à n’importe quel moment.
Utiliser des logiciels de gestion des processus ou BPM pour la gestion des ventes
Un logiciel de workflow ou BPM (Business process management) est une plateforme construite autour d’un moteur de processus ou de workflow.
Grâce à ce moteur, une entreprise peut répliquer la fonctionnement actuelle d’un processus d’entreprise (au plus proche de l’existant) sur un workflow 100% personnalisé. Ce workflow prend en compte les étapes simultanées, les conditions, les validations et les automatisations.
Ces logiciels amènent donc une meilleure collaboration entre les équipes, suppriment les erreurs et réduisent les délais.
Ces outils permettent également de documenter le processus et de le tenir à jour automatiquement. Et donc de s’abstraire des fiches pdf.
Comment optimiser la gestion des ventes ? Nos conseils
Identifiez les problèmes avant de chercher des solutions
Il existe une multitude de façons d’améliorer sa gestion des ventes, mais le plus crucial est de trouver celle qui convient le mieux à votre contexte. Pour y parvenir, il est essentiel de commencer par cerner les difficultés rencontrées par vos équipes. Nous vous conseillons, en fonction de vos ressources et de votre disponibilité, de procéder à un audit (même court) de votre gestion commerciale actuelle (et vous pouvez le faire vous-même).
Un état des lieux bien mené vous permettra de mettre en lumière les obstacles opérationnels, de les hiérarchiser et d’imaginer un fonctionnement idéal pour l’avenir. Tout comme on ne construirait pas une maison sans plan, un audit, même rapide, vous guidera dans la création d’une organisation commerciale performante.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener facilement un audit
Après l’identification des problèmes, explorez des pistes
Prenons un exemple de problème « Mes ventes sont insuffisantes ». Plusieurs approches peuvent être envisagées :
- Piste A – Optimiser le temps des commerciaux
- Piste B – Recruter de nouveaux talents commerciaux
- Piste C – Déléguer partiellement la génération de commandes
- Piste D – Investir dans la publicité
Une fois ces pistes identifiées, définissez vos critères et limites (par exemple, « maintenir la masse salariale stable », « respecter un budget mensuel de 1000 euros »…). L’ensemble de ces paramètres vous aidera à sélectionner la solution la plus adaptée.
Puis, par exemple si vous optez pour l’optimisation du temps des commerciaux, vous pourrez alors rechercher des logiciels permettant d’alléger et d’automatiser les tâches administratives de vos équipes (comme la mise à jour du CRM, l’automatisation des devis, la gestion des relances…).
Exemple de l’optimisation et de l’automatisation d’un processus de réponse à une sollicitation pour devis
Imaginons une plateforme d’automatisation qui vous permet de personnaliser entièrement les demandes devis de vos prospects. Son objectif est de connecter vos logiciels entre eux, de collecter les données, de mettre à jour automatiquement votre CRM, d’automatiser le chiffrage et la création de devis.
Dans l’exemple en image, le processus comprend des étapes attribuées à différents acteurs et des automatisations pour les tâches administratives et la communication des étapes aux bonnes personnes.
On retrouve les étapes suivantes :
- qualification des prospects,
- création d’opportunités,
- élaboration du chiffrage,
- la génération automatique de devis avec circuit validation
- la mise à jour du CRM
- l’envoi automatisé de l’offre au client
Ce type de processus automatisé et adaptable optimise la gestion des prospects, l’organisation des données et la communication entre les différents acteurs. Le plateforme d’automatisation des processus contribue ainsi à améliorer l’efficacité et les performances de la gestion des ventes.
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Quels sont les avantages et les inconvénients de l’optimisation de la gestion des ventes ?
Harmonisation des pratiques
Les outils de gestion des processus permettent aux collaborateurs de suivre un processus unique propre à votre savoir-faire. Fini les devis sur les mêmes périmètres avec des montants différents. Les temps de formation sur les outils et processus est largement réduit.
Soulagement des commerciaux
Les logiciels d’automatisation libèrent les commerciaux des tâches rébarbatives et sans valeur ajoutée. Les équipes travaillent alors plus confortablement et vos données sont complètes et homogènes. Ils se concentrent sur la technique.
Meilleurs marges
Du temps est libéré chez tous les commerciaux, vous pouvez alors l’investir dans la recherche de chiffre d’affaire supplémentaire (sur une cible existante ou sur un nouveau marché) ou de réduire la masse salariale ou mettre en place des formations.
Prévision des ventes et analyse de données
Que se soit à travers la digitalisation de la gestion des ventes ou l’homogénéité des données du CRM, l’ensemble des actions de pilotage, de suivi et d’analyse sera facilité. Les prises de décisions et vos convictions pourront être appuyés par des données de bonne qualité.
Nécessite un investissement initial
Avant de pouvoir obtenir un premier retour sur investissement, il faut pouvoir investir du temps ou de l’argent. Nous vous conseillons par commencer par les optimisations de la gestion des ventes qui ont des ROI simples comme l’automatisation des tâches. Une fois une première optimisation réalisée, elle permettra d’autofinancer les autres et créera donc une boucle vertueuse d’investissement. N’hésitez pas à tester gratuitement des outils d’optimisation de la gestion des ventes comme Lapala.
Conclusion
En conclusion, la gestion des ventes est au cœur de la performance d’une entreprise. Elle englobe de nombreux aspects, de la prospection à la fidélisation, en passant par l’optimisation des processus internes, le recrutement et la gestion des équipes.
L’ère du numérique offre de nouvelles opportunités pour améliorer cette gestion : logiciels interconnectés, automatisation des tâches répétitives, analyse de données en temps réel… Ces outils permettent aux équipes commerciales de se concentrer sur leur véritable valeur ajoutée : la relation client et la vente.
Cependant, l’optimisation de la gestion des ventes n’est pas qu’une question de technologie. Elle nécessite une approche réfléchie, adaptée à chaque entreprise. L’important est d’identifier ses points faibles, d’explorer diverses solutions et de mettre en place des améliorations progressives.
En investissant dans l’optimisation de votre gestion des ventes, vous ne boostez pas seulement vos résultats à court terme. Vous construisez une organisation plus agile, plus performante et mieux armée pour affronter les défis futurs du marché.
Vous savez maintenant tout sur la gestion des ventes. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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