Il est fréquent dans des processus d’interventions et de maintenance que des responsables rencontrent un certain nombre de sous-optimisations. Par exemple, un possible manque de transparence sur les réalisations (des interventions restent ouvertes, d’autres sont oubliées), des difficultés à rechercher des informations sur l’avancement, l’utilisation limitante de tableurs Excel cloisonnés, des tâches répétitives sans valeur ajoutée pour les techniciens… Ces sujets participent à un chaos ambiant qu’il est nécessaire d’éliminer grâce à des logiciels de gestion des interventions, autrement appelé GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur).
Dans cet article, nous vous présenterons une méthode pour optimiser de manière concrète et pragmatique votre gestion des interventions et des maintenances. Ce contenu vous guidera dans le choix du logiciel, le plus adapté à votre organisation, qui permettra de faire gagner du temps à vos équipes et d’avoir une meilleure vision sur votre activité.
Qu’est-ce que la gestion des interventions ?
Définition de la gestion des interventions
La gestion des interventions est une activité qui regroupe un ensemble de processus lié à la réalisation de travaux d’entretien, de maintenance. On retrouve par exemple les processus suivants : qualification d’une demande, planification des interventions et des ressources, la gestion des approvisionnements, le reporting, la gestion de la qualité…
Un intervention peut avoir de nombreuses formes selon les entreprises. Un technicien peut réaliser la mise en place, la maintenance ou la réparation d’un dispositif, de travaux, d’équipements en direct pour un client ou en interne dans une organisation.
Les enjeux de la gestion des interventions
Gagner du temps et en délai
Éviter les saisies multiples, les recherches difficiles d’information, les pertes de temps. Grâce aux automatisations, les équipes pourront être libérées de tâches sans valeur ajoutée.
Améliorer le pilotage et le suivi
Eliminer les manquements de reporting, les interventions oubliées, les dossiers ouverts depuis des mois… Les responsables peuvent avoir une meilleure vision de l’avancement global.
Centraliser les données
Regrouper les informations papier, sur tableur, dans les mails sur un espace unique, partagé. Les techniciens pourront accéder rapidement aux informations pertinentes et aux historiques d’interventions.
Améliorer la satisfaction client
En interne ou en externe, un des enjeux est la réduction des temps de traitement et des délais, la qualité de l’intervention ou encore l’efficacité des techniciens en intervention (avoir le bon matériel, les bonnes infos…)
Attention à ne pas être contraint par votre logiciel de gestion des interventions !!!
Malgré les arguments marketing des éditeurs de logiciel, il est fréquent de choisir, pour différentes raisons, le mauvais logiciel et déboucher sur des problèmes et des sous-optimisations. Si c’est votre cas, ce n’est pas grave, cela arrive et il y a des solutions pour s’en sortir.
Choisir un logiciel performant n’est pas du tout signe de réussite de un projet de transformation. Parmi les propositions ci-dessous, si plusieurs sont vraies alors il est probable que vous ayez choisi le mauvais logiciel :
- Mon logiciel n’est pas 100% adapté à mon métier, je suis contraint par son fonctionnement
- Il désorganise le travail collaboratif plus qu’il ne l’organise
- Ce logiciel de gestion des interventions ne communique pas avec mes autres logiciels
- Il nécessite de multiples tableurs Excel complémentaires
- Il n’est pas très intuitif et ergonomique
Si vous êtes dans ce cas, nous avons une solution qui pourrait vous redonner le sourire : le logiciel no-code Lapala.
Pourquoi recourir à un logiciel de gestion des interventions ?
Définition : logiciel gestion des interventions
Afin de gérer et piloter leurs activités, les entreprises peuvent utiliser des logiciels spécialisés de gestion des interventions et des maintenances. Ces solutions informatiques embarquent un certain nombre de fonctionnalités permettant de faciliter le travail des techniciens, des responsables et des directeurs.
Ces solutions sont utilisables sur n’importe quel équipement (ordinateur, smartphone, tablette) et gèrent de nombreuses tâches : gestion des demandes, planification des interventions, gestion des achats, CRM fiches clients…
Certains logiciels sont dédiés à un secteur unique, d’autres sont mixtes… il existe également une famille de logiciels qui est 100% personnalisable selon vos besoins : les plateformes de gestion des processus d’interventions et de maintenance comme Lapala.
Exemples de fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’interventions
Les fonctionnalités varient d’un logiciel à un autre, vous trouverez ci-dessous les plus communes.
Gestion efficace des tâches
Un bon logiciel de gestion des interventions, c’est avant tout : la distribution des tâches, aux bons moments, aux bonnes personnes et sans clic inutile. Les fonctionnalités d’affectation, de planification permettent d’attribuer simplement une maintenance à un technicien. Ils incluent des circuits efficaces de validation.
Fiche d’intervention ou ordre de mission
Dématérialisés ou papiers, ces logiciels génèrent automatiquement des fiches d’intervention ou ordres de mission à distribuer aux techniciens ou à approuver par des signataires.
Si dématérialisés, ces documents vivent ensuite tout au long de l’intervention jusqu’à sa clôture et son archivage.
Gestion des clients ou CRM
Ces logiciels offrent une base de données sur laquelle vous pouvez construire votre référentiel de clients (internes ou externes) et rattacher chaque intervention à la bonne entité. En un clic, vous pouvez accéder à l’historique ou à l’avancement d’un client
Gestion des stocks et achats (lire l’article dédié)
L’ensemble de vos stocks est centralisé sur un catalogue. Les mouvements sont suivis et pilotés. Les processus d’achat, d’approvisionnement et circuits d’approbation sont digitalisés et automatisés.
Avantages d’utiliser un logiciel de gestion des interventions
Bien au delà des sujets de productivité et d’efficacité, utiliser le bon logiciel, adapté à votre fonctionnement apporte de nombreux gains à votre entreprise. En effet, il permet d’améliorer la satisfaction client, de travailler sur le terrain sur mobile en temps réel, d’automatiser des tâches sans valeur ajoutée, de faciliter la prise de décision grâce à un accès direct à la bonne donnée ou la bonne information.
Quel est le logiciel de gestion des interventions le plus personnalisable pour votre entreprise ?
Lapala, le logiciel le plus personnalisable et simple d’utilisation
Prise en main :
Autonome avec ou sans DSI
Facilité d’utilisation :
⭐⭐⭐
Langue :
🇫🇷 Français 🇺🇸🇬🇧 Anglais
Lapala offre une nouvelle approche sur mesure pour la gestion des interventions des entreprises. Ce logiciel vous propose de décrire, sans écrire une ligne de code, votre façon de fonctionner et d’obtenir une solution de GMAO 100% personnalisées. Tel des Lego, construisez votre processus de maintenance : formulaire de saisie de demande, chiffrage de devis, circuit de validation, distribution des tâches, planification des interventions, gestion des paiements…
Le logiciel Lapala offre également des fonctionnalités simples de connexions à vos logiciels existants et d’automatisation des tâches. Finis les saisies multiples, les recherches d’information difficile, les reporting rébarbatifs… vos équipes sont libérées des tâches sans valeur ajoutée.
Lapala est accessible en version gratuite pour vous permettre d’évaluer rapidement le potentiel de l’outil. Par ailleurs, Lapala inclut dans ses abonnements des sessions d’aide au démarrage gratuites permettant d’obtenir rapidement des réponses et de premiers gains métier dès les premiers jours d’utilisation.
Avec Lapala, ce sont les bonnes tâches, aux bonnes personnes, aux bons moments et sans clic inutile
Prix de Lapala
Gratuit / Freemium
0 à 150 tâches
par mois
39 €
150 à 1 000 tâches
par mois
189 €
1 000 à 10 000 tâches
par mois
590 €
10 000 à 100 k tâches
par mois
Inclus des demi-journées gratuites d’aide au démarrage
La cible de Lapala sont les TPE, PME et ETI souhaitant digitaliser et automatiser leur gestion des interventions. Sa prise en main intuitive et les sessions d’aide au démarrage incluses permettent aux métiers, avec ou sans DSI, d’obtenir rapidement des premiers gains et retours sur investissement.
Avantages de l’utilisation de Lapala
Raison 1 – Le logiciel fonctionne exactement comme vous le souhaitez
Comme un Lego, choisissez les briques qui vont composer votre processus : Formulaire de saisie, affichage automatique de données d’un logiciel, circuit de validation, planification, prise de photos, divers automatisations. Définissez ensuite les rôles en 1 clic pour permettre une distribution efficace des tâches et des informations.
Raison 2 – Entrer simplement dans l’ère de l’automatisation des tâches
Lapala est l’outil de gestion des interventions idéal pour libérer vos équipes des tâches sans valeur ajoutée. En effet, vous pouvez paramétrer en no-code n’importe quel automatisme. Finis les saisies multiples, finis les erreurs de saisies.
Par ailleurs finis les recherches d’information difficile entre les personnes et les outils. Lapala se connecte directement à vos logiciels existants et affiche les données que l’utilisateur demande. C’est un sacré gain de temps pour retrouver en un clic, les informations d’un client, l’historique des interventions…
Raison 3 – Assistance au démarrage gratuite avec les équipes de Lapala
Vous pouvez bien évidemment manipuler en autonomie Lapala grâce à la documentation disponible mais Lapala propose également une aide au démarrage gratuite pour construire votre gestion des interventions 100% personnalisée et identifier plus facilement les avantages et les capacités de l’outil.
5 autres logiciels de GMAO, parmi les meilleurs ?
Bob! Desk, le logiciel GMAO moderne
A partir de 14€/mois par utilisateur selon votre secteur
Créé en 2018, Bob! Desk offre un logiciel spécialisé de GMAO pour les secteurs suivants : Retail, Logistique, Services et Hôtelleries. Il se démarque par son ergonomie et son design. Son offre de prix varie selon votre secteur. Ce logiciel en mode SaaS embarque des fonctionnalités gestion des équipements et interventions, planifications des intervenants, gestion des stocks et des achats. Il est utilisable en mobilité et se connecte à d’autres logiciels grâce à des API.
Points forts :
– Ergonomie
– Accès API
– Service client réactif
Vous voulez savoir en 30 minutes si Bob! Desk est fait pour vous ? Discutez gratuitement avec notre expert.
Praxedo, conçu pour l’optimisation du processus d’intervention
A partir de 34€/mois par utilisateur
Depuis 2005, Praxedo offre un logiciel de gestion des interventions, avant-tout axé optimisation des coûts. Cet éditeur compte 1500 clients et est un des logiciels historiques du secteur. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui ont digitalisé depuis longtemps leur gestion des maintenances et interventions. Son objectif, optimiser les dépenses de l’organisation. Il embarque des fonctionnalités de planification, de suivi des performances des techniciens, planifications des techniciens, compte-rendus.
Points forts :
– Acteur historique
– Fonctionnalités puissantes
– Accompagnement sur mesure
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Organilog, la solution complète de GMAO
A partir de 19€/mois par utilisateur
Créée en 2014, la start-up Organilog propose un logiciel basé sur le Cloud. Il permet notamment de centraliser l’ensemble des données métier sur un espace unique (clients, interventions, ressources…) et permet un suivi avancé de vos activités. Ses fonctionnalités de planification et de facturation permettent d’optimiser simplement votre fonctionnement et de réduire les erreurs de saisies.
Points forts :
– Solution Cloud
– Centralisation de la donnée
– Accompagnement sur mesure
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Synchroteam, la GMAO américaine et historique
A partir de 36€/mois par utilisateur
Créée en 2000, la GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) Synchroteam propose notamment des fonctionnalités de suivi GPS. Il est particulièrement adapté aux grandes entreprises grâce à ses hauts niveaux de sécurité. Ce logiciel de gestion d’intervention offre également de nombreuses fonctionnalités permettant de faciliter la coordination bureaux / terrain
Points forts :
– Suivi GPS
– Acteur historique
– Sécurité
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Nexxio, la gestion des interventions pour les bâtiments
Sur devis
Créée en 2019, le logiciel de gestion des interventions Nexxio se spécialise actuellement pour les entreprise du bâtiment et les gestionnaire immobilier. La GMAO est accessible sur mobile et tablette pour les travaux d’entretien. Elle permet notamment de gérer le processus de commandes liés à des prestations de service d’entretien.
Points forts :
– Spécialisation
– Nouvel acteur
– Accompagnement
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Vous savez maintenant tout de la gestion des interventions avec des logiciels comme Lapala, Organilog, Nexxio, Synchroteam, Praxedo, Bob Desk. Maintenant c’est à vous de jouer !
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