La gestion du niveau de stocks en matières premières, en produits semi-finis ou produits est un enjeu clé d’une entreprise. Sous-stocker serait un risque de subir une rupture de stock ou d’activité. Par ailleurs, sur-stocker a des impacts opérationnels et financiers négatifs pour l’organisation. Mettre en place un processus de gestion des approvisionnements adapté et automatisé améliore donc l’efficacité et la satisfaction client.
Un processus de gestion des approvisionnements rime souvent avec mode opératoire, circuit d’approbation multi-acteurs (opérateur, responsable de production, responsable des achats, dirigeant…) et différents logiciels (ERP, WMS, Tableur Excel, outil de communication et collaboration…).
Dans cet article, nous vous dirons comment gérer efficacement toutes ces variables et comment interconnecter les logiciels grâce à une solution dédiée : une plateforme de workflow et d’automatisation.
Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?
Définition de la gestion des approvisionnements
Parmi les processus clés d’une entreprise dans leurs activités de production et logistique, la gestion des approvisionnements a pour objectif de répondre aux besoins d’achat de matières premières, fournitures, produits-semis ou produits d’une entreprise.
Un processus d’approvisionnement est dans un enchaînement de tâches, parfois simultané. Il permet de conduire un flux efficace entre les acteurs et les outils. Ce process vise à planifier, organiser et contrôler les achats.
On y retrouve des tâches comme la formalisation de la demande d’approvisionnement, le circuit d’approbation, le choix du fournisseur, la négociation, la réception de la commande, la gestion des bons de commandes et factures, rapprochements …
Plusieurs variables sont à prendre en compte dans ces achats :
- les lieux et niveaux de stockage
- les besoins pour les commandes en production
- les prévisions de commandes
- le prix des matériaux
- la gestion des fournisseurs
- les modalités d’achats
Objectifs opérationnels de la gestion des approvisionnements :
- Assurer la continuité des opérations et éviter les ruptures de stocks qui impacteraient la production
- Minimiser les coûts,
- Gérer les relations avec les fournisseurs
- Assurer le contrôle et la qualité des approvisionnements
Quel est le processus de la gestion des approvisionnements ?
Il y a autant de processus de gestion des approvisionnements que d’entreprises. Ce processus est représentatif du savoir-faire et des enjeux financiers d’une organisation. Ci-dessous vous retrouvez un exemple parmi d’autres de processus d’approvisionnements.
Sur cette cartographie, on identifie les différentes tâches, les acteurs réalisateurs, les conditions et décisions, les données. Il aurait également été possible de représenter les logiciels utilisés, les indicateurs de performance, les niveaux de stocks…
Il existe 3 types de processus
- Processus informel (non documenté par l’entreprise)
- Processus documenté, c’est-à-dire un document papier ou format pdf
- Gestion digitalisée. Au delà du document, l’ensemble des étapes sont portées par un logiciel dédié qui rendra le processus palpable/opérationnel pourr les collaborateurs. Grâce à une combinaison de formulaires, de circuits de validation et d’approbation, notifications…
- Un approvisionnement digitalisé et en partie automatisée. Les collaborateurs sont alors libérés de certaines tâches répétitives et chronophages comme les saisies multiples, la recherche d’informations… Et les logiciels, ERP, WMS sont interconnectés.
Les avantages de l’automatisation et de la digitalisation des achats
Une meilleure rentabilité
L’amélioration de la collaboration et l’automatisation des tâches répétitives et sans valeur ajoutée permet de réduire les coûts et d’accéder rapidement à un ROI.
De plus, la digitalisation aide à une meilleure gestion des stocks pour éviter le sur-stockage et les ruptures de stocks.
Satisfaction client
Une bonne gestion des approvisionnements implique le respect des délais.
Par ailleurs, elle peut également amener à l’achat de composants de meilleures qualités possibles grâce à la diminution des coûts liés à l’automatisation.
Montée en compétence
Les plateformes d’automatisation créent des expériences guidées de demande d’achat en suivant le savoir-faire de l’entreprise.
Les nouveaux arrivants sur le poste d’opérateur ou responsable de production peuvent se concentrer sur la technique et non l’administratif.
Interconnexion des logiciels
ERP, WMS, Feuille Excel, Mail, logiciel métier… ils sont connectés. Fini les saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels, fini la recherche d’information à travers les différents logiciels. Les mises à jour et les créations sont automatisées. Cela réduit les erreurs et permet des analyses de données.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les méthodes pour une meilleure gestion des approvisionnements
Supervision récurrente (dite méthode calendaire)
A des dates fixes, identifier le niveau de stock et assurer un réassort de ce qui a été consommé, pour la prochaine période. Cette méthode peut être pertinente pour les entreprises qui n’ont pas de sujets de saisonnalité.
Le Just-In-Time ou Juste-à-temps
Fournir, à la demande du client, ce dont il a besoin, quand il a besoin et à la bonne quantité, sans production supplémentaire. Il s’appuie sur des flux continus, sur le takt time et sur un système Pull.
Management visuel
Un niveau de stock minimum est défini et physiquement représenté sur les lieux de stockage (ligne rouge tracée sur les étagères ou sur les murs). Cet indicateur visuel permet à un opérateur de lancer une commande dès la ligne franchie. Un dispositif de mesure peut également être placé et déclencher automatiquement des demandes d’approvisionnement. Par ailleurs ce management visuel peut également être fait sur les logiciels dédiés grâce à des Kanban par exemple.
Méthode s’appuyant sur l’historique des approvisionnements (dite méthode empirique) et/ou sur le prévisionnel des commandes (dite méthode prévisionnelle)
Si elle a les données nécessaires et qu’elle arrive à les traiter sans erreur, une entreprise peut conduire toute sorte d’analyse sur l’historique des achats et la prévision des futures commandes. Elle peut également aller plus loin en s’appuyant sur des données des standards, des études de marché et concurrentielle/
Une gestion des approvisionnements 100% personnalisées, connectés à tous vos logiciels avec la solution Lapala
Grâce à une plateforme d’automatisation, en connectant vos logiciels existants ou en partant de zéro, vous pouvez paramétrer simplement l’ensemble des étapes du processus d’approvisionnement. Vous pouvez créer des formulaires de saisie, des circuits de validation, des automatisations et connecter vos logiciels.
Dans l’exemple ci-dessous, nous avons défini un certain enchaînement d’étapes. Il faut savoir que sur la plateforme Lapala tout est 100 %personnalisable.
- Chaque case représente une étape, attribuée à un acteur (Opérateur, Responsable de production, Responsable des achats, Directeur…). Au moment voulu, chaque acteur reçoit des informations, des demandes d’approbation et un formulaire pour saisir d’autres informations.
- Certaines tâches sont automatisées comme les alertes, les tâches de mise à jour d’ERP, WMS ou logiciels métier, la compilation et calculs...
- Des conditions permettent selon les cas d’activer d’autres étapes
Description du processus de gestion des approvisionnements
Etape 1, 2 et 3 – Saisie d’une nouvelle demande (de zéro ou à partir d’une nouvelle demande). Ces étapes permettent à n’importe quel collaborateur, muni d’un ordinateur, smartphone ou tablette de réaliser une demande d’approvisionnement.
Saisie de la demande : A partir d’un formulaire 100% personnalisé, cette étape permet au collaborateur de saisir sa demande simplement. Il est d’ailleurs possible de se connecter à l’ERP ou logiciel métier ou tableur via API pour sélectionner les références pertinentes. Ou d’importer un fichier .csv ou xlsx.
En se connectant via API à votre logiciel d’approvisionnement, tableur ou autre ERP, vous pouvez afficher l’ensemble de vos approvisionnements. La plateforme Lapala pourra alors extraire les différentes données et permettre au collaborateur de l’utiliser tel quel ou de faire les modifications pertinentes
Etape 4 – Valider la demande. Cette étape permet au responsable de contrôler la demande avant transmission au service des achats.
Etape 4a – Itérer sur la demande. Suite au refus du responsable, cette étape invite le collaborateur à modifier sa demande et lire les commentaires de son manager
Etape 5 – Sélectionner un fournisseur. Cette étape permet de donner la main au responsable des achats. Le formulaire pourra afficher la base fournisseur directement depuis ce formulaire grâce aux API de l’ERP ou du logiciel dédié.
Etape 6 – Solliciter le fournisseur. Cette étape automatisée permet d’envoyer un email à un fournisseur avec toutes les informations et documents nécessaires à sa réponse
Etape 7 : Recueillir l’offre – Grâce à ce formulaire, le fournisseur pourra remplir votre propre cadre de réponse directement sur Lapala.
Etape 8 à 10 : Valider l’offre du fournisseur – Cette étape est la première du circuit d’approbation que vous aurez choisi pour valider votre approvisionnement. Le circuit peut commencer par les achats, puis passer par un responsable métier et voire, selon différentes conditions paramétrables, passer par un directeur. Selon la validation ou le refus différentes étapes rétroactives peuvent être déclenchées.
Dans ce circuit, nous avons créé une condition de montant supérieur à 15000€. Si la condition est activée, le directeur est sollicité.
Etape 11 – Automatisation – Confirmer la commande au fournisseur pour émission d’un bon de commande et d’une facture. Lapala envoie automatiquement les informations et documents nécessaires au fournisseur
Etape 12 – Automatisation – Mettre à jour l’ERP ou autre logiciel. Cette étape automatisée permet de mettre à jour l’ensemble de vos logiciels et éviter les saisies multiples
Etape 13 – Automatisation – Prévenir la prod et le demandeur. Et préparer la réception de l’approvisionnement
Nous nous sommes arrêtés là pour l’exemple mais le processus aurait pu être plus long. Nous aurons pu facilement intégrer les étapes suivantes :
- Réception de la commande
- Validation de la conformité
- Réception et rapprochement de la facture
- Paiement
- Rapprochement bancaire
- Reporting
- Etc.
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En conclusion
En conclusion, la gestion des approvisionnements est un élément clé pour assurer la continuité des opérations, minimiser les coûts, maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et garantir la qualité des approvisionnements. La digitalisation et l’automatisation des processus d’approvisionnement permettent d’améliorer la rentabilité, la satisfaction client, la montée en compétence et l’interconnexion des logiciels au sein de l’entreprise.
Grâce à une solution dédiée comme la plateforme de workflow et d’automatisation Lapala, les entreprises peuvent bénéficier d’une gestion des approvisionnements 100% personnalisée et connectée à tous leurs logiciels.
Vous savez maintenant tout de la gestion des approvisionnements. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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