La gestion des achats est l’un des enjeux de la planification des opérations dans une entreprise. Cette activité permet d’alimenter la chaîne de production avec des matières premières ou des marchandises -un parallèle similaire peut être fait pour les achats de services-. Elle s’appuie sur différents processus comme la prévision des stocks, la gestion de commandes, la gestion de fournisseurs externes, les circuits d’approbation, l’entreposage des stocks, leur transport…
Dans cet article, nous vous partagerons du contenu pour organiser et automatiser votre gestion des stocks. Nos objectifs : augmenter vos marges et diminuer vos coûts et délais.
Définition de la gestion des achats
La gestion des achats est une fonction d’entreprise qui permet d’alimenter et d’approvisionner les différents métiers (et notamment la production). Centralisé ou non par un service ou responsable, les processus d’achat permettent de créer des flux et stocks de biens, de matières premières, de marchandises nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.
Ses enjeux opérationnels :
- Atteindre une rentabilité financière du niveau des attentes clients
- Assurer la relation avec les fournisseurs pour éviter les ruptures de stocks provenant de divers facteurs (litiges, accidents, crises…)
Les achats peuvent être :
- Achats décentralisés. C’est-à-dire chaque service métier réalise en autonomie ses propres approvisionnements et est responsable de ses processus d’achat.
- Achats centralisés. Une fonction achat permet de centraliser, voire mutualiser les demandes. On peut retrouver différents acteurs dans une direction Achat : directeurs, responsables achats, acheteurs, responsable qualité, contrôleurs de gestion…
Les 4 missions de la gestion des achats
Connaissance des processus métier et étude du marché
Une entreprise a une certaine façon de fonctionner, de l’arrivée d’une demande jusqu’à sa facturation en passant pour le circuit d’approbation, un service achat doit comprendre les moments clés de production, les enjeux métier, les exigences et les contraintes de fonctionnement. D’autre part, en parallèle de l’interne, les acheteurs doivent analyser les phénomènes externes (marché, objectifs clients, concurrence, enjeux et paysage des fournisseurs, normes et réglementations).
Le service achat se positionne alors comme un correspondant entre l’entreprise et l’extérieure. Permettant alors de proposer des solutions pertinentes et adaptées aux métiers.
Pour ce faire, les acheteurs doivent mener ponctuellement des audits de processus et des études de marché. Au delà de l’aspect métier, ces chantiers valorisent le métier d’acheteur auprès des équipes et solidifie la collaboration.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Définition d’une stratégie de gestion des achats
En collaboration avec la direction, la production et tout autre service pertinent. Le directeur des achats doit construire une stratégie d’achat adaptée au fonctionnement interne et aux attentes des clients.
Selon les cas et les approvisionnements à réaliser, il a alors le choix de mettre en place différentes méthodes et objectifs d’achats. Par exemple :
Supervision récurrente (méthode calendaire) :
- Vérification et achats à dates fixes
- Adapté aux entreprises sans saisonnalité
Just-In-Time (Juste-à-temps) :
- Fourniture à la demande du client
- Basé sur les flux continus, le takt time et le système Pull
Management visuel (grâce à des dispositifs de mesure) :
- Utilisation d’indicateurs visuels (ex: ligne rouge) pour le niveau de stock minimum
- Déclenchement manuel ou automatique des commandes
- Peut être géré physiquement ou sur logiciel (ex : Kanban)
Méthodes basées sur l’historique et/ou les prévisions :
- Analyse des données d’achats passés
- Utilisation des prévisions de commandes futures
- Possibilité d’intégrer des données de marché et concurrentielles
Identification des bons fournisseurs et négociation
Les responsables achats devront mener des référencements auprès de fournisseurs connus et de nouveaux (provenant d’une recommandation ou d’une recherche). A travers ce référencement, le service achat pourra évaluer le niveau de qualité (fiabilité, délais, satisfaction, modalités, prix…) de plusieurs fournisseurs.
Pour vérifier toutes ces informations théoriques, ne pas hésitez à juger de la qualité de fournisseurs au travers de « petites » commandes (plus ou moins complexes). Cette expérience permettra une analyse complète du prestataire.
Une fois référencée, les acheteurs pourront négocier pour assurer une rentabilité optimale entre qualité et coût. Tout est négociable (prix, % d’acompte, conditions de paiement…).
Mettre en place une amélioration continue
Dans un second temps, il est important de se poser la question de la performance des différents processus d’achats. Cela peut se faire par la mise en place de dispositifs de mesure et d’écoute à des emplacements stratégiques des processus. Ces dispositifs peuvent avoir de nombreuses formes : mesure d’un délai, identification de goulot d’étranglement de stocks, échanges réguliers avec des responsables…
L’identification de sous-optimisations pourra être étudiée par le service achat. Et différentes optimisations pourront être mis en place : évolution des processus, mise en place d’outils numériques et dispositifs de mesure, automatisation de tâches et processus.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les différents processus de la gestion des achats
Traiter les demandes d’achats
D’une demande entrante, en passant par divers validations, approbations, par un appel d’offre, jusqu’à la réception de la commande et de la facture. Le service achat doit animer un processus efficace d’achat.
Maintenir à jour le portefeuille
Le service des achats doit maîtriser son catalogue de produits et services. Il doit être à jour avec les stocks entreposés. Des inventaires réguliers manuels ou automatisés peuvent être faits.
Référencer des fournisseurs
Que se soit au moment d’un renouvellement de contrat ou de manière spontanée, les acheteurs ont pour but d’identifier les meilleurs prestataires possibles pour l’entreprise lors d’une phase de prospection.
Gérer la relation fournisseur
Un échange régulier avec les métiers et les prestataires permet d’anticiper des incidents, des ruptures de stocks ou des litiges. Que se soit sur le plan humain ou financier, l’acheteur a une rôle de correspondant.
Contrôle, qualité et risques
A travers différents dispositifs de mesure, d’écoute et audits, le service achat peut s’assurer de l’efficacité des différents processus et la respect des contraintes réglementaires.
Stratégie d’achat
Construire une stratégie adaptée au fonctionnent de l’entreprise et aux évolutions du marché (prospects, clients, concurrents). Cette stratégie a également un impact sur l’organisation RH de l’équipe Achats
Les principaux logiciels des services achats
Logiciel de gestion des achats ou e-procurement
Les logiciels de E-Procurement intègrent de nombreuses fonctionnalités pour gérer les demandes d’achats, passer les commandes, négocier les contrats.
Problèmes fréquents :
– Intégration complexe aux autres logiciels de l’entreprise
– Manque de personnalisation qui mène à une résistance au changement.
Logiciel gestion de la relation fournisseur SRM
Le Supplier Relationship Management permet de centraliser les informations fournisseurs, d’évaluer leur performance et propose des outils de collaboration.
Problèmes fréquents :
– Adhésion difficile de la part des fournisseurs car ne s’intègre pas à leur SI
– Problème de la qualité de la donnée, saisies et mise à jour rébarbatives.
Logiciel d’analyse (BI ou Spend Analysis)
Ces logiciels, après collecte, transformation et analyses des données, créent des visualisations, graphiques et reporting des dépenses pour aider à la prise de décision.
Problèmes fréquents :
– Difficulté à collecter et nettoyer les données liées au manque d’homogénéisation des saisies
– Complexité de création de reporting sans formation préalable.
Logiciel de gestion des contrats
Ils génèrent, créent des circuit de signature, centralisent, suivent et gèrent tous les contrats pour assurer la conformité, le contrôle les échéances, la maîtrise des risques.
Problèmes fréquents :
– Manque de fonctionnalités pour gérer les contrats complexes
– Intégration complexes aux systèmes d’information financiers et juridiques d’une entreprise.
Logiciel de gestion des stocks
Centraliser l’ensemble des matières premières et marchandises. Référencer les stocks restants, leur localisation. Identifier les niveaux critiques de stocks pour anticiper les commandes.
Problèmes fréquents :
– Difficulté à gérer les fluctuations imprévues
– Mise à jour complexe et erreurs de saisies
Avec la plateforme Lapala, gagner rapidement en efficacité sur la gestion des achats
Imaginez une plateforme qui s’adapte parfaitement à vos besoins en matière d’approvisionnement. C’est exactement ce que propose Lapala : une solution 100% personnalisable no-code qui se connecte à vos logiciels existants.
Avec Lapala, chaque étape de votre processus d’achat devient modulable :
- Créez des formulaires intuitifs pour faciliter les saisies
- Définissez des circuits d’approbation sur mesure
- Mettez en place des automatisations pour mettre à jour vos différents logiciels
- Affichez en temps réel vos données en connectant vos outils
Un exemple concret de workflow d’achat :
Initiation de la demande :
- Un collaborateur remplit un formulaire personnalisé.
- Choisit de repartir d’une commande passée ou de commencer de zéro.
- Possibilité d’importer, d’afficher et sélectionner des données depuis vos systèmes existants via API
Circuit d’approbation :
- Le nombre d’acteurs dans le circuit de validation est illimité
- Les responsables examinent la demande
- En cas de refus, la demande redescend pour modification ou annulation
Intervention du service achats :
- Au tour du service achats d’interagir. Ils reçoivent l’ensemble des informations qui sont saisies automatiquement dans leur logiciel
- Les achats peuvent afficher dans Lapala la liste des fournisseurs, les sélectionnez et les solliciter automatiquement grâce à la génération automatique d’une communication adaptée.
Réponse du fournisseur :
- Utilisation d’un cadre de réponse standardisé dans Lapala
- Intégration fluide des documents et informations dans votre processus
- Mise à jour automatique des logiciels du service achat avec les informations fournisseurs
Circuit d’approbation dynamique :
- Validation multi-niveaux de l’offre selon vos critères
- Exemple : escalade au directeur pour les montants > 15 000 €
- Boucles itératives
Différentes étapes automatisée :
- Emission des bons de commande
- Mise à jour en temps réel de vos systèmes
- Communication proactive avec les parties prenantes
Nous nous sommes arrêtés là pour l’exemple mais Lapala ne s’arrête pas là. La plateforme peut aisément s’étendre pour couvrir :
- La réception et le contrôle qualité
- La gestion des factures fournisseurs
- Le suivi des paiements
- Les analyses et reportings
Découvrir la plateforme Lapala en 1 minute
Vous savez maintenant tout sur la gestion des achats. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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