La gestion commerciale est un ensemble de processus et d’activités permettant à la fois de répondre à une demande d’un prospect ou d’un client et de piloter/suivre l’activité de l’entreprise. Il représente donc l’ensemble des activités d’une direction commerciale.
Dans ces processus de vente, on retrouve un ensemble de tâches comme la prospection, le chiffrage, la création et présentation de devis, la gestion du CRM, la facturation des commandes, le reporting… On segmentera ces actions en deux familles :
- Les tâches « métier ». Celles qui ont un impact direct sur la satisfaction client
- Et les tâches « support ». Celles qui n’ont pas de valeur ajoutée pour le client mais qui sont obligatoires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
A noter que toutes ces tâches sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant certaines actions sont souvent considérées comme rébarbatives par les équipes commerciales (Saisie dans le CRM, Édition manuelle du devis à partir du chiffrage, recherche d’information dans les logiciels existants dans l’entreprise, les relances, contrôles…). Sans parler du respect des instructions par les équipes.
De nouveaux outils et logiciels voient le jour et permettent de libérer les équipes des tâches répétitives et des sous-optimisations, et de les guider dans la réalisation de tâches. Cela leur permet alors de passer plus de temps sur la vente et de les guider de les enchaînement de tâches (selon cette étude, les commerciaux passent seulement 37% de leur temps à vendre). Nous vous présenterons en fin d’article un cas d’usage sur l’utilisation de ces plateformes d’automatisation des processus commerciaux.
Qu’est-ce que la gestion commerciale ?
La gestion commerciale représente l’ensemble des activités commerciales d’une entreprise. Des tâches de pilotage et « administratives », aux actions concrètes pour répondre à une demande client. De la stratégie aux opérations, elle permet d’assurer la création de chiffre d’affaire, la rentabilité et l’optimisation d’une organisation.
Les activités métiers d’une gestion commerciale
Prospecter
- Définir sa cible commerciale,
- Construire une base de données,
- Enrichir de données,
- Contacter les prospects par téléphone, par email, par Linkedin…
Traiter une demande de devis
- Qualifier un prospect
- Chiffrer sa demande,
- Produire un devis et éditer une offre
- Relancer le client
- Alimenter le CRM
Facturer le client
- Alimenter le logiciel de gestion, ERP ou logiciel de facturation à partir du CRM
- Emettre une facture et l’envoyer
- Relancer le client
- Suivre et rattacher le paiement
Les activités support
Assurer la qualité du CRM
- Vérifier la respect des règles du CRM
- Contrôler la qualité des saisies
- Nettoyer les erreurs de saisie
- Supprimer les leads non pertinents
- Mettre en place des automatisations
Former les nouveaux
- Mettre en place un parcours d’onboarding (formations et méthodes de vente)
- Suivre la progression des arrivants
- Assurer le bon niveau de qualité
- Prendre en main les outils et logiciels
Gérer les commerciaux
- Animer le pipe commercial
- Accompagner les commerciaux dans des problématiques
- Gérer des crises
- Gestion RH des commerciaux
Les activités de pilotage
Piloter les ventes
- Suivre l’évolution des ventes et du chiffre d’affaire
- Planifier les opérations commerciales
- Faire des prévisions
- Réaliser des analyses
Suivre les indicateurs
- Définir les indicateurs de performance
- Mettre en place des dispositifs de mesure
- Collecter, traiter, analyser la donnée
- Communiquer les analyses à l’entreprise
- Mettre en place de l’amélioration continue
Définir la stratégie
- Définir une cible commerciale à partir de la stratégie de l’entreprise
- Construire une feuille de route
- Réaliser des chantiers de transformation
- Définir les offres et les prix
Comment optimiser sa gestion commerciale ?
Commencer par identifier les problèmes et non les solutions !
Il y a de nombreuses solutions possibles d’amélioration de sa gestion commerciale mais l’important est de trouver la bonne. Pour cela, il faut tout d’abord identifier les problèmes. Nous vous recommandons pour cela de réaliser, selon vos moyens et votre temps disponibles, un état des lieux ou audit de votre gestion commerciale, en interne ou en externe.
Un audit bien réalisé vous permettra d’identifier clairement les problèmes opérationnels, de les prioriser et de construire une fonctionnement futur idéal. Vous ne construiriez pas une maison sans plan ? Un audit (même rapide et court), vous permettra de construire sereinement une organisation commerciale efficace.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit
Une fois les problèmes listés, trouver des solutions et des outils à tester
Par exemple, au problème « Je ne génère pas assez de ventes », plusieurs solutions sont possibles :
- Solution 1 – Libérer le temps des commerciaux
- Solution 2 – Embaucher de nouveaux commerciaux
- Solution 3 – Externaliser en partie la génération de commandes
- Solution 4 – Faire de la publicité
Une fois que vous avez listées les solutions, définissez vos exigences et contraintes (par exemple « ne pas augmenter la masse salariale », « respecter un budget d’achat de 1000 euros par mois »…). L’ensemble de ces contraintes vous permettra de prioriser la bonne solution.
Et par exemple si la solution « Libérer le temps de commerciaux » est choisie, vous pouvez commencer à identifier des logiciels permettant de réduire et automatiser les tâches « administratives » des équipes commerciales (comme la mise à jour du CRM, les devis automatisés, automatiser les relances…)
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des tâches
Exemple d’optimisation de gestion commerciale avec une plateforme d’automatisation des processus Lapala
La plateforme Lapala permet d’automatiser et de personnaliser 100% de votre gestion commerciale. Connectée à vos logiciels, elle facilite en autre la collecte d’informations, la mise à jour de votre CRM, la génération de chiffrage et la création de devis. Dans l’exemple en image, le processus comprend des étapes attribuées à différents acteurs et des automatisations pour les tâches administratives et la communication entre les étapes.
Parmi les principales étapes, on trouve la qualification du prospect, la création d’opportunités, l’établissement du chiffrage, la génération automatique du devis et sa validation, la mise à jour du CRM et l’envoi automatique de l’offre au client. Lapala permet également de créer des conditions pour activer d’autres étapes, comme la validation de l’offre par un manager en fonction du montant du devis.
Ce processus automatisé et personnalisable facilite la gestion des prospects, l’organisation des données et la communication entre les différentes parties prenantes, améliorant ainsi l’efficacité et la performance commerciale.
Découvrir la plateforme Lapala en 1 minute
Quels sont les outils et indicateurs de la gestion commerciale ?
Les plateformes d’automatisation ont pour objectif de sublimer et interconnecter les logiciels métier des entreprises. Car les logiciels existants ont souvent des difficultés à s’adapter aux processus métiers spécifiques ; ils communiquent mal entre eux ; ils nécessitent des tableurs Excel supplémentaires…
Néanmoins ces logiciels métier sont tout de même nécessaire pour avoir une gestion commerciale efficace :
- Les CRM comme Hubspot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Attio…
- Les logiciels de gestion ou ERP comme SAP, Sage, Cegid, Axaunot, Dolibarr, ERPNext… (incluant la gestion des commandes, la gestion de facturation, la gestion comptable, la gestion des approvisionnements…)
- Les logiciels de chiffrage ou les tableurs Excel sur-boostés.
Ces logiciels incluent en général des dispositifs de suivi d’indicateurs de performance mais souvent il faut les combiner pour obtenir des analyses pertinentes… Les plateformes comme Lapala aident à créer des interfaces de pilotage et de suivi des indicateurs de performance commerciale.
Exemples d’indicateurs : Chiffre d’affaires, Montant Opportunité moyenne, Marge opérationnelle et brute, Coût d’acquisition, délais moyens de réponses à une demande, volume de devis, % de devis gagné…
Petit conseil, si vous avez choisi d’externaliser, faites attention !
La question de l’externalisation est une des grandes réflexions de la gestion commerciale d’une entreprise. Cette solution semble être une voie facile et sans effort vers du chiffre d’affaire… On baigne quotidiennement dedans, via les réseaux sociaux, les formations, les mails de prospection, on a l’impression que tout le monde fait de l’externalisation et sont en croissance grâce à cela. De plus, le prix d’appel est souvent raisonnable et concentre se désire de tester. Néanmoins la vérité est souvent loin de cette communication de façade.
Avant de prendre la décision d’externaliser une activité commerciale à bout de souffle dans votre entreprise ou une nouvelle. Expérimentez en interne par vous-même (tout seul ou en étant accompagné par un expert, ou l’un puis l’autre). Même si l’effort de prospection commerciale n’est pas la plus simple, cela vous permettra de comprendre exactement comment matcher votre savoir-faire avec la prospection dans le dur. Et cette analyse, aucune entreprise d’externalisation ne pourra le faire à votre place !
Vous savez maintenant tout sur la gestion commerciale. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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