Une fiche de procédure est un document statique ou dynamique permettant de lister les tâches à réaliser sur des processus d’entreprise. Elle peut prendre de multiples formes (papier, digitalisée et automatisée) et doit, avant tout, avoir un usage opérationnel et de coordination du travail des équipes
Il est donc important de tester chacune des 3 formes pour observer celle qui sera le mieux adaptée à vos équipes.
Par ailleurs, une des formes peut faire entrer simplement votre entreprise dans une nouvelle dimension. Celle via un logiciel dédié aux fiches de procédures appelé logiciel de gestion des tâches et des processus. En effet, ce dernier permet, sans effort, de libérer les collaborateurs de tâches sans valeur ajoutée ou rébarbatives.
Si vous ne deviez savoir
qu’une chose
Il y a quelques années, vous pouviez avoir peur des mots digitalisés et automatisés. En effet, ils rimaient souvent avec complexité, investissement financier et formation.
Maintenant c’est fini ! Une nouvelle génération de logiciel appelé logiciel no-code permet d’utiliser simplement ces outils et de se faire une idée en moins de 30 minutes de l’adéquation avec vos besoins et votre contexte.
C’est quoi une fiche de procédure ?
Une fiche de procédure est un outil opérationnel ou feuille de route qui permet de guider les collaborateurs dans une liste de tâches. Elle permet de réaliser un objectif ou processus récurrent ou ponctuel d’une entreprise. Également appelé mode opératoire, ses enjeux sont d’homogénéiser les pratiques, améliorer la qualité, éviter les errances opérationnelles (recherches d’information, relances, ré-explications des instructions), faciliter l’arrivée de nouveaux collaborateurs et de suivre, contrôler ou piloter l’activité.
Toutes les activités d’une entreprise sont des processus (enchaînement de tâches consécutives ou simultanées, individuelles ou collaboratives, linéaires ou conditionnelles). Par exemple : traiter une demande de devis d’un client, réaliser une demande d’achat, faire un recrutement, lancer une commande ou une prestation, réaliser une intervention… selon le contexte de votre entreprise, ils peuvent être quasiment tous faire l’objet de la création d’une fiche de procédure.
La révolution d’une fiche de procédure « vivante »
Fiche de procédure « traditionnelle »
Par traditionnelle, nous entendons une fiche de procédure sous format document statique et physique. Une feuille de papier imprimée ou un document pdf, word ou excel dans un espace de stockage.
Elles sont tout de même efficaces en terme de communication pour permettre de mener des changements. Néanmoins ces fiches de procédures « document » présentent des limites comme : tendance à les négliger involontairement dans le temps (par excès de confiance), difficultés à les mettre à jour, pertes, risque d’erreurs
Fiche de procédure « vivante »
Ces nouvelles générations de fiches de procédure balayent les limites des fiches statiques. Grâce à des logiciels dédiés, sans avoir à écrire une seule ligne de code ou sans avoir de compétence technique, vous pouvez créer une expérience personnalisée et guidée pour vos équipes.
Ces solutions comme le logiciel Lapala embarque par ailleurs des automatisations simples à prendre en main qui facilite les attributions de tâches, éliminent les saisies multiples, affichent instantanément les données de vos autres logiciels !
Les différents types de fiche de procédure
Dans cette partie, nous ne nous attarderons pas sur la fiche de procédure au format document.
La démocratisation récente des logiciels no-code permet maintenant aux TPE et PME d’accéder à des outils puissants et accessibles. Grâce à ses fonctionnalités, au delà de faire suivre une expérience guidée et confortable aux collaborateurs, ils offrent des fonctionnalités simples d’automatisation qui libéreront vos équipes de tâches rébarbatives et améliorera l’efficacité de l’entreprise
Fiche de procédure digitalisée
- Des formulaires dynamiques évitant les saisies multiples
- Une gestion des rôles et responsabilités
- Des circuits d’approbation et de validation sur mesure
- Besoin de formation très limitées grâce à l’expérience guidée
- Des données se créent pour alimenter automatiquement les suivis et les pilotage de l’activité par les managers
Fiche de procédure en partie automatisée
- Affichage des données provenant d’autres logiciels directement dans l’expérience guidée, évitant les recherches d’informations
- Relances, stockages, actions dans d’autres logiciels automatisées
- Calculs automatisés
- Synchronisation et mise à jour automatisées des outils existants (CRM, ERP, SIRH)
Comment créer une fiche de procédure vivante et digitalisée en moins de 30 minutes ?
Introduction
Nous allons vous montrer que vous pouvez créer une fiche de processus opérationnelle en moins de 30 minutes
Nous vous recommandons de manipuler par vous même en parallèle et si vous n’y arrivez pas tout seul, prenez rendez-vous avec nous, on vous aidera avec plaisir.
Prérequis :
- S’inscrire au logiciel Lapala : version gratuite à vie, sans carte bancaire et utilisateurs illimités sous limite de consommation d’un certain palier de tâches par mois.
- Une fois inscrit, cliquez sur le bouton « Créer un processus ».
- Et avoir 30 minutes devant soi 🙂
Nous allons traiter l’exemple suivant « Répondre à une demande ». Ce processus se décrit avec les tâches suivantes :
- Tâche Assistant – Collecte de la demande client
- Tâche Responsable – Qualification de la demande
- Tâche Assistant – Confirmation de la prise en charge ou du refus de prise en charge => Étape pouvant être automatisée
- Tâche Responsable – Attribution de la demande à un collaborateur
- Tâche Collaborateur – Investigation et recherche de solutions => Possibilité d’afficher automatiquement l’historique client
- Si besoin, Tâche Collaborateur – Organisation d’un rendez-vous avec le client
- Puis Tâche Collaborateur – Réalisation du rendez-vous
- Tâche Assistant – Clôture de la demande
- Tâche Assistant – Envoi d’un questionnaire de satisfaction => Étape pouvant être automatisée
Étape 1 – 5 minutes : Créer les étapes dans Lapala
Etape 1.1 – Une fois avoir cliqué sur le bouton « Créer un processus », vous atterrissez dans le concepteur de fiche de procédure Lapala. Son principe est simple : construire votre procédure brique par brique comme si cela était un LEGO.
Une première étape est déjà présente, commencez par la renommer en : « Collecte de la demande » puis cliquez sur le bouton « + » et enfin « Créer une étape sur Chemin par défaut »
Étape 1.2 – Une nouvelle brique est apparue, renommez la en « Qualification de la demande ».
Créez ensuite une nouvelle brique pour l’automatisation « Confirmation de la prise en charge ».
Nous allons maintenant créer une branche conditionnelle. Pour ce faire : cliquez sur « + » puis « Créer une branche » pour composer les chemins « Demande acceptée » et « Demande refusée« .
Étape 1.3 – Et ainsi de suite jusqu’à la fin du périmètre de la fiche processus.
Pour chaque étape de la fiche de procédure, il va maintenant falloir associer chaque acteur. Pour cela, ouvrez, n’importe quelle tâche en cliquant dessus, puis cliquez sur le bouton de l’acteur qui est normalement coloré en bleu. Enfin cliquez sur Gestion des acteurs.
Créez les trois rôles : assistant, responsable et collaborateur (dans un premier temps, pour ce test, choisissez vous comme profil de chaque acteur. Vous ajouterez vos collègues par la suite).
Puis attribuer chaque rôle à chaque étape.
Première étape terminée ! Bravo ! Et en plus, on a créé des automatisations qui feront gagner du temps à l’assistant (envoi automatisé de mails)
Étape 2 – 20 minutes : Construire dans chaque étape, les champs de saisie pour collecter les informations et les faire vivre automatiquement tout au long du processus
C’est dans cette étape que vous créez le contenu de l’expérience guidée ! C’est 100% personnalisable, à vous de choisir le plus pertinent.
Étape 2.1 – Personnalisation de la première tâche
- Cliquez sur la première étape
- Cliquez ensuite sur « Champ +« . Un premier champ de saisie est apparu.
- Choisissez le type de champ de saisie. Par défaut, c’est le champ de type « Texte » mais il existe d’autres possibilités : Nombre, Fichier, Oui Non, choix multiples…
- Pour chaque champ, vous pouvez le personnaliser avec un introduction ou encore des notes d’aide à la saisie.
- A la place de « Nouveau champ« , inscrivez le nom de la première information que vous voulez que l’assistant saisisse. Par exemple « Prénom »
- Créez ensuite autant de champ que nécessaire.
Super fonctionnalité de Lapala : Si le client existe déjà dans un de vos logiciels ou tableurs, à quoi ça sert de réécrire à la main ou faire des copier-collers ??? Avec Lapala, connectez directement vos outils existants et affichez-les directement dans l’expérience guidée !
Finis les saisies multiples, les erreurs de saisies, les copier-collers interminables, les recherches d’informations complexes… Ça va changer la vie de vos équipes !
Dans l’exemple ci-dessous, nous affichons les données clients de notre CRM. Le collaborateur peut alors sélectionner le client souhaité et récupérer en un clic toutes ses données.
Étape 2.2 – Personnaliser l’expérience sur les étapes suivantes de la fiche de processus digitalisée
Super fonctionnalité de Lapala : Vous pouvez importer les réponses aux champs de saisie de l’étape précédente dans les étapes suivantes ! Les données et les informations voyagent sans effort d’une tâche à une autre, d’un acteur à un autre.
Réaffichage des données dans la zone « introduction »
Vous pouvez voir ci-dessus des informations surlignées en bleu, elles représentent ce que nous appelons des « Variables » (car elle varie d’une demande à une autre). Pour les insérer, il suffit de cliquer directement sur la variable que vous voulez afficher.
Ou réaffichage dans un champ de saisie
Personnalisez autant que vous le souhaitez votre expérience : liste déroulante, Oui/Non, import de fichier… Vous êtes les maîtres de votre outil.
Vous bloquez, n’hésitez pas à nous contacter, on vous aidera avec plaisir. Contactez-nous via le chat ou via le formulaire de contact.
Dernière étape – 5 minutes : Paramétrer les conditions des différentes branches
Dans notre exemple, nous avons créé une condition liée à la validation de la demande.
Pour paramétrer la condition, nous allons réutiliser un champ « Oui/Non » (cf captures d’écran ci-dessous).
Pour le chemin « Demande acceptée », il suffit de configurer dans le champ « Renseignez votre formule ici ». En fin pour créer la condition : « Champ Acceptée la demande = Oui », il suffit de sélectionner la variable « Accepter la demande » ! Si vous vouliez créer la condition « Champ Acceptée la demande = Non », il aurait suffit de sélectionner la variable « Acceptée la demande » puis écrire « = false ».
Et voilà ! La personnalisation de votre fiche de procédure est terminée. Maintenant vous pouvez la tester.
Votre fiche de procédure nouvelle génération est terminée, cliquez sur « Publier cette version ».
Vous pouvez la tester en cliquant sur « Démarrez » pour voir la puissance de Lapala !
Si vous avez besoin d’aide, contactez-nous ! 🙂
Avantages à l’utilisation du logiciel Lapala pour la gestion d’une fiche de procédure
Plus d’oublis méthodologiques
Pour certains processus récurrents mais non quotidiens, il est fréquent que les collaborateurs pensent maîtriser le déroulé de la fiche procédure mais oublient involontaire certaines étapes. Cette cause entraîne donc des oublis, des erreurs, des relectures, des corrections, des réunions qui auraient pu être évités grâce à des logiciels comme Lapala.
Meilleure qualité grâce à la fiche de procédure
Le temps gagné par le responsable à ne plus contrôler le respect des instructions peut permettre de se concentrer sur la qualité des productions et la conformité. A budget équivalent, cela apportera une satisfaction supplémentaire pour vos clients qui pourraient même amener à une augmentation de vos prix et d’acquisition de nouveaux clients.
Onboarding simplifié des nouveaux arrivants
Les logiciels comme Lapala permettent de créer une expérience guidée pour les nouveaux employés. Cela diminue drastiquement le temps de formation sur les méthodes, modes opératoires et procédures. Ils sont plus rapidement opérationnels. Et le temps de formation peut se concentrer sur la transmission du savoir-faire de l’entreprise.
Réduction des erreurs
Grâce à une fiche de procédure digitalisée, les collaborateurs sont guidées dans leurs saisies. Finies les erreurs répétitives liées à un manque de documentation, de formation, de communication d’une omission opérationnelle, de copier-collers rébarbatifs grâce aux expériences guidées et aux différentes automatisations.
Automatisation des tâches et processus
Finies les saisies multiples, les tâches rébarbatives et chronophages, finies les recherches complexes d’information, les mises à jour manuelles de logiciels . Grâce aux logiciels de gestion des processus, vous libérez vos équipes des tâches sans valeur ajoutée et vous augmentez la productivité du processus.
Meilleur confort et communication
La satisfaction des collaborateurs ne peut qu’augmenter avec une fiche de procédure vivante et opérationnelle. Les tâches deviennent moins rébarbatives. Il y a moins de pression liée à la réalisation d’erreurs. Il y a moins de frictions à demander de l’information à d’autres personnes car elle est directement accessible dans Lapala.
Analyses des processus existants
Les logiciels de gestion des processus permettent de mesure et analyser votre fonctionnement en temps réel. Cela devient une nouvelle capacité d’optimisation et d’amélioration continue pour votre entreprise. Ces optimisations pouvant facilement automatisées grâce à des fonctionnalités dédiées de Lapala.
Documentation toujours à jour
Avec Lapala, un fiche de procédure devient vivante. L’outil opérationnel ne fait qu’un avec la documentation. Les collaborateurs ont toujours accès à la bonne version à jour. Les modifications, une fois validées et communiquées sont déployées en temps réel. Il n’y a plus de versions ou de fiches papier qui traînent en parallèle de la fiche de procédure officielle.
Une facilité de construction sans compétence technique ou développement informatique
Lapala est un outil no-code, c’est à dire qu’il permet à n’importe quel collaborateur métier de construire des outils à impact en peu de temps. Cela permet donc aux directions métiers de pouvoir se digitaliser, même si leur service informatique ou DSI n’a légitiment que très peu de temps à leur accorder. Et les outils comme Lapala permettent tout de même à l’informatique de piloter ces chantiers numériques d’une nouvelle façon, en collaboration direct avec les métiers.
Maintenant vous savez tout sur la fiche de procédure ! Maintenant c’est à vous de jouer !
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