La digitalisation des entreprises est la transformation numérique du fonctionnement d’une TPE, PME ou ETI. Elle se traduit dans les résultats par l’adoption de nouveaux logiciels et d’innovations.
Elle nécéssite en amont, une réflexion stratégique sur le SI (Système d’information), une connaissance parfaite des processus métier de l’entreprise et une acculturation des équipes via un dispositif de conduite du changement.
L’objectif de cet article est de vous apporter un point de vue nouveau sur la digitalisation des entreprises. Quel que soit votre maturité sur le sujet, nous vous donnerons des méthodes et des outils concrets. Ces derniers vous permettront, avec vos moyens, de réussir votre projet de transformation et de tirer parti simplement des technologies.
C’est quoi la digitalisation de l’entreprise ?
Définition de la digitalisation des entreprises
La digitalisation des entreprises ou transformation numérique est un projet stratégique d’une organisation permettant de tirer parti des technologies.
Cette digitalisation se réalise grâce à une méthode structurée à partir des besoins métiers des collaborateurs. Cette méthode mène ensuite à la construction d’une feuille de route SI, comprenant divers chantiers et phases de transformation.
De manière concrète, cette digitalisation consiste à :
L‘intégration de cette nouvelle variable dans le modèle économique d’une entreprise car une transformation numérique est un investissement qui doit être rentabilisé grâce aux avancées qu’elles apportent (qualité, performance, confort, optimisation, nouveaux services, marge, chiffre d’affaire…)
L’adoption de nouveaux logiciels et solutions numériques (dans la majorité des cas, il est préférable d’utiliser des outils déjà utilisés par des milliers d’entreprises plutôt que de choisir des produits innovants)
La possible réorganisation des ressources amenée par l’ergonomie des logiciels, les fonctionnalités des solutions numériques et les automatisations de processus.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Quels sont les périmètres métiers et activités concernés par la digitalisation des entreprises ?
Toutes les activités d’une entreprise de l’avant vente à la livraison en passant par la planification de la production, la comptabilité, le RH et toute autre activité support peuvent être digitalisées.
La digitalisation des entreprises est aussi liée à ce qui est extérieur à l’organisation : l’expérience client et prospect, la gestion des fournisseurs ou encore la relation avec les prestataires.
Bien évidemment, certaines activités n’ont pas à être transformées immédiatement et cela dépend du contexte. Pour identifier le bon point de départ, il faut que la stratégie SI dérive de la stratégie globale de l’entreprise.
Le point statistique de la digitalisation des entreprises – Les résultats vont vous surprendre
Cette partie a pour objectif de vous rassurer sur la digitalisation des entreprises. Certes c’est un sujet qui est à la mode depuis des dizaines d’années mais les entreprises de moins de 250 salariés prennent le pas progressivement. Si vous pensez être en retard, ce n’est pas si flagrant par rapport aux autres entreprises.
Ci-dessous, nous vous présentons les résultats du Baromètre France Num 2023 pour les entreprises de moins de 250 salariés.
A noter, et c’est très important : les résultats du baromètre ne prennent pas en compte si les entreprises ont fait le bon choix de logiciels ou de solutions informatiques. En effet, il n’est pas du tout rare que les entreprises choisissent de mauvais outils qui certes les font évoluer, mais qui, d’autre part, les contraignent (fonctionnellement, techniquement, financièrement). Donc tous ces résultats sont à lire avec ce prisme et je pense de manière optimiste que vous pouvez diviser certaines statistiques par 2 et par 4 de manière pessimiste).
Si vous êtes dans le cas d’un mauvais choix de logiciel, certes vous avez investi beaucoup dans ce projet, mais des outils comme Lapala peuvent vous permettre de retourner la situation à votre avantage tout en gardant le temps nécessaire le mauvais logiciel.
90% PME sont relativement bien équipées en outil de gestion mais manquent encore de logiciel métier multi-usage
Cette analyse est également à prendre avec des pincettes. Qui dit outil de gestion, ne dit pas que ce sont de bons outils adaptés au réel fonctionnement et besoin de l’entreprise. On pourrait diviser les statistiques par 2 ou 4, si nous parlions de logiciels modernes respectant les standards d’Internet.
Les PME portent en général elles-même les projets de transformation numérique, en utilisant des prestataires sur des sujets très spécifiques et sûrement très techniques
Certes 71% des entreprises ont des projets numériques mais nous comprenons qu’elles préférent porter elles-même leur digitalisation. Les chiffres de dépenses ci-dessus sont uniquement les dépenses liées aux prestataires de service.
Il faut donc ajouter les coûts en réseaux, en équipements, les abonnements logiciels, sans oublier le coût des ressources travaillant sur ce projet.
Il est important de retenir qu’une digitlisation est une nouvelle variable à prendre en compte dans le modèle économique d’une entreprise. Et que tout projet et investissement numérique doivent être rentabilisés par les avantages qu’ils apportent à l’entreprise : gain de performance, meilleure collaboration, amélioration qualité, augmentation de l’efficacité, gain en marge ou chiffre d’affaire…
Exemples de chantiers de digitalisation des entreprises
Dans cette partie, nous allons vous présenter quelques exemples de chantiers inclus dans des digitalisations ou transformations numériques. Ils peuvent être interdépendants selon les contextes. Nous excluons les chantiers liés aux réseaux et aux équipements ATAWAD (qui sont tout de même très importants, ils sont l’équivalent de l’eau, le gaz et les casseroles pour un restaurant, sans eux les chefs ne peuvent pas cuisiner et le restaurant ne peut pas servir de clients).
- Automatisation et optimisation des processus métier (administration des ventes, achats, comptabilité, logistique, production, RH…)
- Mise en place CRM, ERP, SIRH, logiciel de gestion
- Création de tableaux de bord et visualisation de la donnée
- Amélioration de la collaboration via les plateformes et logiciels
- Réorganisation des équipes
- Digitalisation de l’expérience client pour produit ou service
Quel est le but de la digitalisation des entreprises ?
Des activités plus performantes
La digitalisation des entreprises permet de recentrer le savoir-faire sur les tâches qui ont le plus de valeur ajoutée. En effet les automatisations permettent de supprimer les tâches manuelles et chronophages, les saisies multiples dans différents logiciels et de s’abstraire des interfaces complexes de certains logiciels.
Une collaboration fluide
Les outils numériques permettent une meilleure communication et orchestration performante des tâches et des approbations entre les collaborateurs. Cet avantage a tendance à améliorer le climat grâce à une meilleure compréhension du fonctionnement
Traçabilité, suivi et sécurité
La digitalisation apporte dans son bagage des outils très précieux de mesure en temps réel des indicateurs clés de votre fonctionnement (temps de traitement, statut, niveau de marge…). Leur analyse permet de prendre du recul sur l’organisation et de prendre des décisions éclairées
Des données de qualité
Des outils comme les logiciels de workflow permettent de simplifier les saisies et les automatisations permettent d’éviter les erreurs. Vos données sont alors complètes et harmonisées. Elles vous permettent une recherche d’infromation simplifiée
Les outils et automatisations
Les différents logiciels que vous mettrez en place auront bien évidemment un coût initial, mais l’important dans la digitalisation est de mettre en place des solutions qui permettent un retour sur investissement. Et ce retour sur investissement permet de rentabiliser votre projet, voire financer le prochain.
Audit simplifié des processus
Grâce à la digitalisation, l’ensemble de vos processus seront documentés et mis à jour en temps réel. Cela facilite les reportings, les contrôles et les audits. Si vous souhaitez réaliser un audit processus, nous avons détaillé une méthode.
Méthode : Comment digitaliser une entreprise ?
Etape 1 – Commencez par identifier l’ensemble des activités de votre entreprise et priorisez-les
Vous trouverez ci-contre un exemple de macro processus. Cela a l’air compliqué, mais pas du tout. Cartographier un macro processus se fait en quelques heures et en 3 étapes. Nous avons détaillé et expliqué la méthode dans un guide dédié : Macro processus de votre entreprise et cartographie
Enfin, en suivant les objectifs stratégiques de l’entreprise, priorisez les activités qui ont le plus d’enjeux. Les processus les plus prioritaires seront les premiers à être digitalisés.
Etape 2 – Auditer à votre rythme les activités les plus prioritaires à digitaliser
Cet état des lieux permettra :
- Pour toutes les activités, le classement des processus clés en tenant compte de divers facteurs tels que le nombre d’ETP concernés, les coûts fixes et variables, le degré d’insatisfaction et les impacts financiers.
- La réalisation d’une représentation graphique du processus avec les parties prenantes.
- L’identification des améliorations en évaluant la valeur ajoutée pour le client et en recherchant des solutions pour remédier aux problèmes rencontrés.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Cartographier ou modéliser les besoins
Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous la modélisation d’un processus d’achat.
Votre représentation graphique doit être considérée comme une carte routière d’un processus. De gauche à droite vous pouvez visualiser :
- Les actions (cases blanches), consécutives ou parallèles (losange avec le symbole « + ») et leurs acteurs (pillules colorées)
- Les événements en entrée et en sortie (cercles rouges)
- Les conditions (losange avec le symbole « x »)
- Les principales données
Bien évidemment, vous êtes totalement libres du contenu de la cartographie. Vous pouvez ajouter sur le même document ou sur d’autres documents :
- Les interactions orales, papier ou via un logiciel.
- Le degré de satisfaction des employés concernant chaque opération.
- Les outils, logiciels et applications utilisés.
- Les temps de traitement
- Les délais maximum de traitement
- Les stocks disponibles à chaque étapes
- Les problèmes et les besoins liés à un chaque étape
Étape 3 – Lister les opportunités d’automatisation, de digitalisation et les prioriser
Suite à la formalisation collaborative du processus, il sera plus facile d’identifier des opportunités d’automatisation des tâches comme :
- L’automatisation d’écriture dans Excel
- La collecte et le suivi d’indicateurs de performance
- La priorisation et le tri de données
- Les saisies multiples dans les différents logiciels
- La gestion de relance et de notifications
- La création de documents
- Le reporting
- La génération ou l’envoi de document
- La qualification de documents…
Toutefois, une entreprise ne peut pas satisfaire tous les besoins simultanément ! Il est essentiel de déterminer l’ordre de priorité de chaque tâche pouvant être automatisée.
Pour établir la hiérarchie des divers besoins, une organisation peut utiliser une matrice d’évaluation, comme celle qui est proposée ci-après.
Exemple de matrice de priorisation d’une tâche de saisie de bons de commande.
Une fois toutes les tâches priorisées, l’entreprise pourra construire sa feuille de route pour le choix ou la construction d’une application métier pour améliorer progressivement sa productivité.
Étape 3 – Choisir les bons outils de digitalisation
Jettez un coup d’oeil à notre guide dédié
qui détaille toutes les étapes pour construire ou choisir la meilleure solution
Étape bonus – Découvrir notre solution de digitalisation des entreprises
Vous savez maintenant tout de la digitalisation des entreprises. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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