Les devis représentent souvent une part importante du savoir-faire d’une entreprise. Leur création nécessite une connaissance approfondie des prospects, des produits, des services, du savoir-faire, des plannings opérationnels et suivant un processus de vente précis. Par ailleurs l’édition d’un devis nécessite souvent l’utilisation de multiples logiciels comme Excel, des logiciels de chiffrage métier, des CRM et ERP.
Mettre en place une solution de devis automatisé représente donc une source de performance et d’efficacité majeure pour une entreprise. En effet, un devis automatisé libère les commerciaux des tâches répétitives et chronophages et réduit les erreurs.
Dans cet article, nous allons vous présenter différentes solutions pour l’automatisation des devis :
- Une première solution simple mais très limitée avec un tableur Excel.
- Une solution unique 100% adaptée au savoir-faire d’une entreprise et connectable aux logiciels existants.
N’hésitez pas à vous rendre directement sur la partie souhaitée.
Solution 1 : Devis automatisé avec un modèle Excel
Excel est largement utilisé pour produire des devis. Deux écoles se différencient : l’utilisation de modèles et de trames à compléter ou l’utilisation d’un tableur en mode base de données.
Les modèles et les trames de devis sur Excel
L’utilisation de modèles de devis peut être considérée comme un premier pas simple à mettre en place. Ce n’est pas vraiment un devis automatisé mais cela permet de définir une structure et une forme réutilisable à chaque demande de client.
Au-delà de la forme, les mentions obligatoires suivantes seront toujours présentes : les coordonnées de l’entreprise, le numéro de TVA les conditions de règlement ou encore la date limite de validité.
Toutefois, les coordonnées du clients, la date, les biens ou des prestations, leur descriptif et leur prix TTC et HT seront à ajouter manuellement.
Le montant total sera automatiquement calculer (mais attention aux erreurs de saisie).
Les avantages
- Première étape simple à mettre en place dans l’optimisation d’un processus commercial
- Utilisation d’un outil connu par les équipes
- Une identité et une forme commune pour tous les clients et pour tous les commerciaux.
Les inconvénients
- Source d’erreurs dans la saisie des informations (mauvais copier-coller, problème parfois invisible de calcul du montant total et impactant la relation client).
- Non connectés au CRM, au logiciel de chiffrage ou à l’ERP, besoin de multiples saisies manuelles
- Gestion du rangement et des versions du modèle (il faut éviter de se retrouver avec 15 modèles sur l’espace de stockage ou le serveur de fichier)
La digitalisation des devis sur Excel en mode bases de données
Les bases de données sur Excel permettent de gérer les différents référentiels liés aux prospects, aux clients, aux produits et services, voire aux informations de votre entreprise si vous êtes multi-entités.
A vrai dire le mot base de données n’est pas forcément le bon terme à utiliser car les véritables bases de données des clients et des produits et services sont par exemple sur le CRM, l’ERP ou sur le logiciel de chiffrage. Et donc à chaque fois qu’un nouveau prospect apparaîtra sur un CRM, il y aura une étape manuelle de saisie de ce contact dans le tableur Excel.
Tutoriel de création devis automatisé sur Excel avec base de données
- Créer autant de référence de données que nécessaire sur les différentes feuilles du tableur Excel. Par exemple : une base client (champs : Nom, Adresse, Email, Téléphone, Référence dans le CRM…), une base produit (champs : Nom, Description, Prix unitaire HT, Taux de TVA…)
- Créer un modèle de devis sur une nouvelle feuille. Ajouter les textes, les informations de l’entreprise, les mentions légales…
- Sur le modèle, créer une « Validation des données » pour les données Clients depuis une liste. Ensuite, pour reporter les autres informations, il faut utiliser la fonction « =RECHERCHEV » depuis la base client
- Sur le modèle et de la même manière que pour la base client, créer une validation des données pour afficher la liste des produits. Idem, utiliser la fonction Excel « =RECHERCHEV » pour compléter les autres informations comme le prix unitaire HT et le taux de TVA
- Créer ensuite les formules pour multiplier le prix en fonction de la quantité
- Ajouter les formules d’additions du montant des biens et services pour calculer le montant total.
Les avantages
- Première étape simple à mettre en place dans l’optimisation d’un processus commercial
- Une identité et une forme commune à tous les clients et pour tous les commerciaux.
- Réduit les erreurs grâce aux champs de validation
Les inconvénients
- Non connectés au CRM ou ERP, besoin de multiples saisies manuelles
- Plutôt individuel, difficile à utiliser de façon collaborative, modification involontaire des champs, création de version, gestion du rangement
- Il faut le mettre à jour à chaque fois que la base client et la base produits est mise à jour. Et les mises à jour manuelles génèrent forcément des erreurs.
Solution 2 : Un devis automatisé, 100% adapté à votre processus commercial grâce à une plateforme d’automatisation
Une plateforme d’automatisation permet de couvrir et d’optimiser l’ensemble d’une gestion commercial :
- La collecte du besoin
- La saisie du contact, de l’entreprise et de l’opportunité dans le CRM
- Les étapes de chiffrage et du circuit de validation et d’itération de la proposition
- La création du devis à partir du chiffrage et son envoi en format pdf.
- Les différentes relances
- L’acceptation de l’offre et la mise à jour du CRM, ERP et logiciel de facturation
Rien que dans cette liste, un logiciel d’automatisation permet de libérer les commerciaux de tâches « administratives », répétitives et sans valeur ajoutée. Un commercial peut donc se concentrer sur le principal (les sujets techniques et la vente).
Exemples d’automatisation d’administration des ventes
- A partir de vos notes prises en entretien de découverte prospect, saisie ou mise à jour automatique dans le CRM du contact, de l’entreprise, d’une opportunité
- Aide au chiffrage pour les chiffrages techniques ou automatisation des chiffrages simples
- Transposition automatisée des éléments de chiffrage sur un devis et dans le CRM
- Affichage de données des logiciels existants dans l’entreprise
- Création d’un devis automatisé et transformation en pdf
- Envoi automatisé du devis au prospect par email, relances et alertes automatisées
- Si acceptée, mise à jour automatique de l’ERP à partir du CRM
- Lancement de la facturation automatisée
Les avantages d’un devis automatisé
Amélioration de l’efficacité
L’automatisation libère les commerciaux des tâches sans valeur ajoutée, élimine les saisies manuelles et répétitives, supprime les erreurs. Un gain de 30% de temps est largement accessible.
Montée en compétence rapide
Les plateformes d’automatisation créent des expériences guidées de création de devis en suivant le savoir-faire de l’entreprise. Les nouveaux arrivants peuvent se concentrer sur la technique et non l’administratif.
Données homogènes et CRM à jour
Les saisies étant faites automatiquement et n’étant plus des points de frictions pour les commerciaux, le CRM et ses données sont homogènes et complets. L’entreprise peut faire de meilleure analyse.
Meilleure collaboration entre les équipes
Que ce soit au sein du service commercial ou les relations avec les études, la production ou la comptabilité, ces solutions d’automatisation simplifient la collaboration et les interactions.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les solutions de devis automatisé permettent de se connecter à tous vos logiciels métier
Les commerciaux et les équipes n’auront plus à naviguer d’un logiciel à un autre pour rechercher de l’information. Les plateformes d’automatisation permettent d‘afficher en temps réel la donnée de vos logiciels, de l’éditer et de mettre à jour automatiquement votre CRM, ERP ou logiciel métier.
Les logiciels d’automatisation proposent des connecteurs natifs ou des API génériques pour se connecter et gérer vos flux de données.
Un devis automatisé 100% personnalisées à votre process commercial, connectés à tous vos logiciels avec la solution Lapala
Dans cet exemple, nous avons défini un certain enchaînement d’étapes. Il faut savoir que sur la plateforme Lapala tout est 100 %personnalisable : la forme des formulaires de saisie, les différentes tâches « administratives » supplémentaires, les automatisations, les logiciels à connecter.
- Chaque case représente une étape, attribuée à un acteur (Initiateur, Manager, Directeur commercial…). Au moment voulu, chaque acteur reçoit des informations et un formulaire pour saisir d’autres informations.
- Certaines tâches sont automatisées comme les alertes, les tâches de mise à jour d’ERP, CRM ou logiciels métier, la compilation et calculs...
- Des conditions permettent selon les cas d’activer d’autres étapes
Description du processus de devis automatisé
Etape 1 – Collecte du besoin en déroulant une liste de questions préparées en amont dans un formulaire intégré à Lapala, pour déterminer si le prospect est intéressant pour votre entreprise.
Etape 2 et 3 – Création ou mise à jour contact et entreprise dans le CRM. A partir des éléments collectés dans l’étape précédente, la plateforme Lapala créera automatiquement un nouveau contact et entreprise dans votre CRM via API (ou le mettra à jour s’ils existent déjà).
Etape 4 – Création opportunité ou transaction dans le CRM. Cette étape s’appuiera sur les réponses du formulaire
Etape 5 – Qualifier le prospect par un manager pour scorer le prospect et examiner s’il est pertinent de continuer la phase de vente. Puis d’attribuer ce prospect à un commercial pour la construction de l’offre
Si refus – Etape 5a et 5b – Prévenir automatiquement le prospect par mail et mise à jour automatique de la transaction dans le CRM.
Etape 6 – Réaliser le chiffrage et l’importer dans Lapala pour préparer la création automatisée du devis. Cette étape peut se faire de plusieurs façons et ne nécessite aucun copier-coller du commercial :
– Via un formulaire natif dans Lapala en affichant les produits et services via API. Les calculs sont paramétrables facilement dans Lapala en no-code
– En utilisant votre logiciel de chiffrage métier. Lapala se connectera à votre logiciel via API ou le commercial pourra importer un fichier à plat ou csv ou xlsx.
Etape 7 – Générer un devis automatisé. Cette étape automatique permettra à partir du chiffrage de créer le devis sur Lapala
Etape 8 – Contrôler le devis. Cette étape permet au commercial de relire le devis généré par Lapala et si nécessaire de le corriger
Étape 9 – Générer automatiquement le devis en PDF
Etape 10 – Classer et ranger le devis dans un espace de stockage Cloud. Cette étape automatisée permet de créer un dossier dédié dans votre drive, de stocker et renommer le pdf selon vos règles métier.
Etape 11 – Mettre à jour le CRM. Cette étape permet de mettre à jour automatiquement le montant de la transaction et d’ajouter les liens vers les documents dans le CRM
Si montant supérieur à 10k€ – Etape 12 Valider l’offre par le manager ou directeur commercial. Cette étape permet de créer un circuit de validation de l’offre dans le cas où le devis est supérieur à 10k€, vous pouvez d’ailleurs créer d’autres conditions en fonction de l’ancienneté du commercial ou de la taille de l’entreprise cliente.
Etape 13 – Présentation de l’offre. Ce formulaire permet de prendre des notes relatives à ce rendez-vous.
Étape 14 – Mettre à jour la transaction dans le CRM
Etape 15 – Envoyer automatiquement l’offre et le devis accepté au client
Etape 16 – Prévenir automatiquement les études et la production
Découvrir la plateforme Lapala en 1 minute
Vous savez maintenant tout sur la création de devis automatisé. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
Laisser un commentaire