Demande d’achat : Définition, Exemples, Étapes et Astuces

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Définition d’une demande d’achat

La demande d’achat ou demande d’approvisionnement est la première étape du processus d’achat en entreprise. Sous forme d’un document interne ou d’un formulaire en ligne, elle permet à un collaborateur de demander officiellement l’approvisionnement d’un bien ou d’un service grâce à un circuit dynamique d’acteurs.

Cette demande peut prendre la forme d’un échange, d’un formulaire papier, d’un email ou d’un outil de formulaire en ligne. Et comporte généralement :

• Les informations sur le demandeur (nom, service, projet).
• La description du bien ou du service souhaité (quantité, spécifications).
• Le budget prévisionnel (ou centre de coût à imputer).
• Les raisons ou la justification de ce besoin.
• Complétée si nécessaire de documents justificatifs.

Attention : La demande d’achat n’est pas encore l’acte formel vis-à-vis du fournisseur. Elle est surtout un outil de communication et de validation interne.

Différence entre demande d’achat vs bon de commande

Une confusion classique consiste à mélanger la demande d’achat (étape interne) avec le bon de commande (étape officiel et externe transmis au fournisseur).

• Demande d’achat : interne, vise à informer, justifier et valider. C’est le point de départ.
• Bon de commande : document contractuel à destination du fournisseur qui engage l’entreprise acheteuse à respecter le paiement, la date de livraison, etc.

	Demande d’achat	Bon de commande
Objectif	Permettre à un collaborateur ou un service de demander officiellement un achat, justifier le besoin, transmettre la demande à la hiérarchie ou aux achats.	Émettre un document contractuel qui engage le fournisseur et l’acheteur sur un bien ou service, un prix, un délai de livraison, etc.
Statut légal	Document interne, pas de valeur contractuelle vis-à-vis d’un tiers.	Document officiel, engageant la société vis-à-vis du fournisseur.
Public cible	Services internes (opérateur, manager, responsable achat).	Fournisseur (externe à l’entreprise).
Quand le créer ?	En amont, dès l’identification du besoin, avant toute discussion formelle avec un fournisseur.	Après la validation de la demande d’achat, quand les conditions d’achat et budget sont approuvés.
Responsable final	Le demandeur ou le service initiateur, validé par la hiérarchie, et parfois la direction ou le service achats.	Le service achats ou la direction commerciale, selon la structure de l’entreprise.
Évolution	Si validée, déclenche le processus vers le bon de commande.	Engendre la commande ferme auprès du fournisseur et enclenche l’acte d’achat.

Les avantages d’une bonne gestion des demandes d’achat et des bons de commande

Les étapes d’un processus de demande d’achat et de bon de commande digitalisé

Pour illustrer, imaginons un processus construit avec la plateforme Lapala. Pour rappel, Lapala permet de créer des expériences guidées pour les équipes et d’automatiser les tâches sans valeur ajoutée.

Etape 1 – Le demandeur identifie les besoins et complète un formulaire en ligne

• Il indique la désignation du produit, la quantité, le budget estimé.
• Il saisit éventuellement le fournisseur préféré s’il en a un (ou laisse vide si non déterminé).
• Ajoute une justification.

Etape 2 – Approbation du manager selon différents critères (délai, budget, enjeu…)

• Le manager reçoit une notification automatique.
• Il peut consulter la demande, apporter des commentaires.
• En cas de refus, la demande repart au demandeur pour révision ou annulation.
• En cas d’accord, le processus avance.

Etape 3 – Si le montant est supérieur à un montant défini en interne, validation par un directeur

Si la demande est inférieure à cette limite alors le processus se poursuit par l’étape 6 de bon de commande.

S’il est supérieur, Lapala déclenche automatiquement un circuit additionnel qui mènera à un appel d’offres et débute par la validation par un directeur du lancement de l’appel selon différents critères.

Etape 4 – Soumission du besoin à plusieurs fournisseurs

Dans cette phase, le demandeur ou le service achat contacte plusieurs fournisseurs qui répondront ou non à votre appel d’offres. Chaque fournisseur pourra proposer une offre et un devis qui pourront être intégrés dans le circuit digitalisé.

Étape 5 – Sélection du fournisseur le plus adapté en fonction de critères

Cette phase permet d’entrer en négociation et en contractualisation avec le prestataire. C’est à ce moment que sont définis les conditions tarifaires et les délais de livraison.

Etape 6 – Consolidation et envoi du bon de commande

• Une fois validée, la demande d’achat se convertit en bon de commande ou en tout cas permet de générer automatiquement un brouillon de bon de commande.
• Les données (prix, quantités, codes articles) sont automatiquement poussées dans l’ERP.
• Un email type peut être envoyé au fournisseur pour confirmer la commande et joindre le bon de commande.

Etape 7 – Suivi, paiement et archivage

• Le manager, le service achats et le demandeur peuvent suivre la progression (commande envoyée, en attente de livraison, etc.).
• Le service financier peut recevoir la facture et procéder au paiement selon les modalités de paiement.
• La demande est archivée dans la plateforme, associée à son numéro unique et à la référence du bon de commande.

Résultat : Le collaborateur n’a plus à gérer des fichiers Excel multiples ou des envois incessants d’emails : tout est centralisé, automatisé, et transparent pour les équipes.

Bonnes pratiques et astuces pour gérer une demande d’achat et un bon de commande

1. Digitaliser et automatiser les demandes d’achat

Qu’entend-on par digitaliser et automatiser ?

Digitaliser, c’est passer d’un processus manuel (avec papier, Word, Excel, emails dispersés, PDF scannés…) à un outil ou une plateforme centralisée. Lapala, par exemple, propose de créer un parcours guidé pour les équipes où l’on peut créer un formulaire de demande d’achat avec des champs spécifiques, un circuit de validation automatisé, des connecteurs vers l’ERP ou le CRM, etc.

Les automatisations permettent par ailleurs de pré-remplir automatiquement des informations, d’attribuer efficacement une tâche à un employé, de notifier automatiquement les fournisseurs….

Les bénéfices immédiats de la digitalisation

Une nouvelle génération de logiciel comme Lapala 100% personnalisable et facile à prendre en main

2. Définir le circuit et les conditions d’approbation

Une fois la demande remplie, à qui passe-t-elle ? Qui doit l’approuver pour avancer ?

Vous pouvez créer des circuits dépendant de multiples critères d’attribution comme le montant de l’achat, le type d’achat, l’urgence de l’achat…

Exemples de circuits possibles :

• Cas simple : Montant < $5 000. Validation par le responsable de service uniquement.
• Intermédiaire : Montant entre $5 000 et $15 000 . Validation par le manager + le service achats.
• Cas complexe : Montant > $15 000 . Validation par le manager, le directeur de la BU, et la direction générale.

Le tout peut s’automatiser via des règles paramétrées dans le logiciel Lapala..

3. Mettre en place un suivi et une traçabilité

Grâce aux plateformes, l’ensemble des données pertinentes sont conservées et présentées pour une meilleure utilisation par les managers. Ils peuvent alors :

• Suivre l’avancement d’un demande d’achat et d’un bon de commande
• Retrouver l’historique en un clic si un litige apparaît.
• Suivre les budgets consommés.
• Mesurer la performance du processus (délais de traitement, taux de refus, etc.).

4. Sensibiliser les collaborateurs

Même avec la meilleure plateforme du monde, si les équipes ne comprennent pas l’intérêt ou les règles du jeu, elles contourneront la procédure. Il faut donc :

• Expliquer le rôle de la demande d’achat (sécuriser les achats, éviter les mauvaises surprises).
• Montrer le fonctionnement de l’outil ou du formulaire (une courte vidéo, un guide simple).
• Insister sur l’importance de la justification (budget, urgences, etc.).

Et grâce à certains logiciels intuitifs comme Lapala, plus besoin de formations longues et coûteuses.

5. Auditer et ajuster régulièrement

Comme tout processus, le processus de demande d’achat doit être réévalué périodiquement. Les équipes peuvent rencontrer de nouvelles contraintes :

• Evolution du marché (fournisseurs plus chers, délais plus longs).
• Transformation de l’organisation (nouveaux services, nouveaux managers).
• Nécessité de raccourcir le cycle d’approvisionnement pour être plus compétitif.

En demandant ponctuellement l’avis des utilisateurs et en analysant les données. Vous découvrirez simplement des points d’amélioration. Et grâce aux logiciels no-code, vous pourrez modifier sans effort le processus de demande d’achat et de gestion des bons de commande.

6. Définir des indicateurs de performance

Pour mesurer l’efficacité de votre processus de demande d’achat, vous pouvez suivre par exemple :

• Délai moyen de validation : Combien de temps s’écoule entre la création de la demande et sa validation finale ?
• Taux de demandes refusées : Indique s’il y a un problème dans la pertinence des demandes.
• Écart budgetaire : Montant final négocié vs. budget initial.
• Volume de demandes par service : Peut mettre en lumière des sur-consommations.

Cas pratique : comment mettre en place Lapala dans une PME qui dématérialise entièrement sa demande d’achat

Une PME industrielle de 50 salariés. Jusque-là, chaque commercial ou responsable de stock envoyait un e-mail au service achats pour toute nouvelle commande. Les retards sont fréquents, certains achats sont validés « a posteriori ».

• Problème : la direction s’aperçoit qu’il y a un grand désordre dans le suivi des stocks, du budget, et des paiements.
• Solution choisie : Utiliser la solution de gestion des achats de Lapala.
• Mise en place :
  • Prise de contact avec Lapala
  • Paramétrage rapide et simple en 1 jour de Lapala et invitation des 50 salariés selon des rôles et droits spécifiques
  • Formation flash de 30 minutes des équipes et mise à disposition d’une vidéo d’utilisation
  • Amélioration continue et ponctuelle au fil de l’eau
• Résultats :
  1. Chute du délai de traitement : on passe de 4 jours en moyenne à moins de 2 jours pour valider ou refuser une demande.
  2. Meilleure collaboration et moins de friction entre le service achats et les opérationnels, qui disposent d’un outil unique.
  3. Gain de temps de 30% des équipes dans la réalisation d’une demande d’achat et bon de commande
  4. Recherche rapide à n’importe quel moment
  5. Fin des tableurs Excel dispersés grâce à la centralisation des données.

Conclusion

La demande d’achat, souvent sous-estimée, joue un rôle important dans la gestion des approvisionnements et la maîtrise des coûts d’une entreprise. Loin d’être une simple formalité, elle est le levier qui permet de structurer et de fiabiliser la chaîne allant du besoin interne jusqu’à la livraison effective des biens ou services.

• D’un point de vue organisationnel, elle clarifie qui demande quoi, pourquoi et avec quel budget.
• D’un point de vue financier, elle évite les abus, sécurise la négociation avec les fournisseurs et contribue à la santé économique de l’entreprise.
• D’un point de vue collaboratif, elle assure une meilleure fluidité entre les services internes, en fournissant une traçabilité et une transparence sur chaque étape.

Aujourd’hui, grâce aux outils de digitalisation, comme ceux proposés par Lapala, il est possible d’aller plus loin et de transformer ces demandes d’achat en un processus totalement automatisé :

• Formulaires et workflows personnalisés,
• Règles d’approbation conditionnelles,
• Relances automatiques,
• Mise à jour automatique des systèmes (ERP, comptabilité, stocks, etc.),
• Reporting et indicateurs de performance en temps réel.

Enfin, l’enjeu n’est pas seulement technique ou digital : il est aussi culturel. Pour que la demande d’achat devienne un atout, il faut communiquer sur son intérêt, former les équipes à l’utiliser et s’assurer que les valeurs de l’entreprise (conformité, collaboration, respect des budgets) sont partagées par tous. C’est ainsi que l’on crée une organisation agile, capable de faire face aux défis du marché avec sérénité et efficacité.