Pour acheter des biens et services, les entreprises utilisent encore beaucoup les échanges de mail, les tableurs Excel ou encore des formulaires papier. Néanmoins cette façon de réaliser une demande d’achat ou d’approvisionnement rend difficile la centralisation de l’information. Cette pratique ne donc permet pas d’avoir un suivi clair de la situation budgétaire d’une entreprise ou de contrôler la conformité des achats. Pire, ce fonctionnement non unifié peut créer de nombreuses sous-optimisations, par exemple :
- Des pertes de temps et de confort pour les équipes qui subissent des saisies multiples, des copiers-collers, des recherches d’information frustrantes auprès de leurs collègues, des connexions multiples aux autres logiciels.
- Un manque de visibilité sur le cycle de vie d’une commande pour les managers et les directeurs
- Des risques de non conformité et de fraudes
- Des ruptures de stock…
La digitalisation des demandes d’achat grâce à des logiciels de gestion des achats et des approvisionnements, autrement appelés Procure-to-Pay est solution performante d’amélioration. Portée par une nouvelle génération de logiciel comme Lapala, elle représente une source d’optimisation simple et efficace du processus d’achat pour les entreprises de toute taille, et même les TPE.
La force de ces nouveaux logiciels de gestion des achats : leur puissance, leur tarification et leur ergonomie permettant aux équipes de l’utiliser sans formation.
Dans cet article, nous allons reprendre des points théoriques sur la demande d’achat et d’approvisionnement, partager les étapes clés et les meilleurs pratiques et vous présenter un logiciel de gestion des achats qui pourrait satisfaire la recherche de modernité d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat et d’approvisionnement ?
Définition demande d’achat et d’approvisionnement
Une demande d’achat et d’approvisionnement est un document interne ou un formulaire numérique qui officialise l’intention d’un employé d’acquérir un bien ou un service.
- Finalité : Communiquer clairement le besoin d’un service à la hiérarchie (manager, direction, service achats) afin d’obtenir les validations nécessaires.
- Champ d’application : Il peut s’agir d’achats ponctuels (p. ex. pièces de rechange, prestations de conseil) ou récurrents (p. ex. fournitures de bureau, matières premières). Elle peut mener à un achat direct ou à un appel d’offre.
- Forme : Traditionnellement sur papier ou sous forme de tableur, la demande d’achat est de plus en plus digitalisée via des formulaires en ligne connectés aux autres logiciel de l’entreprise (ERP, logiciel de comptabilité…).
Une fois la demande validée, celle-ci aboutit généralement à l’émission d’un bon de commande officiel à l’intention du fournisseur.
Demande d’achat vs bon de commande
- Demande d’achat et d’approvisionnement :
- Purement interne
- Permet de décrire et justifier le besoin
- Doit être approuvée par la hiérarchie ou le service achats
- Bon de commande :
- Document contractuel transmis au fournisseur
- Engage l’entreprise acheteuse à honorer le paiement, la date de livraison, etc.
- Valide la transaction aux yeux du fournisseur
En résumé, la demande d’achat est un point de départ interne, tandis que le bon de commande est la concrétisation officielle d’un achat.
Les 3 types de demandes d’achat et d’approvisionnement
Différentes approches coexistent dans les entreprises pour gérer les achats et les approvisionnements, et dépendent de la complexité du besoin et la politique interne :
1- Demande d’achat ou d’approvisionnement simple
- Objectif : Informer la hiérarchie de la nécessité d’acheter un bien ou un service précis, en indiquant la quantité, le budget estimé et la justification. Une fois validée, l’employé peut lancer la commande et émettre le bon de commande
- Processus :
- Le collaborateur identifie un besoin (niveau de stock insuffisant, nouveau projet…).
- Il remplit une demande d’achat (papier, Excel, mail ou formulaire en ligne).
- Un circuit d’approbation mono ou multi acteur débute. Le manager, le service achats, le directeur… l’approuvent (ou la refusent).
- La demande validée est notifiée au demandeur qui peut ensuite la convertir en bon de commande.
2-Appel d’offre
L’acheteur attend du fournisseur une proposition globale ou une solution.
- Objectif : Trouver un prestataire capable d’apporter une expertise, d’innover ou de personnaliser son offre.
- Processus :
- Le collaborateur identifie un besoin (niveau de stock insuffisant, nouveau projet…).
- Il remplit une demande d’achat (papier, Excel, mail ou formulaire en ligne), sans nécessairement imposer de spécifications.
- Un circuit d’approbation mono ou multi acteur débute. Le manager, le service achats, le directeur… l’approuvent (ou la refusent).
- Plusieurs fournisseurs sont contactés pour répondre à l’appel d’offre
- Les fournisseurs proposent un scénario, un calendrier, un prix, et parfois un soutien technique/stratégique.
- Un comité décide du fournisseur le plus pertinent
- La demande d’achat validée est notifiée au demandeur qui peut ensuite la convertir en bon de commande.
- Le fournisseur est ajouté au référentiel de fournisseurs de l’entreprise.
Certaines entreprises décomposent les appels d’offre en 3 sous-catégories RFI (Request For Information), RFQ (Request for Quotation) ou RFP (Request for Proposal) pour lancer un appel d’offres. Toutefois, la majorité des entreprises ne distinguent pas ces processus.
Pourquoi ces demandes d’achat et d’approvisionnement sont-elles importantes ? Et notamment avec un logiciel de gestion des achats
Réduction des risques
- Limiter les ruptures de stock : En planifiant les besoins via des demandes formalisées, on évite les urgences de dernière minute qui coûtent plus cher et font courir un risque opérationnel.
- Gérer la conformité : Un circuit d’approbation limite les risques de fraude ou d’achats non conformes à la politique budgétaire de l’entreprise.
Contrôle budgétaire et maîtrise des coûts
Les demandes d’achat obligent les collaborateurs à clarifier le pourquoi et le comment de la dépense. Elles rendent visible le budget requis. Résultat :
- Possibilité de négocier plus en amont avec les fournisseurs (meilleur prix, conditions de règlement)
- Réduction des gaspillages et des achats inutiles
Collaboration et traçabilité
Un processus de demande d’achat clair et digitalisé avec un logiciel de gestion des achats favorise une collaboration saine entre les différentes parties prenantes (opérateur, manager, service achats, comptabilité).
Il devient plus simple de retrouver l’historique d’une commande et de valider chaque étape.
Satisfaction des équipes et des partenaires
En fluidifiant et en standardisant les demandes, on réduit les frictions entre services.
Les échanges sont plus rapides, chacun sait où trouver l’information, et la relation fournisseur s’améliore grâce à des commandes mieux préparées et mieux suivies.
Et de nombreuses optimisations : gain de temps, automatisations, beaucoup moins d’erreur, visibilité
Les logiciels de demande d’achat et d’approvisionnement intègrent des fonctionnalités qui permettent à l’entreprise de se transformer simplement et de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée, répétitives et rébarbatives. Avec un logiciel comme Lapala, centralisez toutes vos demandes d’achat, automatisez vos processus de commande et gagnez en visibilité grâce à une plateforme intuitive, guidée et collaborative.
Les étapes pour créer une demande d’achat et d’approvisionnement efficace
Bien que chaque organisation ait ses spécificités, on retrouve généralement un schéma d’étapes commun :
1- Identification du besoin
- Déterminer la nature du produit ou service.
- Vérifier si le stock existant est insuffisant.
- Calculer ou estimer le budget requis.
2- Préparation de la demande d’achat
- Rédiger la demande : quantité, budget, justification.
- Joindre si nécessaire des documents (devis, pièces justificatives).
3- Validation
- Notification automatique du manager ou du service achats.
- Validation conditionnelle (montant, type d’achat, urgence).
4- Choix du fournisseur
- Simple attribution si le fournisseur est déjà connu (purchase requisition).
- Lancement d’un appel d’offres ou d’une consultation
5- Emission du bon de commande
- Confirmation des conditions finales.
- Envoi du bon de commande au fournisseur.
6- Réception
- Vérification de la conformité (qualité, quantité, respect du délai).
- Enregistrement des éventuelles anomalies ou retours.
7- Facturation et paiement
- Rapprochement facture / bon de commande / bon de réception.
- Paiement dans les délais et archivage.
Dans les faits, des subtilités et des allers-retours peuvent survenir, notamment en cas d’incohérence entre la demande initiale et le devis final.
Bonnes pratiques pour la digitalisation et l’automatisation des demandes d’achat et d’approvisionnement
Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises sont encore freinées par des outils manuels, comme Excel ou la communication par e-mail, entraînant ressaisies, erreurs et manque de visibilité. Les solutions de digitalisation, appelées logiciel de gestion des achats ou procure-to-pay apportent une réponse concrète et simple.
Centraliser et automatiser les flux
Un logiciel de gestion des achats comme Lapala permet de :
- Personnaliser des formulaires de demande d’achat et d’approvisionnement 100 % personnalisés (no-code) à partir de modèle standard du métier
- Paramétrer un circuit d’approbation en fonction de différents critères (montant, type d’achat…)
- Automatiser l’envoi de notifications (e-mails, alertes) et la mise à jour de l’ERP ou du logiciel de comptabilité
- Faciliter le rangement et l’archivage des documents (factures, bons de commande…)
- Et de rendre visible ces données pour faciliter les contrôles
Relier tous les acteurs internes et externes
La collaboration autour d’une demande d’achat ne concerne pas seulement la personne qui exprime le besoin :
- Les managers doivent valider le budget.
- Le service achats négocie les contrats, suit les fournisseurs.
- Le service financier intègre la facture et la paie.
- Le fournisseur en externe doit recevoir un bon de commande clair et connaître la date de livraison attendue.
Un outil de gestion des achats relie ces intervenants autour d’une même plateforme unique, accélérant la prise de décision et réduisant les allers-retours.
Contrôler via des règles et indicateurs
Avec la digitalisation, il devient possible de paramétrer des règles de contrôle (ex. pas plus d’un certain montant sans la signature d’un directeur, etc.) et de surveiller des indicateurs clés :
- Délai moyen de validation
- Nombre de demandes refusées pour non-conformité
- Taux de dépassement budgétaire
Un suivi en temps réel favorise la proactivité : si un indicateur se dégrade, l’entreprise peut aussitôt enquêter et ajuster son processus (par exemple, rajouter un niveau d’approbation, ou au contraire en retirer un s’il est trop bloquant).
Retrouvez l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion des approvisionnements en lisant cet article : Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025
Pourquoi choisir un logiciel de gestion des achats 100 % personnalisable ?
100% personnalisable ne signifie pas qu’il faut tout refaire, cela veut juste dire que vous pouvez modifier à votre souhait différents éléments du processus comme le contenu des formulaires de saisie, les conditions et les acteurs des circuits de validation, les automatisations, ajouter et supprimer des étapes en fonction de votre savoir-faire…
Les entreprises ont chacune leurs règles, leurs acteurs, leurs flux de données. Un outil no-code, c’est-à-dire installable sans écrire une ligne de code, comme Lapala, permet :
- D’ajouter ou modifier des étapes dans le workflow, sans délai et sans être informaticien.
- De créer de nouveaux champs ou de nouvelles règles d’approbation (par exemple, si la commande dépasse 20 000, informer la direction financière).
- De s’adapter au fil de l’eau : si la politique budgétaire change, on adapte simplement la configuration.
Bénéfices concrets de l’utilisation du logiciel de gestion des achats et approvisionnements Lapala
- Réduction de 30 % du temps administratif : moins d’e-mails, moins de copier-coller, moins de doublons.
- Diminution du taux d’erreurs : chaque information est captée à la source, validée, et transmise automatiquement.
- Collaboration fluide : le demandeur, le manager et le service achats suivent le même workflow.
- Visibilité temps réel : pilotage des achats en cours, du statut de chaque demande, du budget consommé.
Conclusion
La demande d’achat et d’approvisionnement constitue les fondements d’un processus d’approvisionnement performant. Elle permet de clarifier les besoins, d’aligner l’équipe sur les priorités, de cadrer le budget et de négocier les meilleures conditions auprès des fournisseurs.
Grâce à une démarche rigoureuse et à l’appui d’un logiciel de gestion des achats ou Procure-to-Pay comme Lapala, toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut aujourd’hui se doter d’un processus de demande d’achat fluide et sécurisé. Cette transformation se traduit in fine par une meilleure visibilité financière, un contrôle renforcé des dépenses et une collaboration accrue entre les services.
En fin de compte, adopter une gestion modernisée de la demande d’achat et d’approvisionnement n’est pas seulement un levier d’économies, c’est aussi un facteur d’agilité, de performance et de compétitivité pour votre entreprise. Avec un logiciel flexible comme Lapala, on libère les équipes de la lourdeur administrative, on réduit les risques d’erreur et on se concentre sur l’essentiel : développer l’activité et satisfaire pleinement les besoins clients.
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