Lorsque nous entendons Cloud pour PME, nous pensons rapidement aux espaces de stockage pour les documents de son entreprise. Certes, cet usage représente une partie importante du Cloud computing mais reste réducteur.
Le Cloud, c’est avant tout de nouveaux usages de travail dans une PME :
- Accéder simplement, n’importe où, à n’importe quel moment et sur n’importe quel outil à ses logiciels métier. Autrement appelé ATAWAD pour Any Time, Any Where, Any Device
- Pouvoir travailler en équipe plus facilement avec les documents et tableurs collaboratifs, les visios, les messageries instantanées, les emails, les espaces de stockage performants
- Construire en no-code (sans une ligne de code) des outils métier personnalisés sur le savoir faire de son entreprise
Ces solutions ont par ailleurs l’avantage d’être très peu couteuses et plus sécurisées qu’une installation sur site et la maintenance de serveurs de stockage de fichiers.
Espace de stockage cloud pour PME
Pourquoi, il ne faut surtout pas mettre en place des serveurs physiques ou des solutions de stockage faites sur mesure
Il est courant que les entreprises stockent des fichiers, des logiciels et des données sur des serveurs situés sur site ou sur des solutions cloud « maison », faites en interne ou par des prestataires.
En effet, on pourrait penser que nos outils sont plus sûrs dans nos propres locaux, entourés de nos défenses mais c’est l’inverse. Si les défenses sont compromises ou si un virus s’introduit accidentellement (par cybercriminalité ou via une clé USB), l’ensemble de votre système informatique sera compromis.
Au contraire, utiliser un cloud pour PME consiste à renforcer l’authentification de chaque utilisateurs plutôt que de renforcer uniquement le réseau. Ainsi, si un utilisateur est attaqué, le Cloud isolera l’attaque et votre système informatique ne sera pas affecté.
En plus d’améliorer considérablement la sécurité grâce au Cloud, cette technologie s’avère beaucoup moins chère que des serveurs locaux (jusqu’à 10 fois moins). En effet, un serveur peut coûter facilement 10 000 euros, sans compter les frais de maintenance et de gestion : un salaire si effectué en interne ou plusieurs milliers d’euros chaque année si effectué par des prestataires externes.
Un Cloud pour PME est accessible via abonnement mensuel pour quelques euros. Et la maintenance est gérée par les éditeurs de logiciels. Vous n’avez donc pas besoin d’avoir la compétence en interne.
Par ailleurs, les Cloud pour PME apportent bien d’autres fonctionnalités et avantages pour le même prix.
Pourquoi il faut aller au-delà de son inquiétude relative au Cloud ?
Il peut être difficile de faire confiance à quelque chose d’aussi intangible qu’un « Cloud ». En effet, lorsqu’on aborde le sujet du Cloud dans les PME, certaines personnes peuvent se poser des questions sur la sécurité et la localisation. Pourtant, en réalité, le Cloud Computing est bien loin de l’immatérialité d’un « nuage ».
Le terme « nuage » provient simplement d’un usage de représentation visuelle sur des schémas. En fait, le Cloud correspond à une infrastructure informatique physique, située dans des centres de données, composée d’une multitude de serveurs, d’applications et de données, maintenue par des centaines d’ingénieurs parmi les plus qualifiés du monde.
Cette infrastructure est accessible aux utilisateurs via une connexion Internet sécurisée. De plus, vous avez, en général, la possibilité de choisir où vos données sont stockées ou, à minima, de connaître leur emplacement.
Par ailleurs, les Cloud pour PME les plus connus s’appuient sur une base de centaines de millions d’utilisateurs et sont gérés pour les meilleurs développeurs du monde.
Les avantages du Cloud pour les PME
Réduire ses dépenses
Au delà du remplacement tous les 5 ans de serveurs physiques, les serveurs de fichiers coûtent chers dans la maintenance et dans les logiciels d’administration. Lorsque vous utilisez une solution cloud pour PME, ces activités ne sont plus de votre responsabilité.
Gagner en mobilité et satisfaction
Grâce au cloud pour PME, une entreprise accède à ses données n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel matériel. Plus besoin de se connecter difficilement au réseau de l’entreprise. Beaucoup de frustration de collaborateurs disparaissent alors.
Favoriser de nouveaux usages collaboratifs
Les services clouds proposent des fonctionnalités de partage, de collaboration à plusieurs sur des documents, des chats, des visios, des intranets, des applications. Ces usages permettront de personnaliser vos outils métier en suivant votre savoir-faire.
Protéger ses données et son entreprise
Un cloud pour PME suit les standards de cybersécurité (chiffrement, SSO, authentification multifacteur). Il permet, si elles suit quelques règles simples (redondance des sauvegardes), aux entreprises de se prémunir des attaques.
Définir des droits suivant des rôles
Il est important de définir une architecture d’accès à vos données en fonction des rôles et responsabilités de chacun. Avec un Cloud pour PME, il n’a jamais été aussi simple de paramétrer les accès et validations.
Mettre en place des automatisations
Les clouds pour PME permettent de facilement créer des automatisations grâce aux API. Cela libére les collaborateurs des tâches sans valeur ajoutée et donc d’améliorer la productivité et les marges des entreprises.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Google Drive, Microsoft Onedrive et les autres
Il y a de nombreuses solutions cloud pour les PME, Dropbox, iCloud, Box… Néanmoins (et ce n’est pas forcément une bonne nouvelle) aucune arrive à la cheville de Google et Microsoft.
Cette différence s’est faite au fur et à mesure des décénnies, des innovations et du nombre d’utilisateurs. Ces deux plateformes, en plus d’avoir les moyens d’embaucher les meilleurs talents et d’avoir des budgets gigantesques ont su mettre en place une suite collaborative multifonctionnelle puissante.
La bonne nouvelle est que le choix n’est pas si engageant que cela. Passer d’un service à un autre est relativement simple grâce aux services d’export en masse de la donnée.
Google Drive – le stockage en ligne de Google Workspace
En souscrivant à la version gratuite ou aux versions payantes de Google Workspace, chaque utilisateur, en plus d’un espace de stockage allant de 15 Go à 2 To accède à :
- Une adresse mail professionnelle, un agenda et un outil de visio.
- Une solution bureautique collaborative (document avec Docs, tableur avec Sheets, présentation avec Slides)
- Des outils de conception sur mesure no-code (de sites et intranets avec Google Sites, de formulaires avec Google Forms, d’applications métier avec AppSheet, de Business Intelligence avec Data Studio)
- Un accès à l’IA avec Gemini
Google garantit un niveau de sécurité très élevé avec :
- L’authentification forte et multifacteur de ses utilisateurs
- Un système de surveillance des connexions suspectes
- Le monitoring des utilisateurs, des rôles et des accès
- La possibilité de restaurer d’anciennes versions de documents
- Le partage et le transfert via des liens sécurisés et paramétrables.
De part son historique, les outils Google sont mieux intégrés aux usages web modernes et plus facilement connectables à d’autres systèmes via API. En il sera un peu plus simple de réaliser des automatisations comme enregistrer et renommer automatiquement des factures fournisseurs dans des mails sur Google Drive.
Microsoft OneDrive – la solution de stockage cloud de Microsoft
Microsoft 365 pour entreprise a également une solution gratuite avec des fonctionnalités limitées. Les plans payants permettent d’accéder à :
- Un espace de stockage entre 5 Go et 2 To
- Un espace Sharepoint et Teams
- Une adresse mail professionnelle, un agenda
- Des outils bureautiques collaboratifs (en client lourd ou client léger selon les abonnements) Word pour les documents, Excel pour les tableurs, PowerPoint pour les slides
- Des outils de conceptions no-code comme Forms, Lists, Sway.
- Accès à l’IA avec Copilote
En plus de ces solutions qui sont incluses dans le pack Microsoft Office 365, si vous en avez le besoin, vous pouvez souscrire à des packs supplémentaires pour accéder à un BI, un planificateur d’opération, à un CRM…
Microsoft Office 365 offre globalement les mêmes niveaux de sécurité que Google. L’interconnexion et l’administration entre les systèmes est un peu plus complexe. Cela demande souvent des ressources spécialiasées en interne ou en prestation, contrairement à Google.
Entre Google et Microsoft, quel cloud pour PME choisir pour une entreprise
Optez pour Microsoft 365 si :
- Vous ne souhaitez pas imposer un changement d’habitudes et d’ergonomie au détriment d’une amélioration du fonctionnement
- La collaboration n’est pas une priorité
- La majorité de vos logiciels ne sont compatibles qu’avec Windows et ne fonctionnent pas dans un navigateur
- Vous avez les ressources financières pour payer les licences, le parc de PC Windows et une équipe informatique spécialisée dans les solutions Microsoft
En revanche, choisissez Google Workspace si :
- Votre investissement dans un système d’information Microsoft est limité
- Vous avez déjà de nombreux utilisateurs qui utilisent les services Google et notamment Gmail
- La collaboration entre plusieurs personnes et sur différents sites est vitale
- Vous êtes convaincu que les avantages collaboratifs de la suite Google compensent les changements d’habitudes nécessaires
- Vous souhaitez économiser sur les licences, les postes de travail et l’administration
Exemples d’automatisation de Cloud pour PME
Enregistrer automatiquement les pièces jointes d’emails dans un dossier et les renommer. Par exemple des factures.
Synchronisation d’informations dans de multiples logiciels en une seule fois, par exemple CRM, ERP et autres logiciels métier
Flux d’approbation et validation automatisé pour approuver les documents, les devis, les demandes d’achat
Enrichissement automatique de données dans un tableur à travers des ressources web et leur API
Création de reporting automatisé des différentes activités et visualisation en temps réel des data
Relances automatisés de prospects, partenaires, collaborateurs pour raccourcir les délais
Suivi des modifications de documents non autorisées sur des données sensibles et traçabilité
Vous savez maintenant tout sur le cloud pour les PME. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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